第十章:物业管理企业内部会计控制Word下载.doc
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6.适时性原则,即内部会计控制应随着外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。
二、物业管理企业内部会计控制的内容
物业管理企业内部会计控制的内容主要包括:
货币资金控制、物业管理费收缴控制、物业成本控制以及物业亏损控制等。
(一)货币资金控制
1.货币资金会计控制目标
对货币资金的控制,最主要的目标是保证货币资金的安全性、完整性、合法性和效益性。
(1)保证货币资金余额的真实、准确。
为了实现这一目标。
企业应建立严格的内部控制制度,发挥“内部牵制”功效,从岗位设置、人员职责分工入手,严格限制未经授权的人员对货币资金的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对,做到“账实、账表”核对一致。
(2)检查货币资金的取得、使用是否符合国家财经法规,使其发挥最大效益。
为此,一要保证货币资金按规定的用途使用,同时还要满足生产经营活动对货币资金的需要;
二要加强对货币资金支出的控制,严格审批、控制每一笔支出,防止侵占、挪用货币资金行为的发生。
2.货币资金控制的内容
主要是对货币资金收入、保管、支付等全过程中的关键控制点作出严格控制。
(1)货币资金的完整性控制。
是指对单位特定会计期间发生的货币资金收支业务是否均已按规定计入有关账户。
通过检查物业费的收缴,或应收账款、应付账款的收回和归还情况,查找未入账的货币资金。
具体包括:
银行对账单控制、发票与收据控制、业务量控制以及往来账项核对控制等。
(2)货币资金安全性控制。
是指企业通过岗位分离控制、账实盘点控制、库存现金限额控制、实物隔离控制等手段,对企业的库存现金、银行存款、其他货币资金以及变现能力强的应收、应付票据的控制。
(3)货币资金合法性控制,主要是指针对货币资金的收入与支付合法性控制。
一般都采用加大内部监督检查力度的方法,如加大对货币资金收付复核的力度、实行严格的授权审批制度、重点控制大笔金额货币资金支付等。
必要时企业也可以利用政府职能部门、社会力量(会计师事务所审计)来加强货币资金的监督和检查。
(4)货币资金效益性控制,是指服从企业财富最大化的财务管理目标,通过运用各种筹资、投资等手段,合理、高效地持有和使用货币资金的控制方法。
企业可制定货币资金收支的计划,在合理预测一定时期货币资金存量的情况下,通过实施推迟付款或提前收回款项等方法解决货币资金的缺口,充分利用闲置资金,使其发挥最大效益。
(二)物业管理费收缴控制
物业管理费是物业管理企业的主要收入来源,是企业赖以生存和发展的基础,因此规范收缴物业管理费内控制度,已是物业公司财务管理、会计核算工作中一项重要内容。
1.物业管理费收缴控制的现状
目前大多数物业管理企业收缴物业管理费的工作是物业公司小区管理员或物业公司专职人员承担的。
其收缴流程是:
业主收到物业管理费收据后向收费员缴款、收费员按收据金额收款后将“物业管理费”(收据联)作为付款凭证退回业主,同时将“物业管理费”(记账联)和“现金”或“银行解款单回单”交财务部门入账,并由物业管理费台账记账员(以下简称记账员)记账。
这样的业务流程从内控角度考虑还有不完善的地方:
第一,收费员收到的物业管理费是否按时、全部、足额上缴,有否拖缴,甚至挪用现象,财务会计无法进行有效的监控;
第二,记账员登记的台账,记载是否正确,缺少行之有效的稽核制度,物业管理费台账登记收入与财务会计账面物业管理费收入可能出现不一致的现象;
第三,物业管理费台账中应收未收的物业管理费在会计核算账户上没有正确信息的记载;
2.完善收缴物业管理费流程的内部控制内容
具体内容和流程如下:
(1)收费员在业主交纳物业管理费时,必须在物业管理费(收据联)、(记账联)上盖公章、私章,还应加盖收款日期章,并规定收款员将当天收到的现金填写“现金解款单”送交银行。
根据“物业管理费”(记账联)定期填写“收款清单汇总表”(一式三联)随同“现金解款单”和“物业管理费”(记账联)交财务部门审核、签收、盖章,将“收款清单汇总表”(第一联)退回收费员保管。
(2)财务部门将审核、签收后的“收款清单汇总表”(第二、三联)和“物业管理费”(记账联)转记账员稽核,并由记账员在“收款清单汇总表”上签字,然后将第二联退回财务部门,作为现金交款单的附件。
“收款清单汇总表”(第三联)由记账员保存。
记账员凭“物业管理费”(记账联)登记台账,月末将“物业管理费”(记账联)和“收款清单汇总表”装订存档妥善保管。
(3)记账员月末编制“收缴物业管理费月报表”(一式二联)报财务部门。
月报表的主要内容包括:
上月末累计欠交数,本月应交数(其中:
调整本月前应交数);
本月实交数(其中:
实交下年度数);
本月核销数,本月末累计欠交数。
经财务部门稽核确认,本月财务账反映的物业管理费实收数与月报表实交数无误,财务部门签字后退回一份由记账员保管存档。
(4)财务会计按稽核后的“收缴物业管理费月报表”对“应收物业管理费”、“预收物业管理费”等科目进行账务处理。
(5)定期(年末)对应收未收物业管理费进行清算。
对由于各种原因确实无法收回的坏账损失,按制度规定,由记账员列表、小区负责人提出申请、物业公司经理批准后进行账户处理。
3.规范物业管理费的收取及催缴程序
物业管理企业制定合法、合理的物业管理费收取及催缴程序对于物业管理企业来说显得极其迫切。
以预缴半年物业管理费程序来说明管理费的收取及催缴
①物业公司财务部将于每年6月1日及12月1日起向各业户发出次年《管理费付款通知书》,详列应交款明细,规定业主须在收到《付款通知书》一个月内缴纳下一个半年的管理费。
②每年的1月1日及7月1日起,财务部对尚未交纳本年度应付款的业主发出《催款通知书》,列明欠款明细项目,通知其在收到《催款通知书》一个月内缴清欠款。
《催款通知书》列明如未按规定支付欠款,物业公司将对对所欠款项按每日收取滞纳金的提示。
③《催款通知书》发出后,业主逾期未清缴欠款的,物业公司将于第8日起发出《最后缴款通知书》,通知其必须于收到《最后缴款通知书》5日内缴清,并对所欠款项按每日收取滞纳金
④在《最后缴款通知书》发出后逾期欠款仍未清缴的,物业公司将按《业主公约》、《物业管理合同》规定做出其它追讨行动,及对欠款者提出法律诉讼。
4.规范物业管理费的会计核算
目前大多数物业公司是按收付实现制来核算物业管理费的,每月的营业收入与当期的费用不配比,年末预收下年度的物业管理费没有列入“预收账款”科目,本年内应收未收物业管理费也没有列入当年收入。
这样就不能正确核算当期损益,影响了会计核算的真实性和正确性。
物业公司物业管理费收入应按权责发生制原则进行核算。
为了简便操作,建议采取如下方法:
(1)当月收到物业管理费时借记“库存现金”、“银行存款”等科目,贷记“应收账款——物业管理费”、“预收账款——物业管理费”科目(退回多交物业管理费按相反科目处理)。
(2)月末按“收缴物业管理费月报表”中“本月应交数”借记“应收账款——物业管理费”、“预收账款——物业管理费”科目,贷记“主营业务收入——物业管理费”科目。
(3)年末物业管理费发生坏账损失,经物业公司领导批准,借记“资产减值损失(管理费用)”或“坏账准备”科目,贷记“应收账款——物业管理费”科目。
(三)物业成本控制
物业管理企业是微利企业,这是不争的事实,目前我国大多数物业管理企业尚处于亏损状态。
面对现实,物业管理企业除了提高物业管理费的收缴率外,控制成本应该成为物管企业内部管理的重中之重。
1.物业企业成本的特点
物业管理企业的工作就是根据物业服务合同的约定,对房屋及配套的设施、设备和相关场地进行维修、养护、管理,维护相关区域内的环境卫生和秩序。
从物业管理企业的工作性质可以看出,物业管理企业的工作具有空间分散、时间连续、内容复杂等特点。
由于物业管理的这些特点,导致物业管理企业成本也呈现出如下特点:
(1)点多。
即物业管理企业的成本形成点多。
物业管理企业的成本可分为服务成本、管理成本、经营成本。
服务成本是在为业主服务过程中发生的成本,如维护小区治安、进行消防检查,保障小区安宁、安静等过程中发生的成本。
管理成本是对小区房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理所发生的成本,如小区设施设备的维修等。
经营成本是物业管理企业在开展社区经济过程中所发生的成本,如经营小区会所、经营公共设施等。
因此,在物业管理企业,每个部门、每个单位、每个环节、每个岗位、每个个人都是一个成本形成点。
(2)面广。
即物业管理企业成本的发生在地域上分布面广。
物业管理企业为了发展,为了取得规模效益,总是不断地争地盘、抢市场,规模越做越大,地盘越争越多,市场也越来越大,物业的分布面也越来越广,从而使物业管理成本的发生面也越来越广。
(3)线长。
即物业管理企业成本监控线长。
物业管理企业由于其工作从空间上要延伸到所管物业的每个角落,从时间上要延伸到所管物业的每个时点,所以导致物业管理企业的管理层次多,从而使大部分成本发生点和相应成本监控点之间相隔较长,从而形成较长的成本监控线。
(4)管难。
由于物业管理企业的成本具有上述特点,导致物业管理企业的成本监管难。
表现为难统一模式、难统一标准、难统一核算。
因为不同物业往往类型不一、大小不一、新旧不一、特点不一、业主的要求不一、收费模式不一、收费标准不一,不同物业面临的市场环境、社会环境也差异很大,导致物业管理企业很难用统一的成本管理模式、统一的成本管理标准和统一的核算要求管理所有管理处(项目中心)。
因此,物业管理企业的成本管理难。
2.物业成本控制内容
物业管理行业已经进入高速发展和迅速扩张的时期,其发展前景是相当广阔的,面临的机遇是十分难得的。
在这种特殊的历史时期,物业管理公司一定要把握时机,在发展的同时,抓好企业管理的一个重要任务——如何研究不断降低成本。
成本管理贯穿企业管理的全过程,企业要做到事前有目标,事中有控制,事后有考核,同时还要根据现代企业管理制度的要求,树立全新的成本管理理念,明晰物业管理企业产权,保证物业管理资产的独立运作,让物业管理企业真正的成为市场主体,独立运作,实现自我发展。
物业管理企业的成本构成主要包括:
员工的薪酬成本、房屋设备的维修保养费用、能源消耗费、行政费用以及其它各种管理费用,
因此物业成本控制内容如下:
(1)加强人力资源成本的控制
众所周知,写字楼、智能化小区的层出不穷使物业管理对技术化、知识化的要求越来越高。
同时,对人员的管理就成为控制成本的重要部分。
物业行业属劳动密集型行业,高年龄,低学历依然在物业人员中占有很大的比例。
我们到底是需要年龄大,文化程度低,但技术熟练的员工?
还是需要年纪轻,文化程度高的员工?
“战略成本”给我们的答案是:
前者可以使企业在短期内降低人工成本,而后者则可以为企业获得长期的成本优势。
具体的决策,应根据各企业状况的不同作出具体选择。
物业管理公司的性质决定了物业管理公司成本费用主要是人力资源成本费用支出。
其中占的比例最大的主要是基层服务人员的工资,包括保安、保洁等人员的工资。
因地制宜、合理有效地设置公司职能部门,科学、合理地使用人力资本是降低物业管理公司成本切实有效的方法和手段。
物业管理企业职能部门的设置应以精干、高效为宜,部门越少、人员越精越好。
机构庞大、人员冗杂是极大的资源浪费,不但增加了成本,还增加了内耗,降低了管理效益。
(2)发挥规模优势控制成本
中小物管企业在激烈的市场竞争中,只有本着努力做强做大企业的目标出发,才能在市场中立稳脚根,得以持续发展,实现低成本扩张。
这里所谓的低成本扩张是指由一个管理成熟的大型小区向周边几个小区辐射管理,实现管理人员的共享,从而大大降低成本。
要实现企业的低成本扩张,要做到以下两方面:
一方面要科学、合理地制定管理处的用人编制。
物业管理公司可以根据公司管理小区的面积和小区的实际情况来进行人员定编定岗,对于有些技术含量不高的工作岗位,可以实行一人多岗,既有利于工作开展,又可以减少人员定编。
比如,把小区内勤的工作岗位设在管理处的服务中心,这样不仅可以负责管理处内部业主档案和财务收支管理、公司往来文件处理,还可以负责业主接待工作,因为其对业主档案的熟悉度较高,所以在处理业主投诉问题时可以实行人性化管理,减少矛盾冲突。
严格地控制人力资源成本,是物业管理公司降低成本提高效益的主要途径。
另一方面可通过科技手段来降低人工成本。
现阶段物业管理仍是一种粗放型的管理,管理层次低,智能化水平低,基本处于简单的手工操作阶段,需要耗费大量的人力、物力,因此应用现代化的手段,增加物业管理的科技含量,提高物业管理质量。
如在道口增设电脑自动收费系统;
在小区内设立巡更机、监控等智能化管理设施,既安全可靠,又能减少保安员岗位,降低人力资本的支出。
(3)能源消耗控制
在物业管理行业中应该加强节约意识,这里的节约指的是人力、物力的节约。
物业管理公司要做好开源节流,在日常工作中要杜绝浪费和贪污,把好容易出问题的环节,如耗材、水电费等。
可以通过对水、电的测算来防止公共设施设备的露、冒、滴、漏等情况发生,更换声光控开关、改进线路等办法来节约水、电;
充分挖掘公司内部的节约潜力,做到处处精打细算,增收节支,把浪费、损失消灭在事前,防患于未然;
对一线员工进行培训,建立企业职工节约意识。
(4)加强维修保养费用控制
维修费用包括公共部位维修费用和日常维修费用,在物业管理公司的成本中占很大比重。
若在物业管理中控制了维修费用就可能在很大程度上控制了物业管理费的支出,维修工作的好坏也直接影响到物业管理的水平。
因此,在物业管理的财务管理工作中对维修费用要做到最恰当的控制。
物业管理公司应要求各管理处认真编制维修费用的全年预算,同时建立和完善维修费用审批制度。
①签订定期合同。
与优质服务、价格合理、讲信誉的维修公司签订定期合同,不但服务质量可得到保证,还可得到价格上的优惠。
②采用竞争招标方式。
对大项目的维修要实行竞争招标,通过维修单位提供的服务、价格的比较,挑选出合适的单位来为公司服务,尽量把费用控制到最好的水平。
③把握好维修时间。
平时注意小修理,别让机器超负荷运转后才修理。
④做好维修行业的信息调查和信息收集。
只有及时掌握市场的价格信息、技术信息,才有办法决定是自修还是外修。
比如,对于小修、中修工程,可以由公司各管理处的工程维修人员来组织完成。
(5)加强成本考核,建立激励约束机制
物业管理企业对各管理处的成本指标考核要贯彻严肃认真的原则,按规定对各管理处进行考核,敢于动真碰硬,才能使各管理处意识到成本控制的责任和重要性,这是调动管理人员的积极性,完成目标成本的保证。
把对各管理处领导的考核任免同加强成本管理结合起来,充分发挥机制的约束和激励作用,从而推进物业公司成本管理水平的不断提升。
(四)物业亏损控制
1.物业管理企业亏损现存的问题
我国物业管理企业是伴随着改革开放、经济发展和住宅分配货币化而诞生的。
深圳作为改革开放的窗口,为吸引外资、创造良好的投资环境,在学习香港和国外的经验于1981年3月10日成立了全国首家物业管理企业,即深圳市物业管理公司,由该公司管理的“东湖丽苑”小区完全外销,管理方面也基本照搬香港既有的成功模式。
上世纪80年代中后期,随着国内经济迅速发展和房地产企业欣起,物业管理业也迅速崛起,大大小小的物业管理公司如雨后春笋般地涌现。
1993年6月,深圳率先成立了全国第一家物业管理协会,这标志着物业管理作为一个独立的行业正式确立了自己的位置。
截至2010年底,全国物业管理的覆盖率已占物业总量的38%,深圳、广州、上海、北京等大城市已达95%;
物业管理企业总数超过2万家,从业人员超过230万人。
20年来,物业管理业发展迅速,社会化、专业化、市场化的物业管理体制已在我国初步建立。
但是我国物业管理行业仍处于起步阶段,物业管理服务多为执行层面的事务,而在高端物业服务,如提供标准化、个性化、人文化和品牌化的服务层面,则明显落后于发达国家水平。
同时,国内高速发展的经济,也使高端物业管理市场有着极大的发展空间。
经过20多年的发展和整合,我国物业管理业的发展现状大体是大城市优于中小城市,东南沿海优于西北内陆。
但是不管是大城市也好,中小城市也罢;
东南沿海也好,西北内陆也罢。
目前我国物业管理企业的组织形式主要有以下几种:
一是政府机构的房管部门改制成立的物业管理公司;
二是党政、企事业单位后勤管理部门改制成立的物业管理公司;
三是开发商成立的物业管理公司。
上述物业管理企业毋庸置疑有着本身的特点,每一种形式的物业管理企业都有适合本身的市场份额。
然而由于我国现阶段物业管理的环境发生了较大的变化,一方面导致物业管理市场竞争加剧,亏损继续扩大;
另一方面物业管理发展过程中存在的问题也就突显出来了。
我国物业管理业发展过程中存在的问题主要受政策法规等外部客观环境和物业管理企业内部管理两个方面的影响。
(1)政策法规等外部客观环境的影响
①物业管理立法滞后,理论体系不健全
除2003年9月1日正式实施的《物业管理条例》及相关配套的法规外,一直没有国家级行业法规可以遵循。
虽然《物业管理条例》从法律角度确认了物业管理行业在社会生活中的地位,在业主权利的保障和物业公司权利的限制等方面取得了很大的进步。
它标志着物业管理这一新兴行业步入了法制化发展的轨道。
然而仔细研究这一《物业管理条例》就会发现《物业管理条例》中有些规定在实际操作中很难实现。
②物业管理行业法律关系中,各主体间的权利义务关系不清
物业管理市场涉及众多的法律关系主体和经济主体,主要包括物业管理企业、房地产开发商、业主、业主委员会以及政府职能部门等。
他们之间既有民事法律关系,又有行政管理关系,由于物业管理立法滞后,各方市场主体之间的权利义务关系不清。
③业主与物业管理企业双向选择的市场机制尚未建立
竞争是市场经济的基本特征,物业管理行业必须通过竞争机制提高管理服务质量。
在初期物业管理中,许多城市对物业项目实行谁开发,谁管理,由建设单位指定物业管理企业,形成管理终身制。
这种市场垄断行为,既剥夺了业主和使用人选择管理服务的权利,也不利于管理服务水平的提高和行业的健康发展。
同时,由于我国物业管理地区发展的不平衡,特别在我国的中小城市和西部地区,物业管理的市场环境没有形成,市场竞争机制就很难形成,当然,业主与物业管理企业双向选择的机制就很难建立。
④开发建设和物业管理脱节
由于建设和管理脱节,物业开发建设中因开发商的原因而遗留的工程质量问题(如房屋质量欠佳、公摊部位分摊不合理、面积缩水、规划更改、延期交房等),很多都是在物业使用中暴露出来的,使得物业管理企业承担了本应由开发商承担的一部分责任,加剧了物业管理企业和业主的矛盾。
⑤业主大会、业主委员会的成立、组成、运作等缺少监督和制约
业主大会、业主委员会应当代表和维护物业管理区域内全体业主在物业管理活动中的合法权益。
实践中,由于缺少相应的管理制度和规定,也由于对业主委员会行使权利缺少相应的监督和制约,使得一些小区的业主委员会并不能真正代表业主的利益,不能正确行使权利,有的甚至损害了业主的共同利益,也进一步激化了业主与物业管理企业之间的矛盾。
(2)物业管理企业内部管理的影响
①物业管理企业没有摆正服务与管理的位置
在物业管理实践中,有相当一部分物业管理企业服务意识不强,尤其是那些由房管所转制的物业管理企业,虽然名字变了,牌子挂了,但观念上变化不大,机制上转换不到位,仍沿用计划经济体制下行政型管理模式,摆不正自己与产权人、使用人的位置,习惯于以主人自居,使产权人、使用人的应有地位得不到尊重,利益得不到保障。
没有从过去的“管理者”角色转换过来,未能形成“在管理中服务,在服务中管理”的机制,服务质量不高,往往成为业主投诉的热点。
部分物业管理企业公共设施维修养护不及时、服务不规范、擅自处置物业管理区域内的公共设施、共有财产等等,在某种程度上加剧了物业管理企业与业主的矛盾。
②物业管理从业人员素质不高,人才短缺
物业管理是一项开放式的公共服务性行业,然而随着建筑本体功能的日益发展,业主多样化、个体化要求的日益提高,赋予了物业管理企业越来越多的专业要求和专业人才。
我国物业管理历史短、发展快,大多数企业是“速成班”的底子,在基础管理、战略规划和专业力量方面待补的课很多。
专业人才培养跟不上企业的发展速度,派不出专业性的人才去管理项目,物业管理高层管理人才严重匮乏。
③物业管理收费难且不规范
物业管理直接涉及到业主、使用者和物业管理企业的切身利益。
当前出现的问题主要有两个方面:
一是收费难度大。
收费难度大的主要原因有:
第一,因物业管理企业服务质量引起的收费难。
主要表现在物业管理企业服务质量不能满足业主的要求,提供的服务质量不合格或业主认定不合格,或物业管理企业没有摆正服务与管理的位置,对业主约束过度。
业主最常用的抗争手段就是拒交或拖欠物业管理费。
第二,因业主自身原因引起的收费难。
如:
一部分业主由于下岗、失业、家庭变故、投资亏本等,导致客观上失去支付能力;
少数业主和使用者宁愿居住在较差的环境中,出了问题自己解决,也不愿交物业管理费;
还有一些业主经常外出或由于购房仅仅为了增值而长期闲置,也造成物业管理收费困难。
第三,因开发商遗留下来的临水、临电、房屋质量差、配套设施不完善等问题而引起的收费难。
二是收费行为不规范。
有些物业管理企业忽视业主的合法权益,巧立名目,收费多,服务少,质价不符等,激化了双方矛盾,由此造成了许多纠纷。
2.我国物业管理
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