仓储资源采购管理办法(2)Word文档下载推荐.doc
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审批
卢立新
版本号
2011
文件管理部门
经营管理部
文件使用部门
各单位
应知人员
所有公司员工
应会人员
仓库主管级及以上员工
1、目的
为进一步规范仓储资源采购管理流程,保证采购质量,降低采购成本,提高效益。
2、适用范围
本制度涉及的采购是指以合同方式有偿获得仓储资源、仓储服务的行为。
各区域公司一并执行。
3、职责
3.1各员工自行负责仓储资源信息库的登记、维护、更新;
3.2各服务平台负责人负责落实本制度中的相关管理要求,对本平台仓储资源信息库信息的真实性、准确性负责;
3.3各区域公司负责对下属各服务平台仓储资源信息库信息的真实性、及时性、合规性进行监督、核查,并给予指导,对本区域内仓储资源采购流程进行监督,并对相关问题进行处理;
3.4经营管理部负责本制度的编制、修订、宣贯并保持其适用性,同时负责仓储资源信息库建设的组织与管理,以及对采购渠道的合理性进行评估。
4、渠道分类和管理要求
4.1采购渠道分类
4.1.1业主:
物业的所有者;
4.1.2中间服务商:
指非物业的直接所有者但拥有建筑物的使用权、转租权;
4.1.3自建:
公司的自有物业或通过合作合资经营等渠道;
4.1.4信息中介:
有偿提供物流资产信息的服务方。
4.2供方的要求与评价
4.2.1为确保采购活动的顺利实施,采购前应对供方的资格进行必要的审查,一般应具备以下几方面条件:
1)所提供仓库资产产权清晰,无严重债权债务纠纷;
3)具有满足采购项目相适应的仓储资源或相适应的服务能力;
4.2.2各服务平台应对目标仓库给予关注和评价,对业主诚实守信、履约能力、合作方评价等做好相关记录,作为今后采购考虑的因素。
4.2.3仓储资源提供方所提供的仓库资产应具备《房产证》、《土地使用证》和《消防许可证》。
作为仓储中间服务商,须提供与业主签订的仓库租赁合同、授权转租证明。
4.2.4提供方除提供仓库资产外同时提供管理、装卸、配送等物流服务的,要求提供方必须具备物流服务资质或相应的经营范围,在合同签订时须提供《营业执照》、《经营许可证》、《税务登记证》、《组织机构代码证》或《身份证》;
4.2.5以上资质证明材料在提交审批时一并提交,如不能满足以上资质要求,需在报告中说明。
4.3让步接收流程及成本考核规定
4.3.1对于不具备4.2所要求的资质条件或仓库资质不全的,且没有合格仓库可供选择的,经区域公司总经理批准后,可以让步接收;
4.3.2让步接受的仓储成本考核,应在实际成本基础上提高5%-10%来考核。
4.3.3采取预付仓租的仓库,预付款资金成本列入仓储成本考核,资金成本按照银行同期贷款利息不低于2倍执行。
4.4选择标准与要求
4.4.1公司建立统一的仓储资源信息库,各服务平台负责搜集、整理所辖区域内的仓储资源信息,定期更新维护,对资源信息的准确性、有效性负责。
4.4.2服务平台负责对目标仓储资源进行评估和分析,对目标仓储资源位置、道路、交通、附属设施、内部场地、硬件条件、物业管理、办公配套、价格、付款条件等进行综合评估,并对目标仓库资源实用性提出建议与意见。
4.4.3选择用于存放食品类的仓库时应特别注意以下要求:
l仓库墙裙以浅色、平滑、无毒、耐腐蚀的材料修建,地面的整体标高应高于厂区地面的平均标高,且排水系统完善通畅;
l仓库周围应无产生有害气体、烟雾、粉尘等物质的工业企业、医院及养殖场等场所;
l应位于交通便利、有较强的中转、装卸、调运能力的地方。
4.4.4区域公司对各服务平台渠道适宜性、可靠性和合规性等进行评审,协助各服务平台进行资源采购及管理决策。
4.4.5若目标资源所有者与公司员工、客户或客户员工、客户直系亲属存在股权关系或担任其重要职务以及存在其它重要关系的,需要在报告中明确说明可能存在的风险。
4.4.6仓储资源面积在2000平米及以上的仓储业务原则上以自营方式进行经营管理,2000平米以下且提供方具备管理能力的,可采用委托管理方式进行经营管理。
4.4.7提供托管服务的仓储服务方须具备以下能力与条件:
l有同类型业务的管理经验;
l有相应的管理制度和文件;
l能够满足公司要求的作业时间(7*24小时)
l我方委托管理的业务占其总体管理仓库面积的比例小于50%;
l拥有稳定的装卸队伍并直接参与管理,未委托第三方进行管理;
l愿意按照公司的流程和要求进行管理;
4.4.8优先选择与房屋、建筑物实际产权所有人直接签订采购合同,非产权所有人提供仓储资源的,需按照4.2.3规定,提供仓储租赁合同及授权转租证明等,以防范或规避物业纠纷。
4.4.9优先以公司仓储资源信息库数据作为仓储目标资源并与物业所有者达成采购意向、合同;
必要时可通过物流地产信息中介寻找目标仓库资源,中介向资产提供方或使用方收取一定数额的中介信息服务费;
5、合同审批、签订及维护
5.1.经评估、审查符合使用条件的仓储资源确认后,由区域公司与仓储提供方签订正式《仓储服务合同》及《托管服务合同》,各服务平台原则上按照公司合同模板与供应商进行谈判并对合同范本进行必要的增补修改,重要事项更改需在审批报告中予以解释说明;
5.2.仓储采购合同由各服务平台提交仓库的相关资质证明经区域公司审批后签订,审批流程由各区域公司的分权手册明确。
5.3.仓库在协议期间内,因业务变动需进行面积增减变更时,要求在变更前按照5.2条流程提交《仓储服务补充协议》以相同流程进行报批;
在经审批合格的同库内增加面积的无需再提交资质证明;
非同库内增加的,要求提供新增仓库的资质证明文件。
5.4.仓储采购类合同签订,须使用公司合同专用章,由区域公司运营或仓储总监签字;
签订的时候需要具备如下资料:
5.4.1《仓储服务合同》(范本参见附件)
5.4.2相关资质证明材料(按4.2要求内容)
5.4.3合同审批通过文件(可通过系统查阅)。
5.5.仓储类合同编号规则按照公司《合同管理办法》要求执行;
5.6.重要合同的审批流程
5.6.1有下列特征之一的仓库采购合同,视为重要仓库租赁(服务)合同:
l同一供应商一次性租赁5万平米以上的合同;
l租赁期限超过3年或以上的合同;
l需要支付保证金的合同;
l需要预付3个月及以上租金的合同;
l让步接收且面积超过1万平米的合同;
l带有超乎平常的特殊条款的合同;
l明确约定有超过50万以上违约金的合同;
l明确约定不能提前退租或提前退租超过3个月违约金的合同;
l拟租赁的仓库尚未在仓库信息库登记或登记不足1周的且拟租赁面积超过1万平米的合同。
l区域公司总经理或经营管理部部长认为应作为重要采购合同的合同;
5.6.2重要仓库租赁合同需经公司经营管理部部长、财务部部长、QR部部长审核、分管总经理助理审核,总经理审批后方可签署。
5.6.3重要租赁合同应由区域公司服务仓储业务的总监或以上人员参与谈判。
6、系统维护及管理要求
6.1合同审批通过后,仓库正式启用前,信息中心负责在A3系统中对成本合同进行录入,区域公司相关管理人员负责对仓库基本信息(仓库名称、面积、地址、联系电话等)及仓库价值分进行维护,仓库价值分判定标准见附件4(A3系统开发上线后实施);
6.2仓库命名基本原则:
6.2.1按照实际单体仓库进行命名;
6.2.2按照仓库的管理单元进行划分,同一库区同一管理单元的不同单体建筑可以按照同一仓库进行命名;
6.2.3同一库区各单体建筑面积相加小于1万平米的,可以按照同一仓库进行命名;
6.2.4不同业主的仓库分别命名;
6.3仓库名称:
地名(城市)+业主名称简称+仓间序号(如无锡普洛斯A库),总体以便于区别、尊重历史名称且具备前瞻性不重名为原则;
6.4系统中仓库维护后,合同期内,原则上不再做调整,如各服务平台确实需要调整,需要提交报告给区域公司审批并说明原因;
6.5仓库采购合同要求提前60天决定是否续约并在合同到期前签订续签合同或到期后自然终止合同,否则,到期后10天系统自动报警提醒,相关人员应在一个月内续签合同或确定撤仓,否则给予1000-3000元处罚;
6.6仓库停止使用,需要在移库后清空库存数据,历史数据不做调整;
如果重新签订合同要求启用,则由区域公司在系统中进行重新启用处理。
7、业务托管要求
7.1符合4.3.5、4.3.6要求的,如果需要进行业务托管,则需要签订《托管服务合同》,由服务平台提交区域公司审批通过后执行;
7.2对于托管服务商,要求各服务平台根据合同要求进行考核,每季度进行评估,对于达不到管理要求的,及时采取如下措施与办法:
l根据《托管服务合同》、《装卸服务合同》考核要求进行相应处罚;
l下达限期整改函,在规定期限内达不到要求的予以处罚或者停用;
8、仓储资源信息库管理要求
8.1公司建立全国仓储资源信息库,由经营管理部负责统一协调与管理。
8.2仓库资源信息库信息数量及质量要求:
8.2.1各服务平台所提供的有效仓储资源信息总面积(以录入仓储资源信息库信息为准)不得低于以下标准:
甲类服务平台不低于30万平米,乙类服务平台不低于15万平米,丙类服务平台不低于5万平米(同城市已有仓储服务平台的以及运输服务平台不在此列);
新仓库资源信息每季度新增面积甲类服务平台不低于5万平米;
乙类服务平台不低于3万平米;
丙类服务平台不低于1万平米。
8.2.2系统仓储资源信息库所有信息由信息提供人自行登记,所有信息均需真实填写,对所提供的仓储资源信息数据每月进行更新,更新频率不低于1次/月。
8.2.3服务平台负责人每月需对本平台内的仓储资源信息库登记信息的真实性、准确性进行审核、评估,同时在系统中登记评估结果,原则上当月登记的信息必须在当月审核完毕。
8.3信息来源及奖惩规定
8.3.1鼓励公司所有员工积极提供仓储资源信息;
8.3.2每季度进行考核通报,对于不能达到8.2条要求提供仓储资源信息的服务平台负责人,给与100元/万平米的处罚;
区域公司内达不到8.2要求的服务平台占总服务平台数量比例超过30%的区域公司相关责任人及区域公司总经理500-3000元的处罚;
全公司达不到8.2要求的服务平台占总服务平台数量比例超过30%的,给与经营管理部部长及相关责任人500-3000元的处罚
8.3.3根据4.3.8之规定,服务平台优先从公司仓储资源信息库采选目标仓库;
非资源信息库采购仓储资源量占总采购量超过20%以上的,给予服务平台负责人1000-3000元处罚。
按区域公司统计,非资源信息库采购仓储资源量占总采购量超过20%以上的,给予区域公司相关负责人及区域公司总经理1000-3000元处罚。
8.3.4仓储资源信息库内登记的仓储资源信息在两年内被公司采用的,公司将按照仓储面积500-2000元/万平方米给予信息提供人及协助人奖励,具体奖励分配比例由信息提供人根据协助程度建议分配(平台负责人协助不参与分配),登记不足1月即被采用的不进行奖励。
8.3.5区域公司在检查评估时,达到8.2要求的,经区域公司审核,适当给予报销在搜集仓库信息过程中所发生的差旅费;
8.3.6从仓库资源信息库以外采购仓储资源,合同金额达到100万以上的,区域公司应派人协助服务平台进行采购谈判、价格评审;
同时品质与风险管理部重点稽查此类采购项目。
8.3.7经营管理部应定期对各服务平台提供的仓储资源信息进行分类与分析,并指导区域公司对各服务平台进行仓储资源的合理规划与调整,制订仓储业务发展战略。
9、附件
附件1:
附件2:
附件3:
《仓储服务合同》《托管服务合同》《仓储资源登记表》
附件4:
《仓库价值分评价标准》
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安得物流股份有限公司发布
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