大学毕业晚会项目管理计划书甘特鱼骨图等Word下载.docx
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3.2
联系酒店场所
3.2.1
筛选酒店场所
3.2.2
细节谈判
3.3
节目筛选
3.3.1
确定筛选标准和程序
3.3.2
筛选过程
3.3.3
最终确定入围节目
3.4
邀请嘉宾
3.4.1
向公司领导咨询需邀请的对象
3.4.2
联系嘉宾并派发邀请函
3.5
晚会举办通知
3.5.1
明确晚会时间和地点
3.5.2
其它注意事项
5
场地布置
5.1
联系学院学工部
5.1.1
申请活动产地
5.1.2
联系场地设备管理员提供支持
5.2
联系舞台公司
5.2.1
舞台布置
5.2.2
舞台效果调整
5.3
联系研究生会和团总支
5.3.1
明确场地布置时间流程
5.3.2
明确场地布置要求与晚会运作流程
6
活动宣传
6.1
横幅和海报宣传
6.1.1
确定横幅和海报内容
6.1.2
确定宣传时间地点
6.1.3
相应功能小组执行
6.2
传单宣传
6.2.1
确定传单内容
6.2.2
确定传单派发时间和地点
6.2.3
6.3
网络宣传
6.3.1
确定网络宣传的内容
6.3.2
通过QQ群、BBS等媒介
6.3.3
7
物资准备
物资采购
7.1
7.1.1
与各个节目负责人明确晚会物资需求计划
7.1.2
采购相应物品
7.1.3
核实物资是否满足需求并进行相应调整
8
晚会舞台支持
8.1
联系主持人
8.1.1
主持人化妆与服饰
8.1.2
确认主持稿
8.2
晚会后勤人员
8.2.1
将晚会后勤人员分组
8.2.2
明确各小组任务
8.2.3
晚会应急处理
9
会后清场
9.1
物资整理
9.1.1
各项设备回收
9.1.2
物资核实与统计
9.2
现场环境整理
9.2.1
将现场打扫干净
9.2.2
将各项物品摆放归位
10
晚会总结
10.1
晚会报道稿
10.2
向学工部汇报
10.2.1
晚会总结报告
10.2.2
核算各种开支
10.2.3
各种资料归档
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七、资源管理
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八、费用管理
本项目预计支出有以下几项:
(1)舞台公司费用:
4700元
1舞台搭建:
3500元
2音效设备:
700元
3现场布置(气球,鲜花,小型烟花):
500元
备注1:
地点暂定为本校区内,无需场租费。
(2)节目费用:
1300元
1主持人4套服装租用费用:
600元
2主持人发型化妆费用:
200兀
3赞助各节目服装道具费共:
(3)宣传费用:
1横幅制作费用:
50元
2海报制作费用:
200元
3传单印发费用:
4邀请函印发费用:
(4)应急费用:
综上,预计支出总计7000元
备注2:
预计收入由预计赞助费组成,包括现金及等价物如发型化妆服务
球横幅等布置现场用品,预计在7000元以上。
九、质量管理
我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面:
邀请:
1.学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚
2.联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏
物资准备:
1.采购数量不足
2.物资质量不及格
3.采购人员发生意外,物资不能及时到位
宣传:
1.宣传品未及时制作出来并张贴派发
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舞台设置:
1.联系不到场地设备管理员
2.舞台公司未能及时到位
3.舞台设备临时发生意外
晚会现场:
1.主持人由于意外未能及时到位
2.演出人员未能及时到场,上下节目不能及时衔接
3.演出过程发生失误
会后:
1.设备回收、物资清点、归位时发生混乱
以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因
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PDCA质量控制:
项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组
成的主动控制闭环系统。
我们可以通过PDCA来实现这个系统:
1.PLAN:
用质量目标表明确所要达到的质量要求
2.DO:
用监控记录表记录项目实施过程中的情况
3.CHECK用检查对比表来找出偏离目标的差异
4.ACT:
采取措施纠偏
各个具体活动的负责人,负责本活动高质量的完成,再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调,确保整个晚会项目高质量地完成。
我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施,从而实行对质量的控制和追踪:
质量核对表
项目实施
谁负责这件事?
这件事开始做了吗?
这件事完成了吗?
这件事完成情况怎么样?
十、沟通管理
(1)项目小组的沟通
沟通手段:
主要是电话沟通频率:
每周3次(必要的话随时)
为了确保每一项活动的按时按量完成,项目小组每个活动的负责人必须及
时的把活动的进展情况向项目的负责人汇报,项目负责人及时的把相关信息通
发布给各个信息需求者。
这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题,并且确保了信息传递的准确性。
针对这一方式可能难以提高成员的士气,这里成员间也可以相互的沟通,但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况,不
(2)赞助商的沟通
当面、电话沟通频率:
一星期两次
为了确保活动经费的准时到位,项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟通,确认赞助商的宣传需求,以及将项目的需求情况及时通知给赞助商。
(3)与上级的沟通
电话、当面沟通频率:
与校方的沟通需注意的是,必须准确将举办晚会这一申请,及时向上级提出,并尽快得到具体的回复。
因此应采用双向沟通。
向校方协商,把岭院的具体情况汇报给校方,例如具体的毕业完结时间,学生的准备时间等等。
通过双方协调来尽早确定活动的举办时间,以便后面的工作展开。
(4)与晚会表演者的沟通
电话,当面沟通频率:
需要时
项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息,如服装,道具的租借
情况等,并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达,如彩排时间,
地点,节目次序和晚会的具体安排。
如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。
(5)与学生的沟通
传单,横幅,海报沟通频率:
长时
为了确保同学参加晚会的积极性和热情,项目小组应长时间的向同学们宣传晚会,这里可以通过传单,横幅,海报等方式。
并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们。
十一、风险管理
、风险识别与评价
通过审视我们的WBS,我们认为风险主要来源于以下几个方面:
注:
风险危害评价1为最低,10为最高。
风险来源
风险名称
风险危害评价
邀请
学工部未能一次把所有需邀请对
象交代清楚
联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏
采购数量不足
物资质量不及格
采购人员发生意外,物资不能及
时到位
宣传
宣传品未及时制作出来并张贴派发
舞台设置
联系不到场地设备管理员
舞台公司未能及时到位
舞台设备临时发生意外
晚会现场
主持人由于意外未能及时到位
演出人员未能及时到场,上下节
目不能及时衔接
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