市场销售部服务流程与规范Word格式.docx
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1.有权参与制定酒店经营战略规划并提出相应建议
2.有权参与酒店各时期经营打算的制定并提出相应建议
3.有权制定并实施酒店市场销售部相关的制度
4.有权策划并实施酒店各类销售方案与公关活动
5.对破坏公司形象的行为有提请部罚的权力
6.具有市场销售部内部组织机构的建立和内部职员考核、奖惩的权力
7.具有对市场销售部内部职员聘用、解聘等提出意见的权力
8.具有市场销售部内部工作开展的自主权
9.具有要求相关部门配合工作的权力
10.具有对阻碍市场销售部工作的其他人提请部罚的权力
11.其他相关权力
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
〔1〕介绍酒店设施服务流程与规范
流程
名称
介绍酒店设施服务流程与规范
文件受控状态
文件治理部门
服务程序
服务规范
1.预约
〔1〕为表示礼貌和节约时刻,销售经理应给初次接触的客户提早打预约:
向客户介绍自己和所服务的酒店,陈述打的目的,同时期望与其进行一次会面〔客户同意会面后,要向其确认会面的时刻、地点〕
〔2〕预备资料:
客户资料、酒店简介、酒店宣传册、价格表、销售访问报告、名片、记事本等
〔3〕预备洽谈提纲〔问题、推销内容、推销方式等〕
2.实地拜望
〔1〕销售经理携带资料按约定的时刻到达指定地点
〔2〕向客户自我介绍并诚恳地双手送上名片,说明拜望目的
〔3〕向客户分发酒店的宣传手册和其他宣传资料并介绍酒店产品,以得体的言辞将自身产品的优势与对手产品的不足类比
〔4〕尊重对方的谈话爱好,尽量让对方多开口介绍自己的公司或个人,甚至能够谈个人爱好爱好等,但注意适当操纵谈话方式
〔5〕尽量争取客户明确的预订或承诺并确定下次见面的时刻、地点
3.工作记录、落实
〔1〕拜望终止后,销售经理应整理访谈记录,写出销售访问报告
〔2〕如客户预订,应赶忙交给酒店相关部门部理
〔3〕假如是有可能的预订,销售经理要记录在日历表上并在预订之前适时联络跟进
〔4〕对拜望过的客户,销售经理应于翌日打或致谢
〔2〕实地拜望客户服务流程与规范
实地拜望客户服务流程与规范
1.约定时刻、地点
〔1〕销售经理检查参观场地〔客房、宴会厅等〕和其预订情形,躲开出租率较高的日期、客户结账的高峰时期和酒店其他活动的高峰时刻
〔2〕与客户约定一个方便的时刻和方便的地点
2.预备工作
〔1〕销售经理通过前台查找合适的客房或大厅并预备好钥匙,告知前台客户的姓名或客户名称及约定的时刻、地点
〔2〕事先对客户所要通过的地点进行检查,检查内容包括:
客房是否有人居住且清洁整齐,大厅桌椅是否摆放有序,走廊内是否有杂物堆放等
〔3〕制订客户参观的行程并预备好酒店的宣传资料、个人名片等物品
3.参观过程
〔1〕销售经理估量客户的到达时刻,带好预备的资料到指定地点迎候
〔2〕销售经理向客户了解时刻安排,介绍此次的行程安排并分发宣传资料
〔3〕在参观过程中,销售经理应多征求客户意见并依照客户的需求进行即时调整
〔4〕销售经理带领客户参观客房时,应按照从低档到高档的顺序进行
〔5〕应告知客户紧急出口、照明灯、灭火设备、烟感探测器等的位置
〔6〕销售经理进房间之前应先敲门,确认房间无人后才可开门
〔7〕参观房间时,销售经理带领客户先从窗外开始,介绍一些户外景色及重要建筑,再按顺序介绍房间内各种设施的特点及客户应能从中得到的享受,如双层窗帘、电视机的各个频道介绍、客房送餐菜单、房间的保险箱等;
离开房间时,介绍门镜、门链及开关的位置等
〔8〕参观客房终止之后,在前往宴会厅之前,销售经理要一并介绍康乐部的休闲娱乐项目、酒店的酒吧、咖啡厅等其他服务设施
〔9〕在参观过程中,假设遇到各岗位的主管,应向客户介绍他们,请他们向客户介绍各自设施的特点
〔10〕到达宴会厅后,销售经理向客户介绍场地的形状、大小及租金等内容,对客户提出的意见和建议及时做好记录
〔11〕参观立即终止时,销售经理要询问客户今后是否有合作的机会,尽量与客户建立长期往来的关系或签订合作协议
4.送别客户
〔1〕参观终止后,销售经理向客户致谢并询问是否有其他要求,礼貌送客户离开
〔2〕销售经理整理访问资料,写出销售工作报告,做好下一步跟进该客户的措施和打算
〔3〕销售合同签订服务流程与规范
销售合同签订服务流程与规范
1.洽谈合同
〔1〕销售经理全面了解客户情形并主动拜望客户,向其介绍酒店的情形
〔2〕如客户预订,销售经理应与客户就双方合作义务、责任与价格达成共识
2.制作合同
〔1〕销售经理依照洽谈结果,草拟合同,其中应包括合同执行日期、地点、房间和租用条款的描述、承租人的目的、租金付款方式、承租人的义务等,报销售主管、销售部经理审批
〔2〕审批同意后,销售经理将合同草稿制作成合同文本
3.签署合同
〔1〕销售经理将合同递交销售主管及部门经理签批盖章后,由合同承租人签字盖章
〔2〕合同签署后,双方按照合同约定执行
4.合同存档
〔1〕销售经理按酒店有关规定建立合同台账登记
〔2〕销售经理将合同正本送财务部,合同副本送交前厅部,本部门留底存档
〔4〕销售订单跟进服务流程与规范
销售订单跟进服务流程与规范
1.确认订单
〔1〕销售经理收到客户订单后,要详细查看,不能漏掉任何细节,专门是客户需求部分
〔2〕销售经理填写内部预订通知单,通知接待部门预备预订事项
〔3〕销售经理尽快以或填写订房通知单回复客户
〔4〕接到客户更换、取消通知应及时通知有关部门并填写内部预订通知单
2.跟进、落实订单
〔1〕销售经理要查询、督促接待部门落实订单各项要求
〔2〕销售部门要紧密联络客人,将客人要求及时反馈给接待部门
〔3〕在接待过程中,销售经理要将客人的意见或建议及时反馈给有关部门进行改进
〔4〕客人在消费过程中如有重大投诉,应及时通知有关部门并报告销售部经理,如解决不了,尽快向总经理请示部理
〔5〕如因发生不可抗力事件而造成不能按客人要求完成任务时,应赶忙通知客人,做好说明工作,尽量取得客人谅解;
如客人要求赔偿,尽快汇报给销售部经理;
如事件重大,由市场销售部经理请示总经理部理
3.客人消费终止
〔1〕接待终止,销售经理做好结账跟进并热情送客
〔2〕如是重大接待可报告销售经理一同上门回访客户,征询意见或建议,可适当送上致谢礼物
〔3〕销售经理将客人的意见或建议及时反馈至销售经理
〔4〕销售经理将客人意见反馈至有关部门或报告总经理
〔5〕销售经理将接待资料、客人的建议或意见整理存档
〔5〕客户挂账要求服务流程与规范
客户挂账要求服务流程与规范
1.同意挂账要求
〔1〕销售经理接到客户的挂账要求后,依照其信用等级确定是否同意挂账要求
〔2〕销售经理请信用登记符合酒店有关规定的客户填写挂账申请表,并报市场销售部经理、财务经理、总经理等有关领导审批
2.签订挂账协议
〔1〕销售部主管与客户代表签订挂账协议,协议中明确客户签单额度、结算时刻、优待项目及双方责任等
〔2〕销售经理将挂账协议文本按涉及的部门复印多份并分发到各涉及部门
〔3〕销售经理将挂账协议文本原件交部门文员整理存档
3.挂账结算
〔1〕按照挂账协议中的相关约定,销售经理协助财务部定期与客户结账
〔2〕如客户在消费过程中显现问题,销售经理须赶忙予以解决
〔3〕如财务部门与客户在结算工作中显现疑义,销售经理须予以协助
〔6〕旅行社销售服务流程与规范
旅行社销售服务流程与规范
1.制订旅行社走访打算
〔1〕旅行社销售主管制定销售策略和旅行社走访打算
〔2〕旅行社销售经理认真阅读旅行社走访打算并做好各项预备
①查询打算访问的旅行社的差不多情形、要紧负责人情形等
②了解该旅行社最新人事变动情形和部门设置
③了解该旅行社的资信情形
④预备好酒店宣传资料、价格表、名片、礼品等
2.旅行社销售洽谈
〔1〕旅行社销售经理有礼貌地向对方问候,初次见面时主动递上名片
〔2〕向对方分发酒店的宣传资料,介绍酒店的地理位置、硬件设施、服务项目,宣传酒店的优势等
〔3〕介绍酒店近期的经营情形并询问对方近期的客源情形
〔4〕询问其他竞争对手销售动向和销售政策,对市场进行全面的了解
〔5〕详细介绍酒店最新的销售政策,动员对方安排客人入住酒店
〔6〕赠送礼品,增强销售成效,融洽关系
〔7〕征求客户对酒店的意见和建议,并做好记录
3.签订旅行社协议
〔1〕旅行社销售经理依照洽谈内容拟定合作协议,报旅行社销售主管、销售部经理审批
〔2〕合作协议内容包括:
在协议约定的时刻内,旅行社能预订客房的数量及大致时刻;
酒店对旅行社提供客房种类和价格优待;
客房价格所包含及不含的项目、服务、标准;
对免费房及全陪、地陪、领队的优待水平用餐标准及方式;
联系方法、订金制度及通知确认方法;
结账方式及时刻要求;
违约责任及赔偿等
〔3〕旅行社销售主管与旅行社代表签定旅行社协议书
4.接待预备
〔1〕按照对方预订单〔机票、车票、接送服务等〕要求,旅行社销售经理与各部门联系落实
〔2〕团队抵达前〔专门是一些重要团队〕,旅行社销售经理要检查房间是否按要求安排好
〔3〕旅行社销售经理落实订餐,记录该团队进餐的地点
〔4〕旅行社销售经理检查机票、车票及提出的要求是否落实
〔5〕旅行社销售经理了解团队准确的抵达时刻,与有关旅行社联系,弄清有关团队接送及在本地的活动安排,提早做好各项预备
5.接待旅行团队
〔1〕团队抵达时,旅行社销售经理要与团队领队及陪同联系,了解是否有另外的问题显现或提出了什么专门要求
〔2〕旅行社销售经理确认团队的叫醒时刻、行李收集时刻、用餐时刻、离店时刻等,记下领队及陪同的房号,让其在确认表上签名,然后通知相关部门
〔3〕旅行社销售经理与礼宾部联系,迅速将客人行李送到房间
〔4〕旅行社销售经理与总机确认团队的叫醒时刻、领队及陪同的房号
6.送团队离开
〔1〕团队离店前,旅行社销售经理与礼宾部确认行李的分发,与结账部联系,协助团队办理结账手续
〔2〕旅行社销售主管征询领队、陪同及客人对酒店的意见,以便日后改进
〔3〕旅行社销售经理送客人到酒店大门,感谢客人光临酒店,祝客人下一站旅途愉快
〔4〕团队退房后,预订部将团队预订单、团队通知单等资料归档保管
〔7〕长包房销售服务流程与规范
长包房销售服务流程与规范
1.制订长包房销售打算
〔1〕依照销售部的销售打算制订长包房销售打算,报销售部经理审批
〔2〕销售经理认真阅读审批后的长包房销售打算,按照打算做好与客户洽谈的预备
①了解客户所需要的房间种类和用途是作为办公室依旧作为住房使用
②了解客户所在公司的性质和信誉
③记录客户的和联系人,填制客户资料卡
④预备酒店的宣传资料、租金价目表、餐饮的各类菜谱、名片、礼品等
2.长包房销售洽谈
〔1〕销售经理邀请长包房客户前来酒店参观;
〔参照参观流程〕
〔2〕如客户有意预订,长包房销售经理问清客户抵离酒店日期、所租房间种类、付款方式以及其他要求,同时向客户介绍酒店付款的有关要求和规定
3.签订长包房合同
〔1〕双方谈妥有关细节后,长包房销售经理向客户出示长包房合同样本,强调能够提供的各类优待
〔2〕请商务销售主管与客户面谈后签署长包房合同,合同一式两份,客户保留一份,销售部保留一份
4.长包房客户入住
〔1〕长包房销售经理按合同要求,逐一落实各项预备工作,入住时须有专人负责欢迎接待
〔2〕与财务部保持联系,了解长包房客户是否交付定金
①如未及时预付,要与客户联系
②如对方用支票付定金,应将客人带至财务部办理定金预付手续
〔3〕向各负责接待部门发送长包房入住通知单
①发至客房部,撤出不需要的家具、酒吧用品等并按客人的要求布置客房
②发至工程部,按客人要求对客房进行必要的装修或改造等
③发至餐饮部,为长包房客人提供工作餐
④发至保安部,做好长包房客人及其车辆等的安全工作
⑤发至前厅,以便把握客情,与客人保持沟通,做好对客服务工作
〔4〕在客户预付定金后,通知总台为客人办理入住登记手续
5.长包房租期中
〔1〕长包房销售经理经常拜望长包房客户〔每月至少一次〕,与客户进行沟通
①听取他们对本店的意见,将意见及时传递到有关部门
②了解他们新的需求和客情状况〔如最近是否有大型会议、宴会和散客等〕,如有客情及时部理
〔2〕与前厅部、客房部、餐厅部、康乐部、保安部、财务部保持联系,了解客户在本酒店的消费和信用情形
〔3〕每逢节假日登门拜望客户,送去礼品或邀请他们参加宴会、联欢会等活动,加强沟通,增进友谊
〔4〕与财务部信用组保持联系,了解客户付款情形,协助财务部做好客户的付款结账工作
〔5〕协议截止前一个月,应主动与客户联系,了解客户的去留动态
①如要续签,主动报价并协商续约相关事宜
②如不续签,提早做好客人搬出事宜和搬出后的销售工作
6.长包房客户退房
〔1〕长包房客户提早终止合同,长包房销售经理应及时通知财务部等有关部门
〔2〕客户到期终止合同,应提早一周与客户确定退房时刻,通知财务部结账部预备好账单
〔3〕要求客户提早一天开具需搬运的大件物品清单,通知保安部为客户开具出门证,做好物品安全检查工作
〔4〕当天通知客房部检查客房物品有无损坏
〔5〕房间如有损坏,应通知工程部对客房进行修理;
〔6〕客户全部搬出后,通知客房部将房间复原至客房状态
〔8〕商务客户销售服务流程与规范
商务客户销售服务流程与规范
1.制订商务客户销售打算
1〕、依照销售部的销售打算制订商务客户销售打算,报市场销售部经理审批
2〕、销售经理认真阅读审批后的商务客户销售打算,按照打算做好各项销售预备
①确定酒店商务客户销售的目标对象,包括国内大中型企业、国际大中型企业
②随时收集目标对象的信息,整理、聚拢、选择有消费需求的商务客户
③预备好酒店宣传资料、价格表、餐饮的各类菜谱、租用设备价目表、名片、礼品等
2.开展推销工作
〔1〕商务销售经理主动上门拜望,向客户介绍酒店特色、环境设施及优待政策,建立客户联系网络,努力争取客户在酒店进行消费,逐步形成酒店稳固的目标市场
〔2〕在与客户联系的基础上,商户销售经理可邀请客户公司的相关负责人参观酒店各类客房、餐厅、会议、娱乐等服务设施,展现并说明可的接待规模、规格和酒店住宿、用餐等内部环境以及相关的交通条件,力争客户进店
〔3〕客户对酒店有了充分了解后,商务销售经理可与其进行业务洽谈,以进一步了解客户对用房、用餐、娱乐等方面的要求,洽谈内容包含消费时刻、消费方式、消费内容、费用和折扣、预付和结算方式、违约责任及其他约定事项等
3.签订协议
〔1〕商务销售经理依照洽谈结果拟定销售协议书,经商务销售主管、市场销售部经理审批后正式签署
〔2〕协议书由市场销售部经理、客户公司负责人签字、单位盖章后生效
〔3〕协议由销售部和客户各持一份,商务销售经理将协议书复印三份:
一份交财务部,一份交客房部,另一份归档备查
4.客户预订
〔1〕对客户联系网络中的接待服务对象或主动前来要求预订房间的客户,应以销售部接待为主。
商户销售经理要了解和把握客户的要求,并为其办理预订手续
〔2〕商务销售经理应将预订单的第一联原件留销售部作为原始资料备案,第二联送往前厅部,同时建立客户资料档案
5.客户接待
〔1〕商务客户进驻,由前厅部负责接待,商务销售主管负责和谐配合
〔2〕遇重要的商务客户进驻,商务销售主管应及时报告市场销售部经理及总经理并制订具体接待方案
〔3〕客户离开时,商务销售经理依照协议,协助客户结算住店费用
6.意见反馈
〔1〕接待过程中,商务销售经理要及时了解客户对酒店的意见和建议
〔2〕商务销售经理依照客户反馈情形提出改进建议,报商务销售主管、市场销售部经理
公关策划服务流程与规范
〔1〕市场打算制订服务流程与规范
市场打算服务制订流程与规范
1.市场调研
〔1〕市场销售部对酒店的环境和状况〔如酒店的地理环境及周边环境、酒店的特色及市场形象、总的服务质量状况及接待能力、职员素养及服务能力、装修改造情形、优势和劣势等〕进行市场调研
〔2〕对竞争对手情形〔如竞争酒店客房出租率及平均房价、竞争对手各类房价、竞争对手设施项目、竞争对手餐饮设施和价格等〕进行市场调研
〔3〕对宏观环境〔如国家经济状况、地区投资项目情形及进展可能性、上年度入境人数及要紧客源国等〕进行调研
〔4〕通过市场调研确定目标市场
2.设定销售目标
〔1〕市场销售部经理依照调研结果,确定酒店销售打算的财务目标,包括酒店全年的总营业额、毛利额、利润等
〔2〕确定酒店销售打算的销售目标,包括年度营业额、出租率、平均价格、市场份额及酒店知名度、美誉度等
3.制定酒店销售战略
〔1〕市场销售部经理与酒店领导及其他部门围绕产品、价格、渠道、促销等销售组合因素讨论如何实现销售打算目标
〔2〕销售经理依照讨论结果制定酒店销售战略,报酒店总经理审批
4.制订市场销售打算和预算
〔1〕市场销售部经理依照酒店销售战略制订酒店销售打算,具体内容有销售打算、本年度酒店销售的优势、劣势、机会、威逼、市场销售目标、市场销售组合、具体的政策与活动等
〔2〕市场销售部经理还应依照销售战略和酒店年度财务预算编制销售变动费用和固定费用的预算
5.销售打算执行的操纵
〔1〕在整个打算实施过程中,酒店各部门将销售打算规定的目标和预算按月份或季度进行分解,便于酒店上层进行有效的监督和检查
〔2〕通过监督和检查,市场销售部能够督促未完成任务的部门改进工作,以确保酒店销售打算的顺利完成
〔2〕公关广告策划服务流程与规范
公关广告策划服务流程与规范
1.拟定广告策划草案
〔1〕公关主管依照酒店的市场打算和目标拟定广告策划草案〔包括市场调查与推测、广告战略和策略、宣传媒体的选择以及费用预算等〕,报市场销售部经理审批
〔2〕市场销售部经理审批通过后,广告策划专员开始组织实施广告策划方案
2.实施广告策划方案
〔1〕公关主管组织市场调研专员、广告策划专员依照广告策划方案开展市场调查,对酒店的销售环境、消费者、酒店的产品及服务、竞争对手的销售状况、企业及竞争对手的广告进行分析
〔2〕依照市场调查的结果和酒店的销售打算,公关主管确定广告的目标和主题并构思出广告创意
〔3〕将广告创意交给广告公司,请其将广告创意具体化、直观化、形象化,进行广告文字及广告画面的设计、绘制、拍照及配制音响、音乐,最终合成为广告成品
〔4〕将设计正稿交给市场销售部经理、总经理审批,审批同意后正式开始制作
〔5〕联系有关媒体〔选择广告媒体时应着重于媒体的知名度、发行量、读者群、媒体风格以及传播渠道、手段和媒体报价等因素〕落实公布广告具体事宜
3.广告成效评估
〔1〕广告公布后,广告策划专员要从广告销售成效和广告本身成效两个方面进行广告成效的评估
〔2〕通过对广告成效的评估,公关主管总结此次广告策划的体会和不足,为下一次广告策划提供有效的信息
〔3〕大中型促销活动安排服务流程与规范
大中型促销活动安排服务流程与规范
1.拟定活动方案
〔1〕市场销售部、餐饮部或康乐部等部门提出大中型促销活动创意和初步活动方案,报总经理批准
〔2〕总经理召集各有关部门经理召开专门会议,研究活动的可行性,具体内容有活动目的、预订规模、活动方式、工作步骤、所需资金、预期效益等
〔3〕假设该活动可行那么由总经理召集市场销售部、餐饮部、康乐部、前厅部等有关部门经理召开专题会议,共同分析该活动可能达到的规模、客源组织方法、客源多寡、工作步骤等
〔4〕市场销售部经理依照专题会议的讨论结果拟定大中型促销活动的具体方案,报总经理审批
〔5〕依照方案,各部门抽调人员组成临时工作小组,落实有关责任
2.实施活动方案
〔1〕依照举办时刻、举办地点,由公关主管负责场地预备,如餐厅、宴会厅等。
场地预备要明确场地使用时刻、场地布置要求等,以保证活动的需要,同时又尽可能不阻碍举办前的正常营业
〔2〕依照活动内容、活动方式和场地布置要求,公关主管、美工与工程部等有关部门共同研究,拟订环境布置方案
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