03物资招标采购管理办法59Word文档格式.docx
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5、执行评标纪律,对违规人员或违规事件进行处理。
第九条招标采购工作小组职责
1、辅助市场和供应商调查、编制招标文件、发布招标公告或招标邀请书及招标文件。
2、制定开标议程、评标流程及办法。
3、根据所招标采购的物资的技术参数,制定评标标准。
4、负责成立当次物资招标采购评标小组。
5、组织评标小组进行技术和商务答疑、澄清等工作。
6、组织评标小组对投标文件进行形式审查,就投标物资的技术参数、售后服务、价格、付款方式、供货周期等方面进行综合评审,集体谈论后形成评标意见,推荐中标单位,报领导小组审定。
7、依据招标采购领导小组的审定意见,完善并实施后续程序,发放中标通知书,协助物资采购部门签订合同并实施。
8、负责及时将开标、评标会议纪要、评标报告等资料报送上级主管部门,保证局、公司物资价格信息及时汇总发布。
第十条公司审计部门对招标采购的全过程行使监督职能。
第十一条公司物资机械部职责
1、负责制定、修订招标采购管理实施办法。
2、负责公司内部集中招标机构的组织、职责的分配。
3、对项目经理部的物资招标予以审批、指导和监督。
4、公司物资机械部发起并组织本公司的大宗集中材料采购招标,并参与项目组织的大宗物资招标。
5、汇总公司材料采购情况,进行招标采购分析。
6、建立公司合格供应方档案和招标、集中招标采购情况报表,并进行分析。
7、对公司招标工作进行总结,不断提升工作水平。
第十二条项目经理部职责
1、依据局、公司管理办法制定实施细则,负责组建项目招标采购工作小组。
2、及时上报项目主要物资采购计划表、主要物资采购形式审批表,以便公司或局合理安排集中招标采购。
3、负责向公司建议发起物资集中招标采购、发起本项目物资招标采购。
4、开展主要材料前期的市场调查、供应商调查,建立项目合格供应商名册。
5、参加集中物资招标、组织招标采购工作,制定招标、评标细则。
6、报批、报审招标计划、供应方名单、招标书、拟定和已定供应商名单。
7、合同的执行和信息反馈。
第四章招标物资适用范围
第十三条公司、项目部大宗物资材料采购必须根据以下相关要求采取招标采购。
凡工程建设一次性采购以下数量的材料(一个标段内相同、类似材料不得分散采购数量计划)。
1、钢材500吨及以上、金属制品300吨及以上。
2、木材500立方米及以上、其它型材500吨以上。
3、沥青2000吨及以上、石化产品1500吨以上。
4、水泥3000吨及以上、其它胶凝材料2000吨以上。
5、地方材料10000吨(m3)及以上、碎石20000吨(m3)以上。
6、周转材料100万元及以上。
7、30万元以上的四新材料。
8、支座、锚具等其它价值在50万元以上其它批量材料。
达到以上数量的物资采购必须采取招标采购。
第五章招标规定和要求
第十四条招标采购按组织发起人分为局组织的集中招标采购、公司组织的集中招标采购、公司或项目组织的招标采购。
第十五条招标采购根据发起形式分为:
邀标招标采购、(合格供应方)公开招标采购。
第十六条招标原则。
1、首选招标原则:
公司为加强物资的采购管理,进一步规范物资采购行为,降低工程成本,保证材料质量,同时约束供应方与我方的关系,使双方关系更加规范并受法律保护,要求具备招标条件的项目必须组织招标采购;
2、集中招标优先原则:
集中招标采购是指由公司作为招标主体根据区域或市场周期协调至少两个及以上项目面向社会的公开竞争性招标采购,凡具备招标条件的项目物资采购不得将招标或集中招标采购划整为零或者其他方式规避招标、集中招标;
3、比价透明原则:
不符合招标采购及集中招标采购条件的大宗材料、关键材料采购由项目组织竞争性谈判、货比三家形式的批量采购方式,但必须形成细致的谈判记录、比价记录和审批记录;
4、招标采购必须遵循合理、合法、公平、公正、公开的原则进行。
第十七条招标采购的权限
1、工程项目单次招标采购在2000万元以上的物资招标由公司组织招标,项目组织实施,招标结果报备局物资机械处;
低于2000万元的物资招标由项目组织,公司选择性参与。
2、同区域多个项目的大宗材料集中招标,由公司物资机械部发起,各项目人员参与,协调成立临时招标领导小组和工作小组开展招标工作。
第十八条招标发起。
1、公司的大宗集中招标采购由公司物资机械部发起。
发起条件:
(1)一个以上项目物资管理部门申请公司组织集中招标采购;
(2)公司内部同一区域、工期相近、需求相近的项目超过2个以上,采购金额超过4000万元以上(或2000万元以上的新材料);
(3)某种大宗材料市场价格经过分析并会审,确认处于采购计划期内的价格周期底部附近;
(4)供应区域具有两家以上公司级重要级别供应商、供应区域处于局战略合作供应商、或公司推荐供应商主区域市场;
(5)调查分析招标物资材料的市场竞争程度是处于有利于我方的市场状况或供销平衡市场状况;
(6)同区域公司内各项目的同种物资采购成本计划差异较大;
(7)经局提出协调并符合招标条件的集中招标采购;
凡符合以上某一项条件的,公司物资机械部可以提出集中招标采购提议,并经公司招标领导小组审核后正式发起。
2、公司权限内组织的招标采购由公司物资机械部发起,项目权限内的招标采购由项目物资管理部门发起。
(1)项目的某种材料采购计划金额超过2000万元;
(2)项目申请由公司组织进行招标采购;
(3)某种大宗材料市场价格经过分析并会审,确认处于价格周期底部附近;
(4)供应区域具有两家以上公司级重要级别供应商、供应区域处于局战略合作供应商或公司推荐供应商主区域市场;
(6)公司物资机械部认为有必要进行的招标采购或公司招标采购细则中规定的更小采购额度。
凡符合以上市场必须条件,公司物资机械部报公司招标领导小组会审后发起单一项目组织招标采购。
3、其他招标采购由项目自行发起,但必须符合本办法招标范围、招标原则、免招条件等规定的相关要求。
第十九条免予招标
属于下列情况,项目经公司物资机械部审批后,按照文件规定权限由项目经理部直接采购,并将实施结果报主管部门核实备案:
1、按中标合同规定不适合公开招标的物资或专属材料(属于业主甲供或行业集采专供的物资);
2、定制非标物资。
3、出现不可预见的情况,如工程抢险、施工急需等情况。
4、材料市场竞争不充分(卖方市场)。
5、供应商较少,不能形成竞争。
6、市场处于价格高峰期。
7、材料质量、进度与价格关联度较高。
8、采购的物资价值较低。
9、其他。
第二十条招标采购调查、计划。
1、项目负责根据公司要求对项目周边的各种材料进行市场调查、询价,以及调查周边地区有影响力的材料供应商,同时编写项目合格供应商名册,并针对大宗材料、关键物资进行采购时机、采购方式的策划;
2、根据局下发《项目策划指南》项目拟定本项目策划,在每年1月份(或新接项目组建1个月内)项目必须根据本年度生产任务情况报送“年度材料采购需求计划”,并在每季的最后一个月25日前报“下一季材料采购需求计划”,以便公司采购领导小组根据项目采购计划或要求,合理安排重大招标或集中招标采购;
3、公司物资机械部负责按照局物资管理规则及本办法及时向物资机械管理处报送大宗、关键物资调查,以及招标采购计划。
4、各级招标组织都必须在OA物资信息平台上提前一周以上公布具体的大宗物资材料招标信息,由上级部门审核,并在办公信息系统中公布。
第二十一条招标文件的编制
1、物资采购招标文件或集中采购招标文件由发起组织的工作小组编制,其中商务部分由招标发起组织的物资管理部门编制,工程物资的技术标准文件和标的描述由工程技术部门编制,由物资管理部门汇编经领导小组审核后发售。
2、物资采购招标文件主要包括两部分:
商务部分和技术要求部分。
商务部分:
招标通告或邀请书、投标人须知、招标评标办法、合同条款、合同格式、投标指南等。
技术要求部分:
合同技术条款、技术标准、技术规格、标的物描述、交货期限、交货状态、验收标准等内容。
其中工作小组必须在集中招标邀请中明确:
被工作小组委托出售标书的公司或项目、购买地点、开标地点等内容。
在投标须知中明确:
中标通知可能是公司或项目发出的,合同将与项目进行签订。
3、招标文件的编制,可依照局《物资招标采购文件范本》进行编制。
4、如果开标后招标人还将对标价进行谈判,必须在招标文件中书面明确将要进一步谈判,保障招标的合法性和合理性。
第二十二条资格预审及招标文件发售、答疑
1、资格预审:
招标采购一般要求采取供应方标前预审,工作小组负责资格审查汇总并报领导小组审核,将通过的预审供应方发布。
对于招标周期时间要求较短的可以采取资格后审,在开标评标后对预选中标投标人数量的二倍单位进行资格审核。
2、发售标书:
在通告或邀请规定时间内,由工作小组负责向有资质的单位发售标书。
3、在招标文件规定答疑期限内,由招标发起工作小组负责组织工程技术、质检、物资、财务等部门进行技术答疑,对于需要澄清的,投标人应在开标前5天内以书面形式递交给招标人,招标人在递标前3天内以标书中规定的方式通知所有投标人,澄清或修改的内容将构成招标文件的组成部分。
第六章投标人条件与要求
第二十三条凡具有法人资格,有生产制造或供应能力的企业,在国内注册的外国独资或中外合资、合作企业,符合并承认和履行招标文件中的各项规定者均可参加投标;
自然人作为投标人时应经过项目评议通过。
投标人应当对递交的投标文件中有关资料的真实性负责,必须具有承担招标文件规定的物资质量责任的能力。
第二十四条投标人应仔细阅读招标文件,了解招标文件的要求。
在完全了解招标物资材料的技术规范和要求以及商务条件后,按要求的格式编制投标文件。
第二十五条投标报价
1、投标人对投标物资材料进行报价,应报出最具有竞争力的价格。
按招标文件规定的格式填报投标总报价,并在投标物资材料数量及分项价格表内分别填写物资名称、规格型号、数量、出厂单价、运输费、吊装费、包装费、安全环境维护费用、仓储费、代理费用、保险费等。
2、最低投标报价不能作为中标的唯一保证。
3、国内投标以人民币报价。
第二十六条证明投标人资格的文件
1、投标人有效的营业执照、税务登记证(复印件)。
2、法人代表授权书(原件)。
3、法人代表的授权代表身份证(复印件)。
4、生产许可证、安全许可证、环评通过报告、产品技术鉴定证书(复印件)。
5、近3年来同类物资材料的销售业绩(特别注明在二公局的销售情况)。
6、获得的各种荣誉(复印件)。
7、招标文件要求提供的其它资料,或投标人认为有必要提供的声明及文件。
第二十七条技术响应文件
1、投标人必须依据招标文件中对于招标物资材料的要求,包括重要的物资材料技术性能检测报告、规格、涉及的图纸、质量标准、交货期、售后服务保证措施等主要内容,逐条进行说明。
2、投标人必须提交所投标物资材料是符合招标文件中技术响应文件要求的,该文件可以是文字资料、图纸和数据,包括其价格和原材料供货来源资料。
3、供应计划保障方案及措施,售后服务或技术支持承诺。
第二十八条投标文件的书写要求
1、所有投标文件正本和副本须用不褪色的墨水书写或打印,装订成册。
2、投标文件的书写应清楚工整,若经修改,应由投标授权代表在修改处签字盖章。
3、字迹潦草、表达不清、未按要求填写或可能导致非唯一理解的投标文件,将按废标处理。
4、投标文件的份数:
正本一份,副本二份或以上,并在文件上注明“正本”、“副本”字样,参考资料不限量,正本与副本不一致时以正本为准。
招标人对接收的投标文件应妥善保管,开标前不得开启。
5、投标文件应当按照招标文件的规定进行密封、标识,在投标截止时间前送达指定地点。
6、投标人可根据投标物资材料的具体需要,自行编制其它更为详尽文件或资料纳入投标文件。
第二十九条在招标文件规定的时间内,投标人可以书面要求招标人就招标文件的内容进行澄清。
投标人可按照招标文件规定的时间参加答疑会或标前会。
投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间之前,可以补充、修改已提交的投标文件。
投标人补充、修改的内容为投标文件的组成部分,与投标文件具有同等法律效力。
第三十条投标人在向招标人递交投标文件时,须按招标文件规定的金额和支付方式向招标人交纳投标保证金;
投标有效期以招标文件确定的时间为准。
投标人应自行承担所有与编写和提交投标文件有关的费用,不论投标的结果如何,招标人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。
第七章开标、评标、定标
第三十一条开标。
1、投标人在规定时间内送交投标文件,按投标要求办理投标保证金手续,并经招标人检验密封完整,签认文件递交确认。
2、开标一般采取现场开标方式,招标小组、投标人代表履行报到、签到手续,开标应邀请所有投标人代表、纪律监察部门,必要时要求业主代表或技术指导单位代表等相关代表参加,招标小组应到会人员超过小组人数的2/3以上。
3、现场开标由工作小组分工进行唱标、监标、记录,唱标人当场宣读投标人名称、投标价格、折扣、以及必要的核实内容,监标人现场核实,记录人现场作出《物资开标记录》由投标人代表当场签字确认。
第三十二条评标。
1、标书初审。
评标小组必须对收到的每一份标书进行完整性审查,确认要求的文件资料、证明、承诺、报价表齐全。
评标小组继续对投标文件进行响应性审查,确认是否对招标书中提出的实质要求和条件都做出了响应,是否有偏差。
2、通过初审的主要条件。
(1)投标文件有法定代表人或授权人代理人的签字和加盖公章齐全,符合招标要求;
(2)投标有效期、标的物交货期、到站或到场等时限、地限是否与招标文件相符;
(3)投标标的物符合技术规格、技术标准、描述的要求;
(4)投标文件明确的包装方式、检验标准、检验方法等符合招标文件的要求;
(5)投标人没有附加招标人招标文件以外的接受条件;
(6)符合招标文件中规定的其他实质性要求;
(7)按时递交投标文件、办理投标担保、提供真实有效的证明资料。
投标文件不符合以上条件之一,将作为废标处理。
3、缺项处理:
投标人在实质性响应了招标要求,但个别地方存在漏项、或不完整的技术信息、数据等情况,并且补正缺项不会对其他投标人造成不公平的结果,可以降低其履约能力评分,但不能做废标处理。
4、以上工作完成后,需对投标报价进行算术修正,对修正结果应向投标人澄清,并经过投标人的书面确认。
5、评审。
评标小组人员有权要求有疑问的投标人提供投标文件中所有复印件的原件,以对商务文件、技术文件、认证文件的真实性进行核查。
不能提供完整的原件、与投标文件不符的投标将被拒绝。
投标文件的详细评审基本内容有以下几方面:
(1)进一步审查投标人提供的商务资料、认证资料的真实性;
(2)审查生产技术措施及国有服务方案的可行性;
(3)审查投标人的报价、履约信誉、供货经验、生产能力、技术能力、管理能力、原材料掌控能力、运输储存等物流能力、财务能力等;
(4)审查投标物资及其组成部分的质量水平;
(5)审查标书的细微偏差等内容,进行偏差费用评估,确保公平对比;
(6)审查投标人的供货能力,供应风险,尤其是对施工现场供货服务能力(必要时进行实地考察)。
6、综合评分推荐中标单位。
(1)对通过初评的投标文件进行列表汇总;
(2)对通过初审但拒绝澄清的单位进行分析和量化评价;
(3)对不满足初审要求的文件作废标处理,汇总列明原因交领导小组;
(4)根据招标文件的评标办法和评标细则对综合报价、履约信誉、供应经验、生产能力、技术能力、管理能力、原材料掌控能力、运输储存等物流能力、财务能力等方面进行评分;
(5)将各项评分进行汇总,根据各项评价权重计算综合分值,按照分值高低排名,由工作小组向领导小组推荐中标候选单位。
第三十三条定标与授予合同
1、定标:
工作小组将评标汇总交领导小组,并将前三名推荐为中标候选人,最终由领导小组确定中标人。
2、中标通知和履约保证
公司组织的集中采购招标的中标通知根据招标文件中明确的方式由参与招标的公司或项目发出,公司发起组织的招标通知根据招标文件中明确的方式由参与招标的项目发出,项目发起的招标由项目发出。
中标通知书应包含投标文件已经被接受及接受的条件,并将构成合同的一部分。
发出招标通知后至签订合同前,中标人将约定比例的履约保证金或银行保函提交给发出中标通知的公司或项目。
3、公司组织的招标,采购合同由项目各自签订。
一般要求合同正本2份,项目、中标人各执1份;
副本2份,由双方送各有关部门。
中标通知发出后,中标人应在规定时间内和地点签署。
若超过期限将视为放弃,由领导小组确定的第二候选中标人作为合约方。
第三十四条监督管理
1、经集中招标的物资若发生质量纠纷,委托第三方有资质的检查机构检验,同时将结果由项目向公司及时报告。
2、公司和项目按权限组织招标采购后,要对具体实施过程进行有效的监督检查,并由项目以季度为周期对供应商进行履约评价并上报物资合同执行状态统计表。
3、纪律监督部门负责对招标采购过程进行监督。
第八章记录控制
第三十五条记录控制。
1、归口传递。
公司物资机械部负责保存传递招标计划、集中招标相关资料、重大招标调查、审批记录、重大合同副本、招标书、中标记录、合同及动态的控制等。
项目负责招标计划、调查、以及招标过程各环节的记录控制、合同的保管及传递。
2、控制范围。
物资招标采购申请表
物资招标采购市场调查表
物资招标采购供应方调查表
投标书领取登记
接收投标文件登记
招标小组工作人员签到表、投标单位签到表
物资现场开标记录表
符合性检查表
性能参数和化学成分比较表
评标价格比较表
技术评审汇总表
评审结论表
中标通知
物资招标采购文件范本
合同执行状态统计表
3、保存期限。
(1)公司物资机械部负责保管招标计划、集中招标相关资料、重大招标调查、招标书、中标记录、重大合同,要求所有资料及纪要保存期为5年。
(2)项目经理部负责保管所有涉及招标工作的记录和资料,要求保存到合同履行结束后3年。
第九章考核
第三十六条考核对象
公司招标领导小组、公司物资机械部、项目经理部。
第三十七条考核层级
1、公司招标领导小组负责对公司物资机械部进行招标组织、落实、执行效果考核。
2、公司物资机械部负责对项目经理部实施开展招标办法执行、招标的全过程有效性进行考核评价。
3、项目经理部负责对招标计划、调查到招标组织、采购执行、总结等工作进行有效性、及时性自我评价。
第三十八条考核时间
1、公司招标领导小组对公司物资机械部每年进行一次考核评价;
2、公司物资机械部对项目经理部招标考核为每半年一次,对项目物资管理部门考核为每季度一次。
第十章持续改进
第三十九条改进对象
保持物资招标工作流程及制度与公司经营战略发展相适应,积极加大合格供应商范围内的集中招标采购工作,同时加大市场、供应商调查细致程度,提高招标采购效率、执行节省成本绩效。
第四十条改进方法
借鉴先进采购方法,加大集中采购力度,加大合格供应商沟通和信息共享来深入合作,降低共同成本。
第四十一条改进内容
1、依据局发展和内外部环境的变化,局物资主管领导可以对物资管理的招标采购和集中采购进行调整,当环境变化较大时,可制定新的物资采购模式。
2、保持物资采购的方案等符合实际环境,并最合理科学。
3、在招标采购中,保证物资招标采购的充分性和有效性,保证具体信息、共享的充分性和有效性;
信息评价的全面性和准确性。
第十一章附则
第四十二条本办法修订和解释的权归公司物资机械部。
第四十三条本办法自印发之日起执行。
表式:
MT-1
大宗物资采购市场情况调查表
调查部门
调查区域
日期
材料名称
材料规格
调查人
生产厂家数量及竞争程度
产品质量水平
市场产能及富余度
原材料、资源供应情况
物流情况及影响程度
产品信息公开程度
资金要求
市场特殊规定
工艺流程
市场定价情况
相关政府政策
其他情况
调查结果及推荐意见:
(包含:
市场机遇及市场不利因素,相应资料见附件报告)月日
物资招标领导小组传阅:
月日
表式:
MT-2
物资招标采购供应方基本资料调查汇总表
调查人
地点
商标牌
生产商或供应商
地址
企业资质
供货能力
产品质量证书
调查价格
协商价格
外观质量
运输方式
运距
联系电话
取样检、试验
其他调查情况陈述:
(详见报告)
月日
领导小组传阅:
年月日
MT-3
招标文件领取登记表
序号
文件编号
投标人名称
领取时间
领取人签字
联系人
联系传真
联系地址
备注
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