Word文档操作技巧文档格式.docx
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Word文档操作技巧文档格式.docx
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页码、页眉和页脚:
页码将被删除,页眉和页脚中对应的内容也会被删除。
2、一次性保存所有文档
将所有打开的Word文档一次性全部保存的方法有两种。
方法一:
按住【Shift】键不放,用鼠标单击“文件”菜单,则打开的菜单中“保存”命令将变为“全部保存”命令,选择该命令,Word将自动对打开过的所有文档进行保存。
方法二:
按住【Shift】键的同时单击“常用”工具栏上的“保存”按钮,该按钮将变为形状,同时保存所有打开的文档。
3、一次性关闭所有打开的文档
一次性关闭所有打开的Word文档的操作步骤如下:
(1)按住【Shift】键不放,单击“文件”菜单,其中的“关闭”命令将变成“全部关闭”命令。
(2)选择“全部关闭”命令即可自动关闭打开的所有文档而不退出Word程序。
如果对某个文档进行过编辑而未保存,系统还会打开一个提示对话框询问是否保存对其所做的更改。
4、为文档创建高级密码
用户可以为Word20032007文档创建40个字符以上的高级密码,使其安全性更高,具体操作步骤如下:
(1)在“选项”对话框的“安全性”选项卡中单击按钮。
(2)在“加密类型”对话框的列表框中选择任意一个RC4加密类型,在“选择密钥长度”数值框中设置密码长度,单击按钮。
注意:
在“选择加密类型”列表框中列出的加密类型和
提供者取决于系统上可用的加密算法。
选择的加密类型
不同,可以设置的密码长度也不相同,最长的可达255
个字符。
(3)在返回的“安全性”选项卡中分别设置打开权限密码或修改权限密码,设置完毕后单击按钮。
5、为文档设置更多的属性信息
Word文档的属性中可以包含很多信息,如作者、标题与主题等,为文档设置相应属性信息的方法为:
单击“文件属性”命令,打开“属性”对话框,单击“摘要”选项卡,在“标题”、“主题”与“作者”等文本框中输入相应信息,单击按钮即可。
6、为模板加密
有时候,自己创作的模板或者有保密需要的模板不希望别人使用,该怎么办呢?
这时可以对该模板进行加密,其方法为:
运用第54招的方法找到Word通用模板文件Normal.dot,将其打开,在“选项”对话框的“安全性”选项卡中为模板文件设置密码,再保存模板文件即可。
7、以实际字体样式显示字体列表
在Word的字体列表中,可以让各种字体以实际的字体样式来显示,其方法为:
在“自定义”对话框中单击“选项”选项卡,在“其他”栏中选中“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框即可。
8、使用修复功能修复被损坏的文档
使用修复功能修复被损坏的文档的方法为:
选择“文件打开”命令,打开“打开”对话框,选择要修复的受损文档,单击按钮旁边的下拉按钮,选择“打开并修复”命令即可。
提示:
在Word2007中,需单击按钮,在打开的菜单中选择“打开”命令,才可以打开“打开”对话框。
9、使用快捷键启动Word
每次用常规方法启动Word都比较麻烦,可以为Word程序定义快捷键,以便快速启动。
其具体操作步骤如下:
(1)在Word程序图标上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开相应Word版本的属性对话框。
(2)将插入点定位到“快捷键”文本框中,在键盘上按下所需的键,如【A】键,系统将自动设为【Ctrl+Alt+A】组合键,单击按钮。
当要启动Word时,需按【Ctrl+Alt+A】组合键而不是【A】键。
10、修改文档的默认保存路径
Word文档的默认保存路径为“我的文档”文件夹,用户可将该默认保存路径更改为自己所需的路径,以避免每次保存文档时都需选择保存路径。
(1)打开“选项”对话框,单击“文件位置”选项卡,在列表框中选择“文档”选项。
(2)单击按钮,打开“修改位置”对话框。
(3)选择保存Word文档的文件夹,单击按钮即可。
11、关闭快速保存功能
使用快速保存文档的方法时,文档的字节数会越来越大,因此可将该功能取消,其方法为:
打开“选项”对话框的“保存”选项卡,取消选中“允许快速保存”复选框即可。
12、创建文档密码
在Word中提供了为文档创建密码的保护功能,防止其他用户打开或修改某些重要的文档,以提高文档的安全性和保密性。
为文档创建密码的操作步骤如下:
(1)打开文档,选择“工具选项”命令,打开“选项”对话框。
(2)单击“安全性”选项卡,在“打开文件时的密码”或“修改文件时的密码”文本框中输入密码,单击按钮。
(3)在“确认密码”对话框的“请再输入一遍打开修改文件时的密码”文本框中再次输入该密码,单击按钮。
在Word2007中,单击按钮,在打开的菜单中选择“另存为”命令,打开“另存为”对话框。
单击按钮,在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令。
打开“常规选项”对话框,在“打开文件时的密码”文本框与“修改文件时的密码”文本框中输入密码,选中“建议以只读方式打开文档”复选框,单击按钮即可为文档设置密码。
13、删除文档中的个人信息
在保存文档时,Word会自动保存个人信息,包括作者、主题与类别等。
这些信息将显示在文档属性对话框的“摘要”选项卡中,若不想显示它们,用户可取消保存个人信息功能,操作步骤如下:
(1)选择“工具选项”命令,打开“选项”对话框,单击“安全性”选项卡,选中“保存时从文件属性中删除个人信息”复选框。
(2)单击按钮,则再保存文档时将不会保存个人信息。
在Word2000中,该操作需在“选项”对话框的“保存”选项卡中进行设置,即取消选中“提示保存文档属性”复选框。
14、利用视图轻松查看页面过宽的文档
在浏览宽度超过屏幕宽度的文档时,需频繁拖动水平滚动条,这时可以对文档宽度进行重新调整,使其适合文档窗口的大小。
轻松查看页面过宽的文档有两种方法。
选择“视图Web版式”命令打开“Web版式”视图,文档中的文字将自动换行,并随窗口大小的改变而自动调整。
查看完毕后再返回到其他视图中。
打开“选项”对话框,单击“视图”选项卡,选中“大纲视图和普通视图”栏中的“窗口内自动换行”复选框,单击按钮即可。
本方法只适用于“大纲”视图和“普通”视图。
15、即时查看与修改当前文档的属性
在工具栏中添加“属性”按钮,可以随时查看文档的属性。
(1)选择“工具自定义”命令,打开“自定义”对话框。
(2)单击“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“控件工具箱”选项,在“命令”列表框中找到“属性”选项,用鼠标将其拖动到Word窗口的工具栏中,关闭对话框回到工作窗口中。
(3)单击工具栏上的“属性”按钮即可查看文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息。
16、同时打开多个文档
同时打开多个文档有两种方法。
在“资料管理器”或“我的电脑”窗口中选择要打开的多个Word文档,然后按【Enter】键,系统将自动启动Word程序并将选择的文档全部打开。
选择“文件打开”命令,打开“打开”对话框,选择文档所在的文件夹,选择要打开的多个文档,单击按钮,Word将依次打开这些文档。
在选择文档时,若要选中多个相邻的文档,可以
拖动鼠标框选,也可先选择第一个文档,然后按住【Shift】
键不放,再用鼠标单击最后一个文档;
若要选择多个不
相邻的文档,可按住【Ctrl】键不放,再用鼠标单击所需
的文档即可。
17、同时最小化多个Word窗口
在打开每一个Word文档时,它都会在任务栏中显示为一个图标,若要最小化多个Word文档,可按住【Ctrl】键不放,单击相应的任务栏图标,选中的图标均呈凹陷状态,此时在选择的任意图标上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“最小化组”命令即可将它们全部最小化。
18、启动Word时自动打开最近使用的文档
启动Word时自动打开最近使用过的文档的操作步骤如下:
(1)在Word程序的快捷方式图标上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开相应Word版本的属性对话框。
(2)单击“快捷方式”选项卡,在“目标”文本框中的路径最后添加一个空格,再输入“mfile1”,单击按钮。
将该方法与第4招的方法结合使用,可以将桌面
与快速启动栏中的Word快捷方式属性对话框中的“目
标”文本框更改为不同的启动方式。
19、在其他Word版本中打开Word2003创建的文档
默认情况下,低版本Word程序无法打开、使用高版本Word程序创建的文档,但用户可按照如下方法使Word2003创建的文档能在其他低版本的Word中打开。
(1)在Word2003中打开文档,选择“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框。
(2)在“保存类型”下拉列表框中选择“Word97-2003&
6.095-RTF(.doc)”选项,单击按钮。
在Word2007中直接选择“Office另存为Word
97-2003文档”命令即可。
20、在未安装Word的电脑中查看文档
若想在未安装Word的电脑中查看.doc文件,可借助辅助软件——Word查看器(MicrosoftWordViewer)来实现。
(1)在Microsoft的官方网站中下载wdviewer.exe软件,安装并启动该软件。
(2)软件将自动打开“打开”对话框,选择要查看的Word文档,单击按钮即可。
该软件只能对Word文档进行查看、复制和打印,无法对其进行编辑。
若想编辑,且电脑中又有Word程序时,可在软件的工作界面中选择“文件打开并编辑”命令启动Word程序即可。
21、在标题栏中显示打开文档的存放路径
在Word程序窗口的标题栏中显示打开文档路径的操作步骤如下:
(1)选择“工具宏宏”命令,打开“宏”对话框,在“宏名”文本框中显示要制作的宏名,在“宏的位置”下拉列表框中选择“所有的活动模板和文档”选项。
(2)单击按钮,打开MicrosoftVisualBasic编辑器,在“Sub宏名()”文本下的光标闪烁处输入“ActiveWindow.Caption=ActiveDocument.FullName”。
(务必保证输入正确,即使有空格也无法执行。
)
(3)单击工具栏中的按钮保存,在打开的对话框中询问是否替换Normal文档,单击按钮,关闭MicrosoftVisualBasic编辑器。
(4)选择“工具自定义”命令,打开“自定义”对话框,单击“命令”选项卡,在左侧的“类别”列表框中选择“宏”选项,在右侧的“命令”列表框中找到刚创建的宏,即“Normal.Ne-
wMacros.宏名”选项,将其拖放到工具栏中。
(5)关闭“自定义”对话框,在工具栏中单击“Normal.NewMacros.宏名”按钮,标题栏将立即显示当前文档的文件名及其完整路径。
如果将该宏命名为AutoOpen,则打开所有文档时
都会自动在标题栏中显示文档的名称及完整路径。
22、在长文档中快速定位文本
在较长的Word文档中,如果想经常对某一段文档进行查看或编辑,可利用书签来快速定位,具体操作步骤如下:
(1)将插入点定位到需要查看文本的位置,按【Ctrl+Shift+F5】组合键,打开“书签”对话框。
(2)任意输入一个书签名称,单击按钮添加一个书签。
(3)返回到此段文本处时,只需按【Ctrl+Shift+F5】组合键,再按【Enter】键即可将插入点快速定位到此处。
23、妙用“打开”对话框提高工作效率
Word中的“打开”对话框有很多功能,用好这些功能可以大大地提高工作效率。
例如:
单击左侧窗格中的“我最近的文档”按钮,将自动列出最近打开的文件和文件夹;
单击上方工具栏中的“视图”按钮,在打开的下拉列表中选择“预览”选项,对话框将变为预览模式,用户可以在右侧的预览栏中看到所选文档的大概内容。
选择某个文档后,单击按钮旁边的下拉按钮,弹出下拉菜单,从中可以选择“以只读方式打开”和“打开并修复”等多种打开文档的方式。
24、实现按“浏览对象”浏览文档
Word默认是按页码来浏览文档的。
其实,还可以选择其他浏览方式,具体方法为:
单击纵向滚动条下方的“选择浏览对象”按钮,在打开的列表框中选择一种浏览方式即可。
25、将Word2007文档保存为网页文件
有一些文档需要发布到网络中,所以需要将其保存为网页文件。
将Word文档保存为网页文件的操作步骤如下:
(1)选择“Office另存为”命令,打开“另存为”对话框。
(2)在“文件类型”下拉列表框中选择“网页(.htm;
html)”选项,单击按钮即可。
将Word文档保存为网页文件后,在Word应用程序中打开该文档时将以“Web版式”视图方式显示,若直接在其路径下打开,则会用IE浏览器打开。
26、将两个Word文档并排比较
当需要比较两份文档的内容或有两份相似文档需要对比制作时,可以使用Word的并排比较功能,将打开的两个文档同步滚动且并排比较。
(1)打开要比较的文档,在任意一个文档中选择“窗口并排比较”命令,打开“并排比较”对话框。
(2)在“并排比较”列表框中选择需要与当前文档并排比较的文档,单击按钮即可将这两个文档并列排放在屏幕上。
如果当前打开了两个文档,单击“窗口”菜单,在其中“并排比较”命令将变为“与.doc并排比较”
命令。
27、将整个文件插入到文档中
除了利用复制、剪切的方法将其他文件中的全部或部分内容插入到文档中,还可以直接将整个文件插入到文档中,具体操作步骤如下:
(1)将插入点定位到要插入文件的位置。
(2)选择“插入文件”命令,打开“插入文件”对话框。
(3)在对话框中选择要插入的文件,单击按钮。
在Word2007中,应单击“插入”选项卡,在“文本”组单击按钮旁的按钮,在打开的菜单中选择“文件中的文字”命令,打开对话框,选择需插入的文件。
28、将文本内容转换为图片
将文本内容转换为图片的操作步骤如下:
(1)选择要转换为图片的文本内容,按【Ctrl+X】组合键将其剪切到剪贴板中。
(2)选择“编辑选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框。
(3)选中“粘贴”单选项,在“形式”列表框中选择“图片(Windows图元文件)”或“图片(增强型图元文件)”选项。
(4)单击按钮将选择的文本内容转换成图片并粘贴到文档中。
如果选择的文本内容超过1页,转换成的图片将自动缩小并显示在1页中。
29、将文档中插入的对象转换为域代码
若文档中有公式、图表和图形等对象时,会降低文档的显示速度,为了避免这种情况的发生,可将插入的对象显示为域代码。
(1)选择“工具选项”命令,打开“选项”对话框。
(2)单击“视图”选项卡,选中“域代码”复选框,单击按钮。
30、将文档中的部分样式添加到模板中
将文档中创建的部分样式添加到当前使用的Word模板中的操作步骤如下:
(1)选择“工具模板和加载项”命令,打开“模板和加载项”对话框,单击“管理器”按钮,打开“管理器”对话框。
(2)在左侧的列表框中显示了当前打开文档中的样式,在右边的列表框中显示了Normal.dot模板中现有的样式列表。
在左侧的列表框中选中要添加到模板中的样式,单击按钮即可将其添加到右侧的列表框中。
(3)如果添加错误,可以在右侧的列表框中选中要删除的样式,单击按钮将其从Normal.dot模板中删除。
(4)依次单击按钮即可完成添加。
在Word2000中,需选择“格式样式”命令,打开“样式”对话框,单击其中的按钮。
31、文档的文本内容转换为对象
将文档的文本内容转换为对象的操作步骤如下:
(1)新建一个Word文档,将要转换为对象的文本内容复制到其中,保存该文档。
(2)新建一个Word文档,在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中打开第一个新建文档所在的文件夹,将该文档的图标直接拖入新建文档编辑区中释放鼠标,Word便自动将此文档中的文本转换成对象。
本方法只适用于内容不超过1页的Word文档,
若被转换的文档内容超过1页,则只转换文档第1页的
文本内容。
32、将缺少的字体转换为其他字体
当从其他电脑上复制的文档中使用了本电脑未安装的字体时,Word会自动将这些字体替换为当前电脑中某些已安装的字体,用户可自己选择以便将缺少的字体转换为自己想要的字体,具体操作步骤如下:
(1)打开“选项”对话框,单击“兼容性”选项卡,在其中单击按钮,打开“字体替换”对话框。
(2)在“字体替换”栏下的列表框中列出了电脑所缺少的字体名称以及Word自动使用的替换字体名称。
33、嵌入TrueType字体
在编辑文档时,若使用了第三方字体,则复制到其他电脑后,由于其他电脑中没有安装相应的字体而使文档的字体格式改变,此时可嵌入TrueType字体,以保证文档能正常显示。
(1)选“工具选项”命令,打开“选项”对话框。
(2)单击“保存”选项卡,选中“嵌入TrueType字体”复选框。
(3)单击按钮,并保存文档。
(3)选择所缺少的字体名称,在“替换字体”下拉列表框中选择用以替换的另一种字体。
(4)依次单击按钮关闭对话框。
如果以后电脑中安装了现在缺少的字体,Word会自动将已替换的字体恢复为本来的字体格式。
但如果在“字体替换”对话框中单击了按钮,则以后即使安装了缺少的字体,Word也不会再将其恢复为本来的字体了。
34、巧妙恢复无法正常显示的图表
有时插入Word文档中的Excel图表与一些图片在重新打开后会显示为红色的叉号。
对于图片只能重新插入,而对于图表,则可以通过改变图表大小的方法来恢复它的正常显示。
(1)选择不能正常显示的图表,图表四周仍会出现可以调节大小的控制点,选择并按住图表某一角的控制点进行拖动,将图表略向中心缩小,Word便开始处理图表。
(2)稍后,图表变大,并能正常显示。
(3)单击工具栏上的“撤销”按钮,Excel图表即可恢复正常。
虽然对使用上述方法恢复图表后的文档进行了保
存,但当再次打开时可能仍会出现该现象,因此最好的
方法是预防此种现象的出现,即为图表添加边框。
如果
感觉加上边框会影响文档美观,可以设置边框的颜色与
文档背景相同,这样既不会看见边框,也可以避免上述
现象的出现。
35、巧妙设置不让Word文件丢失
为了防止文件因意外情况而丢失,可将Word的保留备份、后台保存和自动恢复这3个功能结合起来使用,即在“选项”对话框的“保存”选项卡中选中“保留备份”、“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”复选框,从而做到防患于未然。
36、快速关闭所有文档并退出Word
快速关闭所有文档并退出Word的方法为:
按住【Shift】键不放,选择“文件退出”命令即可关闭所有打开的文档,同时退出Word程序。
37、快速切换Word文档
当同时打开多个文档时,通过单击任务栏中的图标进行切换有时不太方便,Word提供了专门用于切换当前文档的按钮和按钮。
在默认状态下它们是隐藏的,用户可将其显示出来,以实现快速切换文档。
(1)单击“工具自定义”命令,打开“自定义”对话框。
(2)单击“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择“所有命令”选项,在“命令”列表框中分别选择“NextWindow”与“PrevWindow”选项,并分别将其拖动到工具栏中的合适位置,单击按钮关闭对话框。
(3)当需切换Word文档时,直接单击工具栏上的这两个按钮即可。
38、快速创建相似的文档
快速创建相似的文档是指将Word默认模板替换为自定义的模板,然后根据该模板创建文档。
(1)新建文档,并设置为需要的样式,将其保存在易于访问的位置,如E盘根目录,并将其命名为Normal.dot,即模板文件。
(2)选择“工具选项”命令,打开“选项”对话框,单击“文件位置”选项卡,在“文件位置”栏下的列表框中选择“用户模板”选项。
(3)单击按钮,打开“更改位置”对话框,选择E盘根目录,选择Normal.dot文件,单击按钮。
(4)关闭所有的Word程序,重新启动Word,则以后新建的文档都是基于自制模板的,不需要用户再一一设置格式与样式。
(5)当以后要使用Word的默认模板时,再用同样的方法将“用户模板”的位置改回原来的位置即可。
39、快速定位目标
若想在使用了多级标题的文档中快速找到所需对象,可为其添加目录,具体操作步骤如下:
(1)在文档中需要插入目录的地方定位插入点,选择“插入引用索引和目录”命令,打开“索引和目录”对话框。
(2)单击“目录”选项卡,在“格式”下拉列表框中选择一种格式,在“显示级别”下拉列表框中选择要显示的标题级数。
(3)单击按钮,打开“目录选项”对话框,设置目录的具体格式,单击按钮,再在“索引和目录”对话框中单击按钮,即可在插入点所在的位置插入该文档的目录。
(4)当要定位到文档中的某个对象时,将鼠标光标移动到其所在的目录上,按住【Ctrl】键再单击鼠标左键即可跳转到相应的标题处,在该标题下就可以查找目标对象了。
要在Word2000中插入目录,直接选择“插入
索引和目录”命令即可。
插入目录后,将鼠标移动至相
应目录上待光标变为形状时单击即可。
40、快速打开不在同一目录中的多个文档
快速打开不在同一目录中的多个文档的操作步骤如下:
(1)在“资料管理器”或“我的电脑”窗口中打开文档所在的文件夹,选择要打开的文档。
(2)按住鼠标左键不放将其拖到快速启动栏中的Word图标上,当光标下出现一个“+”号时释放鼠标,则选中的文档将被打开。
要打开其他文件夹,也可用同样方法拖动文档。
41、快速打开最近使用过的文档
经常对某个或多个文档编辑时,一般的做法是先进入文档所在的文件夹,再单击打开所需文件,非常麻烦。
这时可使用如下3种方法打开。
选择“视图任务窗格”命令,打开“开始工作”任务窗格,在“打开”栏中单击相应的超链接即可打开最近使用过的文档。
选择“文件最近使用过的文件”命令,显示出最近使用过的文档名及地址,选择要打开的文档即可。
方法三:
单击按钮,当在打开的菜单中将鼠标光标指向“我最近的文档”命令时,在打开的子菜单中将会显示用户最近使用过的文档,直接单击选择即可将其打开。
42、快速改变文档的显示比例
若想快速改变当前文档的显示比例,可在按住【C
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