公文筐测验 简析文档格式.docx
- 文档编号:3654452
- 上传时间:2023-05-02
- 格式:DOCX
- 页数:35
- 大小:45.24KB
公文筐测验 简析文档格式.docx
《公文筐测验 简析文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公文筐测验 简析文档格式.docx(35页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
表14.1情境模拟技术主要形式的使用频率比较
复杂程度情景模拟的形式实际使用频率
更复杂管理游戏25%
公文筐测验81%
角色扮演没有调查
有领导小组讨论44%
无领导小组讨论59%
演说(即席发言)46%
案例分析73%
事实判断38%
面谈47%
资料来源:
Gaugleretal.(1990)
公文筐测验按其具体内容可以分为三种形式:
1、背景模拟
这种形式是在测验正式开始前,先告知应聘者所处的工作环境、在组织中所处的地位、所扮演的角色、上级管理者的管理方式和行为风格、情境中各种角色的相互需求信息等,用以评价应聘者的准备与反应的恰当性。
2、公文处理模拟
要处理的公文有三类。
第一类是已有正确结论,并且已经处理完毕归入档案的材料。
用这样的公文来让应聘者处理,是要检验应聘者处理得是否有效、恰当、合乎规范;
第二类,处理条件已具备,要求应聘者在综合分析的基础上作出决策;
第三类,尚缺少某些条件或信息,观察应聘者是否能够提出问题和表达进一步获得信息的要求。
3、处理过程模拟
要求模拟者以某一管理者的身份参与公文处理,并努力使自己的行为符合角色规范。
公文筐测验方法相对而言便于操作,目前国外大量研究的数据除对公文筐测验的评分者之间信度提出质疑外,普遍认为公文筐测验信度较高,而评分者信度可以通过前期严格的评价培训得到提高。
因为测验情境与工作情境几乎一致,它的信度也很高。
对于被试的处理方式的评价,不是一个人说了算,而是由几名评价员讨论决定。
有研究表明,两个评价员对同一个被试公文处理案卷及解释,相关系数高达0.92。
二、公文筐测验的功能、构成及适用对象
随着现代生产生活节奏的加快,信息量越来越大,电话记录、通知、命令等文件成为企业内部、外部信息交流的重要形式,各职位工作人员特别是领导和管理者的一项重要工作内容就是对日常文件、工作事务及紧急情况进行处理。
作为对公文处理的模拟操作在实际的应用中主要有以下功能:
1、测验选拔功能,公文筐测验是评价中心中使用得最多的一种测评形式,使用频率高达百分之八十以上,也被认为是最有效的一种测评形式。
他与通常的纸笔测验相比,显得生动不呆板,测的是受测者实际解决问题的能力。
公文处理测评活动中,需要处理很多的公文。
如美国电话电报公司的评价中心采用的公文处理测评要求被试两小时内处理多达二十五件公文。
这些公文虽然数量较多,但有轻重缓急之分,有的必须亲自处理,有的必须请示上级,有的可以授权成批转给下级,有的需要马上解决,有的可以稍往后推。
大多数被试会很快感受到工作的紧张压力和困难。
在这种情况下,有的被试手脚忙乱、举棋不定,整理不出头绪,也解决不了问题;
有的干脆退出;
有的临难不惧,镇定内若,快刀斩乱麻,抓住关键,应付自如,表现出较好的管理才能。
通过公文筐测验方式,可以观察应试者处理文件的速度、效率以及处理方式和方法,从测验中,通过让受测者处理一系列文件,主试可以观察评价受测者的组织、计划、分析、判断、决策、分派任务能力以及分析判断能力、文字表达能力、反应能力、协调能力和对于工作环境的理解与敏感程度。
应试者的素质水平不同,其文件处理的能力也不同,具有较高的区分度。
素质高的应试者能够处理问题有条不紊,抓住主要矛盾和关键问题、文字表达清晰、上下沟通顺畅,而素质低的应试者则会在—堆文件面前显得束手无策、思维混乱、条理不清,缺乏敏锐的眼光,抓不住主要矛盾,往往纠缠于某些可有可无的细节问题。
研究表明,公文筐测验与管理者的日后工作成绩相关较高。
2、考核培训功能,公文筐测验既是一个素质测评过程,又是一个被试在模拟工作中自我学习、自我提高的锻炼过程;
不仅是一种选拔方法,而且也是一种考核培训的技术,相对于单一的传统测评方法来讲,这是—大进步。
组织人事部门可以对所要考核的管理者针对典型事件进行模拟操作,观察其职务技能和和素质有否提高,并通过测验了解管理者的薄弱环节,以作为下一步进修培训的重点内容。
在培训中同样可以运用公文筐测验来培训提高管理人员的管理技巧,解决人际冲突和组织内各部门不合的能力,以及进行人力资源规划和组织设计的能力。
公文筐测验由两部分组成:
测验材料和答题册,目前主要是纸笔方式作答。
1、测验材料,即提供给竞聘者的文件资料、信息,是以各种形式出现的,包括信函、备忘录、投诉信、财务报表、公函、账单、上级工作报告等。
测验中所用的材料共有十几份,每份材料上均标有材料编号,材料是随机摆放在公文筐中的,竞聘者在测验的各个阶段中都要用到这些材料。
2、答题册,供竞聘者针对材料写处理意见或回答指定问题。
是竞聘者惟一能在其上写答案的地方,评分时只能根据答题册上的内容进行计分。
答题册包含总指导语和各分测验的指导语,它提供了完成测验所需的全部指导信息,完成各分测验所需的指导语在各分测验开始时给出。
公文筐测验是一种优良的选拔考核中高层管理者的测评工具。
首先,从成本核算的角度考虑,公文筐测验的成本高,耗时长,对于责任重大、关键性的职位,采用这一测验较为合算,否则,得不偿失。
其次,公文筐技术是基于中高级管理人员的特点设计的,它的测验形式、测评素质同中高层管理者的工作形式与素质要求比较接近,所以它自然也最符合中高层管理者的职位特点、职责内涵。
而基层管理者的工作内容往往较少处理公文,所以除非需要从基层管理者中物色人才,把他提拔到高层职位中,一般不采用公文筐测验。
基于以上分析,公文筐测验的适用对象为国家机关、事业单位和企业中的中高层领导及管理者。
三、公文筐测验的优缺点
(一)公文筐测验的优点
1、考察内容范围广泛。
作为纸笔形式的公文筐测验,测评竞聘者的依据是公文处理的方式及理由,是静态的思维结果。
因此,除了必须通过实际操作的动态过程才能体现的要素外,任何背景知识、业务知识、操作经验以及能力要素都可以蕴含于公文处理之中,借助于竞聘者对文件的处理结果来实现对竞聘者素质的考察。
2、表面效度很高。
由于公文筐测验所采用的文件十分类似于在竞聘职位中常见的公文,有时就是完全真实的公文,因此,如果竞聘者能妥善处理测验文件,就理所当然地被认为具备该职位所需的素质。
3、情景性强。
公文筐测验完全模拟现实中真实的管理工作情境,对实际操作有高度似真性,因而预测效度高。
公文筐测验让面试者处于模拟的工作情境中去完成一系列工作、任务,与通常的纸笔测验相比,显得生动灵活而且有创新性,能较好地反映面试者的真实水平。
与无领导小组讨论相比,它提供给竞聘者的背景信息、测验材料(文件材料及问题)和竞聘者的作业(答题)都是通过书面形式完成和体现的。
这种测验方法一方面考虑到了竞聘者在日常工作中接触和处理大量文件的需要,另一方而也使测验便于进行操作和得到合理的控制。
4、综合性强。
测验材料涉及到日常管理、人事、公共关系、政策法规、财务等行政机关的各方面事务,考察竞聘者计划、授权、预测、决策、沟通等多方面的能力,从而能够对高层及中层领导干部进行全面测量与评价。
5、多功能性。
在实际运用中,公文筐测验除用作评价、选拔领导干部外,还可用于培训、提高领导干部的管理技巧,解决人际冲突和组织内各部门间的摩擦的技巧,以及为人力资源计划和组织设计提供信息。
出于公文筐测验可以从不同维度评价一个人的管理能力,它不仅能挑选出具有潜力的领导干部,还能训练他们不同的管理与合作能力,使选拔过程成为培训过程的开始。
(二)公文筐测验的缺点
任何一种测评方法都有其自身的优势与不足,公文筐测验也不例外。
一般说来,人们认为公文筐测验有以下几方面的不足:
1、成本花费较大。
测验的设计、实施、评分都需要较长时间的研究与筛选,必须投入相当大的人力、物力才能保证较高的表面效度,因此花费的精力和费用都是比较高的。
此外公文筐测验法同其它模拟测验一样,由于适合进行个体测验,在候选人很多时,就非常费时间。
2、评分难度大。
一个文件的处理,除了个人素质的原因外,机构、氛围、管理观念等不同的组织,具有不同的评价标准。
显然政府机关与公司企业、私营企业与国有企业对有关文件的处理是大相径庭的。
在我国,从事实际工作的人们往往缺乏对招聘单位管理经营状况的深入了解,因而文件如何处理才能充分表明竞聘者具备招聘职位所需素质,专业人员与实际工作者往往存在理解上的差异。
因此,评分不容易把握。
3、存在一些不可克服的误差。
一是被测者目前的工作行为表现并不一定能揭示他在以后新的工作中的管理能力;
二是主试在观察评定中可能存在错误与偏见。
例如,当被测者即将上任的工作与评价他的主试的工作完全两样时,主试总是用自己的行为模式来衡量被测者的优劣。
4、选择效标较困难。
公文筐测验很难对其标准关联效度进行评定。
一个装配工如果把零部件组装反了,我们能很快判定其不胜任这项工作,因为大家知道正确的零部件组装结果是什么。
但是,对管理者的管理工作的评定就很难做到这一点。
有些管理者存在的问题需要工作一段时间才能发现,因此,对管理人员选择准确性的验证往往比较困难,其中很大程度是由于建立适当的效标比较困难。
四、公文筐测验的发展趋势
随着评价中心日益广泛的应用以及人事测评理论和技术的新发展,对评价中心也提出了一些新的要求。
通过这些新的发展和研究使得公文筐测验乃至整个评价中心存在的一些问题能够得以解决。
具体来说,主要有以下几方面的发展方向值得关注:
1、强调模拟的互动性
在公文筐测验中一些新方式应该被补充上,最重要的是互动性的模拟。
在这种测验中,给予被测评者需要与其进行交往的个体的背景信息(如下属、同事、顾客),然后被测评者就与这个经过培训的角色扮演者进行相互交往,并不断增加新的测验公文,适当改变当时的情景,加进突发的偶然因素。
角色扮演者根据标准的步骤和标准的回答与被测评者进行交往,评价者由此而观察被测评者的行为。
2、强调“全面模拟”
越来越多的组织开始采用“全面模拟”的方法进行评价。
与以往采用许多有区别、独立的测验相比,许多组织开始把这些模拟整合在一起,形成一个共同的工作情景。
在公文筐测验中所扮演的角色在以后的模拟中就可以仍然是这种角色,在整个评价过程中,候选人只扮演同样的一种角色。
通过这种“全面模拟”可以在一定程度上减少被评价者不断转换工作角色,增加测验的连续性,使被测评者能够更全面地表现自己,提高评价的准确性.
3、重新重视心理测验的补充作用
传统的评价中心常用心理测验(如智力测验)作为观察被测评者行为的补充手段,但由于心理测验存在不利的负面作用,60年代开始在评价中心不再运用心理测验,而更加关注行为测验。
但现在,智力测验(尤其是认知能力测验)又与评价中心结合使用。
研究表明,这种智力测验的数据与行为观察结合能够更好地评价一个人。
但运用这种纸笔形式的智力测验和其他心理测验需要有效度的支持,评价者需要得到特殊的培训以便能够将这些数据的解释与数据的整合更为合理。
4、多媒体模拟的应用
随着多媒体技术的发展,在公文筐测验方法上也越来越多地得到运用,如电子公文筐。
用email来传递信息,而不是传统书面文件,这样可以更好地反映现代办公环境,提高测验的仿真性,进一步提高测验的表面效度,也可以了解应聘者在现代电子办公环境下的适应性,同时也反映出了对管理者的时代要求。
第二节公文筐测验设计原理
公文筐测验是一种较为复杂的测评方法,测评效果受到使用者、使用环境、使用程序等多方面的影响,而公文筐的设计则是以后施测和评价的基础,公文筐测验的设计必须要有严格的规范。
在了解公文筐设计之前我们先来大体熟悉一下公文的一些具体情况。
一、公文概述
公文是公务文件的简称。
它是国家机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。
公文具有法定权威性、现实效用性、体式的规范性、法定的程序性等特点。
公文能超越时空,有效地记录、传递和存储公务活动所需的信息。
具体它具有:
凭证作用,公文是公务活动的文字记录,存储着公务活动信息,有着法定的物质载体,作为信物,公文是公务活动所需的最好的依据和凭证;
领导和指导作用,它是党政机关及其他社会组织以及人民群众的一种上下关系,上级利用公文记录和传达自己的领导意志、意图、应办事项和相应措施,要下级贯彻执行,下级把上级公文作为行动依据,加以贯彻执行;
沟通联系作用,又可以叫知照作用,就是可以用来沟通情况,加强联系;
教育宣传作用,也叫晓谕作用,借以启示和动员群众;
规范作用,公文是法律、法规的具体化或法律法规的体现,具有规范性。
我国现行的法定通用公文文种主要有:
1、规范性文件
条例:
用于对某一个方面的行政工作作比较全面的规定。
规定:
用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法:
用于对一项行政工作作比较具体的规定。
决定:
用于对重要事项或重大行动作出安排。
2、领导指导性文件
命令(令):
用于依照有关法律规定颁布行政法规和规章,宣布重大强制性行政措施,撤销下级机关不适当的决定。
指示:
用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。
批复:
用于答复下级机关的请示事项。
通知:
用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;
发布规章;
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
任免和聘用干部。
通报:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
3、公布性文件
公告:
用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告:
用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。
4、呈请性文件
议案:
用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
请示:
用于向上级机关请求指示、批准。
报告:
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级机关的询问。
调查报告:
用于反映调查研究的成果规律。
5、商洽性文件
函:
用于不相隶属机关之间商洽工作、询问有关机关部门请示批准等等。
6、会议文件
会议纪要:
用于记载和转达会议情况和议定事项。
国家、政府、政党、团体的重要会议纪要在需要对外公开报道时,则以“会议公报”的形式公布。
了解了这些公文的具体情况有助于我们在设计公文筐测验时公文的恰当选择,也有利于在最后对被测评者进行准确的评价。
二、公文筐设计的基本原则
1、系统性原则
公文筐测验中一般包括5—30份公文,各个公文并不是孤立存在的,而是作为一个系统来综合测评被考察者的各种能力。
公文筐测验可以考察的能力一般包括逻辑分析能力、统筹能力、组织能力、决策能力、协调能力、书面表达能力、应变能力等。
其中一些能力必须根据被试对所有公文的处理来进行评价。
例如在评价统筹能力时,我们需要考察被试是否能够根据公文轻重缓急有所区别地处理每份公文。
而有些能力则需要根据个别几个公文的处理来进行判断,例如综合分析能力。
在公文筐测验中,一般有一至两个相互联系、情境复杂的公文组合,以构成公文筐测验的骨架。
这一类组合公文互相牵制,必须考虑到各个相关公文的内部联系才能发现有效合理的解决方案。
而有的能力只需要一个公文就可以测量,例如决策能力,但这一公文同时也承担了测查书面表达能力的功能。
由此可见一种能力可能涉及多个公文,一个公文有时也对应着多个能力,各份公文在公文筐测验中扮演着不同的角色、承担着各自的功能,互相牵制从而构成了一个有机的系统,作为一个整体来测量被考察者的各种能力。
2、关键性原则
根据“二八”原则,在工作中20%的关键工作产生了80%的绩效,而80%的其它工作仅产生了20%的绩效。
因此在设计公文筐测验时必须注重关键性原则。
在公文筐测验中,为了保证情境的真实性,保证对统筹能力和综合分析能力的考察,测验的设计者会在设计过程中采用形式不同、性质各异的公文,包括电话记录、请示报告、上级主管的指示、待审批的文件、各种函件和建议,有的是日常琐事,有的是重要大事。
这样可能会使人们在设计时忽视了重要性原则,从而降低了公文筐测验使用的有效性。
作为一项测验综合能力的工具,公文筐测验应该以工作中的关键事件来构架公文测验的核心部分。
毕竟作为一位合格的管理者应该在岗位必须处理的关键事件上表现出良好的素质,才能预期其在接任管理职位之后能够有较好的工作业绩。
但如果仅从一些非关键事件上来推论被考察者的能力,这样可能会与实际情境中表现的能力有所偏差,从削弱了公文筐测验情境模拟的优势。
因此在设计公文筐测验之前必须做好关键事件访谈这一重要工作。
3、针对性原则
国外有些学者在对公文筐测验的结构效度进行研究时,通过对评分结果的因素分析表明评分者没有区分出10个目标能力。
产生这种现象的一个重要原因在于研究中使用的公文筐不具有针对性,很多研究使用的都是一些通用的公文筐,与被测查者的工作背景有很大差异。
公文筐测验与传统的能力测验主要的区别在于两者的对象不同,前者的对象应具有综合管理能力,而后者针对的是一般能力。
应用公文筐测验的一个前提假设就是:
在管理工作中直接影响管理绩效的是综合管理能力,而不是一般能力,两者是有差异的。
综合管理能力不但受到一般能力的影响,同时还在很大程度上受到经验和情境的影响。
因此在设计公文筐测验时必须要考虑到被测察者的经验背景差异,根据不同的行业和职位来设计具有针对性的公文筐,否则公文筐测验使用的效果会受到影响。
4、标准化原则
影响到公文筐测验使用效果的另一个原因在于设计和实施公文筐测验时缺乏一个标准化的程序。
由于公文筐测验有别于传统的能力测验,并没有完全客观化的答案,评分会受到评分者主观判断的影响,为了减少主观因素的影响就必须在设计时尽力做到标准化。
国外有学者研究了培训评分者对评分准确性的影响,发现接受了培训的评分者在区分有效行为和无效行为时更加准确。
要贯彻标准化原则首先必须做到设计程序的规范,设计方法的科学,这是公文筐测验有效性最为基本的前提保证。
其次,计分点要尽可能地做到详细,这样就可以在一定程度上避免由于主观评定标准的差异所带来的误差。
最后,必须对评分者进行科学的培训,以提高评分者观察时的准确性。
5、随机性原则
公文筐设计的随机性原则有两层含义,第一是公文的呈现顺序要具有随机性,第二是公文的取样要具有一定的随机性。
我们在设计公文筐测试时,一般是先选定一至两个文件组,文件组中的文件是相互关联的、相互牵制的,这些文件组就构成了公文筐的骨架。
然后以这一公文组合为参照,补充其它的公文,以测查到所要测查的所有能力要素,并保证公文筐中公文结构合理具有代表性。
在完成这一程序之后,我们必须先对公文的呈现顺序进行随机安排,然后再根据实际情况,把公文次序中与现实情况相悖的部分进行适当的调整。
这样就使公文处理的线索隐藏起来,公文筐情境与实际工作情境更为相似,从而有利于准确测查各种综合管理能力。
在公文的取样中,我们必须尽可能的收集最为全面的公文形式。
但在公文筐设计过程中,由于测试的时间有限,不可能穷尽所有公文,因此必须对公文进行选择。
选择的一般方法是,首先确定公文筐的基本结构,然后在已设计好的公文库中进行分层随机抽样。
这是随机性原则的又一体现。
三、测验的能力要素
公文筐测验所要测评的能力是定位于领导干部从事管理活动时,正确处理普遍性的管理问题和有效地履行主要管理职能时所具备的能力。
考察领导干部对多方面管理业务的综合运作能力,包括对人、财、物、时间、信息等多方面的控制、理解和把握。
具体来说,考察主要可以针对以下几个能力要素来进行:
1、分析能力
竞聘者要能在所给的众多公文中获取有关信息,能综合这些信息资料,透过现象抓住本质,分辨出各项公文反映问题的轻重缓急,准确掌握关键所在,洞悉事物间联系,并找出造成问题的原因,适时地做出适当的结论或对策。
2、组织协调能力
主要考察竞聘者协调各项工作和部属的行动,使之成为有机的整体,做到有章可循、有条不紊,并按照一定的原则要求,同时处理各部门之间的关系,调节不同利益方向的矛盾冲突,使组织内外关系和谐,还要合理调配组织资源,让组织中每个人的行动都指向总体目标。
3、决策能力
这个维度得分高的竞聘者对复杂的问题能进行审慎的剖析,从而能灵活地找出各种解决问题的途径,对其做出合理的评估,对不同方案的结果有着清醒的判断,以提出更好的决策意见。
该维度主要考察三部分内容:
决策的质量、实施的方案、影响因素。
评价决策时,要仔细考虑决策背后的合理性成分,考察竞聘者有没有考虑到短期和长期的后果,是否考虑了不同的备选方案的优点,如果采取某种行动方案,要能给出理由。
4、预测能力
得分高的竞聘者可以全方位系统地考虑环境中各种不同的相关因素,并进而对各种因素做出合理恰当的分析,并做出合理的预测,同时能使预测具有可操作性,提供有效的实
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公文筐测验 简析 公文 测验