档案管理学期末复习试题Word文档下载推荐.doc
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先以1949年10月1日为界,分为建国前档案和建国后档案,建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。
革命政权档案,又称为“革命历史档案”,是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案,旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案
档案实体管理概论
1、简述档案实体管理的内容。
1、六环节之说:
收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。
2、八环节之说:
档案业务工作的划分不是绝对的,随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节
2、档案实体管理工作的性质是什么?
1、档案实体管理工作是一项管理性的工作
A、档案实体管理工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
2、是一项服务性的工作
3、是一项政治性的工作
3、我国档案实体管理工作的基本原则是什么?
一、统一领导、分级管理
二、维护档案的完整与安全
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
我国档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一关系。
A、统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理就不能维护档案安全与完整和全社会各方面的利用;
B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用,统一领导、分级管理就失去了它的意义。
4、机关档案室的性质是什么?
性质(历来有不同提法)
(1)第一个提法:
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构,机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
(2)另一种的提法:
机关档案实体管理工作是一项机要工作或专门工作。
5、档案馆的工作任务是什么?
档案馆的具体任务,主要有三个方面:
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;
2、通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作;
3、参与编修史志工作。
6、简述档案机构之间的关系。
各级档案机构之间的关系是:
上级档案行政管理机构,对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;
档案行政管理机构,对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;
机关档案室和档案馆之间,具有档案交接关系;
各级档案馆(室)之间,均无隶属关系,但有一定的协作关系。
第二章鉴定工作
1、如何理解档案价值鉴定的基本观点?
(一)全面的观点
(二)历史的观点
(三)发展的观点
2、分析档案价值的方法有哪些?
总方法:
档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。
研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。
具体方法:
直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值
3、档案保管期限表的类型有哪些?
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、机关档案保管期限表
4、档案保管期限有哪几种?
专门档案的保管期限
1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年),刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五(证物有些是档案,有些则不是);
案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起;
档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份,按年度审判级别整理立卷、永久保管。
2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。
3、会计档案其保管期限分为两种:
定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久
其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起,会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
5、试简述销毁档案的程序。
机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行
1、编制销毁清册二、三份
2、立档单位和全宗简要说明
3、销毁方法“火烧”或“打成纸浆”
档案的收集
1、档案收集工作的内容是什么?
1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作
2、归档制度及其内容是什么?
归档制度具体有:
(1)机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案
(2)和机关业务工作有关的资料
(3)代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。
在实际工作中,归档范围是较灵活的,注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向
3、档案馆馆藏有哪些来源?
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料
2、向兄弟档案馆征集
3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集
4、向古旧书店、废品收购部门征集
5、向寺庙、古迹保管部门征集
6、向个人征集
7、少数民族地区历史档案的征集
整理工作
1、档案整理工作包括哪些内容?
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制
2、档案整理的原则是什么?
(一)充分利用原有基础
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面
3、简述全宗概念及立档单位构成的的条件?
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗解放初称为“芬特”。
1955年改为“全宗”。
立档单位也称为“全宗构成者”。
它的构成条件是:
A、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;
B、设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;
C、设有管理人事机构或人员,并有一定的人事任免权
4、全宗的补充形式有哪些?
全宗的补充形式
(一)联合全宗
(二)全宗汇集
5、常用分类方法有哪些?
常用分类方法:
分类方法很多,常用的主要有三种:
(一)年度分类法
(二)组织机构分类法(三)问题分类法
6、简述复式分类法的选择及使用。
(一)年度——组织机构分类法
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
如:
1974年办公厅
**厅
**厅
(二)组织机构——年度分类法
适用于撤销机关档案。
如:
办公厅1974年
1975年
1976年
(三)年度——问题分类法
多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。
总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用它。
如:
1980年综合类
人事机构类
农林水利类
(四)问题——年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
如:
综合类1960年
1961年
1962年
7、档号的结构如何?
一、全宗号二、案卷目录号三、案卷号四、件号或页号
保管工作
1、档案保管工作的意义是什么?
档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。
档案保管工作质量的高低,对提高档案管理工作水平具有重大的影响,甚至在一定条件下具有决定性的影响。
为档案管理工作提供物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。
2、档案保管工作的基本任务是什么?
保管工作的任务有:
1、防治档案的损坏;
包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命;
3、维护档案的政治安全,防止泄密
3、档案保管的基本物质条件是什么?
一、档案库房
二、档案装具有1、档案箱
2、档案架活动式密集架
积层密集架(通天架)
3、档案柜等
三、包装材料有
1、卷皮2、卷盒3、包装纸等
4、全宗卷及其内容是什么?
全宗卷是档案馆在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
P221全宗卷通常包括:
(1)在收集工作中产生的文件材料,比如档案移交书和移交目录。
(2)在档案管理工作中形成的文件材料,比如整理工方案、立档单位和全宗历史考证、分类方案。
(3)在档案鉴定中产生的文件材料,比如鉴定档案材料分析报告、档案销毁清册。
(4)在档案保管、统计工作中形成的文件材料,比如档案安全检查记录、档案数量与状况统计
(5)在档案提供利用工作中所形成的文件材料,比如全宗指南、机关工作大事记、机关组织沿革
检索工作
1、简述档案检索的含义?
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作,它是开展档案信息服务的必要条件,是开发档案信息资源的重要手段。
2、常用档案检索工具有哪些?
1、案卷目录
案卷目录是以案卷为单位,依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录一般采用书本式,其目录表包括:
顺序号(案卷号)、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。
表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题,如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2、全引目录
案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册,兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3、全宗目录
全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具,它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围,以及用于档案的统计和保管工作。
全宗目录适合于档案数量较大,全宗较多的大中型档案馆。
4、分类目录
分类目录是根据体系分类法的原理,以分类号为排检项,依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容,具有较强的族性检索功能。
各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式
5、主题目录 6、专题目录 7、文号目录8、人名索引9、地名索引
10、档案馆指南11、全宗指南12、专题指南
编研工作
按加工层次划分的二类编研成果:
*一次文献编研成果
文件汇编:
1、发文汇编2、专题文件汇编3、收文汇编
*二次文献编研成果
参考资料:
1、全宗指南2、大事记3、组织沿革4、基础数字汇集5、利用事例
1、编研工作的内容是什么?
编研工作的内容
1、档案史料和现行机关文件汇编
2、编写档案参考资料
3、参与编史修志
2、常用档案参考资料的种类有哪些?
(一)、全宗介绍
是以某一全宗为对象范围,以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。
(二)、大事记
是一种以时为经、以事为纬,简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。
(三)、组织沿革
是以文字或图表形式,系统记述和反映某一独立机关(包括党政机关和各种团体、企事业单位)或某一地区、某一系统各级各类机关自身发展演变的参考资料。
(四)、基础数字汇集
以数字语言反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面基本情况的一种参考资料。
(五)、利用效果事例
将实际工作中利用档案的典型实例按照一定的体例加工提炼而成的一种参考资料。
统计工作
1、档案统计工作的内容和要求有哪些?
档案统计,就是以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。
内容包括档案的基本登记和综合统计两部分。
从统计的对象来看,分为两方面:
A、对档案实体及其管理状况的统计;
B、对档案事业的组织与管理状况的统计;
目前,我国档案工作的基本情况统计,分为四个层次:
其一,全国档案工作基本情况统计;
其二,专业系统档案工作情况统计;
其三,地方(包括省、市、地、县各级)档案工作基本情况统计;
其四,档案馆、档案室档案工作情况统计。
要求:
A、准确性、客观性、科学性B、遵循全国统计工作现代化的要求
2、试述档案统计指标的内容。
1、有关馆(室)藏档案情况的主要内容
A、档案馆藏档案总量B、对不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况档案数量的分别统计C、馆(室)藏资料情况
2.、有关提供利用方面的指标
A、利用者情况的统计B、利用服务情况
3、有关档案经费及机构建设方面的指标
4、有关档案工作人员基本情况的指标
5、有关档案专业教育基本情况的指标
3、档案统计调查的方式有哪些?
1、统计表报2、专门调查
提供利用工作
1、档案提供利用的意义是什么?
1、是档案工作为社会主义事业服务的直接手段,是兼承档案工作内外关系的一个重要环节
2是档案工作联系社会的一个窗口,是衡量档案工作好坏的主要标志。
3.、在一定程度上体现了外界利用档案的需要,对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。
总之,它是档案工作中最富有活力的一个环节。
2、开放档案的含义及意义。
开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案,解除“禁闭“,向社会开放,允许档案用户在履行简便的手续后,即可通过一定的方式,进行开发利用。
开放的意义:
1、开放档案是有得于社会进步的新方针,是加快我国政治民主化的一个新步骤。
公民享有利用档案信息资源的权利。
2、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。
由封闭型、半封闭型向开放型的方向转变。
3、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。
3、档案提供利用有哪些方式?
1、档案阅览服务2、外借服务3、制发复本
4、展览与陈列服务5、制发档案证明服务6、档案目录信息服务
7、档案咨询
4、影响档案提供利用的主客观因素有哪些?
影响档案用户的主、客观因素
(一)社会因素
1、社会政治因素2、社会经济因素
3、科学文化因素
(二)档案工作因素
1、档案工作的方针和政策2、档案管理工作的水平
3、档案利用服务工作的质量
(三)档案用户自身因素对其利用需求的影响
1、档案用户的职业因素2、档案用户的知识水平3、档案用户的工作经验
专门档案
1、专门档案的定义及其基本含义是什么?
是指机关、企业、事业单位及其他社会组织,在从事某些专业活动中,为了实现相关的职能而形成的具有比较稳定的文件格式和各自管理方法的各种门类档案的总称。
2、专门档案的构成条件有哪些?
一、形成于一定的专业机关或部门。
二、文件的内容、形式、功能、处理程序和管理方法有明显特点。
(1)从内容讲,专门文件往往用于记述或反映一个具体对象的概况。
(2)从形式讲,各种专门文件各有不同格式,不能通用。
(3)从功能上讲,专门文件各有其特殊的功能
(4)从处理程序上讲,专门文件大部分是内部使用文件,不参加一般公文运转程序。
(5)从管理方法上讲,专门文件有适应不同专业领域特点的整理管理方法。
三、有一定数量
四、具有可分性,即可操作性。
3、专门档案的特点有哪些?
一、特殊性
(一)特殊的文件处理程序
(二)特殊的文件形式
二、单一性
(一)单一的来源:
专门档案只能是在一个单位或一个部门集中保存该类专用文件的情况下形成
(二)单一的内容(三)单一的形式
三、同类文件数量多
同一种比较特殊的文件,只有当在一定时间某一单位和部门集中产生,积累一定数量后方可成为一种专门档案。
4、专门档案的管理需要注意什么?
一、专门档案需单独保管
二、专门档案管理遵循的基本原则
(一)专门档案必须集中统一在本单位综合档案室管理
(二)维护专门档案的完整与安全
会计档案
1、会计档案的定义及其基本含义是什么?
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
它包含两层含义:
1、会计档案是会计核算的产物
注意事项:
会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料,即会计凭证、会计账簿和财务报告等。
财务会计管理活动中形成的文件材料,如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴,而是属于文书档案的范畴。
2、会计档案是重要的凭证和史料
会计档案是一种原始记录,它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动,具有很强的凭证性,是各单位经济业务活动的重要依据。
2、会计档案与文书档案、会计资料的区别有哪些?
会计档案与文书档案之区别:
1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域;
文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域。
2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形式出现,三者具有密不可分的内在联系;
文书档案较多地公文形式出现,具有相对独立性。
3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷;
文书档案则按年度结合问题(或机构)立卷或以件为单位进行分类整理。
4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了,由会计机构整理归档并可自行保管一年,期满后,应由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;
文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档
会计档案与会计资料的区别:
会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的,具有保存价值的历史记录;
会计资料是各单位为学习通过收集或购买的各种公开或内部的会计出版物及复制品。
3、会计档案的特点有哪些?
1、会计档案形成范围的普遍性——凡具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案。
2、会计核算材料之间的连续性——原始凭证—会计凭证—会计账簿—会计报表—财务报告。
3、会计档案类别的稳定性——基本内容成分:
会计凭证、会计账簿、财务报告。
4、会计档案外在形式的多样性
——会计账簿:
订本式(如总账、明细账等)、活页式(如现金日记账、银行存款日记账等)、卡片式(固定资产卡片等)。
——财务报告:
表格、文字、数据等,纸张有8开、16开、A4。
——会计电算化输出的会计核算材料。
4、常见的档案排列方法有哪些种类,说说它们的优缺点?
常见的排列方法:
(一)年度—形式(名称)—保管期限
把一个单位形成的会计档案,首先按会计年度分开,其次在一个会计年度内再按财务报告、账簿、凭证、其他等形式分开排列,第三,在每一种形式内按规定的保管期限(永久、25年、15年、10年、5年、3年)的顺序排列。
优点:
简便易行、便于查找、并可充分利用装具。
缺点:
排列不够美观。
适用:
会计档案数量不多的中小型企业或只有一种会计类型的单位预算会计。
(二)年度—组织机构—形式—保管期限
把一个单位形成的会计档案,首先按会计年度分开,其次在一个会计年度内,再按单位内的会计核算机构分开(如预算处、财务处),第三,在每一机构内财务报告、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。
优点:
能体现单位内部机构会计档案完整性,便于查找。
各级财政主管机关、总预算会计单位、或所属组织机构的专业主管单位。
(三)年度—会计类型—形式—保管期限
把一个单位形成的会计档案,首先按会计年度分开,其次把一个会计年度的会计档案按税收计划、税收会计、经费会计等类型排列,第三,在每一类型内会计档案再按报表、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。
优点;
能反映不同类型会计活动的性质,体现全宗内会计档案的系统性。
缺点:
排列不够整齐美观。
适用:
税务机关和有特定会计类型的专业单位
(二)形式—会计年度—保管期限
把全部会计
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