公司档案管理制度及流程Word格式.doc
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c)档案资料的日常管理:
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存;
⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用;
⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内,不能带出;
确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准,且只带复印机,不带原件;
⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;
⑷借档人必须爱护档案,严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏行为,如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。
情节严重者,按《档案法》和《保密法》给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时,必须持单位介绍信或本人身份证复印件,经本公司高管领导批准后,方能在阅览室阅览,不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。
⑵执行销毁任务时,必须由行政部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1)档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;
⑷公司领导的批示、指示等;
⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
⒀财务档案资料;
⒁各种实物档案;
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存
档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:
a)公司规定的密级文件;
b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;
c)合同、协议书等正本及过程资料;
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政部;
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政部;
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政部
核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字,行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。
批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
结论在前,依据在后。
d)经办部门检查文件或档案,编制移交清单;
e)行政部根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;
f)档案完整、齐全且符合公司要求,移交纸质移交清单及电子档移交清单,确认无疑后双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求,组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。
8、附则:
本办法由公司行政部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《档案分类编号表》
2、《文件(合同)管理记录目录》
3、《文件档案移交目录》
4、《档案移交清单表》
5、《档案借阅审批单》
6、《档案管理流程》
本文可自由编辑
档案分类编号表
(公司编码+部门编码+类别编码+年份+编号的模式)
一、公司编码
分类
xx集团公司
xx汽车科技股份有限公司
xx省xx车架有限公司
xx省xx自动化设备有限公司
编码
JTGS
GZKJ
ZXCJ
HGLS
二、部门编码
1、集团公司
部门
企业文化部
基建部
企划部
监察部
设备动力部
财务部
资金部
审计部
市场部
人力资源部
采购部
物流部
WHB
XZB
JJB
QHB
JCB
SDB
CWB
ZJB
SJB
SCB
RZB
CGB
WLB
2、xx科技公司
战略规划部
总经办
仓储部
检具事业部
项目部
计划部
精益生产部
品保部
研发中心
信息化部
诚鼎铸造
董事会办公室
ZLGH
CCB
JJSY
XMB
JHB
JYSC
PBB
YFZX
XXH
CDZZ
DSHB
冷冲模具中心级进模具事业部
冷冲模具中心底盘模具事业部
冷冲模具中心外板模具事业部
冷冲模具中心普板模具事业部
冷冲模具中心高强板模具事业部
冷冲模具中心综合生产部
轻量化模具中心内高压模具事业部
轻量化模具中心热成型模具事业部
落料模具事业部
制造中心工艺部
制造中心大件生产部
制造中心小件生产部
制造中心外协生产部
制造中心品质管理部
制造中心设备管理部
制造中心综合部
LCJJM
LCDP
LCWB
LCPB
LCGQB
LCZH
QLNGY
QLRCX
LLMJ
ZZGY
ZZDJ
ZZXJ
ZZWX
ZZPZ
ZZSB
ZZZH
3、xx车架公司
开发部
品管部
生管部
生产部
KFB
PGB
SGB
(**子公司)
人事行政部
**CW
**PG
**SG
**SC
**RSXZ
4、xx公司
设备研发制造部
设备维修部
综合部
YFZZ
SBWX
ZHB
三、类别编码、及各部门存档文件归档范围和保管期限(详见下表)
保管期限:
永久长期(30年)短期(10年)
类别
名称
文件归档范围
保管
期限
声像档案
SX
照片类
ZP
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的照片
永久
2、其他照片材料
录像类
LX
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录像带
2、其他录像材料
录音类
LY
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录音带
2、其他录音材料
实物档案
SW
荣誉类
RY
1、单位、部门获得的荣誉品,单位领导人获得的重要荣誉品,职工获得的国家级荣誉证;
2、公司获得的各种奖杯、奖牌、奖章、奖匾、锦旗等
长期
3、其他奖品材料
印章类
YZ
1、公司报废的法人印章、发文章及综合办事机构的印章
2、公司所属单位失效的印章、发文章、部门印章
3、公司变更印章(新增机构形成的印章)
4、其他印章材料
资格
证类
ZG
1、通过认证达到某种标准的合格证、等级证、证明书、级别证书,会员证书、许可证书、执照
短期
2、其他资格材料
赠品
1、与其它企业或外界互相往来的重要礼品、纪念品
2、其他赠品类
字画
ZH
1、重要领导及知名人士来xx公司视察工作时的题词、书画等
2、其他字画类
其他
QT
1、反映公司重要活动的体表性实物(如模型、标本、模具、样品等)
电子档案
DZ
光盘
GP
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的图片、声像资料光盘
U盘
UP
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的U盘
硬盘
YP
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的硬盘
磁盘
CP
1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的相关图片、声像、文字资料,国内电子文件材料的数据备份。
随文件保存期限
党群工作类
DQ
党务
工作
DW
1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件
2、公司党支部会会议记录
3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等
4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料
5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件
6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等
7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等
8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等
9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件
10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料
11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等
12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告
13、其他材料
工会
GH
1、工会工作年度计划、总结
2、职代会、工代会材料。
3、有关女工及文体活动的材料。
4、公益事业的记录。
5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知
6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等
7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知
8、表彰先进的决定及申报材料
9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件
10、企业文化建设有关材料。
11、其他材料
宣传
XC
1、各类媒体宣传指导本企业的材料。
2、各种荣誉材料,上级领导的题词等。
(重要的)
3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。
4、企业内部报刊。
5、上级有关来文。
6、重大活动方案材料。
7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料
8、公司制作的各类宣传图册,公司简介
9、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片
纪检
JJ
1、公司其它各种工作活动的宣传文件资料
2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。
3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。
4、警告(不含)以上。
5、警告处分。
6、公司廉政建设的文件材。
7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。
8、群众来信来访材料及调查处理结。
9、其他纪检材料。
协会
XH
各专业学会、协会工作,各群众团体活动的材料
代码
行政
事务
XZ
1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料
2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料
3、上级机关及相关部门来公司视察的一般性材料
4、公司工作计划、总结
5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件
6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法
7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等
8、公司大事记、年鉴、简介
9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料
10、公司专题会议材料
11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复
12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料
13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料
14、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料
经营
决策
JY
1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策
2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件
3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等
4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等材料
5、公司年度经营情况分析会等会议材料
6、公司重要的股东大会文件
7、其他材料
董事会
DSH
1、年度股东大会材料,议案、决议、纪要、记录等。
2、年度历次董事会决议及会议记录等。
3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。
4、董事会公告、通知、决定。
5、上市公司季报、年报。
6、其他董事会有关材料。
工商
管理
GS
1、历次工商登记变更材料。
2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。
3、各法人单位历史沿革记录。
4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。
5、商标材料、商标注册登记证等。
6、其他有关工商管理材料。
信用
XY
1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
2、公司形象宣传、展览会文件
3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励
4、其他材料。
知识产权管理
ZSCQ
1、公司企业标识和商标标识等方面的材料
2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的材料
3、其他材料。
物业
WY
1、房屋所有权证和财产保险合同。
2、办公用房租用合同。
3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。
4、商房屋物业管理的有关文件。
5、其它材料。
环境
HJ
1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。
2、ISO1400系列环境认证材料。
3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。
4、环保工作计划、规划、总结
5、环保制度及管理办法
6、环保检测、调查、分析材料
7、环境污染防、治及节能减排措施
8、其他材料。
安全
AQ
1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。
2、ISO18000系列职业健康安全管理认证材料。
3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料
4、工伤事故报告、调查分析及处理材料
5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整改措施等材料
6、公司职工安全教育活动的材料
7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料
设备
档案
SB
1、设备购置申请、审批、合同、协议、纪要及商检材料。
2、设备管理办法、规定。
3、设备规划、总结、设备运行管理文件。
4、设备仪器开箱验收记录、合格证、出厂保修单、说明书、图样等随机文字材料。
5、设备仪器安装调试、竣工图样、检测验收等材料。
6、设备仪器保养和大修计划记录。
至设备报废
7、重大事故分析处理报告。
8、设备仪器检查记录、设备改造记录和总结材料。
9、设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果。
10、设备仪器技术、质量异议的处理结果材料。
11、其他材料。
财务
CW
1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等
7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等
8、其他材料
资产
ZC
1、银行借款合同书、借款担保书等。
2、企业兼并、重组等资产运作材料。
3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等
9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等
10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料
11、其他资产管理材料。
凭证
PZ
1、各类原始凭证
15年
2、记帐凭证
3、汇总凭证
4、会计其他凭证。
账簿
ZB
1、现金日记帐
25年
2、银行日记帐
3、明细帐
4、总帐
5、辅助帐册。
6、固定资产卡
7、银行对帐单和存款金额调节表。
8、磁盘和光盘(电算化)。
9、其他相关账簿材料。
报表
BB
1、会计年报表(决算)。
2、会计月、季报表。
5年
3、其他报表。
10年
审计
SJ
1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的指示、规定、办法、条例、通知等文件
2、公司审计工作意见、审计报告及批复等文件
3、公司审计工作会议记录、纪要、工作计划、报告、总结、调查材料等
4、公司重要专项审计报告、批复、调查与证明材料
5、一般性
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