物资采购管理办法1121Word格式.doc
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物资采购管理办法
2009-05-27发布2009-05-28实施
山东XXXX有限公司发布
一、目的
为了实现高效廉价质优的采购目标,进一步适应市场经济条件下日益激烈的竞争环境,完善物资采购机制,形成批量优势,降低采购成本,规范采购行为,维护企业利益,确保供应质量,提高经济效益,特制定本办法。
二、范围
本公司所有物资的采购,包括固定资产与非固定资产的采购均依本办法执行。
三、管理部门
物资采购的管理部门为物资部,财务部及其他部门配合执行,物资部应指定专人负责有关物资的采购工作。
凡物资的采购、验收、保管及发放,均应经物资部统一计划、统一订购、统一分配、统一调拨和统一管理。
四、物资采购必须遵守的原则
物资采购应当符合市场运行规律,通过招标、议标、询质比价等形式,体现公开、公平、公正、有序竞争择优选购,并坚持以下原则:
1、坚持集中采购为主。
争取批量效益的原则,尽力降低采购成本。
2、坚持对供方进行资质审查的原则,以减少采购风险,提高供应保证程度。
3、坚持质量合格、价格合理、售后服务好和交货及时的原则,供方所供物资许可证的产品必须是定点生产厂家的产品,需要鉴定的产品必须是经鉴定过的产品。
4、坚持先调剂后采购的原则,努力盘活存量资产。
5、坚持进行全成本核算的原则,把“到达价”作为比价的依据。
6、坚持在保证质量,价格合理的前提下,优先采购信用等级高的供应商提供的物资,保证货源的优质稳定。
五、采购流程:
采购计划→采购申请→部门经理(总经理)审批
→物资部(库存核实)→询价→采购订单、合同→部门经理审批→货到→验收入库(收料单或入库单)→发票单据齐全→部门经理审核→财务经理审核→支付供应商
六、物资采购计划的编制
各使用部门应根据现有物资的供应能力和次年的工作任务,提出次年的物资购置计划,并于当年12月上旬报物资部,由物资部汇总后编制出年度物资采购计划(初稿)报中心分管领导,由分管领导召集有关人员开会进行审查,经审查后的物资购置计划上报批准生效。
七、物资采购合同的签订与履行
长期、批量订货实行招标采购,货比三家,使用部门应对所需物资提出详细技术要求,并参与同供货方进行的技术谈判。
物资部指定专人询价,并根据收集到的报价资料,由公司分管领导负责召集有关部门组成招投标小组,小组成员集体讨论,确定中标厂商。
物资采购合同统一由物资部签订,设备采购入库手续归口由物资部组织办理。
经济合同的执行应做到谁经办谁负责,设备到货后经办人应及时组织有关人员按合同内容进行验收,使用部门确认,物资部办理入库手
八、物资的验收
物资的正常验收由物资部牵头、使用部门派员配合。
物资到货后,应按照合同及有关规定验收。
验收后发现有问题,涉及到违反合同或不满足合同要求时,需要进行合同的更改或索赔等有关事项,由物资部牵头,相关部门协助。
有关索赔事项,应在诉讼时效期间内处理质量和其他有关问题,避免经济上不应有的损失。
物资验收后应由记帐员填写“物资验收单”,物资部签字后归档。
物资仓库保管员验收后应及时填写“入库单”,作为入帐依据。
九、物资发放及发放前的保管
物资仓库实行凭单发料,使用部门领用物资时必须在“出库单”上签字才能生效,记帐员据此销帐。
物资实行分类、分库保管。
物资摆放整齐,标识齐全。
物资保管员和记帐员坚持每季度对帐一次,年终进行清仓盘点,做到帐、物、资金三相符。
十、罚则
违反本办法规定,未给公司造成损失的,由物资部提出整改意见,限期整改;
造成损失的,报公司行政部,召开办公会议作出纪律处分及相应的经济处罚。
本制度解释权归物资部。
此规定至签发之日起开始执行。
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