行政人力部管理制度Word文档格式.doc
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5、负责企业日常安全保卫及消防管理工作;
6、负责公司宿舍的管理工作;
7、负责公司车辆管理;
8、负责网络、办公设备、通讯管理;
9、负责房屋、水电暖、办公设备的维修管理;
10、负责环境卫生管理;
11、负责后勤保障事务的综合管理工作;
12、负责公司固定资产管理工作;
人力资源工作:
1、制定企业人力资源发展战略,监督人力资源各项计划实施情况;
2、建立维护人力资源管理体系,不断完善企业人力资源各项规章制度、流程;
3、负责企业人员的招聘与配置;
4、负责员工培训管理;
5、负责薪酬福利管理,制定薪酬政策并组织实施;
6、负责绩效管理,制定绩效管理方案并组织实施;
7、负责员工关系管理,包括员工档案、员工异动、劳动合同、员工投诉、职业生涯规划。
8、负责企业文化宣传。
2.2部门内部岗位设置
前台
行政网管
行政司机
人事助理
行政助理
行政人力部总监
行政人力部主管
执行董事
行政人力部岗位设置如下:
2.3岗位职责
基本
情况
职位名称
职位编号
所属部门
行政人力部
薪金级别
直接上级
直接下属
行政人力部主管、助理
设置目标
l为公司发展提供人力资源支持和战略性储备;
l通过实施有效地人力资源政策,激活人力资源;
l统筹管理行政事务,为公司提供后勤保障;
l通过对公司年度计划的管理,强化公司业绩监控管理能力;
职责
权限
一、工作职责
1、根据公司发展战略及规划,制定企业中、长期人力资源规划
2、根据公司年度营运目标,依据人力分析,拟订人力资源发展计划及人员编制数额及人力成本
3、指导和协助各下属公司制定人力资源年度计划,并对其计划内容进行审定;
4、掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况,适时向执行董事汇报。
5、负责合理配置工作岗位,做好公司各部门人员的定编工作,根据部门人员需求状况,提出内部人员调配方案;
6、指导和协助各公司、各部门制定各岗位的岗位描述及职务规范,明确岗位职责;
7、负责公司各级人员及项目公司高管人员的招聘、选拔和管理;
8、根据年度计划及岗位需求,通过各种渠道进行人员招聘
10、根据培训需求,制订培训计划,组织实施各种培训
11、拟订、解释及推行行政、人事管理制度及流程,并确保其有效实施;
12、根据公司整体费用预算情况,制定办公、行政费用预算及计划,并进行控制管理;
13、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作
14、审批行政系统文件,在执行董事授权下审批其它系统的文件。
15、领导公司的后勤服务工作,创造和保持良好的工作环境
16、定期组织做好办公职能检查,及时发现问题、解决问题,同时督促做好纠正和预防措施工作。
17、定期主持行政系统例会,召集公司行政方面工作会议,参加办公例会以及其它重要会议。
二、权力范围:
1、
对公司办公秩序有维护和检查权。
2、对各系统和部门的行政检查工作有督办权。
3、
有先期调解公司各系统间工作争议的权力。
4、
对各部门防火安全与保卫隐患有限期整改权。
5、有对行政系统所属员工和各项业务工作的管理权。
6、
业务范围内紧急事件的权宜处理权。
7、有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩的建议权。
8、对隔级下级的任命有批准权。
9、对所属下级的工作有监督、检查权。
10、对所属下级的工作争议有裁决权。
11、对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权。
12、对限额资金使用有批准权。
工作
条件
办公室、电脑、电话
关系
内部工作关系
汇报
定期向直接上级提交部门工作计划与工作总结
不定期向直接上级提交不符合项改进情况报告
不定期向直接上级进行口头和书面工作汇报
督导
定期对下级的工作完成情况进行追踪指导
协调
与各部门运行状况进行沟通
不定期与相关部门就行政、人力等相关事宜进行协调和沟通
定期与财务部就费用预算和实施情况进行沟通
外部
定期与厂区行政人力部情况进行沟通
定期与当地社保局、人事局进行沟通
不定期与上级进行工作沟通
行政人力部助理
在部门总监的领导下,负责开展行政人力部的工作,督促部门内人员完成职责范围内的各项工作任务。
职责:
1.根据公司发展战略,组织制定人力资源战略规划,参与公司重大人事决策,定期组织收集有关人事、招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息,为公司重大人事决策提供信息支持。
2.根据公司的情况,组织制定公司招聘制度、培训制度、薪酬考核制度、人事档案管理制度、员工手册等规章制度、实施细则和工作程序,并组织实施;
负责工作分析、岗位说明书与定岗定编工作,提出机构设置和岗位职责设计方案,对公司组织结构设计提出改进方案。
3.定公司年度人力资源需求计划,组织人员招聘过程,通过多种渠道为公司寻求合适的人才。
4.制定公司培训计划,组织人员参加培训,评估培训效果;
负责组织公司员工的考核,处理员工针对考核结果的申诉。
5.依据公司工资总额,编制公司年度薪资调整方案,审核公司员工每月的薪酬;
并做好下一年度的工资预算。
6.负责处理各种与劳动合同相关的事宜和劳资纠纷。
7.负责建立公司、子公司内部畅通的沟通渠道,及时了解员工意见和想法,积极听取和采纳员工合理化建议,并反馈给相关部门,受理员工投诉,调查后落实相关部门解决,负责建立有效的激励机制,充分发挥员工的积极性和创造性。
8.负责部门的工作的考核,负责公司人力资源信息的上传下达工作,代表公司对口部门沟通、协调。
9.负责将部门工作计划分解到个人,并监督计划完成情况,评价考核下属员工工作完成状况,控制部门预算的使用情况。
10.定期向总经理汇报人力资源工作开展情况,及员工的思想状况,为任务的开展做好沟通和协调工作。
11、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作
12、协助审批行政系统文件,在部门总监授权下审批其它系统的文件。
13、领导公司的后勤服务工作,创造和保持良好的工作环境
14、定期协助部门总监组织做好办公职能检查,及时发现问题、解决问题,同时督促做好纠正和预防措施工作。
15、定期协助部门总监主持行政系统例会,召集公司行政方面工作会议,参加办公例会以及其它重要会议。
16、完成领导交办的其他临时工作。
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对公司办公秩序有协助维护和检查权。
2、对各系统和部门的行政检查工作有协助督办权。
对各部门防火安全与保卫隐患有限期协助整改权。
5、有对行政系统所属员工和各项业务工作的协助管理权。
业务范围内紧急事件的权宜协助处理权。
7、有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩的协助建议权。
8、对隔级下级的任命有协助批准权。
12、对限额资金使用有协助批准权。
定期向部门总监提交工作计划与工作总结
定期向部门总监沟通工作进度状况
定期汇总部门人员的工作开展情况以书面形式报告,并作出相关工作指导建议
与部门人员就工作的开展进行沟通
与公司各部门就工作进行沟通
定期与厂区行政人力部就工作情况进行沟通
定期与人事局、社保局进行沟通
不定期与招聘网站公司进行工作沟通
不定期与公司律师事务所进行沟通
前台、行政网管、行政司机
在部门主管的领导下,负责协助开展行政人力部的工作,协助带领部门内人员完成职责范围内的各项工作任务。
描述:
1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作
2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理
3、各项规章制度监督与执行
4、参与公司绩效管理、考勤等工作
5、奖惩办法的执行
6、协助行政部经理进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务
7、会务安排:
做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作
8、负责公司快件及传真的收发及传递
9、参与公司行政、采购事务管理
10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作
11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作
12、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作
13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等
14、协助行政部主管做好公司各部门之间的协调工作
定期向部门主管提交工作计划与工作总结
定期向部门主管提交工作开展进度状况
协助部门主管对前台、网管、司机,并作出相关工作指导建议
协助部门主管与部门人员就工作事宜进行协调和沟通
定期与办公用品供货商进行沟通
定期与物业进行沟通
不定期与工商局进行工作沟通
不定期与酒店、票务机构进行沟通
行政人力主管
协助行政人力部主管做好人力资源方面的工作。
1、协助制定人力资源培训计划、并协助实施和考核;
2、负责做好招聘与任用的具体事务性工作;
3、协助完善员工薪酬制度,参与薪酬与福利调查;
4、协助进行员工绩效考核;
5、协助完成人力资源部的工作程序和规章制度;
6、负责及时准确传达上级指示;
7、办理内部调动、解聘、退休、接纳和转移保险相关手续;
8、完成主管临时交办的各项任务;
定期向部门主管沟通工作开展进度状况
协助部门主管完成相关工作
不定期与各部门人员进行协调和沟通
在部门主管的领导下,全面负责公司办公设备、网络维修、网站的维护及修改等工作。
1、网络维护及网站管理相关事务;
2、办公设备维护及保养;
3、电脑故障解决;
4、OA系统维护,设置;
5、员工指纹采集、邮箱设置、OA系统开通;
6、公司通信费用管理;
7、公司花木养护;
定期向部门主管沟通工作进展情况
与部门同事互相帮助,协调完成工作
不定期与相关部门就办公设备相关事宜进行协调和沟通
定期与网络提供商就网络质量进行沟通
定期与办公设备供应商就设备维保事项进行沟通
在部门主管的领导下,全面负责公司车辆的驾驶、维修、保养、保险、过户等工作。
1、负责公司车辆管理工作;
2、完成公司接送任务;
3、公司员工宿舍管理;
4、负责公司车辆的维修、保养、保险、过户等工作;
5、完成领导临时交待的其他工作;
6、积极配合行政主管工作;
定期与车辆保养中心进行沟通
定期与车辆保险公司进行沟通
前台
在部门主管的领导下,全面负责公司前台行政工作。
1、负责公司人员考勤记录工作;
2、负责公司人员出差人员记录;
3、负责公司仓库管理;
4、负责公司邮件收发、传真工作;
5、负责公司出差人员预订火车票工作;
6、负责公司办公用品领用以及登记工作;
7、负责统计每月各部门的快递费用,然后与其核对,与快递公司结账工作;
8、负责公司酒店,餐厅预订工作;
办公室、电脑、电话、传真机
不定期与相关部门相关事宜进行协调和沟通
定期与快递公司进行沟通
不定期与酒店、宾馆进行沟通
与物业进行沟通
第三章工作审批流程
第四章行政人力部管理制度
4.1总则
1.为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本制度,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。
2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、考勤制度、办公室卫生规章制度、办公室用电安全、档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理等
4.2行政管理制度
4.2.1服务规范
1.仪表:
公司职员工应仪表整洁、大方;
2.微笑服务:
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方;
3.用语:
在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;
4.现场接待:
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待;
5.电话接听:
接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。
4.2.2办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即报修,以便及时解决问题。
4.2.3考勤制度
一、工作流程
1、公司原则上实行每周工作5天,平均每周工作时间不超过40小时的工时制度。
公司根据劳动法的有关规定确保员工的休息休假权利。
2、上班时间为周一至周五
主管及员工:
上午8:
30—12:
00,下午13:
30—17:
30
经理及以上员工:
15—12:
00,下午13:
45
行政人力部员工:
行政人力部将根据公司实际情况对工作时间进行调整。
3、 原则上公司不鼓励员工加班。
所有员工应提高工作效率,在工作时间内完成工作任务。
如遇特殊情况,确实需要加班的,应报主管领导及行政人力部批准,并报行政人力部备案。
二、请假流程:
1、请假必须事前填写《请假申请单》并提供有关证明(医院诊断证明、结婚证、准生证、生育证明等),办理批准手续,经批准后,假期方为有效;
如提供虚假证明视为旷工;
2、员工请假1天以内,由部门负责人批准;
2天~3天由主管总监和行政人力部共同审批,3天以上由执行董事周燕批准;
3、经理请假由行政人力部进行审核后,由执行董事周燕批准;
4、总监请病假、事假由执行董事周燕批准;
5、所有请假审批完成后一律交行政人力部备案;
6、遇有特殊情况应第一时间电话向部门负责人或行政人力部请假,返回公司后当日补办请假手续,否则以旷工论处。
三、缺勤处理
员工未按照公司规定,有迟到、早退、旷工、脱岗等行为的视为违纪,按如下办法考核并计扣工资:
1、迟到、早退30分钟内扣款30元,超过30分钟或月度累计3次迟到的按旷工半天计扣薪资;
2、员工旷工,扣除2倍岗位工资和当月奖金或提成;
当月旷工2天或当年累计旷工超过3天,予以辞退;
3、病假2日内凭医院诊断证明计扣定额工资的40%,超过2日按事假计扣薪资;
4、当月事假2日内按当天的定额工资标准扣除,2日以上扣除2倍定额工资和奖金或提成;
5、员工全年事假累计12天以上,超过的天数扣除2倍定额工资,取消当年年终奖金;
6、员工全年事假累计15天以上,按自动离职处理;
7、驻外人员由各主管部门负责考勤,行政人力部定期抽查,抽查结果不实的由行政人力部酌情处理。
4.2.4办公室卫生规章制度
1、值日人员负责办公室当天的保洁工作。
2、值日人员上、下午应提前半小时上班,离开办公室时,负责切断电源、关好门窗,做好安全工作。
3、坚持每日轮流清扫卫生制度,做到地面、桌面、柜上、窗台上清洁、整齐、窗明几净。
4、室内不许存放垃圾,及时把垃圾倒入通道。
5、各位员工自已的办公用品和各种用具存放整齐有序,不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画。
6、办公室工作人员要讲究卫生,养成良好的卫生习惯,保持办公室内外清洁美观,创造良好的工作环境。
7、办公室安排人员轮流值日,每日一小扫,每周一大扫,形成制度,坚持长久。
8、办公室人员有义务提醒外来人员:
不准随地吐痰,乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核,禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物。
4.2.5办公室用电安全
1、公用区域用电安全
计算机、电灯、空调要做到人在才开,人走就关。
下班后请自觉将办公室电灯关闭。
2、公共电器用电安全
复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机,防止意外事件发生,同时节约用电,节省能源。
3、个人用电存在问题及安全使用
下班后,计算机关机,显示器关闭;
中午休息时请将显示器关闭;
请保持电源插座附近的清洁、远离水源。
4.2.6档案管理
1.归档范围:
包括公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
3.档案的借阅与索取:
(1)总经理、执行董事、总经理办公室借阅非密级档案可通过行政人力部办理借阅手续,直接提档;
(2)公司其他人员需借阅档案时,要经执行董事批准,并办理借阅
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