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明晰Clearness具体Concreteness
简洁Conciseness诚意Conscientiousness
正确Correctness个性Character
礼貌Courtesy完整Completeness
体谅Considerateness优美Concinnity
三、商务信函的构成要素
1.信头(Letterhead)
是指发信人所在公司的名称和地址,通常是预先印制好的,一般位于信纸的正上方。
内容包括:
电话号码、电报挂号(CableAddress)、传真(Fax)和电传(Telex)号码、信件编号或索引号码以及写信日期。
例如:
英国——date/month/year
27February,2008
美国——month/date/year
February27,2008
2.信内地址(InsideAddress)
即收信人的姓名和地址,通常是在日期下面隔两行,位于书信正文的左上方。
3.称呼(Salutation)
是发信人对收信人的称号用语,自成一行,位于“信内地址”左下方的一、二行处。
商务书信的称呼通常要注意下面几点:
(1)DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语,前者是英国式的称呼,后者是美国式的称呼;
注意Sirs前通常加Dear;
Gentlemen必须用复数;
(2)DearMr.(Mrs.)Smith这种形式,用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。
(3)DearSir是指男性,DearMadam是指女性,DearSirorMadam是指不知道对方性别。
(4)称呼后面用冒号或逗号均可,一般用冒号。
4.正文
正式的商务信件在每一段之间均留一空行。
每一行末尾的单词一般不移行。
5.结尾客套语
位于正文最后一行下面一、二行处,从信纸中间偏右的地方开始写,一般占一行,第一个字母要大写,结尾用逗号。
6.签名
是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字,通常位于结尾客套语下面两行,从中间偏右处开始写,一般占3~4行:
第一行写公司名称,第二行是个人签名,要用钢笔;
第三行打印自己的名字,用于辨认和复信;
第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。
信封和书信的写法-TheStyleofEnvelopeandLetter
1.信封的写法
(1)美国式航空信封的写法
(Stamp)
ABCManufacturingCompany(收信人地址)
150GieraCourtParlin,Livingstone
NewJersey08859,USA
Mr.BlackSmith(收信人名字和职称)
PresidentoftheCompany
BeijingImportandExportCompany
86Baiyilu,HaidianDistrict100872
Beijing,PRC(发信人地址)
(2)英国式航空信封的写法
BeijingImportandExportCompany(收信人地址)
86Baiyilu,HaidianDistrict100872
Beijing,PRC
AFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)
SMITH&
SON,LTD
15WOODSTREET
LONDONE.C6
ENGLAND
商务写作的十大技巧
1.了解读者
2.使用第二人称,强调读者的利益
3.确定单一的交流目标和目的
4.清晰、简洁、直白
5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言
6.开篇和结尾有力
7.在长文件中应用标题、空白、图表
8.使用主动句,少用被动句
9.避免消极写作
10.应用说服的技巧来影响读者
商务写作目标
商务写作通常是为了完成以下任务:
通知
说服
指导
记录
商务信函举例1:
亲爱的思拜格女士:
我公司致力于为您提供高效的服务。
我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源,能够为您设计一流的健身中心。
这将有助于贵公司提高劳动生产率,降低缺勤率,而且我们收费很低。
请您仔细考虑,选择我公司将会有如下收益:
劳动生产率提高,员工士气高涨,缺勤现象减少,还有选择一流的供应商所带来的种种好处。
当您正考虑如何才能找到一家最好的公司,它将为您的公司提供上述益处时,我相信您一定会马上与我们联系,尽快开始改善贵公司的工作环境,提高公司业绩。
商务信函举例2:
收信人:
GreatValley人事部
发信人:
质量提高小组
主题:
停车场照明问题
日期:
2005/6/20
今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯,计划在停车场内端增设五盏,左右两边各增设三盏,共计11盏。
这些照明灯将创造一个更安全的环境,如有问题,请与质量小组的成员联系。
祝愉快!
商务信函举例3:
亲爱的阿兰:
作为会议中心的主席,我现在写信通知你有关我方机
构的重大变化,相信会对彼此业务关系产生影响。
普林斯顿会议中心拥有291间客房,在过去的两年里,
我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。
根据业
内年度统计资料,我们每间客房的盈利率已经进入全美
城郊旅店的前十位。
我们的业绩和有效管理使公司在几
年内获得了数项大奖,包括:
Pinnacle奖,AAA四星
奖。
我们希望增强与您的业务联系。
我们感谢过去几年里
您的惠顾,并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。
我们将保持优良的传统,更好与贵协会合作。
我们将很快与您电话联系,与您磋商最近的会议筹备
工作。
如果您有紧急需要,请打电话通知我们。
很荣幸
与您继续业务往来。
商务信函格式
常见的商务信函格式有:
1.缩行式(IndentedStyle)
缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母,各行以右斜方式排列。
各段的起始字缩入四至五个英文字母。
结尾客套语和签名置于中间偏右下方。
ABCBottlesPtyLtd.
KirraRoad,Ashtown1128
Mrs.R.G.Cole
Manager
MabelsPtyLtd
Canterbury8633
DearMadam,
Wemustremindyou…
Yoursfaithfully
J.Turner
ProductionManager
2.半平头式(Semi-blockStyle)
日期、客套语和签名一般从信纸中部写起
正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母
封内地址、称呼与左边看齐
ABCBottlesPtyLtd.
KirraRoad,Ashtown1128
Mrs.R.G.Cole
Manager
MabelsPtyLtd
Canterbury8633
DearMadam,
Wemustremindyou…
Yoursfaithfully
J.Turner
ProductionManager
3.平头式(BlockStyle)
平头式除信头、日期、客套语和签名外,其他部分每行开头都与左边边缘看齐。
Manager
MabelsPtyLtd
Yoursfaithfully
ProductionManager
4.完全平头式(CompleteBlockStyle)
信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平,从上到下一直线,段落间采用双行排列。
DearMadam,
商务信函惯用语
(一)起始用语
A.建立贸易关系
1.Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.
我们愿与贵公司建立商务关系。
2.Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.
我们希望与您建立业务往来。
3.Thiscorporationisspecializedinhandlingtheimportandexportbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.
译:
…
B.自我推荐
1.Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…
请容我们自我介绍,我们是…首屈一指的贸易公司。
2.Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.
本公司经营该业务很多年,并享用很高的国际声誉。
C.推销产品
相信您对本公司新出品的…会感兴趣:
Youwillbeinterestedinournewproduct…
D.索取资料
我们对贵方的新产品…甚感兴趣,希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasetohaveacatalogandpricelist.
WehaveseenyourAD.inTheNewYorkTimes…
E.寄发资料
Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.
F.符寄资料
随函附上本公司新出品的…样品,请查收。
Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew…
J.价格
我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高,请你方降价,以适应竞争。
Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.
P.付款
WehavethepleasureofenclosingourchequeinpaymentofyourinvoiceNo.…
兹附上支票一张以付清第×
×
号发票上的金额。
(二)回复来函
1.WethankyouforyourletterofOctober27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingtradewithyou.
10月27日函悉,谢谢。
我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。
2.Wehavereceivedyourletterof…andshallbegladtoofferyou…
3.ThankyouforyourletterofSeptember28.Wewillnowconsiderthismatterseriously.
(三)结尾用语
1.情况紧急,盼速回信。
Asthismatterisurgentweshouldappreciateanearlyreply.
2.Yourpromptreplyiseagerlyawaited.
3.Welookforwardtohearingfromyousoon.
4.Weanticipatethepleasureofhearingfurtherfromyou.
5.Weawaityourfurthernewswithinterest.
相关信息
公司结构与有关职称
Headquarters(HeadOffice)总部(总公司)
Subsidiaries直属子公司
Overseassubsidiaries直属海外子公司
Affiliatedcompanies下属公司
Affiliatedoverseascompanies下属海外子公司
Chairman董事长,董事会主席
ViceChairman副董事长
Executivedirectors常务董事
Directors董事
President总裁,总经理
BoardofGovernors理事会
BoardofSupervisors监事会
美国公司职务的称谓
董事长:
President
首席执行官(CEO):
ChiefExecutiveOfficer
首席财务官(CFO):
ChiefFinancialOfficer
首席技术官(CTO):
ChiefTechnicalOfficer
营销副总裁:
VicePresidentofMarketing
主任:
Director
总会计师:
FinancialController
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