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②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日回复《会议通知》给行政人事部。
③行政人事部在会议前一日下发最终《会议议程安排表》(请见表“行.会02”)予参会人。
2.1.1.3会议主持人:
①董事长或公司总经理。
②董事长或总经理若因公出差无法主持时,则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。
2.1.1.4会议参加人:
①公司各部门总监或分管副总、总监助理、各部门经理。
2.1.1.5列席人员:
①各部门管理层。
②视实际需要,可指定其他有关人员出席。
2.1.1.6会议内容:
①梳理和分析公司各部门一旬内工作状态,点评优劣、得失,给予指导方针、工作方法。
②公司各部门工作计划执行情况,及时纠偏,及时支持。
③公司各项工作与企业战略目标契合度的及时纠偏,及时支持。
④研究、部署公司运营、经营、行政工作,讨论决定公司各项重大工作问题。
2.1.1.7会议记录和内容整理:
①除特殊会议外,会议记录由人事行政部文秘人员完成,并做《会议记要》(请见表“行.会04”)。
②会议记录、记要整理后上报主持人审核、审批。
③《会议记要》审核后由与人事行政部周一上午下发各部门。
④与《会议记要》同时下发的还有《会议决定事项实施管理表》(请见表“行.会05”)。
2.1.2.公司周工作例会内容提要
2.1.2.1会议时间:
①每周一上午09:
②为避免会议过多或重复,公司周例会可以与其他会议一同召开。
2.1.2.2会议组织:
①最晚在公司例会前的每周五下午17:
00前,各部门上报《例会提要》到行政人事部(请见表“行.会03”)和《周工作计划表》(请见表“行.计01”)。
②由行政人事部整理,在会议前下发最终《会议议程安排表》(请见表“行.会02”)予参会人。
2.1.2.3会议主持人:
①各部门总监或分管副总轮流主持。
②董事长或总经理若因公无法参加时,则指定的公司其干部代行会议权力。
2.1.2.4会议参加人:
②各部门经理及管理团队
2.1.2.5列席人员:
①视实际需要所邀请的其他人员
2.1.2.6会议内容:
①协调各部门工作进度,使各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。
②对涉及部门较多,对公司整体有较大影响的问题集体探讨;
集思广益,寻求解决间题的方法。
③追踪并改进日常管理工作,对各部门工作执行情况及时纠偏,及时支持。
④不能达成共识时,上报董事长或总经理办公会,请董事长或总经理裁决。
2.1.2.7会议记录和内容整理:
①每周例会的会议记录由人事行政部文秘人员完成,并做《会议记要》(请见表“行.会04”)。
2.1.3.公司月度综合业务分析会内容提要
2.1.3.1会议时间:
①每月29日上午09:
②为避免会议过多或重复,公司月度综合业务分析会可以与其他会议一同召开。
2.1.3.2会议组织:
2.1.3.3会议主持人:
①董事长或总经理。
②董事长或总经理若因公出差等原因无法主持时,则由副总经理或指定的公司高级干部代行会议职权。
2.1.3.4会议参加人:
2.1.3.5列席人员:
2.1.3.6会议内容:
①公司各部门汇报上月各自业务状况,汇报优劣、得失,提交对策、措施,提供解决问题建议。
②公司各部门汇报下月各自业务工作排序、计划、步骤,汇报所需支持、资源。
③ 讨论、研究、部署、决定公司有关各项业务工作问题,及时纠偏、协调,及时配合、支持。
④主要业务议题有:
客户状况通报、评估、分析;
财务状况通报、评估、分析;
行政人事状况通报、评估、分析;
项目施实进程状况通报、评估、分析;
设计开发状况通报、评估、分析;
产品、服务质量状况通报、评估、分析等。
2.1.3.7会议记录和内容整理:
2.1.4.其他会议内容提要
公司董事长、总经理、或其他的公司高管,都可发起各种临时组织的会议;
但需要书面呈报(请见表“行.会06”)。
董事会,同意申请后,由行政人事部组织实施。
一般有〈员工大会〉,季度、半年、全年〈业务总结会〉,新年〈工作部署大会〉,年度〈总结表彰大会〉,阶段性的〈项目总结〉、〈质量分析〉、〈设计工作〉、〈营销运营〉等等专项会议。
2.1.4.1会议时间:
①由董事长或总经理,或会议发起人决定召开时间,行政人事部另行通报。
②为避免会议过多或重复,其他会议可以与其他会一同召开。
2.1.4.2会议组织:
①由行政人事部提前会议三日或当日下发《会议通知》。
②接道《会议通知》的参会人需提前会议二日或当日回复《会议通知》给行政人事部。
③行政人事部在会议前一日或当日下发最终《会议议程安排表》予参会人。
2.1.4.3会议主持人:
①董事长或总经理,或会议发起人。
2.1.4.4会议参加人:
①由董事长或总经理,或会议发起人决定。
2.1.4.5列席人员:
2.1.4.6会议内容:
2.1.4.7会议记录和内容整理:
①由董事长或总经理,或会议发起人决定。
2.2、部门级会议:
主要包括〈部门每周例会〉、〈部门专业类办工会〉、〈部门专项类业务会〉等。
2.2.1.各部门周工作例会内容提要
2.2.1.1会议时间:
①每周五下午13:
②为避免会议过多或重复,部门周例会可以与其他会议一同召开。
③如有变更由各部总监或指定人员另行通报其部门员工。
2.2.1.2会议组织:
①各部门总监或指定人员,根据公司例会《会议记要》所布置的工作任务,以及本部门应完成的常态性工作,分解到本部门的每个班组或每位员工,即完成《周工作计划表》(请见表“行.计01”)。
②就一周工作计划,本部门的每位员工参与讨论、理解、掌握,并能够保证很好的实施完成。
③行成最终“周工作计划”后最晚在每周五下午17:
00前上报《周工作计划表》到行政人事部。
④由行政人事部整合所有部门的《部门周工作计划表》、《公司例会提要》,并就各部工作进展进行跟踪。
⑤由行政人事部最晚于周四中午11:
00前下发《会议议程安排表》、《会议决定事项实施管理表》(请见表“行.会05”)至各部门。
2.2.1.3会议主持人:
①部门总监、负责人或指定人主持。
。
②有必要邀请别部门参加会议时需提前通知。
2.2.1.4会议参加人:
①部门经理及管理团队。
②部门员工。
2.2.1.5列席人员:
2.2.1.6会议内容:
①协调各班组、员工间工作进度,保证各项工作、经营活动按照预期目标有序进行。
③检查、总结、布置日常工作,对部门工作执行情况及时纠偏,及时支持工作。
2.2.1.7会议记录和内容整理:
①每周例会的会议记录由部门文秘或指定人完成,并做《会议记要》(请见表“行.会04”)。
②会议记录、记要整理后行成《部门周工作计划表》、《公司例会提要》,上报部门审核、审批。
③与最晚周一上午10:
00前上报人事行政部。
④部门各班组和各级员工遵照《部门周工作计划表》展开各项工作。
2.2.2.部门专业类办工会、部门专项类业务会
一般情况下无特殊状况不独立召开以上两会,以上两会的内容在各部门“每周工作例会”中讨论确认;
如有必要召开以上两会则进入2.1.4条公司〈其他会议〉流程。
2.3、外部级会议:
2.3.1.公司非营利性外部会议:
如现场会、企管成果发布会、报告会、科技成果发布会、信息发布会、参观等。
2.3.2.公司营利性外部会议:
如洽谈会、展示会、座谈会、产品说明会、客户联谊会等。
2.3.3.所有外部级会议均采用公司会议管理体系的2.1.4条〈其他会议〉流程。
2.3.4.所有外部级会议一律由行政人事部受理安排,有关业务对口部门协作做好会务工作。
▲第三章会议制度
3.1、会议安排:
3.1.1.为避免公司会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
3.1.2.为避免公司会议过多或重复,公司各类会议能够合並的尽可能合並召开。
3.1.3.凡涉及公司多个部门负责人参加的各种会议,均须于会议召开前经董事长或总经理批准后,分别报行政人事部汇总,并由行政人事部统一安排,方可召开。
3.1.4.行政人事部将年、季、月公司例会和各种类型会议,统一平衡编制成《会议计划》并订印发放到公司各部领导和相关人员。
3.1.5.凡行政人事部已列入《会计计划》的会议,如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集会议部门或召集人应提前报请行政人事部调整会议计划;
未经行政人事部同意,任何人不得随便打乱正常会议计划。
3.1.6.对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议,行政人事部有权拒绝安排。
3.1.7.对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,行政人事部有权安排合并召开。
3.1.8.各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外),应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
3.2、会议礼仪管理条例
3.2.1.目的:
①会议礼仪,是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项,懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。
②良好的会议礼仪不仅是个人素养的展现,也是企业文化一个部分的体现。
3.2.2.会议发言人的礼仪:
①会议发言有正式发言和自由发言两种,前者一般是领导报告,后者一般是讨论发言。
正式发言者,应衣冠整齐,走上主席台应步态自然,刚劲有力,体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。
②发言时应口齿清晰,讲究逻辑,简明扼要。
如果是书面发言,要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿,旁若无人。
发言完毕,应对听众的倾听表示谢意。
③自由发言则比较随意,应该要注意,发言应讲究顺序和秩序,不能争抢发言;
发言应简短,观点应明确;
与他人有分歧,应以理服人,态度平和,听从主持人的指挥,不能只顾自己。
④如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答,对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由,对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。
3.2.3.会议参加者的礼仪:
①会议参加者应衣着整洁,仪表大方,准时入场,进出有序,依会议安排落座,开会时应认真听讲,不要私下小声说话或交头接耳,发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。
②会议期间应把手机关闭或调成震动。
3.2.4.主持人的礼仪
各种会议的主持人,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
①主持人应衣着整洁,大方庄重,精神饱满,切忌不修边幅,邋里邋遢。
②走上主席台应步伐稳健有力,行走的速度因会议的性质而定,欢快、热烈的会议步频应较慢。
③入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。
持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。
双手持稿时,应与胸齐高。
④坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸。
两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。
⑤主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。
⑥主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。
⑦主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,可点头、微笑致意。
3.3、会议纪律管理制度
3.3.1.会议实行签到制度,凡不能参加会议或不能准时参加会议者,要向主管领导和行政人事部请假;
不请假又不按时到场者,将记工作差错一次,并责令在电子政务中写出检讨,。
3.3.2.与会人员提前10分钟入场,不得无故迟到;
迟到者罚站与迟到相同时间,并唱歌一首;
与会人员中途不得随意离开会场,违者唱歌一首。
3.3.3.会议期间有事早退或中途退会者需请假,会议主持同意后方能离开。
3.3.4.与会人员应集中精力开会,手机须调为静音或震动;
不办理与会议无关事宜,如有要事等待电话应事先通报主持人,违反者罚唱歌一首。
3.3.5.会议期间不准大声喧哗,不得在会场上随意走动,不准做与会议无关的杂事,交头接耳或打瞌睡,不得随地吐痰,不得乱扔废弃物。
3.3.6.在他(她)人发言期间,除主持和老总外,与会者不得私自打断发言人,不得私下交谈议论,争论抢白;
如需发言,应等待合适时间举手请求发言。
3.3.7.所有会议发言者的发言资料需事先准备充分,发言需简明扼要,直截了当,内容要“精”、“短”、“实”,合理控制时间;
为节约时间主持人有权要求发言人停止发言。
3.3.8.会议一时不能讨论解决的事宜且另作处理,或由专人跟办,或会后专项研究,会议上不应费时讨论,不可纠缠不休。
3.3.8.会议上所确认为机密的事项不得准泄露,参会人员要妥善保管会议材料,不得向无关人员泄露会议内容。
3.3.9.会议上未形成决定的方案或未被通过的提议、提案,必须自觉保留,会后不乱议论;
会上决定之事项,公司各部门、各岗位必须自觉贯彻执行,其结果应主动报上。
▲第四章会议管理表格
会议通知〈行.会01〉
会议编号:
【】会议通知如下:
承办【】邀请【】部门【】参会
议题
日期
年月日时分~~时分
地点
与会人员
会议主持
列席人员
会议记录
部门参会人回复:
发言议题
发言时间
其他要求
确认
会议议程安排表〈行.会02〉
会议日期:
年月日时会议编号:
会议议程
会议发言人
发言主题
时间安排
备注
会议简介
主持人:
会议内容简介
分钟左右
董事长或指定人发言
分钟左右
总经理或指定人发言
财务总监或指定人发言
1.
2.
3.
技术总监或指定人发言
销售总监或指定人发言
客户总监或指定人发言
网络运营总监或指定人
行政总监或指定人发言
子公司指定人发言
其他
1.
会议提要〈行.会03〉
提要部门:
年月日
参加者
缺席者
发言人
上期工作总结
下期工作安排
所需资源
和支持
其他事项
会议记要〈1〉〈行.会04〉
会议名称:
时间:
地点:
主持人:
记录人:
参加者:
缺席者·
理由:
主要议题:
1、2、3、4、
部门·
发言人:
评点·
回复·
发言人
会议记要〈2〉〈行.会04〉
时间
地点
主持人
记录人
会议名称
理由
主要议题
记要重要程度:
A很重要,B重要,C一般性重要,D要检讨,E考虑
部门.发言者:
主要问题
对策措施
期限/负责人
落实情况/重要程度
主要反对意见
检讨事项
领导评点
记要重要程度:
公司(决策性)会议决定事项实施管理表〈行.会05〉
会议名称:
年月日
决定事项:
同意
实施目标·
实施日期·
完成时限等
执行部门
执行负责人
跟踪·
评价·
日期
临时会议申请表〈行.会06〉
会议名称
会议主题
会议日期
会议时间
会议地点
会议需要
交通□布置□茶水□就餐□住宿□
参加单位
家,明细后附
参会人数
男:
女:
邀请单位
申请部门
申请人
财务部
审核
行政部
批复
总经理
批示
董事长
▲第五章会议组织管理要领建议
5.1.提高会议成效的要领
5.1.1.要严格遵守会议的开始时间。
5.1.2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
5.1.3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。
5.1.4.应当引导在预定时间内做出结论。
5.1.5.在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。
5.1.6.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
5.1.7.应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
5.2.主持会议时注意如下事项
5.2.1.发言内容是否偏离了议题?
要及时纠偏。
5.2.2.发
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