时间管理培训2.ppt
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时间管理培训2.ppt
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时间管理TimeManagement,2002年9月,用一个词描述你现在的工作、生活状况,Itsnotenoughtobebusy.你完全没有必要这么忙!
Thequestioniswhatareyoubusyabout?
问题的关键在于你究竟在忙些什么?
有哪件事,你经常做会对个人生活产生重大的正面影响,但迟迟未行动?
在工作中有哪件事会产生同样的效果?
忙要忙得有意义勤奋、运气或灵活的手腕,固然重要,却非关键,惟有掌握重点才是成功的不二法门。
辨别事情的轻重缓急,急所当急,充分授权,是个人管理之钥。
应变,善用时间实例,邀总经理共进午餐(一至一个半小时)拟订下一年度媒体广告预算(二至三天)处理积压过多的公文(一至一个半小时)与业务经理讨论上个月业绩(四个小时)处理急待回复的若干信件(一小时)浏览桌上堆积如山的医学杂志(半小时)为下个月的业务会议准备口头报告(二小时)据传某产品最近一批货的品管有问题回复政府主管官员来电,讨论此事(半小时)参加下午两点召开的主管会议,但议题不明(一小时),时间管理理论演变,利用便条和备忘录行事日历与日程表优先顺序个人有效管理:
独立意志,以原则为中心,以良知为导向,如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时间管理的精髓所在。
-柯维,时间管理的益处,控制Control减轻压力LessStress节省时间SaveTime更加专注MoreFocus提高工作质量ImproveQuality平衡Balance,应变,制变,效率,成效,时间管理TimeManagement,优先计划管理,大石块小石块沙子,时间管理通则,把每天要做的事列一份清单确定优先顺序,从最重要的事情做起每天都这么做,喜欢做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花费时间少的事情,已排定时间的事情,资料齐全的事情,经过筹划的事情,别人的事情,有趣的事情,紧急的事情,不喜欢做的事情,不熟悉的事情,难做的是事情,花费时间多的事情,未排定时间的事情,资料不齐全的事情,未经筹划的事情,自己的事情,枯燥的事情,不紧急的事情,重要,非紧急,重要,紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要,非紧急,非重要,紧急,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节-哥德,优先矩阵分类表:
偏重各类事务的结果:
重要,非紧急,重要,紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要,非紧急,非重要,紧急,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节-哥德,你的缺点在于:
(一)无法辨别事情重要与否?
(二)无力或不愿有条不紊地行事?
(三)缺乏坚持以上原则的自制力?
在任何特定的群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。
帕雷托原则(ParetoPrinciple),20,80,销售额使用率产出收获问题,顾客指令投入付出原因,Pareto原则应用,集中精力在能获得最大回报的事情上,而不要花费在对成功无益的事情上,80/20原则,个人管理四步骤:
(一)确定角色
(二)选择目标(三)安排进步(四)逐日调整,Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.风不会偏爱没有目的港的人,目标能唤起你最高尚的才能,自己的切合实际的书面的可衡量的有时限的平衡和谐的,下年目标,3-5年目标,10年目标,20年目标,人生目标,目标金字塔,使命宣言,角色,目标,每日目标,每周目标,月度目标,季度目标,年度目标,目标金字塔,每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权,大脑图Mindmap,左脑管理分析、推理、规划、应用,右脑领导哲学为基,关于人生目标、使命等,每日时间计划表,时间已具体确定的会谈、会议时间没有具体确定的待处理事项电话记录等信息,把已确定的会谈、会议安排到日程中把待做的事项列表、标明所需时间和A、B(B可授权)把待做的事项安排到日程表中,注明所需文件出处做完事项勾掉,操作步骤,时间管理TimeManagement,自我组织管理,优先计划管理,沟通管理,自我组织管理,时间的“+-/”,+:
找出隐藏时间-:
减少无谓的时间浪费:
提高工作成效/:
根除浪费时间习惯,找出隐藏时间,善用等候与空档时间创造时间区逆势操作背包原则,“+”,减少无谓的时间浪费,“-”,帕金森定律:
事情增加是为了填满完成工作所需的多余时间,记录时间使用情况分析时间使用情况消除浪费时间因素集中精力使用时间,提高工作成效,“”,医治“文件满桌病”建立有效的办公环境,1、“下达指令”型2、“充分信任”型,高效率的秘诀授权,办公桌上的物品摆放原则每天下班前将办公桌整理就绪文件处理原则建立一套文件处置系统,建立有效的办公环境,根除浪费时间习惯拖延,“/”,不是从未开始,就是从未结束。
时间管理TimeManagement,自我组织管理,优先计划管理,沟通管理,沟通管理,具生产力的沟通,具有同理心利用有效的发问方式聆听完整的信息,懂得说“不”,附以理由,提供其他途径对事不对人时间结构的暗示肢体暗示,避免会议弊病,确定清晰的目标尽量减少与会人数选择适当开会时间与地点提前准备议程,资料分发与会者避免长时间的会议,对会议加以时间限制,善用时间实例,邀总经理共进午餐(一至一个半小时)拟订下一年度媒体广告预算(二至三天)处理积压过多的公文(一至一个半小时)与业务经理讨论上个月业绩(四个小时)处理急待回复的若干信件(一小时)浏览桌上堆积如山的医学杂志(半小时)为下个月的业务会议准备口头报告(二小时)据传某产品最近一批货的品管有问题回复政府主管官员来电,讨论此事(半小时)参加下午两点召开的主管会议,但议题不明(一小时),现在就做,立即行动,找出一件一直为你所忽略,但是会对个人回事业产生重大影响的事,写下来作为近程目标根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间,然后连续三天记录行事历,每十五分钟为一单位,验证正确与否?
你是否满意自己运用时间的方式?
有没有应当改弦易张之处?
列举可授权的事项及合适的授权对象,并付诸行动,规划下一周的活动,依据不同角色设立目标,再把目标转化为行动,列入行事历。
一周后,检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活,意志是否坚定?
下定决心,以后每周固定规划行事历,并选择一定时间来进行。
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