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包括以公司名义发文,以部门名义发文,以党委名义发文,以工会名义发文。
第六条文号管理:
各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号,发文文号规范如下:
1)以公司名义发文:
司字年号,此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文;
2)以总裁办公室名义发文:
字年号,此文号用于涉及总裁办公室业务的发文;
3)以人力资源部名义发文:
人字年号,此文号用于涉及人力资源部业务的发文;
4)以资金财务部名义发文:
字年号,此文号用于涉及资金财务部业务的发文;
5)以投资管理部名义发文:
字年号,此文号用于涉及投资管理部业务的发文;
6)以审计监察部名义发文:
字年号,此文号用于涉及审计监察部业务的发文;
7)以投资银行部名义发文:
字年号,此文号用于涉及投资银行部业务的发文;
8)以资产管理部名义发文:
字年号,此文号用于涉及资产管理部业务的发文;
9)以研究发展部名义发文:
字年号,此文号用于涉及研究发展部业务的发文;
10)以党委名义发文:
字年号;
11)以工会名义发文:
字年号。
12)公司文号顺序以年为单位从001号开始,公司及各部门采用大排序的方式编号。
13)各部门无须加盖公司章的发文,不须申请文号。
第七条 发文种类:
1)请示:
请上级指示和批准。
2)报告:
向上级机关汇报工作,反映情况。
3)指示:
对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。
4)批复:
答复请示事项。
5)通知:
传达公司的重要情况以及相关事项,发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级公文,公布应当遵守或周知的事项。
6)决定:
对某些问题或者重大行动作出安排。
7)函:
平行部门之间互相商洽工作,答复问题或知会有关事项。
8)会议纪要和决议:
传达会议议定事项和主要精神,要求有关部门共同遵守执行的。
第八条 发文格式:
采有B5号纸,横排。
1)文件抬头:
公司文件,红字。
2)文号:
加黑宋体小四号字。
3)主送单位及标题:
加黑宋体四号字。
4)正文:
仿宋小四号字,1倍半行距。
5)单位印章:
红色公司章。
6)日期:
加黑宋体四号字,用大写。
7)抄报、抄送、存档:
宋体四号字。
第九条 草拟公文应注意以下事项:
1)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2)反映情况要客观,实事求是。
3)文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。
4)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第一十条 发文程序:
1)发文部门负责文件的起草工作,文件起草完成后,首先到总裁办公室申请文号,并填写发文登记表。
2)各部门发文前,首先由部门经理及主管总裁审核,后交由需会签的部门,由会签部门经理签字确认后,交总裁审批。
3)总裁审批后,由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发。
第一十一条文件发送与签收程序:
1)公司本部采用书面签收发式,总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理,由部门经理在文件发文单上签收。
2)对公司所属公司发文,首先由秘书以传真方式发送文件,然后采用邮寄方式递送文件原件,各公司于每月25日,将收到的公司文件,以书面形式签收,再将签收单邮寄回公司,由秘书备案。
若属紧急事务,需立刻知悉各公司是否收到文件,秘书需在传真中注明,各公司收到传真后,应立刻以传真形式签收,并由秘书在发文单中注明。
3)在北京的部门及公司,紧急文件以传真方式,一般文件以递送方式,各公司在文件发文单中签收。
若由本公司人员代交,需在发文单中注明。
第一十二条发文的判行权限:
1)以董事长署名行文者,应送呈董事长判行。
2)加盖公司章的发文:
应送呈总裁判行。
3)若因紧急事务,总裁不在的情况下,可由公司主管行政的副总裁代为判行,但须经总裁补签。
4)以各部门名义发文,无须加盖公章者,由各部门主管总裁判行。
第一十三条传真发文管理:
公司传真由前台负责,公司所有传真必须在前台登记,未登记的传真,前台有权拒绝发送,且可视为未经公司认可的文件。
第一十四条收文:
公司收文由前台负责,发往公司的各类文件均由前台进行登记,公司人员若代为公司传送文件,也应首先将文件交与前台,由前台登记。
第一十五条收文管理程序:
1)公文处理:
公司的所有收文必须登记,并注明公文转移的去向。
前台将公文登记后,交总裁办公室秘书,由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发。
若秘书不能判明,由总裁办公室主任决定。
秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记,如需存档,秘书要立刻办理文件存档手续。
2)信函处理:
•指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还;
未能认为公务文书的信函,经其收信人本人拆封后如系公务文书,应交回前台依公文处理。
•指名总裁助理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交回前台依公文办理。
3)图书期刊处理:
当日的期刊报纸,由前台放于阅报处,公司员工可自由取阅,但员工应在阅后及时放回原处,如需摘要,需采用复印的形式。
专业性的报纸期刊,由前台每月25日整理一次,统一交秘书存档。
4)声像材料的处理;
所有声像材料交由秘书处理。
5)传真、电报处理:
传真、电报视同公文,依公文原则办理。
第一十六条收文处理要点
1)遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件,秘书应将正本妥为保藏,若需调用,应以复印件代用。
2)为利文书处理并达到分层负责目的,经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办,各主管人员应对文案注明意见,避免只签名而无意见。
第一十七条文件处理期限
1)前台及秘书收文时,原则上应随到随送,不得积压,最迟应于文到一小时内送交有关人员。
2)经办人员的处理期限。
•急件、电报、机密文件等应随到随办,于文到一日内处理完毕为原则。
•一般文件由部门经理指定处理期限,一般以文到三日内处理完毕为原则。
•来文定有答复期限者,应尽力于来文所定期限内处理完毕。
•计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
3)文件归档,应日案日清,最迟不得逾二日。
4)签呈及传阅文件:
时接时清,接到文件后立刻签呈或签阅,最迟不得超过一日。
第一十八条档案管理:
总裁办公室秘书为公司专职档案管理员,负责管理公司的全部档案。
各部门可设兼职档案管理员,负责管理各部门的档案。
公司档案原则上均交由总裁办公室负责保管。
文件处理完成后,原稿由总裁办公室归档,经办部门视实际需要留存复印件。
如因业务处理特殊需要,原稿须由经办部门保管者,应经秘书同意后妥为保存,秘书以复印件归档,并在备注中注明,各部门使用原件完毕后仍应将原件交秘书保存。
第一十九条归档文件的检查:
1)检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2)文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
3)与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
第二十条归档文件的保存期限:
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1)永久保存:
1.公司章程;
2.股东名簿;
3.规章制度及公司条例;
4.董事会及股东会纪录;
5.财务报表;
6.政府机关核准文件;
7.不动产所有权证及其他债权凭证;
8.工程设计图;
9.其他经核定须永久保存的文书。
2)10年保存:
1.预算、决算书类;
2.会计凭证;
3.事业计划资料;
4.其他经核定须保存10年的文书。
3)5年保存:
1.期满或解除之合约;
2.其他经核定保存5年的文书。
4)1年保存:
无长期保存必要者。
5)须销毁的文件须经总裁办公室主任批准后,由秘书负责并派专人监销。
第二十一条档案文件的调用:
1)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具"
调卷单"
经其部门经理批准后由秘书调阅。
2)秘书接到"
经核查后,取出该项档案,并于"
上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期,将档案交与调卷人员。
"
则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。
3)于档案室当场借阅者,可免填"
。
4)档案归还时,经秘书核查无误并于"
填注归还日期及签字确认后,档案即行归入档夹。
由管档人员留存备查。
5)档案的借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
6)调卷人员对于所调案卷,不得抽换增损。
7)调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应重新填写“调卷单”不得私自授受。
8)调阅档案限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之档案,需经总裁办公室主任同意。
9)公司总裁助理以上人员调卷,由秘书负责填写“调卷单”。
由调卷人员签字确认。
10)公司重要档案须经总裁批准后方可调卷。
第二十二条声像档案管理:
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成。
第二十三条声像档案是本公司档案的组成部分,由总裁办公室集中统一管理。
第二十四条声像档案种类:
1)反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2)各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3)本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。
4)涉及本公司权益的声像资料。
5)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6)其它具有保存价值的声像资料。
第二十五条电子文档管理:
公司所有的档案应尽可能制作成电子文档,电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。
公司总裁办公室秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。
借阅电子文档的程序同借阅档案。
第二十六条本规定自发布之日起生效,修订权、废止权在总裁办公会议,由总裁办公室负责解释与实施。
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第二十七条
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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