费用管理(打印)Word下载.docx
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日常办公用品:
行政部根据各部门计划负责采购、登记、领用,固定资产、低值易耗品的费用由公司承担。
公司复印费用、证件更换、年检等费用统一计入公司费用。
手机费用:
手机由员工自己购买并负责维护,如不慎遗失手机的,必须在3天内办理复机手续,否则一律不予报销手机费用。
对于公司统一预付费所购手机,属于公司财产,按固定资产管理方式管理,离职时一律归还公司。
如有遗失按相关协议处理。
以公
司名义购买的手机卡,员工离职时须归还公司。
5.差旅费:
(1)差旅费用控制原则:
既要厉行节约,又要注意形象;
少花钱在贪图安逸上,多花钱在提高效益上。
(2)差旅费用标准:
为体现国内消费水平的地区差异,现确定上海、北京、深圳、广州为一级消费城市,除省会城市之外国内其他城市为普通城市。
并制定标准如下:
员工级别
住宿费
市内交通费
伙食补贴
普通员工
普通城市
省会城市
一级城市
一级城市出差的交通补贴为元/人天外,其它地区补贴为元/人天
一级城市出差的伙食补贴为元/人天外,其它地区补贴为元/人天
部门经理
副总/总经理
实报实销厉行节约
国外出差标准另行制定。
(3)差旅费报销规定
严格控制差旅费开支标准:
部门经理职务以上人员,若一晚火车可以抵达的,建议坐火车,原则上可本着厉行节约的原则根据工作需要自行决定交通工具;
其他出差人员原则上不得乘坐飞机、火车软座、轮船二等以上舱,不得绕道乘坐车、船,特殊及紧急情况需事先经公司副总经理批准,否则额外费用均由个人承担。
报销发票真实有效:
用于报销的单据应为有效发票,票据丢失不得用其他种票据抵充;
a.交通费出租车票必须写明日期,大写金额要字迹清楚,且要复写或者单联,有财税部门套印监制章,有开票单位的公章,市内车票背面应注明起始地点;
b.小规格车票应有金额有财税部门套印监制章和出票单位公章;
c.火车票、飞机票(人身保险单)、轮船票,凡在财务上报销的车票,有起始时间,金额清晰;
d.开具住宿费发票时,出差人员应提醒开票单位,如实填写住宿时间(始、终日期应与出差飞机票、火车票吻合)、每天的单价、总金额。
若酒店只写住宿总金额,不写日期、单价的,报销时视作1天计算,因填写不当造成损失由个人自己负责。
按审批流程和权限及时报销
出差人员应于出差返回后及时报销,根据有关凭证据实填列,经财务部门复核,相关主管审批后方可报销。
如因出差人员玩忽职守,贻误商机,给公司造成损失,其个人出差所发生费用将不予报销,还将视给公司造成损失轻重等情况追加罚款,直至除名。
部门主管等上级分管领导同时负连带领导责任,给予相应处罚。
同时,公司将不排除通过法律手段追加当事人全部责任。
6.业务费招待费、礼品费等特殊费用:
(1)副总经理的招待费及礼品费用按以下规定执行:
a.费用在1000元/次以下的,不需要报备,但必须在费用发生后一个月内报销,否则不予报销。
b.费用在1000元—6000元/次,采用报备制度,应在费用发生后的3天内报备到财务经理,财务经理对报备进行记录并每周汇总,对异常用款情况进行及时监控和汇报。
c.费用在6000/次以上,不得采用报备方式,必须事先经公司总经理审批同意后才可开支,否则不予报销。
(2)副总经理以下的员工原则上不允许有招待,礼品费用发生,如有特殊情况可事先向主管副总经理申请,确认后才可开销,但必须在费用发生后15天内报销。
主管副总经理批准权限:
a.费用在1000元/次以下,可直接批准。
b.费用在1000元—6000元/次,需在批准员工的申请后三天内向财务经理报备。
c.费用在6000元/次,需事先经公司总经理核准后方可批准员工的申请。
注:
报备指电话告知
7.运输费(快递费)
因业务发生应由公司承担的货物运输费用,包括各种长途及市内运费。
8.税费
核算每月实际交纳的各项税金,包括购印花税,契税等。
9.餐费
核算每月职工核报的周末加班餐费补贴,从每月计提的应付福利费中列支。
午餐费标准为:
元/人*次;
加班要求部门经理申报、主管副总经理核准并签字认可(相关制度《考勤管理规定》)。
10.通讯费
(1)电话费:
直线以各部门所使用的话线分别结算,总机话费统一计入公司管理费用。
(2)手机话费:
话费标准详见手机费用报销额度表,每月凭本人实际发生话费的发票在规定额度内报销,超支话费由员工本人自行承担。
手机费用报销额度表,如下列:
序号
姓名
报销额度(上限)元
1
总经理/副总经理
实报实销
2
部门经理/总经理助理
3
部门主管
4
行政司机/财务出纳
5
一般员工
备注:
公司通讯费报销标准根据不同的职位和工作需要,制定不同的报销额度,本着“实报实销,上限限制”的原则,每月凭账单经部门经理审核后至财务部进行报销。
凡公司报销通讯费的员工,须24小时开机,不得关机。
公司有事和员工手机联系时,员工须立即回复,若当时未能及时回电,也必须事后回电向公司说明原因。
④一个月内5次未打通,又无正当的理由说明原因的,公司将取消当月的手机费用报销。
11.社会统筹
核算按国家规定公司为在职员工交纳各项保险,包括为与公司签订劳动合同的正式员工交纳的社会保险。
12.市内交通费
该费用是指日常办公所发生的市内车费,如公交车费、出差车费等。
出差期间发生的市内交通费用不适合该条款。
对于出门办事人员,原则上一律不准乘坐的士,特殊情况需要打的必须经部门领导同意方可乘坐,但应本着节约原则严格控制打的次数。
对于加班原因导致无法乘坐公共交通工具的,经部门领导同意后可予以报销,为便于财务审核,时间定为晚上9:
00点以后。
13.培训费
经公司批准参加培训学习的员工,如涉及培训费用的,应与公司签订《培训协议》,并在取得相关培训合格证书或毕业证书后,公司核报培训费用,并报销相关的差旅费用,统一由公司安排食宿或培训费用中含食宿费用,学习人员不再另报差旅费补助。
14.科研开发费
研发项目由立项开始到项目通过公司产品化验收止的开支(包括:
器材/材料费、专用设备/仪器费、人工开支、办公费、外协/合作费及其它核算为项目开支的费用)记入研发经费;
项目通过公司的产品化验收后的开支为产品成本进行核算。
15.物料采购
物料采购由专人负责,项目或生产主管根据项目和生产计划的安排提出物料需求申请,按权限范围由分管副总或总经理签批,并由专人负责采购。
对重要的物料供应商实行严格的资格认定,要求商家提供营业执照复印件、原厂产品代理授权证复印件、质量保证书及产品认证文件(如UL、CE、ISO9000体系等)、批次产品检测报告并签订合作协议。
外协加工,对厂家进行资格认定并签订委托加工协议。
厂家的资格认定要求提供营业执照复印件、生产质量保证体系文件(包括认证文件、流程控制规范等)、批次生产检测报告等。
所有资格文件及协议由主管会计负责保管,具体经办人保留复印件。
对于重要物料采购,未进行资格认定并签订合作协议的,财务有权提出质疑或拒绝付款。
二、报销流程及审批权限
1.报销流程
报销人填写《费用报销单》或《差旅费报销单》→报销人在报销单背面粘贴凭证→交相关上级领导审批→交会计核单→交财务经理签字确认→交出纳报销或转账
2.费用报销审核权限
1).报销审核权限
凡制度内已明确的常规费用按下表权限进行报批:
核单
审批
签字确认
员工
会计
部门经理/分管副总
财务经理
分管副总
副总
总经理
2).凡制度内未明确的费用,总经理以外的人均须由总经理(或其授权人)审批,总经理实行报备制。
3.填制报销单规定:
1)报销人必须在报销单上填清所附单据的张数、费用用途、金额、报销经办人等。
2)外地出差的,报销人在报销单上按时间顺序如实完整填写途径。
3)报销人必须将报销票据进行分类、有序地粘贴(要求左上角对齐),同一类别的票据按金额大小有序粘贴。
4)报销人员所报票证必须是正式的、有税务监制字样的票据和收款单位的公章,除行政性收费外,不得以收款收据作为报销凭证;
报销上应盖有清晰的单位发票章或财务专用章戳记;
报销人应注意票据上所附的各种说明,如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”等字样。
5)费用发生后必须在当月月底前报销所有费用,出差回公司必须在7天内结清借款,否则财务有权以每延迟一月扣罚100元,延迟2月扣罚200元,以次类推。
6)出差在外不能按时报销的员工,应填制“差旅费报销单”后,委托部门行政人员办理报销手续,及时冲销借款。
4.不予报销原则:
1)任何部门和个人不得以公出为名,搞部门旅游活动或办个人私事,报销活动经费。
2)外派培训、参加会务或外事活动,费用据实报销,同时取消各项补贴。
外地会务不安排中餐的,由个人另行按规定申请补贴。
3)对不符合规定的凭证,财务人员有权拒绝受理。
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