2012年费用报销注意事项.ppt
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2012年费用报销注意事项.ppt
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2012年关于费用报销过程中若干常见问题的说明,一、发票审核,注意发票样式,1,从2012年1月1日起,全国启用新的发票专用章,同时发票上不可以加盖财务专用章。
不得扩大发票的使用范围,2,如果不能确定是否在该单位的开立范围之内,可以查询其营业执照的经营范围。
二、项目报销中的注意事项,会议费报销所需的附件,1,报销3000元(含)以上的会议费发票、餐费、住宿费单张发票超5000需要提供有相关单位盖章的签到表、会议预算表、会议通知。
单张发票近万元则需要会议通知邀请函和会议预算表、会议日程安排表。
对公汇款的还款时间,2,项目款如果是对公预付款的,请务必在2个月内要回发票进行冲销。
旅行社可开具的发票内容,3,公司可以入账的旅行社开具的发票内容为:
代订房费、机票款、车费、会议费、考察费。
注意:
不能开具旅行费!
即使在备注上写明是考察费也不行。
需注意的事项,4,1、项目实际发生金额少于预付款,需要退款的,款项退回公司账户后要及时通知出纳,以便出纳开立收据及时冲账。
2、写有客户姓名的机票或火车票,公司也不能入账,所以有工厂参观等项目时尽量找旅行社代购客户机票,并由旅行社开具发票。
三、其他常见问题注意事项,1、报销的粘贴单上不要体现“替客户报销”或“团队建设”字样,如有必要可以用铅笔写上,以便财务审核时,确定是否超限。
注意:
2011年的发票入账时间截止到2012年2月29日。
2、关于办公用品的报销要求:
2.1、附件要求:
办公用品费用超过1000元(含)的,在报销发票的同时必须附明细清单。
清单必须要黏贴在发票后面。
2.2、发票开具要求:
依据发票管理办法中“开具发票内容必须符合开具单位之经营业务范围”之规定,对填开的发票内容同实际业务不符(如劳务公司、烟酒公司开具办公用品内容的发票)的相关单据不予支付。
特别说明:
为符合税务部门的发票管理要求,同时为维护公司的合法权益,相关发票取得时,请务必遵照发票管理办法之规定要求审核(如发票的填开,核章(发票专用章),联次、日期等)。
2、办公用品的报销要求:
2.3、可以报销的费用包括,办公用品,劳保用品,洗涤用品。
满一千元以上需要附商品明细。
费用报销里面如果含有2张发票合计5000元(2000+3000)合计报销5000元,不能直接写一张5000元的明细,需要写一张2000元的商品明细及3000元各一张商品明细。
办公用品、洗涤用品,劳保用品单张发票满一千以上的都需要写商品明细,1000以下不需要写,请注意一张发票的金额必须对应一张商品明细.,3、汇款申请单填写注意事项:
3.1、目前仍有些代表在汇款用途一栏写的过于详细。
由于无法作为原始凭证入账的问题,公司要求:
汇款申请单中的汇款用途一栏无需填写,详细信息在“项目申请表”中列明就可。
3.2、一次报销中,同时发生车马费(包括讲课费)及其他费用(包括办公用品、交通费、住宿费、餐饮费等)的代表需要填写两张汇款申请单,即车马费(包括讲课费)一张汇款申请单,其他费用一张汇款申请单。
4、个人预借款的说明:
4.1、发生会务费的个人预借款需提供“预算明细表”。
金额为20000元(含)以上的会务费预借款需提供相关主管经理签字的“预算明细表”,超过50000元(含)需经营销副总签字确认。
其中需列出项目名称及参与的人数、相关费用及支付单位等明细数据。
4.2、金额较大的预借款(如酒店的会务费等)尽量对公打款。
并附上费用用途说明大致列表。
4.3、个人预借款原则上要求在1-2月之内提供发票,以便冲账。
对预借款超过2个月不冲账的员工,财务发提示信,超过3个月不冲账的发警告信,并邮件抄送给经理和助理,在该员工绩效考核中给予相应的扣分.已收到财务通知和预借款通知的员工请回信确认.,5、关于市场销售等费用核销时间问题,2012年核销周期请注意:
当月市场项目报销最晚不超过第二个月月底。
(例如3月份上报的市场计划请抓紧跟进,在4月20日左右必须要上报核销。
逾期会很麻烦)请尤其是预借款项目,请在申请后一个月内充帐。
这样公司对之后的预借款项目的配合度也会提高。
7、关于每月固定报表上报时间需提前,尽量提前,每月市场计划于每月3号上报、资金预算于每月23日上报、销售费用每月10至13日上报。
四、销售回款,以个人名字回款的,请务必将所属疾控的名称写在备注里,有利于财务、商务及时冲账。
无论以何种方式回款,尽量将回款的品项标注在备注中。
这样有利于月底及时统计各品项出货及回款情况。
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