提高人事档案管理与应用效率.doc
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提高人事档案管理与应用效率
摘要
干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载,它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。
随着社会的发展,对干部人事档案管理和利用提出了新的要求,现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。
因此,我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实,作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视,紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的,助推我所干部人事改革的不断深化。
关键词:
干部人事档案;管理效率;提高应用;规范严谨
第1章引言
当前,信息技术手段已在各行各业中得到了广泛运用。
对于我所人事工作而言,干部人事档案管理工作是极其重要的,而为了使管理工作的科学性以及高效性得到保障,我所就需在档案管理工作中加强信息技术的运用。
一般而言,依靠计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、扫描技术、数据库技术以及存储技术等信息技术将各种形式的档案资源转变为数字化档案信息就称之为档案管理信息化。
运用信息技术,可使一个完整有序的档案资源信息库得到建立,并使档案管理工作的准确性以及科学性得到提升。
人事档案信息数据库是进行人事档案信息化管理的基本保障。
只有建立了人事档案信息数据库,人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。
与此同时,在建立数据库时应注意几个问题。
首先,统一系统软件的主要信息是至关重要的,其可确保信息的及时性、准确性和完整性。
其次,确保系统软件的统一,以降低信息转换的难度,促进数据的共享和沟通。
最后,定期的数据库维护与升级是必须的,这样使人事档案信息具有时效性。
此外,实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。
我们在日常的人事档案管理不能总局限于一台计算机上,而是在各级单位之间构建局域网或广域网,从而达到在不同部门的管理人员可在计算机共享条件下实现人事档案的读取与调用。
第2章我所干部人事档案的管理与利用存在的不足
通过梳理现行档案管理工作,发现我所当前的档案管理工作还存在以下几点不足:
一是现行的干部人事档案管理的工作方式方法不够高效,过分注重纸质档案,而容易忽略与之配套的电子档案;二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面,没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来,导致工作效率较低;三是干部人事档案管理工作者的专业能力与在新时期的档案工作要求不太适应,需要加大学习力度,使档案管理知识和实际工作能够跟好的结合起来。
第3章创新档案利用方法,提高档案的有效利用率
针对以上所存在的不足之处,我所积极建设干部人事档案管理的信息化和高效化,通过投入一定的物力和财力,努力提高档案管理工作的效力,实现对干部人事档案的高效管理和利用。
3.1充分挖掘档案功能的发挥,提高档案的利用价值
通过以下三种措施,有效的提高了我所档案管理的效率:
一是丰富档案内涵。
在我所的干部人事档案管理过程中,对干部人事档案增加了全面反映干部真实情况的内容,比如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入以及学历学位等情况;二是提高干部人事档案在干部人事工作中的影响力和执行力,发挥档案提供考察依据的有效作用;三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势,建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制,发挥档案的社会效益,充分发挥干部人事档案全面反映干部个人成长情况的作用。
3.2改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化
对我所干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但使用和查阅时费时费力,用起来繁锁,工作效率低。
为提高效率,我所采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。
同时,为提高档案管理水平,我所对干部人事档案进行计算机管理,建立信息化人事档案。
在此基础上,研究建立了检索系统。
通过这个系统,在进行干部人事档案管理工作中,查档人员可以利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
在干部人事档案信息化的过程中,我所建立了完善档案材料收集的长效机制,并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来,完善科学合理有效的档案收集机制,发挥档案工作者工作的主动性,克服档案管理工作的盲目性、随意性和应付性,增强档案资料的真实性;其次,在收集档案的过程中疏通和拓展档案材料的来源渠道,在此基础上力求材料来源的真实性和准确性。
第4章加强人事档案管理信息化
4.1促进人事档案管理规范化
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在,也可以互相转换,包括文件的字体“签名”印章等,通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致,这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。
因此,在我所的人事档案管理信息化过程中,我们利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护,如将文档设为只读模式,或对部分电子文件加密,或对电子文件进行特定的保护。
由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点,使得对系统中信息的增删更改变得十分容易,而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。
在此情况下,如果未做备份,数据一旦被修改,原来的文档就荡然无存,毫无痕迹。
因此,我所档案室建立形成第一手电子文件和电子资料及时备份存档,确保今后的利用准确。
4.2合理规划,加强投入
做好人事档案的信息化管理自然需要相应的软、硬件设施作为支撑,我所在合理规划的同时,加大资金投入改善设施,加快人事档案信息化建设。
例如设置防火、防盗的应急系统以及除湿设备,购置新型档案管理设备等;同时升级改造计算机人事档案管理系统,提高管理效率。
在其它方面上,加大培训管理人员的投入,定期对管理人员进行全面、系统的培训和考察。
制定奖罚机制,对于工作认真、管理有序的工作人员进行奖励,进而提高管理人员的工作积极性。
4.3加强管理人才的培养
随着科学技术的发展,信息系统和办公自动化已日趋完善,这也对于人事档案管理人员的计算机水平有了更高的要求。
这就需要我所大力培养计算机技术过硬和拥有良好人事档案业务能力的复合型人才。
对于具有发展前途的人员,要加大业务培训为其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。
此外,人事档案管理工作是一个长期积累学习的过程,它需要工作人员具有较长时间的工作经验,而档案管理人员的频繁调度,将严重的影响人事档案管理的持续性。
因此,我所把确保人事档案管理队伍的稳定提到了重要的位置。
第5章信息化在人事档案管理中应用的成果
5.1提高管理效率
人事档案是个人的简历、人事关系变动等诸多个人信息经管理人员收集、保管等一系列工作整理而来的综合档案。
其目的是便于上级领导的审核与检察,这就要求在信息管理上达到信息共享、方便快捷,而计算机技术与数据库简历信息系统即可满足其要求,可以为管理人员快速、准确、实时的搜寻干部信息提供便利。
通过人事档案信息化后,我所建立了人事档案的电子目录系统,将人事档案所包含所有材料全部录入信息系统,使人事档案的查阅效率得到大大提高。
通过设置对比试验,在使用纸质档案时期,选取不同的10份人事档案,查找人事档案内不同时间不同分类的材料,经统计查找一份人事档案相关材料所需平均时间为3.7分钟;在实现人事档案信息化后,选取与前一组试验相同的10份人事档案,查找其中的相同材料,经统计后发现查找一份人事档案相关材料所需平均时间缩短为0.77分钟。
通过这组对比试验可以发现,在建立了人事档案电子目录之后,大大缩短了查找材料的时间,提高了人事档案的管理和应用效率。
在我所的人事档案管理工作中,人事档案数量随着时间的推移也随之增多,而且将来会越来越多,单纯依靠增加档案室面积不是根本办法,这样不仅给管理增加困难,而且在经济上也是不合理的。
实行人事档案缩微化可以解决这一难题,据有关数据统计,缩微胶卷储存较原件储存可节省98%的空间,一百万张纸重约五千公斤,体积约6平方米,缩微后的复制品则仅15公斤,占0.01立方米,这样就从根本上解决了库房紧张的问题。
此外,采用这种技术还能大大延长人事档案的使用寿命,复制品通过拷贝复制,不断更新换代,从而达到永久安全保存的目的。
5.2节约成本
在传统的人事管理模式下,材料的投入将是一笔不小的开销。
同时,因其工作的复杂性,就必需分配巨大的人力、物力来完成数据管理及保存。
这不仅浪费了大量的财力,还造成人员的臃肿。
而在我所人事档案管理实现信息化并且实现信息共享后,人事档案可无纸化阅档,并且使用专业计算机软件可以快速生成人事管理审批报表,节约成本,大大节省了各种打印耗材和人员的工作时间。
同时计算机的存储能力在档案保存方面得以充分的应用,档案也得到很好的保护,降低了管理成本。
5.3多媒体的应用
随着计算机技术的发展,在日益成熟的多媒体技术的背景下,通过多媒体技术对人事信息进行声、像影视、动画等多方面处理,从而使人事信息更加生动、全面的模式已经得到很多人的认可。
而多媒体信息在采集、传输、存储等方面也因计算机网络技术和数据库技术的发展得到极大的便利。
第6章结语
总之,在科学技术高速发展的今天,传统的人事档案管理模式已经难以与社会的发展以及人事变动保持同步,这就要求人事管理部门必须改变传统的人事档案管理模式,依托现代科学技术,解放思想,转变观念,从思想上重视人事档案管理信息化建设;加大人事档案管理信息化建设的投入;以人为本,加强人事档案管理信息化建设队伍的培养,实现档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化,最终确保人事档案管理信息化建设的顺利实现,充分发挥人事档案管理的价值和功能。
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