文件签批管理流程.doc
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文件签批管理流程.doc
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文件签批管理流程
为提高公司文件签批效率和质量,特对文件签批的种类、签批流程进行规范。
一、定义
1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明,需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据。
2、此处签批仅指公司经理及以上级别领导对各项申请内容意见的签署。
3、文件发起人为文件报告的申请人和单位,文件审批部门为公司内部职能部门。
4、文件性质的分类:
1)普通文件:
公司正常管理情况所有需签批的文件;
2)急件:
因客观突发情况,需加快处理的文件;
3)紧急文件:
因客观突发情况,结果影响严重,需马上处理的文件。
二、签批流程
1、签批时间:
普通文件各部门必须在两个工作日内完成签批(不包括须现场核实资料文件,如决算文件,计量文件等);急件各部门必须在半个工作日内完成内部签批,公司必须在3个工作日内完成;紧急文件须立即办理,当天完成全部签批。
2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催办;各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。
3、所有文件必须按签批流程逐级签批,不得跳级审批;如遇急件,前一级签批人请假不在岗,可先电话请示,并把相关意见告知下一级签批人,由下一级签批人签批,前一级签批人返回后须进行补签;紧急文件直接向分管领导汇报,由分管领导签批后立即报总经理审批。
4、对需要签批办理的文件,文件发起人需要提供完整真实的审批资料,文件审批部门应积极主动办理,对有疑问部分应主动与文件发起人联系,文件发起人应及时补充相关资料。
特殊情况,不能按时办结的,应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人。
5、签批完毕后,出现领导批复意见不一致的情况时,递交人必须把该文件逐级返回领导审阅;
三、其他
1、各部门对文件签批应认真审理,及时办理,及时呈递,不得无故拖延。
文件签批准确性及时性,纳入部门和个人绩效考核,若主观原因延迟文件造成损失的,按公司相关纪律处理。
2、文件发起人应认真提供文件及附件,并对资料的真实准确性负责,若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失,文件发起人须承担相应责任。
3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式,正常条件下所有文件均为普通文件。
文件发起人不得夸大事件程度,随意起草急件或紧急文件,若经查实,将公司相关纪律处理。
4、本规定由综合部负责解释。
5、本制度从发布之日起生效。
各部门文件递交人
部门
姓名
职位
财务部
计划部
市场部
工程部
综合部
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