维字〔2014〕3号办公室日常管理制度定稿.docx
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办公室日常管理制度(试行)
第一章总则
办公场所是员工从事经营管理的劳动场所,公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应自觉维护良好的办公环境,特制定本制度。
第二章管理大纲
为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本管理细则。
一、公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。
六、公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司为员工提供福利保证,并随着经济效益的提高而提高员工各方面的待遇。
八、公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。
九、员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。
第三章员工守则
遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。
维护公司声誉,保护公司利益。
服从领导,关心下属,团结互助。
爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。
不断学习,提高水平,精通业务。
积极进取,勇于开拓,求实创新。
第四章办公室管理
一、维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。
行政部将遵循以下两点对此工作做全面监督和管理:
1.每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放,并放置整齐。
2.每天上班前值日生把公共办公场所桌面、地面、烟灰缸清洁,周六须进行大扫除(窗户、风扇、饮水机等都须清洁)。
3.不得在办公区域乱丢垃圾,乱涂乱画,保持办公区域卫生干净。
二、工作纪律
1.上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。
2.工作时应注意提高工作效率,尽量减少私人电话及聊天,严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。
3.电话、灯光、传真机、复印机、电脑及其他电器应按规定使用。
下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开,最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。
4.各部门的工作文件作废时,需做撕毁处理;办公电脑及重要电子文档需设置密码,做好保密工作。
5.开会时,各参会人员须关闭手机或设置静音状态,不准随意接听电话,以免影响会议的进行。
三、公司名片按固定格式统一印制。
任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经批准印刷的名片。
第五章行政管理
为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,特制定本制度。
一、文印管理规定:
1.文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。
2.公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关的资料。
3.文印人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。
对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
二、电脑管理规定:
1.办公室人员遵守公司的保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。
违者视情节轻重给予处罚。
2.办公室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息,为领导和有关部门决策提供信息资料(采集、输入信息以及时、准确、全面为原则)。
3.信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。
任何人不得将信息载体带出公司。
4.办公室人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。
对各种设备应按规范要求操作、保养。
发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
三、办公用品领用规定:
1.公司各部门所需的办公用品,由办公室统一购置,各部门按实际需要申请领用。
2.办公室用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
3.所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。
4.购置日常办公用品或报销正常办公费用,先由部门经理审批,再由总经理审批,批准后始得购置。
采购完接着入库,最后报销所应得费用(报销时需拿采购单,入库单,发票或者销售清单)。
四、电话使用规定:
1.公司电话为办公配备,原则上只得用于办公。
2.禁止员工为私事打电话。
3.联系业务时应尽量控制通话时间,降低费用。
第六章人事管理
为了进一步完善人事管理制度,根据国家有关劳动法规、政策及公司章程之规定,制定本制度。
一、员工的聘(雇)用管理:
1.新进人员经公司录用开始上班日起,前三个月为试用考核期,经试用合格者将转正,享有公司的一切待遇。
2.考核期间业绩表现优良者,经部门经理核报后,可申请提前转正,但试用期不得低于一个月;若考核成绩太差,且无改进之意者,可予直接解聘。
3.须办手续
第一项:
填写应聘人员登记表,
第二项:
身份证复印件一份。
4.新人在考核试用期三个月内,以个人考核表现,通过后再予调整薪资。
5.未经部门领导许可,未经请假手续而擅自不上班者,视同旷职,根据旷工的原因给予一定程度的处罚。
二、员工的离职管理:
若因工作环境不适或因其他个人因素而想自行离职者:
1.在三个月试用期内提出离职,须提前15天以书面上报公司,否则以15天薪水相抵,补偿公司损失。
2.到职满三个月以上,已转正后若须辞职者,须提前一个月以书面上报公司,否则以一个月薪水相抵,补偿公司损失。
3.工作在一年以上的员工提出离职时,须提前一个月以书面上报公司核准,未经核准而自行离职者,自愿放弃上月薪资及任何工作奖金。
4.员工办理任何请辞时,须先行填写书面“员工辞职审批表”,经核准后,方可离职。
5.员工在自动离职或请辞期间内,因职务交接不清,或手续不全而导致公司资金及财物上有所损失,须负赔偿责任,公司将依法解决。
6.已请辞员工在待退期间,若在公司表现恶劣,或影响公司其他人员或公然破坏公司制度者,可予以直接开除。
7.离职员工交接重点:
第一项:
个人职责所属资产列报表,清点移交予接管人员。
第二项:
原服务客户各项工作事宜,资料档案及后续服务重点移交。
注:
员工办理离职手续完成后,到离职前,若取消去意并经公司同意仍可继续恢复工作。
8.员工无论到职时间长短,表现优异者,可直接升级或跳级。
员工表现极差者,须实施在职教育,仍不合格者予以辞退。
9.员工的裁减或增加,须以部门业绩表现而改善,淘汰劣质员工,保留优质员工。
第七章保密制度
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中,须特别注意不泄露公司秘密,更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项:
1.公司经营发展决策中的秘密事项;
2.人事决策中的秘密事项;
3.专有技术;
4.重要的合同、客户和合作渠道;
5.公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号;
6.董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。
三、属于公司秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。
如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。
六、办公室、财务室等机要重地,非工作人员不得随便进入;工作人员更不能随便带人进入。
第八章仪容仪表规范
一、员工着装要求得体、大方、整洁。
二、女员工上班时间不可着浓妆,勿佩戴过多饰品;领口过低,裙、裤过短的服装禁止穿着。
三、男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。
四、员工举止要求文雅、礼貌、精神。
五、上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,乐观进取。
六、对待上司要尊重,对待同事要礼貌,对待客户要热情,处理工作保持头脑清醒冷静,提倡微笑待人,微笑服务。
七、保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。
八、出入会议室或上司办公室,主动敲门示意;出入房间随手关门。
九、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。
十、与他人交谈,要专心致志,面带微笑,言语平和,语意明确。
十一、严禁说脏话、忌语,使用文明用语。
十二、同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言应礼貌,平和。
十三、见到领导时应主动打招呼,向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。
第九章员工日常工作行为规范
一、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静,禁止高声喧哗、嬉戏打闹。
二、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。
三、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,须事先向综合管理部提出申请,经批准后方可使用。
四、工作中未经他人许可,不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。
五、办公桌上应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放;资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
六、办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅推进办公桌下面。
七、未经综合管理部同意,禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。
八、工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应及时解决可能存在的矛盾和问题。
第十章办公室安全卫生管理规范
一、卫生管理
办公室是大家日常工作的劳动场所,卫生情况能直接影响到个人的工作情绪,为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情,营造洁净、宜人的办公环境,特制定本制度。
1.公共卫生
已由公司请专人打扫,每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。
具体维护措施如下:
公用设备:
打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品,打印废纸需码整齐后放在打印机旁。
会议室:
使用过后需将桌面整理干净,杂志水杯各自归位,并将椅子推进会议桌下面,保持横面平行。
休息区:
沙发、茶几使用过后主动整理干净,不允许存放杂志和报纸等。
卫生间:
保持地面干净无水渍,便池、洗手池使用过后冲洗干净。
地面:
保持地面干净清洁、无污物,不得随地吐痰、乱扔废弃物等。
2.员工个人卫生
员工个人工位卫生由个人负责整理干净,须做到:
办公电脑:
要定期清理,需做到表面干净、无污渍灰尘。
资料:
摆放整齐,堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。
桌面:
保持干净、整洁、无污渍灰尘,不得在桌面上摆放与工作无关的物品。
3.软环境
吸烟:
公共、办公区域内严禁吸烟,需要吸烟的人可去楼道或者不影响他人工作的地方。
食品:
禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
二、安全管理
为保证公司财产及员工人身安全,保障正常工作秩序,制定本安全管理制度。
1.防盗意识
重要文件:
要做好重要资料保存工作,不得随意摆放保密文件,对于发明专利、软件、图纸要重点管理,不得随意泄露。
公司钥匙:
办公室钥匙由各个分公司指定人员配备,不得转交本室以外的人员使用,未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。
外来人员:
员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留,如需外人来我公司等候,需向人力资源部申请,方可进入。
严禁将外人单独留在办公室内。
门窗:
办公室门窗要牢固,人离时要关锁门窗,员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品,以防被盗。
产品:
公司的产品、样机,不得随意摆放,人机不在一处时要随时收起锁好,若有因个人疏忽大意而导致的产品、样机损坏或者丢失,由个人负责赔偿。
2.安全意识
危险品:
员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。
空调:
开启空调时须按国家相关要求调整温度(夏季不得低于26℃,冬季不得高于20℃),人员长时间离开办公室时应关闭空调,下午下班后须关闭空调。
水:
用水后,要将水龙头关闭,如有发现渗漏立即报告综合管理部。
电:
要做到人离电停,下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及办公室电灯,周六下班后,最后走的人需要将办公室总闸关掉。
使用笔记本的员工,不得在无人状态下给笔记本电池充电,凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。
三、节约意识
勤俭节约是中华民族的传统美德,我们做为新千年祖国建设者之一,鼓励大家继承和发扬这个美德。
1.节约用水:
水是生命之源泉,洗手或者洗涮杯具时,尽量将水量掰成中速,用后立即关闭水龙头,如发现水管有滴漏或水龙头关不严,要立即告知人力资源部,任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。
2.节约用电:
下班后要立即关闭计算机,中午下班后至少要做到关闭显示器,会议室使用以后要及时关灯关空调、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电,周六下班后必须关总闸。
3.节约用纸:
使用打印机时,需事先设置好打印格式,检查好打印区域,避免错打和重打,所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边,可再利用于非正式公文或内部流通文件。
第十一章罚则
一、本制度的检查、监督由各部门相关负责人执行;
二、若有员工违反此规定,公司将给予口头警告、罚款、通报批评、降职降薪、辞退等处罚;
第十二章附则
一、本办法定由综合管理部制定,并具有最终解释权。
二、本规定自颁发之日起执行。
北京维思特科技股份有限公司
综合管理部
2014年11月12日
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