沟通管理制度.docx
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沟通管理制度.docx
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沟通管理制度
沟通管理
受控状态:
_____________
发放编号:
____________
生效日期:
____________
版本/修改次第
更改页次/章节
编制
审核
批准
生效日期
A/00
1.目的
制定本程序的目的在于规范公司对内、对外的沟通渠道,理顺执行程序和沟通程序,确保公司各项工作高质量、高效率地完成。
2.范围
本程序适用于各部门之间及公司对外的沟通。
3.定义
沟通:
公司内部部门之间、专业之间、岗位之间为完成特定工作而发生的指令、需求、联络、磋商、回复等;公司与外部的联络等。
4.职责
本规定由行政部负责监督,各部门负责执行。
5.程序
5.1.对内沟通
5.1.1.对内沟通方式分为口头沟通和书面沟通。
正式沟通与重大事项沟通必须采用书面形式(见《通知》、《沟通联络单》、《呈报审批件》),并有双方责任人的签字。
5.1.2.所有书面沟通必须有正式的回执,回执内容主要包括沟通事项落实情况、落实时间、所提供材料的清单及责任人的签字,详见《沟通联络回执》。
5.2.对内沟通流程
5.2.1.需求部门提出需求。
重大事情填写《沟通联络单》送交相关部门,呈请总经理的文件用《呈报审批件》。
5.2.2.相关部门必须保质、保量、高效落实会议决定或领导意见。
5.2.3.《呈报审批件》、《沟通联络单》、《沟通联络回执》由收、发部门各保留一联。
各部门间收发的文件必须按照公司规定进行编号。
无编号或编号错误、不清的发文,收文部门有权拒收。
5.3.提案
5.3.1.提案的范围
5.3.1.1.对于公司的各项规章制度、管理办法提出具体改善建议,有助于经营管理效能提高者。
5.3.1.2.对于公司各项作业方法、程序、报表等,提供改善意见,具有降低成本、简化作业、提高工作效率的功效者。
5.3.1.3.对于公司未来经营的研究发展等事项,提出研究报告,具有采纳价值或效果者。
5.3.1.4.有关机器设备使用、维护保养方法的改善、革新者。
5.3.1.5.废料、废品的回收利用。
5.3.1.6.促进安全作业,预防灾害发生等。
5.3.2.提案内容如属于下列范围,为不适当提案,不予处理:
5.3.2.1.攻击团体或个人的提案。
5.3.2.2.诉苦或不适当地要求改善待遇者。
5.3.2.3.与曾被提出或采用过的提案内容相同者。
5.3.2.4.与法律法规抵触者。
5.3.3.提案的过程
提案人或部门应填写规定的提案表,如《呈报审批件》、《合理化建议单》,提报行政部或相关部门。
提案受理部门应尽快予以批复。
对采纳的提案,应回复《合理化建议采用通知单》,并给予提案人或部门适当的奖励。
5.4.投诉
5.4.1.商场设立总经理投诉信箱,用于受理商场内部、外部各种投诉,由行政部每日查收一次,上报总经理。
5.4.2.公司内部投诉应按照逐级投诉的原则,重大事件及疑难事件方可投诉至行政部及总经理处。
5.4.3.对于外部投诉事件,由行政部牵头,其他相关部门协助调查,快速果断地给予处理,并将处理结果上报总经理。
6.记录
6.1.《通知》,由相关部门负责保存,保存期限为1年。
6.2.《沟通联络单》,由相关部门负责保存,保存期限为1年。
6.3.《沟通联络回执》,由相关部门负责保存,保存期限为1年。
6.4.《呈报审批件》,由相关部门保存,保存期为1年。
6.5.《合理化建议单》,由行政部保存,保存期为1年。
6.6.《合理化建议采用通知单》,由行政部保存,保存期为1年
7.相关文件
《文件管理》。
8.附录
附录一《通知》
附录二《沟通联络单》
附录三《沟通联络回执》
附录四《呈报审批件》
附录五《合理化建议单》
附录六《合理化建议采用通知单》
附录一:
通知
编号:
版本号:
A/00
编号:
发文部门代号-年份流水号(5位)内部编号:
200//页数:
第页/总页
收文部门
招商企划部
财务信息部
物业保安部
商管部
行政部
签收人
日期
抄送
主题:
关于XXXX的通知
各部门:
(部门)
(日期)
拟编:
审核:
批准:
附录二:
沟通联络单
编号:
版本号:
A/00
编号:
发文部门代号-收文部门代号-年份流水号(5位)页数:
第页/总页
收文部门
签收人
日期
抄送
紧急程度
□缓□急□加急
主题:
关于
(部门)
(日期)
拟编:
审核:
批准:
编号:
版本号
A
沟通管理
修改次第
00
页次/总页数
7/11
附录三:
沟通联络回执
编号:
版本号:
A/00
编号:
发文部门代号-收文部门代号-年份流水号(5位)页数:
第页/总页
收文部门
签收人
日期
抄送
对应源文件编号
主题:
关于
(部门)
(日期)
拟编:
审核:
批准:
编号:
版本号
A
沟通管理
修改次第
00
页次/总页数
8/11
附录四:
呈报审批件
编号:
版本号:
A/00
呈:
报:
主题:
编号:
发文部门代号-年份流水号(5位)页数:
第页/总页
内容:
(部门)
(日期)
编号:
版本号
A
沟通管理
修改次第
00
页次/总页数
9/11
附录五:
合理化建议单
编号:
版本号:
A/00
目标:
编号:
提议部门/人:
事由及改善建议:
(提议人签章)
A
沟通管理
修改次第
00
页次/总页数
10/11
附录六:
合理化建议采用通知单
编号:
版本号:
A/00
建议书
编号
提案内容
提案人
姓名
提案人所在部门
提案人电话
上列合理化建议方案已于年月日第次评定会议决议采用,请尽速实施,有关设备改善请开设备申请单,改善方法细节请联络提案人说明。
此致
行政部
年月日
版本号
A
沟通管理
修改次第
00
页次/总页数
11/11
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