部门职能说明书汇编.doc
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部门职能说明书汇编.doc
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部
门
职
能
书
汇
编
目录
编写说明……………………………………………………………………………………………………i
一、总经理办公室部门职能说明书……………………………………………………………………1
二、行政管理部部门职能说明书………………………………………………………………………5
三、信息部部门职能说明书………………………………………………………………………………8
四、人力资源部部门职能说明书………………………………………………………………………12
五、会计部部门职能说明书……………………………………………………………………………16
六、财务管理部部门职能说明书………………………………………………………………………20
七、风控法务部部门职能说明书……………………………………………………………………..23
八、审计部部门职能说明书……………………………………………………………………………26
九、证券投资部部门职能说明书………………………………………………………………………28
十、营运中心部门职能说明书…………………………………………………………………………31
十一、市场部部门职能说明书…………………………………………………………………………36
十二、操作部部门职能说明书…………………………………………………………………………41
十三、船务部部门职能说明书…………………………………………………………………………46
十四、项目部部门职能说明书…………………………………………………………………………50
十五、箱管部部门职能说明书…………………………………………………………………………55
十六、客服部部门职能说明书…………………………………………………………………………61
十七、商务部部门职能说明书…………………………………………………………………………65
十八、外贸部部门职能说明书…………………………………………………………………………70
十九、办事处部门职能说明书…………………………………………………………………………75
编写说明
为规范公司(以下简称“XXXX”)的经营管理体系,加强公司各项基础管理工作,不断提高企业管理水平,建立、健全和完善公司各部门、各岗位工作流程,理顺部门和部门间、岗位与岗位间的责权关系,做到责任、岗位目标、权限清晰,切实发挥部门职能说明书的指引作用。
本《公司部门职能说明书汇编》(下称:
汇编)的编写是在XXXX的最新组织结构设计和各岗位的工作分析基础上,结合公司的实际工作流程,以及未来的岗位定编方案、薪酬体系方案和绩效考核方案,并充分考虑了公司的经营管理现状和人力资源现状。
此次编写由公司各单位、各部门/办事处部门负责编写完成职能说明书的编写,公司人力资源部审核后编制完成,公司岗位的岗位说明书的编写依据为企业目前运行的企业组织架构及对应岗位设置。
《汇编》的设立为公司的员工招聘、录用,岗位员工的目标管理,绩效考核的建立和推行,企业薪酬政策的建立和推行,员工的素质提升,员工的晋升等提供基础依据。
同时为公司人力资源的“定职、定岗、定编、定人、定薪酬、定考核提供基础依据。
《部门职能说明书》需要依据公司经营发展状况、组织职能及目标调整时进行修改和完善。
《部门职能说明书》修改的程序是:
1、提请《部门职能说明书》修改的建议和意见;
2、公司人力资源部征求修改《部门职能说明书》的意见;
3、修改《部门职能说明书》涉及的岗位及上级签名认可;
4、公司总经理办公会审批;
5、修改和完善《部门职能说明书》;
6、颁布实施。
本《汇编》是公司领导正确领导的结果,是各部门集体劳动的成果,凝结了各位参与者的智慧和汗水,在此向大家一并表示感谢。
同时,受编者对各部门及岗位工作了解及时间所限,本《汇编》难免存在错误疏漏之处,欢迎广大员工批评指正,我们也将在今后的工作中根据部门及岗位变化对说明书进行不断的完善、修订与调整,确保符合公司的发展需要。
i
XXXX部门职能说明书汇编内部资料注意保管
一、总经理办公室部门职能说明书
部门职能说明书
编号
ATWLB01
编制日期
2014年10月
版本版次
A/0
页数
4
部门名称
总经理办公室
部门类别
专业类
核准
审核
编制
部门负责人
职务名称
总经办主任
直接上级
部门/领导
总经理
一、部门设置目的
根据公司的发展规划和经营目标,在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况,为公司战略目标的达成提供有力的后勤保障工作。
二、部门组织关系图
总经办主任
企划专员
企业文化专员
公关专员
总经理
企业文化专员
三、部门工作关系
公司内部关系
部门
主要联系事项
行政管理部
大型会议协助;优秀员工评选组织;办公用品采购管理;礼品招待预订;办公车辆管理;固定资产采购
人力资源部
员工招聘与配置;员工培训与开发;员工薪酬福利管理;绩效管理;员工关系管理
信息部
电子类固定资产采购;OA流程梳理;公司网站建设与维护
会计部
费用报销,付款追踪,年度预算协调
公司各部门
周计划、月计划收集汇总,总经理交代事项追踪,会议召集,会议决议追踪、报告收集、问题反馈
公司外部关系
单位
主要联系事项
各供应商
来访接待、日常关系维护工作
各服务机构
来访接待、日常关系维护工作
同行业公司
关系维护、沟通协调
四、部门职能描述
序号
一级职能
二级职能
负责程度
全责
主责
协助
1
制度制定与计划预算管理
1.1协助总经理建立健全公司相关的管理制度及流程、成果标准和使用模板等,并监督实施;
▲
各部门
1.2协助总经理根据公司发展战略规划,制定公司年度经营计划,并分解、落实与监督经营计划的执行;
▲
各部门
1.3协助总经理组织编制公司年度预算计划,并监督各部门预算执行情况,提出改进意见;
▲
各部门
1.4制定本部门年度、季度和月度工作计划,并组织计划的执行及控制;
▲
1.5编制部门年度预算,并分阶段跟踪年度预算执行情况;
▲
1.6根据公司各项工作计划,监督、落实各项计划执行情况,并向相关人员进行反馈。
▲
各部门
2
来访接待安排及公共关系维护
2.1来访客人的接送、食宿、会场布置、礼品的准备;
▲
2.2公司接待人员时间通知、安排及事项的跟进;
▲
2.3协助总经理加强与政府主管部门,社会职能部门的沟通,建立良好的公共关系。
▲
3
内部协调沟通与会议组织
3.1领导工作指导思想的下达及部门反馈情况的上传工作;
▲
3.2协调部门间的内部沟通,保障公司日常运作高效有序;
▲
3.3协助总经理组织安排公司内部会议,做好会议记录,并追踪会议决策事项的落实情况。
▲
4
文档报告编制与管理
4.1公司各部门周计划、周总结,月计划、月总结的汇总、提交,公司每月经营管理会议资料准备;
▲
4.2领导交办的临时事项书面报告的编制与提交;
▲
4.3公司内部重要事项文件稿的拟定、发布;
▲
4.4公司文档流转、管理。
▲
5
公共关系的开发与维护
5.1开展公共关系调研,及时了解政府及有关部门出台的政策及实施要求;了解新闻媒介关注的焦点;了解海运物流行业状况及发展趋势;对调研情况及时整理材料,并向领导汇报;
▲
5.2开发政府、媒体、VIP客户、行业机构、港口等公关渠道;
▲
5.3通过进行各种定期、不定期的公关活动与各公关渠道建立良好的公共关系;
▲
5.4加强与新闻媒介的联系与沟通,安排公司领导人接受媒体采访,拟发公司业绩新闻稿件,举行新闻发布会等活动,争取媒介的支持,提高公共关系协调的质量和效率;
▲
相关部门
5.5公司内各部门所有对外公开发布的文稿审核与媒体安排、发布、监测;
▲
5.6负责政府、行业等设立的各项企业奖项的材料收集及申报;
5.7负责各种对外来访的接待工作;
▲
5.8负责公司公关危机事件的预防与应对处理。
▲
相关部门
6
品牌推广活动的策划与实施
6.1根据公司品牌战略及市场推广计划进行广告、展会、公关、服务产品发布会等品牌推广活动的策划与组织实施,推广公司品牌理念和文化,提升公司品牌的知名度和美誉度;
▲
相关部门
6.2对公司品牌推广活动的效果进行评估,并采取改进措施;
▲
6.3对公司品牌的知名度和美誉度进行定期调查。
▲
7
广告事务管理
7.1广告公司的评价与选择;
▲
7.2广告合同的洽谈与签订;
▲
风控法务部
7.3与广告媒体进行各类广告的设计、发布等广告事务的沟通对接,监测广告效果。
▲
8
企业文化建设
8.1构建公司企业文化体系并完善相关流程制度;
▲
8.2企业文化识别系统的建设、实施与持续优化;
▲
8.3企业文化活动项目的策划与组织实施;
▲
8.4企业文化载体(内刊、画册、视频、网站及其它)的维护与更新;
▲
8.5公司重大事项的收集、记录及内部新闻报导。
▲
9
部门日常工作
9.1进行部门人员的选、育、用、留管理;
▲
9.2部门费用审核与控制,部门资产管理;
▲
9.3完成领导交办的其他工作。
▲
五、部门运作相关制度与流程
制度名称
《公司企业文化手册》
主要流程
《XXXX合同审批流转流程》、《日常办公用品申请流程》、《XX员工转正申请流程》
79
XX物流部门职能说明书汇编内部资料注意保管
二、行政管理部部门职能说明书
部门职能说明书
编号
ATWLB02
编制日期
2014年10月
版本版次
A/0
页数
3
所在部门
行政管理部
岗位类别
专业类
核准
审核
编制
部门负责人
职务名称
行政管理部经理
直接上级
部门/领导
总经理
一、部门设置目的
根据公司发展战略及年度经营规划的需要,做好消防安全、环境卫生、企业文化活动实施、制度执行检查、资产管理、档案管理、车辆管理等后勤工作事务,为员工提供舒适、安全、祥和的工作环境和后勤服务保障。
二、部门组织关系图
行政管理部经理
行政事务组
前台文员
行政专员
采购主管
文档专员
安全专员
后勤总务主管
保安员
保洁员
兼职电工
副主管
司机
车队主管
总经理
三、部门工作关系
公司内部关系
部门
主要联系事项
公司各部门
用车申请、来访接待、设备维修、广告制作、会议及办公场所安排布置、机票预定、快递邮寄、办公用品及物品申购、招待、礼品及酒店预定、名片、制服制作及号码申购、固定资产申购、图书管理、活动组织及基建建设维修等事项
会计部
行政相关业务费用的报销
总经理办公室
企业文化建设、活动组织等事务
人力资源部
人员的选用育留管理等
信息部
固话安装、网络及电话线布置等
公司外部关系
机票、快递及饮水机供应商
机票预订、邮递及矿泉水提供
电信运营商、广告公司
固话、宽带、广告制作等事务
政府机构、武警等
党、政、工、团、房产等事务
市交通局、行政中心、市公安局
营运证年检、执照年检、签证等事务
汽车维修机构、交警
车辆维修检查、违章处理等事务
派出所、各维修维护单位
办公设备、空调维修保养、场所基建维修、暂住证办理及警民联动等事务
年检机构、工商局、泉州市质量技术监督局
执照年检、变更及注销等事务
四、部门职能描述
序号
一级职能
二级职能
负责程度
全责
主责
协助
1
制度与流程建设
1.1根据发展战略需要,主导公司行政管理制度、流程建设;
▲
1.2建立、优化行政管理制度、流程并组织实施。
▲
2
消防、安全管理
2.1组织每年一次消防演练工作;
▲
2.2依据办公楼房的面积及特点进行消防设施配备;
▲
2.3每周一次的消防设施检查;
▲
2.4来访人员和外来车辆的进出登记管理;
▲
2.5各项应急预案的制定与演练;
▲
2.6防火、防盗、防抢、防灾预防与管理;
▲
2.7监控设施的监督维护。
▲
3
环境管理
3.1负责办公区域保洁工作,每日安排保洁员清扫并检查;
▲
3.2负责办公楼内外绿化工作;
▲
3.3负责办公室5S管理,不定期检查,严格执行。
▲
4
行政事务管理
4.1各项行政管理制度执行与监督;
▲
4.2会议室管理;
▲
4.3档案资料、证照、印信管理;
▲
4.4人员接待,文件收发,票务预定等;
▲
4.5安凯、安华等车队安检、证照管理;
▲
4.6社区、党政等对外关系的维护;
▲
4.7制服、名片、通讯等行政服务工作。
▲
5
后勤管理
5.1负责总部所有水电、办公设备的维修、维护;
▲
5.2根据宿舍管理要求进行宿舍安排、分配及宿舍安全卫生管理工作;
▲
5.3负责公司食堂的食品安全、卫生管理;
▲
5.4负责后勤物资、物品的申购、领用、保管等。
▲
6
采购管理
6.1酒店预订、固定资产、礼品的订制、采购;
▲
6.2办公、日常用品等行政类物资采购、接收与发放;
▲
6.3行政类各项费用的归口管理、报销。
▲
7
基建、维修管理
7.1基建及维修项目方案拟定,施工单位筛选;
▲
7.2施工过程的监督管理,及项目验收结算。
▲
8
车队管理
7.1车辆登记、调度、安排及车辆保险办理;
▲
7.2油费充值核算;车辆违章处理;
▲
7.3车辆的维护和保养。
▲
9
企业活动实施
8.1根据活动、大型会议要求进行人员和物资筹备;
▲
8.2根据企业活动、大型会议策划方案组织实施;
▲
8.3活动费用结算,活动实施过程及效果进行分析总结。
▲
10
日常工作
日常事务维护及临时事务处理。
▲
五、部门运作相关制度与流程
制度名称
《员工行为规范管理办法》、、《公司会议管理制度》、《公章使用管理规定》、《员工制服管理制度》、《车辆管理制度》、《公司员工食堂管理制度》、《食堂招待费用管理办法》
主要流程
《固定资产报废/报损申请流程》、《固定资产采购流程》、《固定资产内部转移流程》、《固定资产盘点流程》、《固定资产验收流程》、《合同借出流程》、《日常办公用品申请流程》、《入库登记流程》等
三、信息部部门职能说明书
部门职能说明书
编号
ATWLB03
编制日期
2014年10月
版本版次
A/0
页数
4
所在部门
信息部
岗位类别
技术类
核准
审核
编制
部门负责人
职务名称
信息部经理
直接上级
部门/领导
总经理
一、部门设置目的
根据公司战略发展要求,分析公司信息化现状,制定公司信息化建设规划与预算,实施信息化系统运行维护、系统二次开发及硬件设备维修维护,确保公司系统信息安全;负责公司办公设备(电脑、打印机、传真机等)招标采购、管理与维护,满足业务及职能部门的信息化建设需求,提供可靠的IT支持以及运维保障,为公司业务发展及战略实现提供信息化支持。
二、部门组织关系
信息部经理
开发主管
运维主管
总经理
实施主管
开发技术员
运维技术员
实施技术员
三、部门工作关系
公司内部关系
部门
主要联系事项
公司各部门
业务需求调研,流程建设与优化,软件建设与维护,提供IT技术支持
总经理办公室
协助建设公司以及子公司网站,提供技术支持
人力资源部
员工的选用育留管理
会计部
IT设备采购费用申请与支付
行政管理部
办公用品申购、企业文化活动组织
公司外部关系
单位
主要联系事项
软件供应商
IT软件及管理咨询、软件开发
硬件供应商
硬件设备采购、维护维修
四、部门职能描述
序号
一级职能
二级职能
负责程度
全责
主责
协助
1
制度流程建设
1.1根据战略发展需要,主导公司及下属公司的信息化相关管理制度、流程建设;
▲
1.2建立、优化信息化管理制度、流程并组织实施;
▲
1.3主导组织公司各流程重现、调整与优化。
▲
2
信息化规划
2.1主导公司信息化建设规划、年度建设计划和预算的管理工作;
▲
2.2主导公司统一的信息化建设标准,制定和执行监督工作;
▲
2.3制定公司统一的IT政策,保证公司及各子公司IT定位与管理模式的一致协同。
▲
3
信息系统的评估与分析
3.1收集和整理公司实际运作流程和用户需求信息,分析确定新增或完善信息系统;
▲
3.2对比自主开发或外购系统的性价比,提供分析报告给上级领导决策;
▲
3.3公司信息系统的自主开发或二次开发的系统分析,编写系统分析报告,提供数据结构;
▲
3.4指导系统实施技术员对自主开发系统进行开发、实施和完善。
▲
4
外购信息系统(尤其是ERP系统)的开发、实施、维护和完善
4.1协助供应商进行公司信息系统(尤其是ERP系统)开发的前期准备;
▲
4.2协助信息系统供应商进行信息系统的分析、调研和开发工作;
▲
4.3组织信息系统的测试、上线、调整及验收;
▲
4.4组织信息系统的培训、实施和推广工作;
▲
4.5负责信息系统的常规维护和问题处理;
▲
4.6组织信息系统的二次开发、系统升级及持续完善。
▲
5
信息化系统的管理、维护和完善
5.1组织管理和完善公司OA、邮件、人力、财务及业务等信息化系统;
▲
5.2组织公司OA、邮件、人力、财务及业务等信息系统的升级、二次开发和维护;
▲
5.3组织建立公司信息安全系统;
▲
5.4组织建设和维护公司及子公司网站,根据公司要求调整、完善相关网站。
▲
6
信息系统(重点是ERP系统)、网络项目的推广和实施
6.1组织信息化系统的试点推广,发现解决问题,总结经验;
▲
6.2根据试点经验,组织在全公司的各子(分)公司推行信息系统;
▲
6.3组织相关人员进行系统的问题处理和常规维护;
▲
6.4监督、指导公司各子(分)公司、各部门严格按照公司统一信息化管理制度和流程操作,确保系统顺利、安全运行。
▲
7
硬件采购与管理
7.1主导公司IT基础设施建设和运行维护;
▲
7.2审核公司各部门计算机及外设、便携存储设备的采购申请,安排采购、安装、维修及报废。
▲
8
系统信息安全
8.1建立和完善公司信息安全管理体系;
▲
8.2检查、监督信息安全状况,防范和消除计算机病毒、黑客及其他对信息系统和数据安全的威胁;
▲
8.3主导数据备份,保障企业信息数据安全与完整。
▲
9
信息化知识的培训
9.1组织开展公司各类信息系统操作和维护的培训;
▲
9.2组织开展公司计算机、网络和各类信息系统的使用和维护的培训;
▲
9.3组织对公司员工开展信息化安全及网络安排培训。
▲
10
团体建设和技术引进
10.1负责本部门的团队建设,明确职责分工;
▲
10.2加强本部门的技术力量,安排对应的技术培训;
▲
10.3根据需要申请招聘或引进合适的技术人员,满足公司信息化快速发展的需要;
▲
10.4引进外部IT服务机构,提升本部人员的技术能力,完善公司信息系统。
▲
11
日常管理
11.1拟订本部门年度费用预算及年度工作计划;
▲
11.2部门人员招聘、任免、晋升和调配,绩效考核管理;
▲
11.3负责对下属员工的业务和管理技能培训;
▲
11.4上级领导交办需履行的其他工作职能。
▲
五、与部门运作有关的主要制度与流程
制度名称
《计算机管理制度》、《信息系统变更管理规定》、《财务系统管理规定》
流程名称
《系统变更申请流程》、《固定资产申请流程》、《报销流程》、《电子设备采购流程》、《计算机调配流程》等
四、人力资源部部门职能说明书
部门职能说明书
编号
ATWLB04
编制日期
2014年10月
版本版次
A/0
页数
4
所在部门
人力资源部
岗位类别
专业类
核准
审核
编制
部门负责人
职务名称
人力资源部经理
直接上级
部门/领导
总经理
一、部门设置目的
根据国家政策、劳动法规及公司发展战略,完善组织管理,建立并实施战略人力资源管理体系和科学的人才选、育、用、留机制,为公司战略目标达成和员工发展提供有力的组织支撑和人力资源保障。
二、部门组织关系图
总经理
绩效专员
招聘配置专员
人力资源部经理
薪酬福利专员
培训专员
员工关系专员
三、部门工作关系
公司内部关系
部门
主要联系事项
各部门
人力资源规划、招聘配置、培训、薪酬福利、绩效、员工关系等
会计部
提供工资表、社医保报表给会计部审核及执行,人资相关业务费用的报销
行政管理部
提供企业文化活动的方案,共同组织执行
信息部
提出OA、公司网站、网络大学的建设需求,协助执行
公司外部关系
单位
主要联系事项
人力资源与社会保障局
行政审批:
不定时工作制、集体合同、工伤认定、港台就业许可等审批
社、医保、公积金管理单位
社、医保事务办理;公积金办理
人才中心、中介机构
人才市场、高等院校
人员招聘、校企合作
银行
工资卡办理
四、部门职能描述
序号
一级职能
二级职能
负责程度
全责
主责
协助
1
人力资源管理制度、流程建设
1.1根据公司战略发展需要,主导公司及下属公司的人力资源相关管理制度、流程建设;
▲
1.2建立、优化人力资源管理相关制度、流程并组织实施。
▲
2
人力资源
规划
2.1根据公司发展战略,制定公司人力资源规划并组织实施,审核下属公司的人力资源规划;
▲
2.2根据公司人力资源规划的实施状况及公司发展战略变化对人力资源规划进行及时的调整;
▲
2.3根据人力资源规划及业务发展需要编制人员招聘、培
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