XX市红十字中心血站档案分类大纲及编号方案及各类制度等全套资料.doc
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- 上传时间:2023-05-04
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XX市红十字中心血站档案分类大纲及编号方案及各类制度等全套资料.doc
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XX市红十字中心血站档案分类大纲及编号方案
一适用范围及主要内容
1本方案适用于血站全部档案的分类及编号
2本方案包括血站档案的一级类目设置和二级类目划分采用的基本方法以及类目的代号。
二、类目的设置
我站形成的全部档案按不同门类和载体分为文书文件材料、专业文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子材料、实物材料七大类。
党群工作类、行政管理类、业务工作类、科学研究类、设备仪器类、基本建设类、财务会计类、声像类、实物类、电子类十大类。
1一级类目的设置及标准符号
序号
类目代号
一级类目名称
序号
类目代号
一级类目名称
1
W
文书文件材料
5
S
声像材料
2
Z
专业文件材料
6
D
电子材料
3
K
科技文件材料
7
SW
实物材料
4
ZK
会计文件材料
2二级类目的设置:
(1)电子材料、实物材料不设二级类目。
(2)文书文件材料、专业文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料设二级类目。
分类方法:
专业文件材料类按其科室的不同分类;财务会计类按其形式分类;实物类按照其载体的不同分类。
见附表:
一级类目代号
一级类目名称
二级类目代号
二级类目名称
W
文书文件材料
1
2
综合类
业务类
Z
专业文件材料
1
2
3
4
5
6
7
血源
检验
质控
成分
待检
血库
血型
K
科技文件材料
KY
KJ
KS
科研类
基建类
设备类
ZK
会计文件材料
ZKP
ZKZ
ZKB
ZKQ
会计凭证
账簿
财务报告
其它
S
声像材料
SZ
SX
SY
照片
录像
录音
三、案卷排列及编号方法
1
党群工作类、行政管理类是按照《归档文件整理规则》的要求,以件为单位进行整理,归档范围、保管期限依照《机关文件材料归档范围和保管期限规定》按文件材料的保存和利用价值划定永久、定期两种保管期限,定期为30年和10年;同一类别按年度—问题—保管期限排列。
使所编件号应在同一年度、同一问题的保管期限内从1开始逐件编流水号,排列顺序为永久—30年—10年。
2业务工作类是依照卫生部颁布的《血站管理办法》中规定业务档案保管期限为10年。
业务档案是以科室结合实践进行组卷,按时间顺序排列编号。
3科学研究类依照2000年《科学技术档案案卷构成的一般要求》,按课题分类、按科技文件形成规律组卷按阶段排列编号。
保管期限划定为永久、长期、短期三种。
4设备仪器类依照2000年《科学技术档案案卷构成的一般要求》,按性质结合型号分类,按结构和事件组卷、按时间顺序排列编号。
保管期限划定为永久、长期、短期三种。
5基本建设类依照2000年《科学技术档案案卷构成的一般要求》,按性质结合项目进行分类,按结构和程序或阶段组卷、按时间顺序排列编号。
保管期限划定为永久、长期、短期三种。
6财务会计类依照《会计文件材料的整理》,按类型结合年度分类,按时间顺序组卷、排列、编号。
其中报表、凭证按时间顺序排列;账簿按总账、日记账、明细账结合时间排列。
保管期限划定为永久、定期两类。
定期保管期限分为25年、15年、10年、5年、3年五种。
7特殊载体形式档案(声像、实物、电子),按载体结合年度分类,按活动或专题和时间顺序进行排列、编号。
保管期限划定为永久。
四、类目的结构模式及方式
1一级类目的结构模式及方法
2二级类目的结构模式及方法
五、档案的整体排列
案卷分大类按档号在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放,库房的密集架编顺序号,建立存放示意图。
为适应我站档案管理工作的需要,我站文件材料分类方案、归档范围、保管期限表按照市档案局的文件精神,结合我站实际情况,重新制定我站《文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》。
附表:
XX市红十字中心血站档案立卷类目、归档范围、保管期限表
分类方案
归档范围
保管期限
种类
类别
W
文
书
文
件
材
料
一
综
合
类
本站党组织会议记录,党组织活动记录,民主评议,党员材料,党组织年报表,党员名册。
2、本站党组织形成的文件,本站党组织吸收新党员名单,党员转正材料。
3、本站群团组织活动记录。
4、本站党(团)关系介绍信存根。
5、上级有关部门关于本站干部任免文件。
6、本站下发的有关本站干部任免文件及干部录用,招土地协议工、转正、定级、工调、福利、劳保、离退休、复转、抚恤文件材料。
7、本站干部职工的处分文件、材料。
8、临时工、合同工登记表,合同等。
9、职称晋升上报材料,批复文件。
10、本站创建先进集体、文明单位、先进工作者的文件、典型材料。
11、本站业务技术人员基本情况登记表、统计表、业务考绩的文件材料,个人登记表,技术人员继续教育学习,干部接受培训、教育的鉴定书等有关材料。
12、本站机构的筹建、成立、启用印章报告、通知、请示、批复等。
13、本站召开的重要工作会议材料,长期工作规划,年度工作计划、总结、综合目标责任书、会议记录。
14、本站达标升级验收评审材料。
15、本站向上级行政、业务主管部门的报告、请示及上级行政业务主管部门对本站的批复、批示。
16、本站的各项规章制度和管理规定。
17、本站各科室工作计划、总结。
18、本站历史沿革,情况介绍,大事记。
19、上级有关单位财务、审计结论等文件材料。
20、本站与有关单位签订的重要合同、协议。
21、文档、保密、文明建设、安全保卫、计划生育等工作形成的文件材料。
二
业
务
类
1、上级管理部门下发与本站业务有关的文件材料。
2、本站业务学习记录。
3、本站业务考试试卷及成绩。
4、各种业务工作标准和操作规程。
5、采供血机构统计年报表。
6、采供血机构统计月报表。
7、本站与有关单位的供血(血制品)合同书。
8、本站各科室中低值易耗品“三证”复印件,订货合同。
9、差错事故鉴定材料及医疗纠纷
10、无偿献血活动材料。
Z
专
业
文
件
材
料
一
血
源
1、献血登记表、检验复检报告单。
2、采血工作情况明细表。
3、血袋使用记录
4、血液报销记录
5、献血证发放、邮寄登记本
6、采血车冰箱记录,消毒记录
二
检
验
1、检验结果原始记录
2、冰箱温度记录,仪器使用记录
3、传染病上报记录
4、室内质控记录
5、血型交叉配合试验登记本,血型交叉配合试验报告单
6、试剂批批检报告
7、室间质品报告
三
质
管
1、血液质量检查,设备质量检查
2、原辅材料质量检查,工艺卫生质量检查
3、质量管理文件、报告
4、本站职工健康档案
5、质量信息反馈记录
6、污物焚烧记录,血液报废焚烧记录
四
成
分
1、成分通知单
2、成分相关设备温度记录
3、仪器使用记录
4、成分加工明细
五
待
检
库
1、待检库出入库明细表,待检库出入库汇总表
2、血液报废明细表
3、待检库库存明细表
4、冰箱温度记录表
六
成
品
库
1、血液入库明细表
2、血液出入库月报表
3、血液报废审批单
4、用血单位退血及处理记录
5、成分通知单、用血申请单、电话记录本
6、冰箱温度记录
七
血
型
1、疑难血型鉴定记录,疑难血型交叉配合记录
2、临床输血反应调查记录
K
科
技
文
件
材
料
一
KY
科
研
类
1、科研课题立项、论证、实验记录、总结、报告等
2、成果验收、鉴定材料、推广应用等项目研究和管理全过程
3、省级以上发表、交流的学术论文(正式文复印件)
二
KJ
基
建
类
1、本站征用土地申请书、协议书、合同书、土地使用证、土地红线图
2、本站基建施工图、竣工图与基建配套的电、水,下水道线路图
3、上级有关单位关于本站基建方面的批复、通知及本站向上级有关部门关于基建的请示、报告,基建投资方面的数据、文字材料,基建工程验收报告及基建审计结论
三
KS
设
备
类
同一设备仪器(价值2000元,使用5年以上)内,设备的购置合同、开箱验收单、图纸、合格证、设备安装调试文字材料、设备记录、设备维修报告与批示,维修记录及维修单,仪器设备监测报告单,设备报废报告与批示,报废登记表,设备保管人员及操作责任人等
ZK
会
计
文
件
材
料
一
ZKP
会计凭证
原始凭证、记账凭证
二
ZKZ
账簿
1、日记账、总账、明细账
2、现金出纳帐、银行存款帐
三
ZKB
财务报告
1、会计年报表、单位预算报表、年度财务报告
2、会计月报表
四
ZKQ
其它
1、会计移交清册
2、会计档案保管、销毁清册
S
声
像
材
料
一
SZ
照
片
1、上级领导视察、检查指导本站工作的照片
2、本站举行的各种活动的照片
3、反映本站基本面貌的照片
4、本站历任领导人的照片
5、无偿献血先进、典型人物的照片
6、本单位获市级或市级以上先进的照片
7、实物档案翻拍的照片
二
SX
录像
1、上级领导视察、检查指导本站工作形成的录像
2、本站举行各种活动形成的录像
3、本站购买的宣传教育录像带
三
SY
录音
1、上级领导视察、检查指导本站工作形成的录音
2、本站举行各种活动形成的录音
3、本站宣传《献血法》的录音带
D
电子材料
1、本站公务活动中形成的光盘、磁带
2、本站文件备份的磁盘
SW
实物材料
1、本站获得各类奖状、奖杯、奖牌、荣誉证书等
2、本站使用过的印章
3、上级领导及名人的亲笔题词、题名
4、其它有保存价值的各类实物
XX市红十字中心血站档案立卷说明
根据血站各类文件材料的形成规律、内容特点,本着便于保管、方便利用的原则,根据《湖北省科技事业单位档案工作规范管理评定标准》的要求,对档案室保存的各种门类和载体档案进行全面系统的立卷整理,现综合说明如下:
一立卷原则
档案立卷应遵循文件材料的形式规律和特点,保持稳健材料之间的有机联系,区分不同的价值,反映本单位工作活动的特点和真实面貌,便于保管利用。
二、档案分类
(一)文书档案:
1党群类;2.行政类
(二)专业档案:
1业务综合类;2.血源管理类;3.血液检测类;4.成分单采类;5.成分制备类;6.质量管理类;7.血液供应类;8.血液采集类
(三)基建档案:
1.综合管理;2.办公楼;3.住宅楼。
(四)设备档案:
1.检验仪器;2.车辆管理;3.办公设备。
(五)科研档案:
1.科研管理;2.科研课题。
(六)会计档案:
1.会计凭证;2.会计账簿;3.财务报表;4.其他类。
(七)声像档案:
1.照片;2.录像;3.录音。
(八)实物档案:
1.奖牌;2.印章;3.字画。
(九)电子档案:
1.磁盘;2.光盘;3.移动硬盘。
(十)资料:
1.发文汇集;2.专题汇编;3.其他。
三、立卷方法
(一文书档案在本年度内以问题为主,区分不同的保存期限,便于查找和科学管理。
(二)专业档案在本年度内以专业类别为主,结合专业特征,区分不同的保存价值,便于利用。
(三)基建档案按工程项目分类,根据其重要性划分不同保管期限。
(四)设备档案按设备型号分类,根据其重要性划分不同保管期限。
(五)会计档案以类型为主,按照不同类型划分期限。
(六)声像档案按专题结合时间进行组卷。
(七)电子档案以盘为单位登记。
(八)实物档案以件为单位逐年进行登记。
四、立卷中有关问题说明
(一卷内文件材料的排列以保持文件之间的相互关系,即批复在前,请示在后;文件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论在前,依据性文件在后。
(二)卷内文件一般按问题—时间—保管期限进行排列。
(三)“备考表”置于卷末,主要填写丽娟过程中有关问题,立卷人和立卷时间。
(四)没有题名的文件材料,拟写卷内目录时,根据文件内容自拟标题。
五、档案数量
血站综合档案室收藏各类档案,分为文书档案、专业档案、会计档案、声像档案、科技档案、实物档案、电子档案七大门类。
(一文书档案共整理盒,件(永久件,长期件,短期件,30年件,10年件)。
(二)业务档案共卷。
(三)基建档案共卷。
(四)设备档案共卷。
(五)科研档案共卷。
(六)会计档案共卷(会计凭证类卷,会计账簿类卷,财务报表类卷)。
(七)张片档案共册,张。
(八)实物档案共件(奖牌证书件,印章枚)。
(九)资料主要是本单位制发的发文汇集、专题汇编等。
XX市红十字中心血站档案安全管理突发事件应急预案
为了提高各种档案安全事故的应急抢险能力,最大限度的减轻对档案的损害,更具《档案法》、《档案法实施办法》及有关规定,结合我站实际,制定本预案。
一组织机构及职责
(一领导小组
为确保档案室突发安全事故应急抢险工作的顺利开展和高效运作,成立站档案安全管理突发事件应急领导小组,由任组长,任副组长,为领导小子成员,主要职责为负责应急抢险工作的组织领导和抢险现场的组织指挥。
(二)工作小组
应急抢险领导小组下设指挥、通讯、抢险、档案抢救四个工作小组,成员落实到人,每年度确认一次。
各组既明确分工,又紧密配合。
其职责根据分工,在突发安全事故后,根据领导小组的决定,及时启动应急预案。
指挥组:
由站领导小组成员组成,负责指挥、协调。
通讯组:
由站办公室、总务科、血源科负责人组成,根据险情负责联络和现场记录工作。
抢险组:
由全体干部职工组成,根据指挥组安排进行抢险。
档案组:
由站办公室主任和档案管理人员组成,负责现场档案抢救及灾后整理工作。
二、险情种类和等级
(一种类
引发档案室安全事故的险情主要有火灾、水灾、虫灾、地震、雷击、和库房崩塌等。
(二)等级
若站内险情不大,本站自己能处置,不会造成重大不良后果的,则为一般险情;若站内险情较严重,已危及到档案安全,本站摸不清楚虚实或估计依靠自身力量不能处置的,则为较大险情;若站内险情致档案严重受损且发生人员伤亡事故,则为重大险情。
三、抢险目标和任务
排除灾情、险情,清楚灾情、险情对室藏档案、资料及设施设备的威胁,保护未受损的档案、资料,抢救已受损的档案、资料。
四、抢险原则和内容
(一原则
先抢救珍贵档案,再抢救一般档案,最后抢救资料和设施设备。
(二)内容
1文书档案
2、业务档案
3、科技档案
4、资料
5、设备档案
6、基建档案
7、声像档案
8、会计档案
9、电子档案
五、抢险程序
(一一般险情
1险情第一发现者迅速通知办公室主任和档案管理员。
2、办公室主任和档案管理人员到现场查清险源后,能自己处理则处理,不能处理立即报告档案安全管理突发事件应急领导小组组长。
3、档案安全管理突发事件应急领导小组组长接到报告后立即到现场确认险情,并迅速采取措施。
4、查明原因,堵塞漏洞,做好善后工作。
(二)较大险情
1险情第一发现者在确认险情较重、自己不能处置时,立即向站档案安全管理突发事件应急领导小组组长报告灾情,请示处置办法;得到报警指示后,迅速通知通讯组,由通讯组成员告知站内人员;若需向外界呼救,则迅速拨打119或110火警、匪警电话或其他与抢险救灾有关的外界联系电话,告知险情,请求抢险。
之后立即做好准备,迎接消防车或其它抢险车辆的到来。
2、接到报告后,应急抢险领导小组应迅速组织抢险工作成员实施抢险。
站内成员自接到电话后10分钟内赶到现场,站外成员自接到通讯组的抢险通知后30分钟内赶到现场。
3、各应急领导小组成员到位后,立即按分工各就各位,投入抢险。
外界专业抢险队伍赶到后,站应急领导小组组长应及时介绍情况,组织人员协助抢险。
4、相关人员要做好报案、施救、灾情等记录。
(三)重大险情
若发生危害档案、危及人生安全的重大灾害事故,则通讯成员立即拨打120救护车,指挥组立即派人将受伤的人员送到医院抢救,其余工作人员参照上述较大险情的抢险步骤进行抢险。
若险情危及到供水、通信、下水管道等二自身不能处理时,则及时通知有关部门予以抢险。
六、善后工作
(一总结
险情排除后,各工作组要进一步做好善后工作,及时对抢险工作进行总结。
总结内容包括:
报告是否及时;突发事件等级确定是否准确;预案启动是否及时;采取措施是否及时、科学、有效;人员、物资、经费是否及时到位;险情产生的原因及防范措施等。
(二)上报
应急领导小组组长应将险情发生原因、所受损失情况及处理结果及时上报上级主管部门,并通报有关部门。
(三)奖励
在应急抢险工作中,对做出显著成绩的有关单位和个人给予表彰和奖励。
(四)责任追究
对失职、渎职、不履行规定职责和程序的科室和人员,按照站有关规定严肃处理,并视情节轻重追究有关科室及人员的责任。
XX市红十字中心血站档案管理规定
为切实加强我站档案管理工作进一步大道科学化、规范化的要求,根据档案局的有关精神,结合我站档案管理工作实际,做如下规定:
一管理机构
XX市红十字中心血站设立档案室,全面负责对各科室档案工作的业务指导与监督检查,并做好档案收集,保管及开发利用,不断完善监督管理职能。
二、管理原则
1各种门类、载体的档案实行统一管理,各科室及个人在从事各种业务活动中形成的载体,形成的有关文字材料必须按规定交档案归档案,任何科室和个人不得据为己有。
2、中心血站各部门负责人将档案工作纳入有关管理制度中,明确有关人员的岗位职责,做好考核检查,并与科室综合目标完成情况和个人奖金挂钩。
3、档案工作必须与全站各项工作实现有机结合,密切联系,实行布置、检查、总结、验收,四同步管理,即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文字材料的形式情况;评审鉴定成果同时验收鉴定归材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核等,有档案室同时出具材料。
凡重要的专业会议、鉴定会、基建工程验收,仪器设备开箱应分别通知档案管理人员参加。
档案人员岗位职责
1认真贯彻执行《档案法》及党和国家的一系列有关档案工作的政策、法规,严格依法治档。
2、热爱本职工作,努力专研档案专业理论知识,不断提高档案专业技能,以适应档案工作现代化、科学化管理的要求。
3、接受上级档案部门的工作检查和业务指导。
4、负责血站档案的收集、整理、清退、立卷、组卷、归档、保管、销毁等工作,参与工程项目的验收和科技成果的鉴定,确保档案完整、准确。
5、指导各科室做好归档工作做,对科室的档案管理工作负有监督、检查、指导职责。
6、注意了解、收集档案利用效果反馈信息,定期查看利用效果登记,做好保密工作。
7、按档案管理“七防”(防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染和防有害生物)的要求,配好必要防护设备,管理好档案库房,确保档案的绝对安全。
档案收集制度
1档案收集工作是贯彻档案工作基本原则、集中统一管理的一项具体措施。
血站的档案是宝贵财富,不能长期分散,更不能归个人所有,不能讲各自形成的档案分散在各科室保存,应由档案室集中统一管理。
2、凡工作活动中所形成能够反映血站工作主要职能和历史面貌,具有保存价值的一切文字、图样、表格、声像等各种不同门类、不同载体形式的均属收集范围。
3、凡各业务科室按照质量体系文件规定进行的血液的收集、检验、成分分离、储存运输等工作环节形成的原始记录都要收集立卷归档。
4、加强对血站工作活动和外出人员开会学习待会材料以及报刊、广播、电视等不同载体文件材料的收集工作。
5、简直档案员平时应做好各科室文件聊的收集、整理工作,并按时、按质量要求移交档案室。
档案接收工作制度
1各科室向档案室移交的档案应收集齐全,符合数量和质量的要求。
做到分类清楚、立卷规范、卷内文件排列合理,目录填写完整,备考表有卷内情况说明。
2、档案室在接收档案时,应对案卷质量、卷内文件材料质量、案卷的完整性、真实性进行审查,不符合入档、入库要求的的退回改正。
3、避免档案资料丢失,各科室不同种类的档案交接时间不同,各类档案按规定时间上交档案室。
会计档案隔年移交档案室。
4、接收档案时必须认真填写移交手续。
档案整理工作制度
1档案的整理就是对零散或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目,使之系统化,使档案能够全面、历史的反映血站工作活动面貌。
2、在接收档案过程中,对整理不善的档案盒不符合要求的档案,要进行指导重新整理立卷。
3、对接收和收集的零散档案,要进行全过程的档案整理工作。
4、档案整理工作是整个档案工作的基础,只有进行科学的整理,才便于档案的鉴定、保管、统计等环节的建设。
5、档案整理工作应该按照档案的形成的特点和规律,最大限度的保持文件之间的联系,充分利用原有基础,使整理后的档案便于保管利用。
6、档案室应分门别类进行编目、封面填写、装盒、上架。
档案室库房管理制度
1库房要安全可靠,门窗牢固,配有安全保护装置。
2、库房要有良好的通风散热装置。
3、库房要定期检查,发现问题及时解决。
4、出档案管理人员外,闲人不准进入库房。
5、库房必须配备温湿度测试仪,每天检测库内温湿度,配备灭火器、防虫药等,必须做到“七防”(防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染和防有害生物)。
6、档案须经消毒方能进入库房。
7、库房内严禁堆放杂物。
档案管理人员“四参加”制度
为确保血站档案的完整性、准确性、系统性,以《档案法》的精神为指导,结合我站实际,特制定档案管理人员“四参加”制度。
1档案管理人员按规定参加血站相关业务会议,会上认真做好笔录,会后将有关会议记录按要求及时归档。
2、档案管理人员按规定参加业务评审、科研课题鉴定会,并将评审鉴定成果和鉴定档案材料按要求及时归档。
3、档案管理人员按规定参加血站重要设备开箱验收会,并将设备按要求及时归档。
4、档案管理人员按规定参加血站基建工程竣工验收会,并将基建工程档案按要求及时归档。
档案利用制度
1血站档案是血站历史活动的真实记录,为血站各项工作服务。
2、编制档案的案卷目录、卷内文件目录、各种档案索引、参考查找工具、组织文件汇编,提供各种档案信息。
3、借阅利用档案,必须登记,必须按规定填写《档案利用效果登记表》和《档案借阅登记薄》,做好信息反馈。
未办理借阅手续者,不得将档案带出档案室。
4、查阅会计档案,须经血站分管财务领导或财务科负责人签字后方可借阅,但不得借出。
5、外单位人员借阅血站档案,必须出示证明,经分管档案工作的领导批准,办理查、借阅手续后,管理人员方可提供使用。
6、利用档案时,不准吸烟、拆卷、转借和在档案原件上画杠、打圈、涂改以及污损档案。
档案管理工作“三纳入”制度
为了确保档案管理工作的顺利开展,以《档案法》的指导精神为指导,结合我站实际,制定档案管理“三纳入”制度。
1档案管理工作应纳入血站年度工作计划中,制定档案管理工作年度目标,下拨专门的经费支持档案管理工作的发展。
2、档案管理工作应纳入站领导议事日程中,做到有专职站领导分管档案管理工作,定期召开会议解决档案管理工作的实际问题。
3、档案管理工作应纳入血站各科室工作内容及岗位职责中,将其列为当月考核和年度考核目标责任之一,与考核评先和绩效挂钩。
对考核不合格的科室不得评为先进科室,对考核不合格的科室或个人酌情扣当月绩效工资。
档案保密制度
1档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全与完整。
2、档案库
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