员工离职管理办法.docx
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员工离职管理办法
《员工离职管理办法》
1.0总则
1.1目的:
为确保员工离职时,能顺利办理离职手续和交接工作,特拟定本办法。
1.2适用范围:
本办法适用于XX股份有限公司(以下简称“股份公司”),股份公司下属分子公司参照执行。
因各种情形导致劳动合同终止的,公司和员工均应遵守本办法的相关规定,办理相关离职手续。
2.0员工离职管理流程
2.1辞职:
员工向公司辞职,应提前以书面形式告知公司;试用期内的员工,应至少提前3日告知公司;在此基础上,公司根据职务级别作如下酌情规定。
2.1.1主管级以下(含)生产体系员工
2.1.1.1需提前7天填写《员工辞职审批表》提交至所属部门,由车间内勤走OA流程,经生产总监批准后报人力资源中心,经人力资源中心审核后生效;生产技术员工需提前30天提交辞职申请。
2.1.1.2生产技术员工离职前必须进行工作移交,交接时间不得少于3天,工作移交清楚后方可离开公司。
2.1.1.3离职员工所在车间负责人是其离职移交工作的监交人,必须全程监督离职员工的工作移交;如果离职生产工人工作移交不清而对公司造成损失,监交人、卸任人和接任人承担相应经济或法律责任。
2.1.1.4离职员工的档案、《员工辞职审批表》和《员工离职移交流程表》由人力资源部门归档管理。
2.1.1.5人员离职签批手续须在离岗前办理完毕。
2.1.2主管级以下(含)销售体系员工
2.1.2.1员工本人需提前30天通过OA提报《员工辞职申请》(纸质员工辞职申请扫描件作为提报附件),走审批流程和离职面谈,审批通过后方可办理交接手续。
2.1.2.2销售员工须在接交人到岗后开始办理工作移交,工作交接期不得少于5个工作日,必须完整填写《员工离职移交流程表》、《销售人员调职/离职与经销商交接表员工离职移交流程表》和《经销商库存表》,并必须在员工离职移交流程表单上由相关客户盖章或签字确认,并报省区、大区、销售管理部审批后表示无遗留问题;《员工离职移交流程表》填写完成后,通过OA报表格上涉及的相关部门负责人审核。
2.1.2.3离职销售员工所在办事处/部门负责人或其直接上司是其离职移交工作的监交人,必须全程监督离职员工的工作移交;如果离职员工工作移交不清而对公司造成损失,监交人、卸任人和接交人必须承担相应责任。
2.1.2.4所有离职表单必须在员工离职后3个工作日内将纸质文案传回人力资源部门审核后备案。
2.1.2.5离职销售员工的档案、《员工辞职申请表》、《离职员工移交流程表》、《销售人员调职/离职与经销商交接表》和《经销商库存表》由人力资源中心负责归档管理。
2.1.2.6人员离职签批手续须在离岗前办理完毕。
2.1.3主管级以下(含)行管员工
2.1.3.1员工本人需提前30天通过OA提报《员工辞职申请》(纸质员工辞职申请扫描件作为提报附件),走审批流程和离职面谈,审批通过后方可办理离职手续。
2.1.3.2一般行管员工须在接交人到岗后开始办理工作移交,工作交接期不得少于5个工作日,并完整填写《员工离职移交流程表》;《员工离职移交流程表》填写完成后,通过OA报表格上涉及的相关部门负责人审核。
2.1.3.3所在中心/部门负责人是其离职移交工作的监交人,必须全程监督离职员工的工作移交。
如因离职员工工作移交不清而对公司造成损失,监交人、卸任人和接交人必须承担相应责任。
2.1.3.4《员工离职移交流程表》须在员工离职日当日提交至人力资源中心,由人力资源中心审核后备案。
2.1.3.5员工档案、《离职申请》和《员工离职移交流程表》由人力资源部门负责归档管理。
2.1.3.6人员离职签批手续须在离岗前办理完毕。
2.1.4部门经理(含生产体系、行管体系、销售体系的城市经理、省区经理)
2.1.4.1员工本人需提前30天通过OA提报《员工辞职申请》(纸质员工辞职申请扫描件作为提报附件),走审批流程和离职面谈,审批通过后方可办理离职手续。
2.1.4.2生产、行管体系部门经理离职须在接交人到岗后开始办理工作移交,工作交接期不得少于10个工作日,并完整填写《员工离职移交流程表》;《员工离职移交流程表》(必须详细移交相关工作流程)填写完成后,通过OA报表格上涉及的相关部门负责人审核。
2.1.4.3销售体系城市经理、省区经理离职,须在接交人到岗后开始办理工作移交,工作交接期不得少于15个工作日,必须完整填写《员工离职移交流程表》、《销售人员调职/离职与经销商交接表》和《经销商库存表》,以上交接表单上由相关客户盖章或签字确认,并报省区、大区、销售管理部审批后表示无遗留问题;《员工离职移交流程表》(必须详细移交相关工作流程)填写完成后,由审计部出具报告后按流程报批,由人力资源中心审核后备案。
2.1.4.4经理级员工离职的监交人为其直接上司,或分管副总指派的监交人,监交人必须全程监督离职员工的工作移交;如果离职员工工作移交不清而对公司造成损失,监交人、卸任人和接任人必须承担相应责任。
2.1.4.5生产、行管体系经理的《员工离职移交流程表》必须在离职当日提交至人力资源中心,经人力资源中心审核后备案;销售体系经理的《员工离职移交流程表》必须在离职后3个工作日内提交至公司人力资源中心,经人力资源中心审核后备案。
2.1.4.6离职的经理级人员的员工档案、《离职申请书》和《员工离职移交流程表》、《销售人员调职/离职与经销商交接表》和《经销商库存表》由公司人力资源中心负责归档管理。
2.1.4.7所有经理级人员离职签批手续须在离岗前办理完毕。
2.1.5总监级以上(含)员工
2.1.5.1总监级以上(含)员工需提前30天提出离职申请,须亲自通过OA提报《员工辞职申请》(纸质员工辞职申请扫描件作为提报附件),走审批流程和离职面谈,审批通过后方可办理离职手续。
2.1.5.2总监级以上(含)员工工作移交须在接交人到岗后开始办理工作移交或与公司指定人员交接,工作交接期不得少于20个工作日,并完整填写《员工离职移交流程表》;《员工离职移交流程表》(必须详细移交相关工作流程和工作内容)填写完成后,通过OA报表格上涉及的相关部门负责人审核。
2.1.5.3总监级以上(含)人员离职的监交人为分管副总或股份公司总裁确认指派的监交人,监交人必须全程监督离职员工的工作移交;如果离职员工工作移交不清而对公司造成损失,监交人、卸任人和接任人必须承担相应责任。
2.1.5.4总监级以上(含)高层管理人员的《员工离职移交流程表》必须在离职当日提交至人力资源中心,经人力资源中心报批后备案。
2.1.5.5离职的总监级以上(含)管理人员的员工档案、《离职申请书》和《离职员工移交流程表》由人力资源中心负责归档管理。
2.1.5.6总监级以上(含)人员离职签批手续须在离岗前办理完毕。
2.1.6工作交接规定及交接内容
2.1.6.1员工必须将工作交接清楚并且结清在职期间的所有帐务后,方可离开公司;如有公、私欠款,公司有权用其薪金和奖励基金抵偿欠款;公司重要岗位员工(如:
总监、省区经理、部门经理等)离职,除了需要监交人全程监督交接,还需要由审计部审核交接清单,方可办理离职手续。
2.1.6.2任何没有交接工作或自动离岗的员工,公司将不予发放工资;因工作未交接而给公司造成的经济损失或影响工作的正常开展,公司将保留向其追索赔偿以至提起法律诉讼的权利。
2.1.6.3根据所在岗位不同,内容不同,主要交接内容包括:
2.1.6.3.1工作牌、使用的办公物品、文件资料。
2.1.6.3.2公司财务账款结算。
2.1.6.3.3本职工作内容交接描述。
2.1.6.3.4本职位与行业内、外单位接洽的相关工作内容。
2.1.6.3.5各项报表明细。
2.1.6.3.6经管的办公物品、档案资料、用印、财产明细。
2.1.6.3.7办公物品、档案资料、用印、财产明细。
2.1.6.3.8履行之中的合同明细。
2.1.6.3.9档案资料及履约合同交接明细。
2.1.6.3.10主要客户明细。
2.1.6.3.11账款回收及存在的情况。
2.1.6.3.12库存商品状态明细。
2.1.6.3.13客户的临期产品统计表。
2.1.6.3.14促销工具明细表。
2.1.7除《劳动合同法》第三十八条规定劳动者可以立即解除劳动合同而无需事先告知用人单位的情况外,任何员工因公司存在下列情形之一,而与公司解除劳动合同的,均应当按照本办法规定的辞职程序办理相关离职手续。
2.1.7.1未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件。
2.1.7.2未及时足额支付劳动报酬。
2.1.7.3未为员工缴纳社会保险费。
2.1.7.4公司规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益。
2.1.7.5公司以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危,使员工在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同。
2.2解聘:
根据《劳动法》《劳动合同法》的有关规定,公司在员工符合解聘条件的情况下,可单方解除与该员工的劳动合同。
2.2.1公司员工有下列情形之一的,公司可不支付任何经济补偿金与员工解除劳动合同:
2.2.1.1在试用期间被证明不符合录用条件的。
2.2.1.2严重违反公司规章制度的(其中包括根据公司处罚和考勤管理相关规定给予解聘处理的)。
2.2.1.3严重失职,营私舞弊,给公司造成重大损害的。
2.2.1.4员工同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本公司的工作任务造成严重影响,或者经公司提出,拒不改正的。
2.2.1.5以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的。
2.2.1.6被依法追究刑事责任的。
2.2.1.7法律法规规定的其他情形。
2.2.2有下列情形之一的,本公司可提前30日以书面形式通知员工本人或者额外支付员工一个月工资后,可以解除劳动合同:
2.2.2.1员工患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由公司另行安排的工作的。
2.2.2.2员工不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的。
2.2.2.3劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经公司与员工协商,未能就变更劳动合同内容达成协议的。
2.2.3解聘程序
2.2.3.1依据《劳动合同法》第四十三条规定,需解聘人员的部门/中心应先填写《解聘员工审批表》,经人力资源部门审核后报各公司总经理/股份公司分管副总或总裁审批,同时抄送工会;工会收到人力资源部门抄送的《解聘员工审批表》后应在3个工作日内签署意见,并回复人力资源部门;工会有不同意见的,人力资源部门应及时向公司决策部门转达,并负责将公司处理结果书面通知工会。
2.2.3.2《解聘员工审批表》经各公司总经理/股份公司分管副总或总裁签署批准后,由人力资源部门通知解聘员工所在部门,同时向解聘员工出具《解除劳动合同通知书》,由解聘员工所在部门转交。
《解除劳动合同通知书》须由解聘员工亲自签收;通过电子邮件或信件,发送至员工登记的工作信箱或家庭住址的,不必办理文本签收。
2.2.3.3解聘员工收到《解除劳动合同通知书》后,应照本办法第二条的相关规定,及时办理工作移交手续;解聘员工所在部门,应督促工作移交手续的办理。
2.3协议解除劳动合同
2.3.1因特殊原因,公司与员工双方经协商一致,同意解除劳动合同的,应共同签定一份《解除劳动合同同意书》或其他类似协议;代表公司一方签署前述文件的,只能是股份公司总裁或各公司总经理,其他任何人员,不得代表公司与员工协商解除劳动合同。
2.3.2员工持股份公司总裁或各公司总经理签字的《解除劳动合同同意书》或其他类似协议,到公司人力资源部门办理离职登记,并依据本办法第二条相关规定及时办理工作移交手续;离职员工所在中心/部门,负责监督工作移交手续的办理。
2.4劳动合同期限届满:
员工劳动合同期限届满,公司决定不再与该员工续签劳动合同的,或者经公司通知续签劳动合同,该员工拒绝续签或未能依据公司《劳动合同管理制度》的相关规定办理续签手续的,人力资源部门应通知该员工劳动合同终止,并依据本办法第二条相关规定办理工作移交手续;该员工所在中心/部门,负责督促离职员工工作移交手续的办理。
2.5自动离职:
是指公司员工未经批准,擅自离开工作岗位者,一般表现为旷工、外出学习或请假未经批准、未按规定时限返岗、要求辞职调动等未获批准而擅离岗位,或者公司内部调动未按规定时限要求到岗者等。
2.5.1属下列情形之一者,视为自动离职
2.5.1.1擅自离岗连续2天、月度累计3天、或全年累计5天(含)以上的人员。
2.5.1.2请假未批离岗连续2天、月度累计3天、全年累计5天(含)以上的人员或请假期满且未办理续假手续而无故超假2天以上的员工。
2.5.1.3其他违反有关规定或不履行合同的自动离岗人员。
2.5.2自动离职的处理流程
2.5.2.1员工擅离工作岗位2天以上(含),中心/部门必须将有关情况及处理意见书面报人力资源中心(附相关考勤资料)。
2.5.2.2人力资源中心收到书面报告后,派人进行核查;若情况属实,由人力资源中心委托上报部门/中心督促其限期返回工作岗位,并对其进行批评教育。
2.5.2.3经批评教育仍不返回工作岗位的,由人力资源中心提出处理意见,按审批权限报相关领导审批。
2.5.2.4按审批流程批准后,由人力资源中心代表公司对视为自动离职处理的员工发送《自动离职通知书》,限期5天内到公司办理离职手续,逾期不办者或多次联系不上者,公司视情节轻重给予处罚,并保留追究法律责任的权力。
2.5.3对自动离职人员的处理:
员工出现自动离职现象的,暂时扣发当月工资;经用人部门和人力资源中心联系并要求回部门/中心上班,仍不能按时返回的,自第二月起停发工资并停缴各类保险等福利。
3.0相关事宜
3.1无论由员工还是公司引起的劳动合同解除或终止,都应当严格遵守法律程序和公司的规章制度;员工违反劳动合同约定、国家法律法规规定或公司的相关规章制度,给公司造成经济损失的,应依法承担赔偿责任。
3.2员工同意,公司可以从公司对员工的应付款项(包括但不限于公司应向员工支付的工资、奖金、经济补偿金等)中相应扣除该员工应向公司支付或缴纳的款项,包括但不限于因遭受公司处罚应扣的工资、公司代扣税款、因造成公司损失应支付的赔偿、根据双方签署的有关培训协议应向公司支付的违约金等;员工同意,本条款于其受雇于公司期间及其离职时,均适用。
3.3离职员工依据本办法的规定办理完成全部离职手续后,公司人力资源部门将依据国家法律法规的相关规定,为离职员工办理人事档案、社会保险关系的转移手续;因员工原因导致未能及时办理前述交接手续的,相关法律后果及责任由该员工自行承担。
4.0附则
4.1本办法最终解释权归属人力资源中心。
4.2股份公司下属其他分子公司参照执行。
4.3本办法经股份公司总经理办公会议、职代会审议通过后正式生效。
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