监理文件编制整理细则0114.docx
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监理文件编制整理细则0114
中国石油化工股份有限公司武汉分公司
80万吨/年乙烯工程
监理文件编制细则
文件编号:
WHYX-0000-PP-MA-0002
目录
1.编制目的2
2.适用范围2
3.术语和定义2
4.职责2
5.编制依据3
6.监理文件的形成3
7.监理文件的编制与整理5
8.监理文件的组卷与组册5
9.监理文件编码要求6
10.监理文件的装订6
11.其它要求7
12.监理文件的审核9
13.监理文件的移交9
1.编制目的
为规范武汉乙烯建设项目监理文件的编制与整理,确保归档文件的完整、准确和系统,特制定本细则。
2.适用范围
本细则适用于武汉80万吨/年乙烯工程项目监理文件的形成、积累、编制、整理工作。
3.术语和定义
本细则所称的监理文件是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件,是整个项目文件的重要组成部分。
4.职责
4.1武汉乙烯项目施工管理部负责监理文件具体内容、格式、编制要求的策划组织工作,指导监理文件的编制,检查、审核监理文件,确保其完整、准确、系统,负责督促、检查、组织归档前的整理及归档工作,按档案管理规定向武汉乙烯项目管理部档案室归档。
4.2项目管理部档案室负责工程项目监理文件编制、整理、归档的业务指导,负责归档文件的质量审查,确保归档文件符合国家有关档案规范要求。
4.3项目各监理单位严格执行本规定,按监理规范及本规定文件要求,及时、认真的收集、编制监理管理文件及施工监理过程资料,确保监理资料的齐全、完整,在接受区域项目组审查确认,及武汉乙烯档案部门验收确认后,负责将检查合格的监理资料向武汉乙烯档案部门移交。
5.编制依据
5.1《建设工程监理规范》(GB50319-2000);
5.2《石油化工建设工程项目监理规范》(SH/T3903-2005);
5.3《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001);
5.4《石油化工建设项目交工技术文件规定》(SH3503-2007);
5.5《武汉乙烯项目档案管理制度》;
5.6武汉乙烯项目监理合同相关规定;
5.7武汉乙烯工程项目管理部发布的各项管理制度
6.监理文件的形成
6.1监理文件的主要归档范围
6.1.1项目监理管理文件;
6.1.2土建工程监理文件;
6.1.3设备安装工程监理文件;
6.1.4管道安装工程监理文件;
6.1.5电气安装工程监理文件;
6.1.6仪表安装工程监理文件;
归档范围见附表1。
6.2监理文件文件的份数
6.2.1向武汉乙烯项目档案室移交的监理文件为二份,一份正本一份副本。
6.2.2正本为纸质原件,副本为正本的复制件。
6.2.3电子版文件为正本的电子扫描件。
6.3载体要求
6.3.1纸质监理文件需70克以上原浆纸,严禁使用再生纸,文字资料应使用A4规格纸张。
6.3.2光盘统一使用120型单面只读DVD或CD碟片,光盘盒为142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包装单片盒,盘面必须为白色(无任何其它色),以便后期打印光盘封面。
6.3.3所有载体需保证表面整洁无污染、无破损。
6.4书写用具
6.4.1所有监理文件需使用计算机编制,尽量使用激光打印机打印,打印设备需使用原装耗材,禁止使用再生碳粉、再生墨水打印文件。
6.4.2监理文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,各种表格上需要签署的,一律使用黑色墨水签字笔进行手签。
6.5监理文件应字迹清楚,内容及格式规范,签字盖章手续完备。
总监工程师或监理工程师在监理文件上签署意见时,应由本人签署,特别是签名,不得代签,签名人员必须与项目监理机构注册备案人员一致,否则该项监理文件记录不合格。
6.6报验、报审表内容要填写详细,能清楚反映出报验事项。
6.7项目监理工作用表采用《武汉80万吨/年乙烯工程交工文件与监理文件用表管理规定及验收指引》(WHYX-0000-CM-MA-0017)
中规定的表格。
7.监理文件的编制与整理
7.1监理文件由项目各监理单位负责组织编制、整理、立卷,完成后依次提交施工管理部、档案管理部门审核。
各监理单位需全面理解本编制细则的要求,正确填写各类表格,并及时审核、签署。
7.2资料收集、整理工作要做到及时、准确、齐全,规格统一、字迹清楚、图形规整、签章完整、排列有序。
8.监理文件的分类、组卷与组册
8.1监理单位按照审批的项目单位工程划分,并以此确定组卷意见。
8.2监理交工资料的编制必须由建设监理合同的监理方负责组织并按单项工程或独立标段统一立卷分册,各卷号固定详见附表1。
8.3监理文件可组成以下案卷:
综合卷、监理管理文件卷、监理审批文件卷。
8.4监理文件组册方法:
8.4.1监理管理文件卷内容主要由监理单位形成的监理管理文件组成,如监理规划、监理细则、监理月报、监理总结等,该部分文件按文种组册;
8.4.2监理审批文件卷所含文件组卷时先按单项工程分开,每一单项工程文件再按专业分开组册。
8.5以下监理表格如产生应配合组册
8.5.1《工程临时/最终延期申请表》和《工程临时/最终延期审批表》合为一项,两表配套,按照发生时间先后依次排列;
8.5.2《完成工作量/工作量申报表》、《工程预付/进度款支付申请表》、《工程预付/进度款支付证书》合为一项,三表配套,按照发生时间先后依次排列;
8.5.3《工程索赔意向通知书》、《工程索赔申请书》、《工程索赔审批表》合为一项,三表配套,按照发生时间先后依次排列。
8.6每册均应编制封面、文件目录、编制说明和备考表,式样参考建设单位提供的电子版样表;
8.7第1卷(综合卷)应有监理文件编制总说明,主要内容有:
编制依据、监理合同范围、卷册的划分情况;
8.8监理审批文件卷应以单项工程组册,每册里资料顺序为土建专业、设备专业、管道专业、电气专业和仪表专业。
9.监理文件编码要求
9.1监理文件按表号顺序排列,每一自然册单独编制页码,从封面以“1”编起;
9.2页码位置:
单面文件在右下角;双面文件正面在右下角,背面在左下角。
独装订成册的监理规划、质量计划、HSE计划、工程质量评估报告及监理工作总结等不再重新编写页号和目录,备考表不编写页码;
9.3监理文件需通过武汉乙烯档案室初步验收后方可进行打码;
9.4打码机需使用黑色印油,如使用多位打码机打码需采取必要措施对不需使用的号段进行有效遮挡,以防打码时对页面造成污染;
9.5禁止使用涂改液、修正纸等修改页码。
10.监理文件的装订
10.1监理文件编制前不得反复使用易造成文件破损的用具(钉书机)装订,影响成品文件的整洁美观;
10.2装订工作需在监理文件副本制作及电子扫描工作完成后进行;
10.3装订方式统一为三孔线装,必须使用空心钻头打孔,孔径不得超过4mm,孔距固定为83mm,孔中心距装订边页边距为10~13mm;
10.4使用由建设单位统一订制的档案盒装盒。
11.电子版监理文件要求
11.1监理文件电子版要求为打码后的监理文件的全彩色扫描件;
11.2存储格式:
电子版文件全部采用PDF格式存储;
11.3扫描分辨率采用300dpi进行扫描,个别文字偏小、密集、清晰度较差的可适当提高分辨率;
11.4扫描生成的文件数量及每份文件内容需与监理文件目录条目保持一致;
11.5同一张光盘只存储同一单项工程的电子文件和目录;
11.6光盘内目录要求:
参照建设单位给出的模板执行;
11.7电子版文件命名要求:
按照监理文件目录条目顺序,电子版文件使用连续的1,2,3…阿拉伯数字命名。
12.其它要求
12.1每卷在第1册里应放入该卷的总目录,总目录放在册目录的后面;
12.2封面、目录及监理文件总说明中的工程名称应填写监理合同名称;
12.3卷、册目录中的“卷号、册号及序号”栏应用阿拉伯数字填写;“文件编号”栏不用填写;“页次”栏应填写每个文件的起始页号,最后一个文件的页次应填写起始页号和终止页号,中间用“-”,如“50-100”;
12.4每自然册厚度不得超过4cm;
12.5各卷(册)封面上公章一律用各单位公章,当表格内单位公章处使用项目专用章时,用章单位要有授权书(见附表2)。
12.6监理单位须对现场隐蔽工程、关键工序施工、重大施工节点(开工、中交等)、各类活动进行拍照存档,以电子版形式单独向建设单位档案室移交,具体要求参见《关于项目建设期间各单位照片档案归档要求的联系函》(WHYX-0000-PP-L-005)。
13.监理文件的审核
监理文件审核流程
14.监理文件的移交
14.1监理文件验收合格后,相关单位凭“归档文件验收移交合格证书”(样表参见关于发布《武汉80万吨乙烯工程项目交工技术文件审查移交流程的说明》的通知)方可向财务部办理结算。
监理归档文件未验收合格的、监理项目交工技术文件未办理移交的、工程财务部不与监理单位办理最后一笔结算及付款。
14.2监理文件由监理单位在监理合同内所有项目交工技术文件移交后1个月内,向施工管理部提交;施工管理部负责组织审核、督促整改、汇总,合格后1个月内,完成向武汉乙烯项目档案室移交工作。
14.3监理文件移交时需向档案室提交监理合同内所有单位交工技术文件移交证书作为证明文件。
附表1
监理文件归档范围
卷号
卷名
册号
册名
所含文件
备注
1/
综合卷
监理单位企业资质及人员资质证明材料
本项目监理部所有在资料上签过字的监理人员资质证明材料
施工阶段质量评估报告
监理工作总结
监理项目部章授权书
监理文件移交证书
2/
监理管理文件卷
1/
监理大纲
如投标文件内有可不再重复归档
2/
监理规划
3/
监理细则
4/
质量计划
5/
HSE计划
6/
监理工程师通知单及回复单
7/
监理工作联系单
如联系单有回复需一并归入
8/
会议纪要
监理例会纪要
专题会议纪要
设计交底会议纪要
图纸会审会议纪要
9/
监理月报
10/
检验记录
监理平行检验记录
监理旁站记录
卷号
卷名
册号
册名
所含文件
备注
3/
监理审批文件卷
1/
分包单位资格报审表、施工组织设计(方案)报审表、工程开工/复工报审表
2/
主要施工设备进场报审表
报审所附设备清单一并进入
3/
特殊工种进场报审表
报审所附人员清单一并进入
4/
工程材料/构配件/设备报审表
报审所附的工程材料/构件清单应一并进入
5/
进度计划报审表
6/
报验申请表
按单项工程设立分册
7/
工程款支付证书
支付申请需一并归入
8/
工程竣工报验单
附表2
授权书
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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