有效的会议管理.ppt
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有效的会议管理.ppt
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有效的技巧会议有效的技巧会议程目的:
课程目的:
课群策群力群策群力事半功倍事半功倍空杯理论空杯理论只有倒空了只有倒空了才能装得更满才能装得更满第一元述单会议概第一元述单会议概定无效义会议会议定无效义会议会议成本有效会议会议成本有效会议会议型原会议类会议则型原会议类会议则定义会议定义会议开会需要花费宝贵的时间开会需要花费宝贵的时间大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间大多数工作会议比较正式,有预先约定的时间、地点、议题等、地点、议题等典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程典型的会议有一个明确的目标,并概括于议程(议事日程或清单议事日程或清单)上上会议议程首先在与会者之间传播会议议程首先在与会者之间传播的请你谈谈对会议认识的请你谈谈对会议认识需要?
你开会吗需要?
你开会吗无效的会议无效的会议会议的目的不清楚会议的目的不清楚会议无法达成其目的会议无法达成其目的有些人不必参加会议有些人不必参加会议并不是所有的人都相互认识并不是所有的人都相互认识会议缺乏训练有素的主持人会议缺乏训练有素的主持人没有人做会议记录或注意会议程序没有人做会议记录或注意会议程序者的与会错误者的与会错误者到或早退与会迟者到或早退与会迟者出出与会进进者出出与会进进者离去拿料与会开会场资者离去拿料与会开会场资者与会争吵者与会争吵者言太冗与会发过长者言太冗与会发过长者自我膨、突出自己,不管正的与会胀真问题者自我膨、突出自己,不管正的与会胀真问题有些有重要意要表的人不能他足的见达并给够有些有重要意要表的人不能他足的见达并给够言机发会言机发会主持人失会议误主持人失会议误自自或的太多说画说自自或的太多说画说似乎不愿意他相反的点讨论与论似乎不愿意他相反的点讨论与论在前未事先通知要某些重要目开会并讨论题在前未事先通知要某些重要目开会并讨论题在每目上所花的非常不平均个题费时间在每目上所花的非常不平均个题费时间已作出策后在上意漫决还该议题随谈已作出策后在上意漫决还该议题随谈失控会议时间失控会议时间的不会议时间够的不会议时间够无,直到超定的甚多开轨电车过规时间无,直到超定的甚多开轨电车过规时间好几都无法作出策个议题决好几都无法作出策个议题决在理由据不充分的情下策临终场证况决在理由据不充分的情下策临终场证况决成本会议成本会议成功的合适的人聚集在一起会议将成功的合适的人聚集在一起会议将共同了某目而自己的才智为个标贡献共同了某目而自己的才智为个标贡献能省大量的和金够节时间钱能省大量的和金够节时间钱成本用会议时间费成本用会议时间费者的年薪日程支与会总开者的年薪日程支与会总开/年工作小时数年工作小时数(8(85540)40)主管的意们见主管的意们见无目的无目的无结论无结论无组织无组织(失控失控)独断独断无主题无主题本位主义本位主义有的没议题会议有的没议题会议无果的结会议无果的结会议有果不行结执有果不行结执走的过场会议走的过场会议有效管理的要素会议有效管理的要素会议述目的陈开会述目的陈开会准程备议准程备议适的者选择当与会适的者选择当与会管理会议时间管理会议时间引控制导与引控制导与做总结做总结需要花的金,开会费宝贵时间与钱需要花的金,开会费宝贵时间与钱因此只有在有必要才,时开会因此只有在有必要才,时开会确保的短富有成效并会议简与确保的短富有成效并会议简与有效的要素会议有效的要素会议目的目的人员人员组织组织领导领导信息信息时间时间地点地点会议会议型会议类型会议类可被分以下型,而每一型又会议为两种类种类可被分以下型,而每一型又会议为两种类种类可分:
细为两种可分:
细为两种工作策决会议工作策决会议目定标设目定标设解问题决解问题决信息播传会议信息播传会议意见意见/更新信更新信息息市行情场市行情场有效的会议有效的会议33PP原则原则成果成果成果成果(Performance)Performance)程序程序程序程序(ProcedureProcedure)目的目的目的目的(Purpose)Purpose)会议的成果会议的成果会议的成果会议的成果会议后所希望获得会议后所希望获得的结果的结果要产生什么结论要产生什么结论如何开会如何开会如何开会如何开会决定成员与角色决定成员与角色制定会议议程制定会议议程应用会议时间应用会议时间为什么要开会为什么要开会为什么要开会为什么要开会为何要开这个会为何要开这个会为何我会参与其中为何我会参与其中准会议备准会议备确定准标确定准标制定程议制定程议行举会议行举会议控制行与执控制行与执第二元流程单会议第二元流程单会议有效流程会议有效流程会议11:
准备:
准备首先确定是否需要开会首先确定是否需要开会开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件开会或其他方式解决问题:
邮件、电话、文件若不开会,会带来什么结果若不开会,会带来什么结果找出一服人的理由个说开会找出一服人的理由个说开会提出意见提出意见产生创意产生创意作出决策作出决策是否的开会选择是否的开会选择可可不,不开开开可可不,不开开开可大可小的,小会可大可小的,小会可可短的,短长会可可短的,短长会有效流程会议有效流程会议22:
准标:
准标前通会沟前通会沟确定与会者确定与会者确定开会时间确定开会时间确定开会地点确定开会地点确定会议主题确定会议主题传递有关文件传递有关文件发放会议通知发放会议通知确认出席者确认出席者花在前的准非常费会备时间有意的,确保在恰的义会议当地点行,由合适的人时间与举加作出正确的定参并决邀者请与会邀者请与会恰的者是是否到目的的选择当与会会议达恰的者是是否到目的的选择当与会会议达要素关键要素关键需要考者在一中如何工作虑与会个团队需要考者在一中如何工作虑与会个团队邀具有良好通能力的成加请沟员参邀具有良好通能力的成加请沟员参估者的:
分享信息、提供建评与会贡献议估者的:
分享信息、提供建评与会贡献议、身、授行专业份权动、身、授行专业份权动通知者且确与会并认通知者且确与会并认有效流程会议有效流程会议33:
程议:
程议事程序议事程序议确定议事日程中的关键主题确定议事日程中的关键主题先用少量时间讨论紧急问题先用少量时间讨论紧急问题对于关键主题留出足够时间对于关键主题留出足够时间根据轻重缓急排出优先顺序根据轻重缓急排出优先顺序先排序优先排序优平衡平衡ImportantImportant和和UrgentUrgentIIUU,IIIIIInonoUU,IIIVIVUU,no,noIIIIIIIInonoUU,no,noIIImportantImportantUrgentUrgent案例分析案例分析99月月2626日上午日上午1010:
3030在理公室行部总经办举在理公室行部总经办举理,门经会议会议时间理,门经会议会议时间9090分钟分钟事容:
议内事容:
议内工餐的建员厅扩工餐的建员厅扩部的定财务编问题部的定财务编问题金汽公司管理人的事宜龙车员参观金汽公司管理人的事宜龙车员参观明年公司展略的整发战调明年公司展略的整发战调采工上下班用的大巴购员采工上下班用的大巴购员案例分析:
某公司个案例分析:
某公司个工餐的建员厅扩工餐的建员厅扩明年公司展略的整发战调明年公司展略的整发战调部的定财务编问题部的定财务编问题上海金汽公司采部理的事宜龙车购经参观上海金汽公司采部理的事宜龙车购经参观采工上下班大巴购员采工上下班大巴购员准程要点备会议议准程要点备会议议避免在一天情低潮绪时开会避免在一天情低潮绪时开会保的化告知主持人证将议题变保的化告知主持人证将议题变程可能明了一目了然议尽简洁与程可能明了一目了然议尽简洁与程包括:
日期、地点目的议会议时间与程包括:
日期、地点目的议会议时间与全体者都要明了自己的与会职责全体者都要明了自己的与会职责程体出的重急先程序议现议题轻缓与优程体出的重急先程序议现议题轻缓与优确定地点会议确定地点会议地点于成功至重要选择会议对会议关地点于成功至重要选择会议对会议关非是否舒适,而是使人感恰如其分并仅仅觉非是否舒适,而是使人感恰如其分并仅仅觉估境室的布置评环与会议估境室的布置评环与会议各施的准:
音、投影、白板种设与设备备响各施的准:
音、投影、白板种设与设备备响、板、灯光咖、茶点纸与啡、板、灯光咖、茶点纸与啡各的所选择种会议场各的所选择种会议场自己公室办部下公室办公司室会议中心专业会议料全、人威、可能资齐个权电话(人)干扰提高部下士地位,若地方小,不舒服气与避免等困境,可能外人干,需要级扰预约各方公平,适合保密,先准,用预备费有效流程会议有效流程会议44:
行举:
行举目的:
确保每一者都明确什个与会为么开会目的:
确保每一者都明确什个与会为么开会互:
全体者的相互交流、整体互的所动与会动场互:
全体者的相互交流、整体互的所动与会动场不是会议主持人的“独角戏”不是会议主持人的“独角戏”也不是夸夸其谈者的个人“讲坛”也不是夸夸其谈者的个人“讲坛”者的座位安排与会者的座位安排与会支持性手把手合作性肩肩并性针对面面对主持人团队会议团队会议一一对会议一一对会议有效流程会议有效流程会议55:
行控制执与:
行控制执与告知有人有信息关员关告知有人有信息关员关简明扼要简明扼要针对性强针对性强不要涉及无关内容不要涉及无关内容重要信息以文字形式播传重要信息以文字形式播传定会议决定会议决采取行方案动采取行方案动定模式既定模式既行督执导行督执导何后不行为会执何后不行为会执工作忙行动计划不合理资源不足结论不民主出现新情况有不同看法忘掉了不重视有难度任务分配不合理缺乏资源监督不够第三元有效主持单会议第三元有效主持单会议任向系向务导与关导任向系向务导与关导明确主持人的角色会议明确主持人的角色会议主持人必考的会议须虑问题主持人必考的会议须虑问题主持人适束会议时结会议主持人适束会议时结会议主持会议主持会议任务导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人明确主持人的角色会议明确主持人的角色会议召集工员开会召集工员开会点名让员工提出意见或亮出观点点名让员工提出意见或亮出观点先让低职位的员工在无干挠的情况下发言先让低职位的员工在无干挠的情况下发言使这些员工不受到持反对意见的高职位员使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁工的威胁明确主持人的角色会议明确主持人的角色会议了解自己的点观了解自己的点观主席是会议的“仆人”并非“主人”主席是会议的“仆人”并非“主人”支持会议群体就主题展开讨论支持会议群体就主题展开讨论最终带领大家无异议的决定或较好的结最终带领大家无异议的决定或较好的结论论“仆人”非“主并仆人”非“主并人”人”主持人的会议雾区与误区高,强加于人谈阔论童子游,未戏尚达标惰无能,柔寡懒优断自我陶醉,沉迷其中明确主持人的角色会议明确主持人的角色会议支持与控制与会者支持与控制与会者打破沉默:
不自信敌对与打破沉默:
不自信敌对与不被干:
确保每人有言挠发权不被干:
确保每人有言挠发权扣主:
按定的主展紧题既题开讨论扣主:
按定的主展紧题既题开讨论力激:
鼓者的和意脑荡励与会积极参与创力激:
鼓者的和意脑荡励与会积极参与创明确主持人的角色会议明确主持人的角色会议保持正轨保持正轨情绪控制情绪控制时间管理时间管理主题把握主题把握及时反馈及时反馈突出重点突出重点善于总结善于总结主持人必考会议须虑主持人必考会议须虑在会议之前你需要在会议之前你需要知道的重要目的会议知道的重要目的会议所有相的背景文件阅读关所有相的背景文件阅读关考加的人可能有什的反虑参会议会么样应考加的人可能有什的反虑参会议会么样应定要用什方法去理决你么处定要用什方法去理决你么处中得到最适的果从这个会议当结中得到最适的果从这个会议当结主持人必考会议须虑主持人必考会议须虑准时开会准时开会
(1)
(1)对迟到的人不要勉强堆起笑容对迟到的人不要勉强堆起笑容要友善、保持愉快,要让大家自在一点要友善、保持愉快,要让大家自在一点有魄力,要就事论事,让大家清楚你在当家有魄力,要就事论事,让大家清楚你在当家提醒与会者前一次会议的结果提醒与会者前一次会议的结果主持人必考会议须虑主持人必考会议须虑准时开会准时开会
(2)
(2)解释这一次会议的目的解释这一次会议的目的提一提议程中的主要事项提一提议程中的主要事项告诉与会者会议应在何时结束,并指出每一告诉与会者会议应在何时结束,并指出每一个议题应讨论多久个议题应讨论多久主持人必考会议须虑主持人必考会议须虑控制讨论控制讨论那些最能加速的人表意请议题讨论发见那些最能加速的人表意请议题讨论发见邀其他人表意,不要少几人霸占请发见让数个邀其他人表意,不要少几人霸占请发见让数个不要自己霸占,但在必要的候要让你会议时评不要自己霸占,但在必要的候要让你会议时评一下些论并问问题一下些论并问问题心地听人言,但也要注意其他成的极为专发员心地听人言,但也要注意其他成的极为专发员反应反应主持人必考会议须虑主持人必考会议须虑要定友善地拉回坚将讨论要定友善地拉回坚将讨论确保所有的歧都能得到公而底的见开彻讨论确保所有的歧都能得到公而底的见开彻讨论有人要始架的,要地制止开吵话坚决有人要始架的,要地制止开吵话坚决提醒者行的催促他做与会会议进时间并们结论提醒者行的催促他做与会会议进时间并们结论在适的候到目前止成的策当时总结为达决在适的候到目前止成的策当时总结为达决/结论结论要求大家确已作成的或充意认结论补见要求大家确已作成的或充意认结论补见督促入下一程进个议督促入下一程进个议主持人适束时结会议主持人适束时结会议定一下是要延是要某些程留待下一次决长会议还将议讨论定一下是要延是要某些程留待下一次决长会议还将议讨论一下次成就了什,加的人总结这会议么并谢谢参会议一下次成就了什,加的人总结这会议么并谢谢参会议提醒者同意了何要做什事与会谁时么提醒者同意了何要做什事与会谁时么提醒者下一次日期、地点及目的与会时间提醒者下一次日期、地点及目的与会时间准束时结会议准束时结会议中及有的事快整理出,加将会议记录关项尽来发给参会议中及有的事快整理出,加将会议记录关项尽来发给参会议的人的人考一下是否所做的定事公布,加的人虑将会议决项让没参考一下是否所做的定事公布,加的人虑将会议决项让没参也知道也知道按照所作出的定采取行会议决动按照所作出的定采取行会议决动第四元单积极参与会议第四元单积极参与会议积极参与积极参与角色确认角色确认听、表反倾达与馈听、表反倾达与馈秘助理的书与职责秘助理的书与职责积极参与积极参与先程以前的忘预阅读会议议与备录先程以前的忘预阅读会议议与备录思考如何自己的作用定言发挥与拟发思考如何自己的作用定言发挥与拟发了解者,收集各信息与调查与会种了解者,收集各信息与调查与会种前其他者私下通消除隔会与与会沟阂前其他者私下通消除隔会与与会沟阂于重大,事先游,以支持对议题说获于重大,事先游,以支持对议题说获角色会议测试角色会议测试主席主席冲锋队员冲锋队员智多星智多星家评论家评论工兵工兵保姆保姆八爪鱼八爪鱼雕刻家雕刻家角色:
主席要会议学会角色:
主席要会议学会更好的组织更好的组织听取各方面意行见并进总结听取各方面意行见并进总结掘者潜力加以利用发与会并掘者潜力加以利用发与会并能作出正确、敏的策锐决能作出正确、敏的策锐决成一致和达与谐成一致和达与谐角色:
冲要会议锋队员学会角色:
冲要会议锋队员学会以正确的引给会议导以正确的引给会议导合整者的综调与会贡献合整者的综调与会贡献建立适的控制机制当建立适的控制机制当充分利用者的特能力与会长与充分利用者的特能力与会长与能更有效控制的行讨论进能更有效控制的行讨论进确定目会议标确定目会议标听他人意予支持倾见并给听他人意予支持倾见并给角色:
智多星要会议学会角色:
智多星要会议学会思聚焦于相事件上将维关思聚焦于相事件上将维关集中精力解决难题集中精力解决难题能承受批力够评与压能承受批力够评与压听他人意倾见听他人意倾见角色:
会议角色:
会议评论家评论家要学会要学会感知事物情境复杂与感知事物情境复杂与言意表思想以助人理解简赅达言意表思想以助人理解简赅达中的缺陷估其性审视计划并评现实中的缺陷估其性审视计划并评现实解的方法分成等将决问题级解的方法分成等将决问题级听各方意作出建性倾见并设结论听各方意作出建性倾见并设结论要放思以集思广益讨论时开维要放思以集思广益讨论时开维用提的技巧使人自然而然地不问认识用提的技巧使人自然而然地不问认识足所在足所在角色:
会议角色:
会议工兵工兵要学会要学会活机,适各工作及其氛灵动应种围活机,适各工作及其氛灵动应种围听新意,接受新思倾见维听新意,接受新思倾见维用行助他人实际动帮用行助他人实际动帮准一好的目述备个标陈准一好的目述备个标陈明白何做什,完成什时该么么明白何做什,完成什时该么么角色:
会议角色:
会议保姆保姆要学会要学会公正的待人事处公正的待人事处友好,在适的候人以友当时给谊友好,在适的候人以友当时给谊不做一些害他人自信心或人之事伤伤不做一些害他人自信心或人之事伤伤促人系,整不和氛进际关调谐气促人系,整不和氛进际关调谐气他人的趣能力发现兴与他人的趣能力发现兴与考体展需要虑个发考体展需要虑个发助他人渡帮过难关助他人渡帮过难关角色:
会议角色:
会议八爪鱼八爪鱼要学会要学会建立强大的人际网络建立强大的人际网络洞察其他的行方向团队动与洞察其他的行方向团队动与注于的策行关会议决与执注于的策行关会议决与执使保持信息通会议畅使保持信息通会议畅者支持鼓给与会与励者支持鼓给与会与励重目目的视会议标与重目目的视会议标与角色:
会议角色:
会议雕刻家雕刻家要学会要学会注意任完成的程水平务进与注意任完成的程水平务进与品要求认识质品要求认识质及化解时发现错误并及化解时发现错误并人以激给赞赏与励人以激给赞赏与励喋喋不休中解出从脱来喋喋不休中解出从脱来合理分配议题与时间合理分配议题与时间同者共同分享的成功与会你同者共同分享的成功与会你高效的角色整合会议高效的角色整合会议八爪八爪鱼鱼工兵工兵保姆保姆雕刻雕刻家家主席主席冲锋冲锋队员队员智多智多星星评论评论家家高效会议高效会议角色整合角色整合的技巧积极参与会议的技巧积极参与会议五位一体的听技巧倾五位一体的听技巧倾言意的表技巧简赅达言意的表技巧简赅达度的反技巧审时势馈度的反技巧审时势馈听的五步倾骤听的五步倾骤(5(5位一体位一体)全神注贯有效听倾深思熟虑感同身受言意简赅善解人意言意的表技巧简赅达精心准备精心准备避免干挠避免干挠寻求共同点寻求共同点凸现专业化凸现专业化充满热忱充满热忱自信实足自信实足表技巧:
达表技巧:
达KISS:
KISS:
KKEEPEEPIITTSSIMPLE&IMPLE&SSWEETWEET度的反技巧审时势馈度的反技巧审时势馈明白自己的目标作好准备及反时馈准确、及、具有性时针对恰的地点当时间与事不人对对避免下定或作价义评重有意的交流视义秘助理的书与职责秘助理的书与职责助上司制定程协会议议地点、安排座位选择会议通知确者文件并认与会并传递服、整控制突事件现场务调与发做好整理好忘会议记录并备录天地大冲撞天地大冲撞彗星彗星999999即冲撞地球,在一掩体中着将个挤即冲撞地球,在一掩体中着将个挤1111人,但是掩体中的食个人,但是掩体中的食个品水只能供与品水只能供与55人持维人持维22周。
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怎么办周。
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怎么办李博士,李博士,3535,白人,史博士,身体健康,有一子,政治岁历学热爱,白人,史博士,身体健康,有一子,政治岁历学热爱李太太,李太太,3131,白人,心理士,朗大方,擅琴演奏岁学硕开长钢,白人,心理士,朗大方,擅琴演奏岁学硕开长钢李大,卫李大,卫66,岁,岁IQ68IQ68,健康,喜,物欢绘画热爱动健康,喜,物欢绘画热爱动王小姐,王小姐,2828,南非裔混血,文士,高交花,有一子岁儿学学级际,南非裔混血,文士,高交花,有一子岁儿学学级际王小毛,王小毛,33,健康,字岁识,健康,字岁识30003000,是小神童个,是小神童个美美,张美美,张1212,人,健康,成斐然,托福成岁黄种绩绩,人,健康,成斐然,托福成岁黄种绩绩666666分分林先生,林先生,2222,黑人,生,健,岁医运动将奥运会,黑人,生,健,岁医运动将奥运会10001000米冠,同性者军恋米冠,同性者军恋梁小姐,梁小姐,2323,生化士,非常敏感,体弱多病,是典型的病西施岁硕个,生化士,非常敏感,体弱多病,是典型的病西施岁硕个成先生,成先生,4848,机高工程,已婚,岁电级师,机高工程,已婚,岁电级师66子女,生活自然个热爱与子女,生活自然个热爱与先生,费先生,费3636,人,生化博士,健康,未婚,有多情人岁华许,人,生化博士,健康,未婚,有多情人岁华许彭老太:
彭老太:
6868,著名生,患有心病,朗,幽默,德皆高岁医脏开医医术,著名生,患有心病,朗,幽默,德皆高岁医脏开医医术四直一条线笔画四直一条线笔画DlongDlong感各位朋友的谢参与感各位朋友的谢参与愉自己、容人悦宽别每天都有好心情
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