AccIS-Ch5.ppt
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AccIS-Ch5.ppt
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会计信息系统,朱海英,5、采购与付款核算与管理5、1采购与付款核算与管理需求分析5、2IT环境下采购与付款子系统的流程分析5、3采购与付款子系统总体结构设计5、4采购与付款子系统的初始设置5、5采购与入库管理5、6采购发票、采购结算与付款管理5、7帐表输出和统计分析,5、1采购与付款循环的核算与管理需求分析5、1、1采购与付款业务流程分析1、接受采购申请,编制采购计划采购申请是物料需求部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货或零星需求等实际情况,向主管管部门提出购货申请,采购部门进行综合分析,编制采购计划。
2、订购业务处理过程采购人员接到经审核的采购申请单后,应以“采购订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
采购订单是采购业务流程中的起点,在采购管理系统中处于核心地位,用以确认采购活动的标志。
3、物料到达后,填写收料通知单收料通知单是采购部门在物料到达企业后,登记由谁验收、由那个仓库入库等情况详细单据,以便于对物料的跟踪与查询。
收料通知单是采购订单的重要执行单据,它不仅要处理采购订单直接关联的执行情况,还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况,起到承上启下的业务管理作用。
4、收料检验,实现采购入库的检验功能收料检验通过采购管理的检验流程实现,即由收料通知单直接生产检验单,检验员执行质检后处理检验数据,将合格数反写回收料通知单根据合格数量生成外购入库单。
5、整理付款,获取采购发票物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”,送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。
会计部门与结账前办妥付款手续。
采购管理应满足的要求:
(1)提供采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、价格管理、质检管理、库存信息及订单执行跟踪情况等业务资料查询和处理功能。
(2)根据企业不同业务及职能管理的需要分别提供业务管理报表和业务分析资料(3)提供丰富灵活的业务单据和业务资料修改、作废、审核、关闭、查询、打印输出、引入、传递共享等功能,5、2IT环境下采购与付款子系统的流程分析5.2.1存货管理业务分析1.入库业务管理
(1)采购入库业务管理:
原材料入库单调整存货记录
(2)产成品入库业务管理:
产成品入库单调整产品记录(3)委托加工入库管理:
委托外单位加工入库单调整存货明细记录(4)其他入库业务管理:
生产领料退回、销售退回入库、投资者投入存货入库等。
退货通知单调整存货记录(5)仓库的内部调拨业务:
仓库挑拨单挑拨仓库的名称和调拨数量调整双方的存货记录,2.出库业务管理
(1)生产领用出库业务管理:
一式三联的领料单(领料单位、仓库、财务部门)
(2)委外加工出库业务管理:
委外加工出库单调整存货明细记录(3)销售产品出库业务管理:
销售订单发货通知单销售出库单(4)其他出库业务管理:
其他出库单调整存货记录(5)出库调整业务管理:
仓库挑拨单调整存货记录,3.盘点业务管理存货盘点报告表批准后库存调整单,5、2、2采购核算管理分析采购核算可以采用实际成本计价和计划成本计价两种核算办法1、按实际成本计价进行核算
(1)账户”原材料“:
包括主要材料、辅助材料、外购半成品、修理用备件、包装材料、燃料等。
”在途物资“:
包括买价、运杂费(运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等)、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用、购入材料负担的税金和其他费用。
”应付账款“:
核算企业因购买材料、商品或接受供应等而应付给供应单位的款项。
”应付票据“:
因购买材料、商品或接受劳务供应等而开出、承兑的商业汇票包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。
”预付账款“:
预付给供应单位的款项。
”应交税费应缴增值税进项税额”,账务处理方式:
(1)结算凭证和发票等单据同时到达。
采购入库单(采购管理),采购发票,审核入库单(库存管理),入库单记账(存货核算),借:
原材料贷:
物资采购,借:
物资采购应交税金贷:
应付账款,录入付款单(应付系统),审核、记账(总账系统),借:
应付账款贷:
银行存款应付账款,结算,发票制单,凭证,凭证,核销制单,
(2)材料已到,结算凭证未到月份内暂时不进行总分类核算,只将受到的材料登记材料明细账;月末,根据合同价格或计划价格暂估入账;下月初,用红字冲回当月,货到票未到:
下月发票到:
填制暂估入库单(采购管理),暂估入库单记账(存货核算),借:
原材料贷:
物资采购,填制采购发票(采购管理),采购结算(采购管理),暂估处理(存货核算),借:
原材料(红)贷:
物资采购(红),借:
原材料贷:
物资采购,(3)用预付货款的方式采购原材:
预付货款不足时,可用”银行存款“补付或作”应付账款“处理。
(4)退货处理:
2、计划成本进行核算实际成本与计划成本的差价记入“材料成本差异”。
录入退货单(采购管理),审核退货单(库存管理),退货单记账(存货核算),借:
原材料(红)贷:
物资采购(红),录入红字发票(采购管理),借:
物资采购应交税金贷:
应付账款(红),录入收款单(应付款系统),审核、记账(总账系统),借:
银行存款贷:
预付账款,5、2、2采购与付款系统与其他系统的关系,库存管理,系统管理,采购管理,存货核算,应付款管理,基础设置,采购入库单,存货成本,采购入库单,采购发票,付款信息,采购管理,应付款管理,总账管理,系统管理,应收款管理,基础数据,转账,凭证,采购发票,付款信息,5、2、3采购与付款子系统的目标
(1)灵活、正确地反映企业个性化特征的信息
(2)正确反映采购与付款日常业务、并进行实时控制(3)加强对资金的管理(4)提供各种核算和管理信息(5)充分应用网络实现无纸采购与付款系统,5、2、4请购于采购管理流程
(1)请购岗位处理请购单:
录入请购单、存货子系统自动传入、物料需求计划传入。
(2)采购订单编制岗位进行实时控制。
将采购订单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。
(3)选择供应商:
从供应商文件和价格文件中提取数据,系统根据请购单请求自动对供应商进行排名。
(4)编制订购单:
根据请购单,从供应商排名文件中获取排名结果,确定供应数量。
(5)采购订单审核岗位审核订单。
编制人员、审核人员和发出人员职责分离。
(6)将订单发送给供应商。
供应商评价指标体系:
交货指标、服务指标、价格指标、质量指标生成供应商排名:
获取供应商的评价值;打分;计算总值;排名文件,5、2、5存货验收流程
(1)检验岗位的人员从采购订单中获取信息,并与实物进行核对
(2)将合格的存货数量存入采购订单文中,系统自动生成入库单,采购订单文件,入库单文件,获取采购订单,标注检验合格属性,生成入库单,检验,采购部门,质监部门,货物,供应商,仓库,5、2、6发票管理流程
(1)发票处理:
根据收到的供应商的发票编制发票所需的基本信息;录入发票中的关键要素包括采购金额和数量;形成临时采购发票文件
(2)将临时采购发票文件与采购订单文件进行核对:
针对合同金额和数量进行核对(3)形成采购发票文件。
(4)采购结算:
根据采购发票文件和入库单信息形成采购成本,自动生成凭证传到总账子系统保存在临时凭证文件中,采购订单文件,获取编制发票所需信息,录入采购发票中的关键要素采购金额,临时采购发票文件,相符,生成采购发票,采购发票文件,采购结算,生成凭证,临时凭证文件,入库单文件,供应商,采购结算:
采购报账,将采购发票和入库单到财务部门,由财会人员确认采购成本。
分为:
自动采购结算和手工采购结算。
发票单价入库单中单价:
如果认为原因合理,审核人员发出“审核通过”命令,系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单,并根据采购发票结算处存货成本,生成一张蓝字入库单,传入存货子系统,并在采购单据上做采购结算标志,生成采购结算表,并将其转换成记账凭证,传递到总账子系统。
5、2、7应付与付款流程
(1)应付账款的管理:
应付期限已到、质检合格、入库的采购订单
(2)请购单、入库单、采购发票进行复查(3)复查通过后,自动生成付款准备通知书,存入付款准备通知书文件中(4)出纳根据付款准备通知书文件获取信息,付款(5)根据付款通知书生成付款单,生成凭证传到总账子系统保存在临时凭证文件中,采购订单文件,采购发票文件,请购单文件,付款通知书,临时凭证文件,入库单文件,获取入库、质检合格且到付款期的订单,进行复查,复查,生成付款通知书,签发支票,生成付款单,生成记账凭证,供应商,停止付款,应付款管理,出纳岗位,供应商,5、2、8IT环境下与手工环境下采购与付款流程的区别
(1)手工环境下,采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递。
(2)IT环境下保证数据一致性和工作效率性。
(3)IT环境下统计和分析能力。
(4)IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能。
EDI:
eletronicdatainterchange电子交换数据企业之间传输订单、发票等作业文件的电子手段,5、3采购与付款子系统的总体结构设计5、3、1编码设计1、业务单据编号
(1)采购申请单编号:
SQ+年+顺序号2007年第10张采购申请单的编号为:
SQ200710
(2)采购订单编号:
DD+年+顺序号(3)收料通知单编号:
SLTZ+年+顺序号(4)检验单编号:
JYD+年+顺序号(5)采购发票编号:
专用发票编号ZFP+年+顺序号;普通发票编号为PFP+年+顺序号;费用发票的编号FFP+年+顺序号,2、采购对象物料的编码在企业会计制度中,原材料科目的核算范围确定为:
原料及主要材料、辅助材料、外购半成品、修理用备件、包装材料、燃料等。
物料类别+物料表示码+具体物料内部分类码+各种物料的编号例如:
01表示原材料物料类别第一层YL表示原料物料表示码第二层FC表示辅助材料物料标识码第二层WG表示外购半成品物料标识码第二层BJ表示修理用备件物料标识码第二层BZ表示包装材料物料标识码第二层第三层:
结合企业实际情况制定。
实际原料种类多余10中少于100中可采用两位第四层:
每种类别下具体顺序号,可不限制长度,使编码具有较大的适应性,3、供应商代码设计保证采购管理、存货管理、应付账款管理中供应商代码的一致性。
省地区具体序号,5、3、2数据库文件设计1、业务单据的数据分析
(1)采购申请单需要填写申请单号、日期、使用部门、备注、申请人、审批人、审批日期、制单、物料代码、物料名称、规格型号、提前期、单位、数量、到货日、用途、供应商、建议采购日期等数据项。
(2)采购订单文件用于存储企业确认的各种采购订单的数据文件,是整个流程的核心文件。
采购订单的数据项,同样一部分是用于描述针对该业务处理过程共性数据,如单据编码、单据日期等;一部分是用来描述不同物料的基本数据,如每种物料的数量、价格等数据。
计划输入状态:
没有确认之前订单处于输入状态审核执行状态:
表示订单已经成为正式协议或合同,订购的货物正在到货入库过程中关闭状态:
订单货物全部到货或订单不能继续执行,(3)收料通知单。
反映采购订单的执行情况。
收料单编号、日期、供应商、采购订单号、购货发票号、采购方式、收料仓库、币别、汇率、业务员、主管、部门、审核、制单、收料单编号、物料代码、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、备注(4)检验单。
检验类型分为外购入库检验和自制产品入库检验。
如果检验类型是外购入库,检验单与收料通知单号关联;若检验类型是自制品入库,则应与生产任务单号、工艺路线关联。
共同信息:
检验方式、检验结果、送验员、检验员;个性信息:
目标值、规格上限、规格下限、检验结果、合格数、报废数、不合格原因,2、财务单据数据分析:
采购发票
(1)专用发票:
一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票,发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等。
采购发票号、日期、供应商、供应商地址、开户银行、采购订单、采购入库单号、采购方式、币别、汇率、贷方科目、业务员、记账、主管、开票人、审核、制单、采购发票号、物料代码、物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计。
(2)普通发票,3、供应商档案用于存储所有供应商的固定信息,文件中每个记录对应一个供应商,根据此文件可以查阅供应商的各种信息。
主要为采购核算和管理、存货核算和管理、应付账款核算和管理服务。
5、3、3采购与付款的功能结构设计,采购管理系统,系统设置,日常管理,输出管理,转账管理,核算参数设置,采购系统设置,采购申请单采购订单收料通知单检验单采购发票管理费用发票管理退料通知单管理,采购汇总表采购明细表,采购价格分析采购订单分析,应付账款子系统,系统初始化,帐表输出,单据处理,结算管理,期末处理,采购发票,付款单,单据审核记账,采购发票,付款单,采购发票,付款单,核销业务的处理,核销对象的确认,核销类型的选择,期末对账期末调汇期末结账,5、4采购与付款子系统的初始设置存货档案设置、供应商档案设置、采购类型设置、付款条件设置、结算方式设置、增值税税率设置、期末余额处理,5、4、1采购类型设置,5、4、2付款条件设置,5、4、3应付账款子系统初始设置,5、4、4其他,5、5采购与入库管理
(一)采购订货12月5日,向北京联想分公司订货一批,货物为联想天鹅PIII/500,数量为50套,单价为9659元,预订到货日为本月8号。
(二)单货同行业务12月8日,收到北京联想分公司提供的联想17英寸显示器,共计30台,商品已验收入硬件库,并收到了发票一张,发票号为AS8751,单价为2200元,总金额77220元,款未付。
(五)退货业务12月23日,收到向南京多媒体教学研究所订购的“管理革命”光盘,入库数量100张,已验收入配套用品库。
同时,收到专用发票一张,发票号AS8806,单价为80元。
立即用转账支票付款,支票号为1803,银行账号为8316587926.12月30日,将23日收到南京多媒体教学研究所提供的“管理革命”光盘20张退货,红字发票号H2521,结算金额1872元。
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