会议服务与管理.pptx
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会议服务与管理.pptx
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项目二会议服务与管理,一,筹备期间服务,二,会议期间服务,三,其他服务,四,会议结束的服务,掌握:
会议筹备期间服务的主要内容;会议接待应具备的基本素质与礼仪,会议信息通报的概念与方式理解:
会议的基本概念与会议主题特征;会议附设展览会与商业性展览会的区别。
学习目标,2,1.会议的基本概念,2.确定会议主题的重要意义,3.会议主题的特征,5.会议主题的目标,任务一会议筹备期间的服务,4.如何确定会议的主题,
(一)会议定义,项目二任务一一、会议主题的确定,会议是一种目的性很强的社交活动,它是在特定的时间地点,围绕某一特定主题和议题展开讨论,最终与会者达成共识,并遵循一定的规则而展开的活动。
4,补充:
达成共识,点明困难所在,发现问题并寻找解决方法,衡量问题的轻重缓急,想出新点子,评议新点子,确定行动纲领,补充:
罗伯特议事规则(美国国会开会规则),同时只能有一个议题:
一旦一个提议被提出来以后,它就是当前唯一可以讨论的议题,必须先把它解决了,或者经表决同意把它先搁置了,然后才能提下一个提议。
意见相左的双方应轮流得到发言权:
辩论的时候有人请求发言,主席应该先问他持的是哪一方的观点,如果其观点与上一位发言人相反,那么他有优先权(比如有若干人同时要求发言)。
主席必须请反方表决:
必须进行正、反两方分别的表决,缺一不可。
不可以正方表决后,发现已经达到表决额度的要求,就认为没有必要再请反对方表决。
反对人身攻击:
必须制止脱离议题本身的人身攻击。
禁止辱骂或讥讽的语言。
辩论必须围绕当前待决议题:
如果发言人的言论显得与议题无关,而且其他与会成员已表现出了对此的反感(如嘘声)资料来源:
http:
/,6,项目二任务一一、会议主题的确定
(二)确定会议主题的重要意义,项目二任务一一、会议主题的确定,会议主题,会议议题,会议议题,会议议题,会议议题,项目二任务一二、会议筹备机构的组织形式
(一)会议筹备机构的组织架构(国际学术会议为例),会议申办最高组织形式;定计划、编预算、筹资、汇报,检查监督指导,专业活动:
主题;内容;日程等,汇报:
工作进度文件制作,筹备专业具体活动:
内容;日程;论文集;参观等,发布公告及收集反馈;会场及设备准备;与会人员资料准备;注册,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容
(一)会议筹备阶段,01,成立会议筹备工作组,03,预算;筹资;财务管理,05,收集与会名单,发放材料,02,场所日期,考察现场,策划布置,04,会议相关材料,06,订饭店;考察,价格洽谈,签约,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容
(二)会前准备阶段,07,召开筹备会议,督促,09,重要与会人员接待安排,11,网页设计,08,邀嘉宾、主持人、特约报告人,10,统计与会人数、购置礼品,礼仪,12,检查、验收、确认酒店预定等,项目二任务一三、会议筹备期间服务的主要内容
(二)会前准备阶段,
(一)礼品的选择1.高档型2.特产型3.实用型
(二)选择礼品的禁忌(三)注重包装(四)礼品的发放,项目二任务一四、会议礼品的准备与发放,一,注册服务,二,三,嘉宾、特约报告人服务,接待礼仪,现场服务,四,食宿服务,五,项目二任务二会议期间的服务,项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务,
(一)注册台的搭建地点:
一般大堂搭建:
标准展位、特装展位引导标志醒目
(二)注册材料的准备胸卡、通讯录、会议资料等(三)注册时间安排,项目二任务二会议期间的服务一、会议注册服务,(四)注册人员安排熟悉会议及注册工作的相关事宜热情、乐于助人了解会议日程及相关场所位置财务人员,缴费与发票联络与协调人员(五)注册服务的主要内容发放资料、纪念品;收集整理与会人员信息;安排房间;费用及发票;咨询服务;向秘书处通报信息;与相关部门联络或沟通,
(一)对会议嘉宾服务,提升会议的影响力一对一专人接待服务安保及管理服务,
(二)对特约报告人的服务,国外,提前6个月邀请;国内,提前3个月邀请劳务费满意度,会议成功的重要因素,项目二任务二会议期间的服务二、对会议嘉宾和特约报告人的服务,项目二任务二会议期间的服务三、会议接待礼仪,
(一)会议接待人员应具备的基本素质1.热忱的服务态度2.要具备良好的服务能力3.要有敬业精神4.具有正确使用自己服务权力的能力
(二)会议接待礼仪的基本规范(三)做好会议服务的细节,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,
(二)参加者的位置(三)会议现场布置1.会场整体布置2.主席台的布置3.宾客姓名标签的摆放4.投影、扩音设备的安装与调试5.会场花饰的布置(四)会议现场引导咨询服务(五)会议现场秩序维持服务,项目二任务二会议期间的服务四、会议现场服务,项目二任务二会议期间的服务五、会议现场服务,
(一)住宿安排1.会议代表的住宿安排2.VIP客户的住宿安排3.特殊人士的住宿安排4.要求与会者预付押金5.与会者住房表的制作,
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- 关 键 词:
- 会议 服务 管理