如何组织一场会议.ppt
- 文档编号:18842938
- 上传时间:2024-01-15
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如何组织一场会议.ppt
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如何组织好一场会议,与会议有约,会前沟通、准备会中协调、执行会后跟进、总结,成功因素,组织会议流程,五个“确定”(主题、时间、地点、流程、大致人数),做预算、发会议通知、成立会前筹备小组,文案及物品准备、成立会务组,志愿者管理培训,会议召开,沟通与协作,与兄弟部队沟通与公司沟通(财务)与酒店沟通住宿:
房间数(会务组、VIP、参会人员)餐饮:
地点、用餐要求、菜单、时间、人数会议室:
(主会议室、分会议室)使用时间、应配备设备与外协公司沟通(广告公司、复印公司、摄影公司)制作手册、彩页,制作横幅、挂旗、易拉宝,制作胸卡、徽章,合影留念与演讲者沟通收集演讲者本人背景资料、确认其行程,并给予适当接待告知其时间、地点、形式、内容、参会人员大致资料,五个“确定”,一、会议主题A、招商会(产品、事业)通过参会人数等条件制定合理目标(例:
业绩提升)B、培训会培训对象通过培训最终达到状态(例:
市场精英、讲师精英)C、表彰会通过表彰部分人群达到最终目的(例:
激励市场),二、会议地点三、会议时间四、会议预计人数五、会议流程(流水账),做预算(拉清单),一、交通费用(场地较远,集体接送)二、场地费用三、食宿费用四、物资费用会场:
桌牌、横幅、挂旗、易拉宝等人员:
胸卡、胸花、领导人用绸带会议资料:
宣传单页、资料汇编、笔、笔记本等备用药品:
速效救心丸、降压药、邦迪、药水等急救或外伤处理药品会议奖品:
试用装产品、手机、电脑、旅游等(制作奖品牌),发会议通知,一、报名通知a、时间、会议大致内容、大致地点b、人员限额、费用c、报名截止日期d、负责人员例:
尊敬的市场领导人您好,本公司(内容)会议将于月日月日在石家庄召开,本期会议由于场地等诸多原因限制人数为人,食宿费用元,各体系领导人请您尽快统计人数将报名人员的详细信息(姓名、性别、联系电话、所属体系)于月日前报给。
二、会议通知a、时间、会议名称、地点b、注意事项(当地气候、着装要求、交通路线等)例:
亲爱的伙伴您好,本公司(内容)会议将于月日月日在石家庄召开,地址:
,日点点报道,日点结束。
注:
如需参会者准备资料,请给予详细说明,在报名通知、或会议通知中酌情添加。
成立会前筹备组,一、信息收集负责人(参会人员相关信息等文案准备)二、物资采购负责人(物品准备)三、外联负责人(场地、车辆、外协公司)四、接待负责人(受邀人员的接待),姓名:
性别:
所属体系:
联系电话:
.,成立会务组,一、大会总指挥(总协调)二、负责人交通、(签到)住宿、餐厅、会场、礼仪、物资、财务、医疗三、其他音响师、照相摄像、主持人(热场主持人)晚会负责人四、志愿者,志愿者的管理与培训,志愿者明白要做什么,并且会做。
是培训的结果,一场会议的成功离不开大会总指挥的管理与协调,会议前准备,一、会前筹备组与会务组的交接二、确定会议前的最后安排会场、会议日程、时间、住宿房间数、餐饮、接送车人数及时间三、会议用品的准备会场、人员、会议资料、备用药品、会议奖品四、会议场地的准备(提前一天)场地设备的检查、会议用品的准备、会场的布置、安排房间的物品发放,会议召开,一场大会的成功总是伴随着无数个代表沟通和提前量的小会!
会前会:
对将要召开的会议进行商议、安排会中会:
确定第二天的流程和准备程度,对第二天的工作进行安排会后会:
总结,报到日,按体系或地区提前分配住房并做好客户登记表,以便客户到达能迅速安排入住;发房间钥匙、胸卡、资料、物品等;房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等;将会议的具体安排(用餐及会议地点等)标出;以便参会人员了解会议日程登记返程时间,并协助确认机票/订火车票;,会后追踪,一、汇总参会人员的建议、费用二、分摊三、总结四、反馈五、跟进,
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