时间管理与GTD方法.ppt
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时间管理与GTD方法.ppt
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时间管理与GTD方法,曹清2015-02,时间管理的目标,什么是GTD?
人生规划的“六个高度”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“四象限法则”,时间管理与GTD学习资源,时间管理的目标,1,用最少的时间,做最有效的事情2,把握自己的生活,达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡,1,提高单位时间的投入产出比2,减少不必要的事务,平衡,黑洞,时间管理的目标,效率,每天工作的三种状态“精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”(时间黑洞),什么是GTD?
1,GTD=GettingThingsDone(“把事情做完”或“搞定”)2,源自DavidAllen(戴维艾伦)的一本畅销书GettingThingsDone3,GTD方法具有广泛的影响力,1,把所有事情都写下来,存进工具,清空大脑2,一时一事,心无杂念,实现真正的高效工作,GTD,核心,GTD方法是什么?
要点,1,清空你的大脑2,把任务和项目具体成行动,六个高度,GTD方法是什么?
五个流程,四象限法则,人生规划的“六个高度”,戴维艾伦提出,我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。
规划,人生的“六个高度”,原则(五万米)自己的价值观、原则和目标,这是你工作生活的灵魂所在。
目标(三万米)比愿景更细化,通常为一年内的阶段性成果。
任务(一万米)所有需要一步以上完成的事情都是一个任务,愿景(四万米)35年的目标,可以是职位的,也可以是组织能力、协调能力等,责任范围(两万米)工作上的角色,如销售、管理等;生活中的角色、如父亲、子女等。
下一步行动(跑道)这是最为细枝末节的事件,我们要将他们全部放进清单,一一消灭。
1,自己的价值观、原则、人生目标2,据此对人、事、物作出评估,决定什么是最重要的,值得花费多少时间3,价值观不在你的记忆里,需要从你的经验中去提炼,原则,人生的“六个高度”,愿景,目标,1,根据价值观,确定三到五年内的各方面(健康、事业、生活、财富等)的愿景2,描绘蓝图:
(1)我的目标是什么?
(2)达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的?
不断回顾蓝图,增强完成目标的愿望和动力。
1,比愿景更细化,通常在一年内就可以有一个阶段性的成果2,好的目标给人以明确的方向,能激发出人的潜能3,好的目标,应当符合SMART原则,好目标=SMART,人生的“六个高度”,Specific具体的目标明确Measurable可测量可以度量Attainable可实现具备能力Realistic可实行有现实条件Time-base时间线有截止时间,S.M.A.R.T,S,M,A,R,T,针对目标进行层层分解,才能保证目标顺利实现,人生的“六个高度”,目标计划,目标,步骤,月计划,周计划,1,每个人都是很多角色的集合体,也在很多角色中转换2,每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同3,没有进入当下角色,没有正确的心态,影响执行力,角色,人生的“六个高度”,角色决定心态心态决定成果,人生的“六个高度”,任务,下一步行动,1,一系列行动的组合,可分解为若干行动2,从战略上总揽全局“做正确的事”,1,单一的可以立即执行的事情,由任务分解而来2,专注地采取正确的行为“把事做正确”,时间管理的“五个流程”,时间管理的“五个流程”,收集,处理,组织,回顾,执行,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里2,在清空大脑的同时达到”心如止水”的境界,目的,来源,要点,1,使用的工具越少越好2,在5秒钟内拿出工具3,定期清空工具,1,由目标分解而得到的各种计划和项目2,个人的突发奇想和各种突发事件,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签,并对任务进行分类2,处理过程在大脑中进行,不需要写在收集篮里,处理,原则,1,从最上面一项开始,逐项处理2,一次只处理一件事情3,处理过不要再放回收集篮(被迫中断的除外),收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,不可执行,可以执行,1,2分钟能搞定立即去做2,需要多个步骤的项目记入清单,任务分解3,指派给别人完成的事把猴子甩到别人身上4,特定时间做的事记入日程表5,待办事项有空就立即搞定,1,垃圾浪费时间,千万别做2,将来某时/也许时机不成熟,计入清单3,参考资料无需处理,分类归档,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,按照处理的分类结果,将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中,组织,3+1清单,1,收集篮2,将来某时/也许清单3,待办事项清单4,项目清单,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,回顾将来某时/也许清单,回顾待办事项清单,回顾项目清单,回顾目标,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,站在3万英尺的高度去看待问题2,让灵感应运而生,时间,作用,1,每天工作第一眼2,每周定期做回顾,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,1,采取柳比歇夫记录法,随手记录2,为后续的时间分析提供充分的素材,时间日志,分析,作用,1,自己的高效时段在哪个时间段?
2,本周主要完成的任务是什么?
3,是否按照事情的重要程度来进行处理?
4,影响工作效率的罪魁祸首是哪些事情?
5,对于重要任务进行回顾,思考提高改善的方法。
6,查看是否休息的时间是否充分?
1,分析自己的时间投入与产出2,找到自己的最高效时间段,收集,时间管理的“五个流程”,处理,组织,回顾,执行,根据价值观和四象限工作法选择下一步行动,重要性,环境,1,根据环境对任务进行分类:
打电话、计算机旁、外出等2,将相同环境下的任务集中处理,可以提高效率,1,注意调节工作节奏,将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排2,有利于集中精力,有效防止疲劳,精力,时间,1,考虑现在有多长可利用时间2,根据时间长短,选择合适任务,时间管理的“四象限法则”,1,由著名管理学家史蒂芬科维(StephenR.Covey)提出的时间管理理论2,把工作按照重要和紧急两方面的程度,划分为四个象限,四象限,时间管理四象限法则,紧迫程度根据任务的时间底线确定事情的紧迫程度,重要程度根据职业价值观评估一件事情的重要程度,把自己所有的日常事务放到四象限中分析,具体分析,时间管理四象限法则,重要且紧急,不重要且不紧急,不重要且紧急,重要且不紧急,对待四个象限中的事务应该采取不同的态度和处理原则,对策,时间管理四象限法则,立即去做1,工作压力和生活危机的主要来源2,是一个雷区,越少进入越好3,80%的事务都来自于第二象限没有被处理好的事务,交给别人去做1,我们忙碌而且盲目的源头2,放权交给别人去做3,通过委婉拒绝减少这类事务产生,有计划去做1,进行任务分解,制定时间表;每次投入很少时间,就可以完成庞大任务2,处理好的话,会减少第一象限80%的事务,尽量别去做1,用于缓冲调整,在疲惫时用来调整心态和身体2,投入太多精力,则是浪费生命,1,第二象限的工作是四象限的核心和最终目的2,要将自己主要的时间和精力投资在第二象限3,关键是做好工作相关的目标描述和任务分解,第二象限,时间管理四象限法则,1,一篇文章猴子背在谁身上,哈佛商业评论1974年11-12月期,作者WillamOnckenJr.和DonaldL.Wass,被要求重新刊载次数最多的文章2,一本书别让猴子跳回背上,作者WillamOnckenJr.,从上篇文章扩展而来,猴子法则,时间管理四象限法则,3,猴子法则虽然管理者将猴子(任务)分配给了下属,但是一旦任务执行发生困难,猴子(任务)就会又跳回管理者的背上。
而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意力放在分配与掌控猴子(任务分配)的工作上,1,对管理人员来说,应该多做重要的、擅长的事情,尽量把别人能做和别人擅长的事情分配出去。
这样效率才会更好。
如果事无巨细,事必躬亲,只会把自己累死,时间管理四象限法则,2,对于普通人来说,要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。
如果任何事情都追求完美,不知道选择和放弃,会在生活中遇到很大问题,猴子法则,时间管理与GTD学习资源,时间管理与GTD知识云图,六个高度,五个流程,GTD,四象限法则,猴子法则,时间黑洞,柳比歇夫记录法,3+1清单系统,有效培养习惯,UnbrokenTime,80/20法则,突发事件的处理原则,建立高效办公区,时间也是一种投资,筷子式清单,任务的分解,SMART目标,提高执行力,职业价值观,目标的制定,衣柜整理法,时间管理,每日回顾,2分钟原则,清空大脑,GettingThingsDone,国内翻译为尽管去做或搞定,GTD方法的开山之作,,http:
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read01,GTD学习要点总结,当你把所有事情都交给大脑思考时,大脑就会停止响应。
当你把大脑有效清空时,大脑才可以用来有效思考。
不管是列清单、写目标、还是做计划,都要写下来。
这是一种态度,也是一种方法。
造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”!
什么是项目?
它是由若干个单一的行动所组成的。
那什么是行动呢?
行动就是可执行的步骤。
脑袋里只装一件事,也就是一时一事。
至少有这么几个好处:
1,专注。
2,成就感。
3,摆脱压力。
4,更好的结果。
任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。
找出”下一步行动”的秘诀:
一:
动词开头。
二:
内容清晰。
三:
描述结果。
四:
设定开始时间、周期、最后期限。
GTD学习要点总结,将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。
当这个建议对你生效时,把它提供给你的同事采用。
时间管理并不是你个人的事情,我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事。
可以想象一下,每天与同事的接触就像是搭积木,你是一个方块,而别人都是三角形,这样的积木能搭多高?
能紧紧结合在一起吗?
不能!
除非你和同事都是方块,或者都是三角形,才能够产生合力,紧紧地联系在一起,做到合作无间。
这应该是时间管理的最高境界了。
你需要合理地安排自己的时间,把握行动的进度,照顾别人的时间。
写下第二象限优先级最高的事,然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资,只要认为这是有价值的,就集中精力去做;当你集中精力做完这件事以后,再去做下一件。
把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上,而恰恰忘了去执行。
这世界上的绝大多数人都经历过一段这样的愚蠢期。
不要做一个收藏家,而要做一个建筑工。
大家一起GTD(搞定)!
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