三大体系文件编写.ppt
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三大体系文件编写.ppt
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1,欢迎参加质量/职业健康安全/环境管理体系文件编写培训,2,课程安排,1、QMS/OHS/EMS文件的作用2、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求3、QMS/OHS/EMS文件的结构要求4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧6、编写QMS/OHS/EMS文件的文字要求7、文件的管理控制与文件的标识8、QMS/OHS/EMS文件的编号9、文件的编制的一般方法,3,1、QMS/OHS/EMS文件的作用(2-1),QMS/OHS/EMS文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规”。
是企业开展内部培训的依据,4,是管理体系审核的依据。
1、QMS/OHS/EMS文件的作用(2-2),使管理体系改进有法可依、有章可循、有据可查。
5,该说的要说到说到要做到做到要记录,即遵循5W1H法则。
6,2、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求,ISO9001标准4.2.3文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。
记录是一种特殊类型的文件,应依据4.2.4的要求进行控制。
应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的控制:
a)文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜性;b)必要时对文件进行评审与更新并再次批准;c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别;d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本;e)确保文件保持清晰、易于识别;f)确保外来文件得到识别,并控制其分发;g)防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。
7,OHSAS180014.4.4文件组织应以适当的媒介(如:
纸或电子形式)建立并保持下列信息:
a)描述管理体系核心要素及其相互作用;b)提供查询相关文件的途径。
注:
重要的是按有效性和效率要求使文件数量尽可能少。
2、标准对QMS/OHS/EMS文件的要求,8,组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,以确保:
a)文件和资料易于查找;b)对文件和资料进行定期评审,必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性;c)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位,都可得到有关文件和资料的现行版本;d)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;e)对出于法规和(或)保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。
OHSAS18001标准4.4.5文件和资料控制,9,ISO14001标准4.4.4、4.4.5文件和文件控制条款对体系文件的结构和控制(编制、审核、批准、标识、发放、使用、修改、更新、作废)作出了同样的规定要求。
10,ISO9001标准要求制定的六个文件化程序4.2.3文件控制QP4234.2.4记录的控制QP4248.2.2内部审核QP8228.3不合格品控制QP8308.5.2纠正措施QP8528.5.3预防措施QP853注:
本标准出现“形成文件的程序”之处,即要求建立该程序,形成文件,并加以实施和保持。
11,18001标准要求建立的程序文件:
(1)危险源辨识,风险评价与风险控制程序;(4.3.1)
(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序;(4.3.2)(3)目标、指标、管理方案控制程序;(4.3.3、4.3.4)(4)教育培训程序;(4.4.2)(5)协商与交流管理程序;(4.4.3)(6)文件和资料管理程序;(4.4.5)(7)运行控制管理程序;(4.4.6)(8)应急预案与响应控制程序;(4.4.7)(9)绩效测量和监测控制程序;(4.5.1)(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序;(4.5.2)(11)记录管理控制程序;(4.5.3)(12)内部审核程序。
(4.5.4),12,14001标准要求建立的程序文件:
(1)环境因素识别与控制程序;(4.3.1)
(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序;(4.3.2)(3)目标、指标、管理方案控制程序;(4.3.3、4.3.4)(4)教育培训程序;(4.4.2)(5)协商与交流管理程序;(4.4.3)(6)文件和资料管理程序;(4.4.5)(7)运行控制管理程序;(4.4.6)(8)应急预案与响应控制程序;(4.4.7)(9)绩效测量和监测控制程序;(4.5.1)(10)合规性评价控制程序;(4.5.2)(11)不符合、纠正与预防措施管理程序;(4.5.3)(12)记录管理控制程序;(4.5.4)(13)内部审核程序。
(4.5.5),13,文件的多少与详略程度应根据不同组织的QMS/OHS/EMS管理体系而不同,取决于:
a)组织的规模和活动的类型;b)危险源、环境因素、过程及其相互作用的复杂程度;c)人员的素质。
文件可采用任何形式或类型的媒体。
对QMS/OHS/EMS标准中“文件”的理解,14,3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-1),管理手册,程序文件,作业指导文件(三大标准),QMS/OHS/EMS管理体系记录,第一层,第二层,第三层,第四层,15,QMS/OHS/EMS体系管理手册-战略性文件a.阐述公司的QMS/OHS/EMS管理体系方针、QMS/OHS/EMS管理体系目标;b.表述公司的组织机构、职能、权限;c.阐述公司各项QMS/OHS/EMS管理体系各项管理活动控制的基本原则要求;d.关于管理手册管理的规定。
3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-2),16,程序文件-战术性文件a.阐述公司各项管理体系管理过程的活动顺序、内容及各部门在活动中的职责和工作接口关系;b.指出在管理体系活动中应遵循的标准、规范、准则、方法及作业指导;c.说明在管理体系活动中应填写的记录。
3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-3),17,a.阐述公司在某项具体工作过程中的方法、应使用或操作的工器具和设备及各部门在工作中的接口关系b.说明在工作中应填写的记录,作业类文件(三大标准)-方法性文件,3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-4),18,技术标准:
对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。
技术标准的形式可以是标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等。
如:
产品标准、原材料标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程、运行规程、抽样标准、检验规程等。
管理标准:
对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。
“管理事项”主要是指在营销、设计、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生健康、环保等管理中与实施技术标准有关的重复性事物和概念。
管理标准的形式可以是规则、规定、制度、条例等。
如:
变电站管理办法、供电管理办法所管理办法、仓库管理办法、文件和资料编写导则、产品标识细则、规章制度等。
工作标准:
对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。
“工作事项”主要是指在执行相应管理标准和技术标准时,与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容要求与方法检查与考核等有关的重复性事物和概念。
如:
岗位标准、任职资格、岗位职责、考核细则等。
第三层:
作业类文件通常可分为:
3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-5),19,3、QMS/OHS/EMS文件的结构(6-6),QMS/OHS/EMS管理体系记录-证据性文件这里讲的记录主要是各种记录表单,还有一些文字记录,如计划、总结、方案、预案等。
记录是QMS/OHS/EMS文件最基础的部分,包括生产/运行控制、培训、监测、审核、复审的职业健康安全、环境管理记录和图表,不符合/事故、事件记录以及产品质量/职业健康安全/环境管理信息反馈记录等。
这些都是证明各生产阶段质量、职业健康安全、环境管理是否达到要求和检查质量、职业健康安全、环境管理体系运行有效性的证据,因而它具有可追溯性的特点,可为领导决策提供可靠的依据。
20,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-1),编写体系文件的原则是:
1、符合性:
符合ISO9001、OHSAS18001和ISO14001标准要求。
即:
复盖标准,标准要求的要写到,不能低于标准要求;2、有效性:
能达到指导企业实际运作的效果;3、可操作性:
文件要适度,不能太简或太繁,注重有效性和效率,应实用,够用即可;4、标准化:
按企业标准化体系要求编写。
GB/T15496-2003企业标准体系要求GB/T15497-2003企业标准体系技术标准体系GB/T15498-2003企业标准体系管理标准和工作标准体系GB/T1.1-2000标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写规则,21,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-2)体系文件要做到:
系统性;法规性;符合性;可操作性;协调性;唯一性;继承性。
22,系统性组织应对其QMS/OHS/EMS中采用的全部要素、要求和规定,系统有条理地制订各项程序;所有文件应按统一规定的方法编辑成册;各层次文件应接口明确、结构合理、协调有序;各层次文件原则上应涉及QMS/OHS/EMS一个逻辑上独立的部分。
4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-3),23,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-4),法规性体系文件应在总体上遵循QMS/OHS/EMS标准,以及国家或主管部门的有关法规要求;文件一旦批准实施,就必须认真执行;文件修改只能按规定的程序进行。
24,符合性应符合并覆盖所选标准或所选标准条款的要求;,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-5),25,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-6),可操作性应符合本企业的实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度,而不是越多越严就越好;体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应;所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
26,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-7),协调性体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;体系文件之间应相互协调;体系文件应与有关技术标准、规范相互协调;处理好各种接口,避免不协调或职责不清。
27,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-8),唯一性对一个组织,其QMS/OHS/EMS文件是唯一的;通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解;决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用;不同组织的文件可具有不同的风格。
28,继承性将企业原有的优秀管理经验有机的融入管理体系之中,4、QMS/OHS/EMS文件编制的原则(9-9),29,5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧(5-1),文件编写步骤:
1对文件编写人员进行培训。
2.任命文件编写小组组长和组员。
3执行危险源和环境因素辨识、风险评价与风险控制,评价出重大危险源和重要环境因素,并进行分级,制订危险源清单、重大危险源清单和环境因素清单、重要环境因素清单。
4、根据企业经营综旨和方向编制或修订质量方针,根据重大危险源来编制或修订职业健康安全方针,根据重要环境因素来编制或修订环境管理方针。
5根据质量/职业健康安全/环境管理方针和重大危险源/重要环境因素技术经济可行性,确定目标、指标和管理方案。
6.按GB/T1.1-2000标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写规则制定文件编制导则,规范文件编写格式。
7.制定文件编写计划,按计划分工编写。
30,5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧(5-2),8.根据上述第3、4、5、6、7步的结果策划运行控制程序和作业指导书,确定程序文件和作业指导书清单。
策划时应注意:
(1)为使重大危险源、重要环境因素受到控制,减少工伤、环保事故和职业病,可行时应建立与重大危险源和重要环境因素相应的管理方案和运行控制程序;
(2)对同一个重大危险因素和重要环境因素,可以既有管理方案又可有运行控制程序,当然也可以只有其一;(3)同一个目标可以分解成多个指标,相应地,同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现。
9.进行各个文件本身的编写、审核、修改。
10.通过上述各程序提出各部门的职责,并补充完善之,将其提炼到管理手册相应的条款中。
11.对初稿组织广泛讨论,征求意见。
12.编写小组对整套文件的接口协调性、统一性进行审核、修改。
13.领导审定,发布实施。
31,5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧(5-3),编写技巧:
职业健康安全/环境管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写,一条线一个组或一个人每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内,这样写可以避免前后重复和矛盾。
1、第一条线:
4.3.1危险源辨识(环境因素识别),风险评价与风险控制;4.3.2法律、法规及其他要求:
4.3.3方针、目标、指标:
4.3.4管理方案,,32,5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧(5-4),第二条线:
4.4.2培训、意识和能力;4.4.5文件和资料管理(控制);4.5.3记录和记录管理。
第三条线:
4.4.6运行控制:
4.4.7应急预案与响应。
第四条线:
4.5.1绩效测量与监测;4.5.2事故、事件、不符合、纠正与预防措施;4.5.4内部审核;4.6管理评审。
第五条线:
其他及附录。
33,5、QMS/OHS/EMS文件编制的步骤和技巧(5-5),也可采取如下的编写方式:
(1)自上而下依序展开方式按方针、管理手册、程序文件、作业文件、记录的顺序编写,这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接,但对文件编写人员的素质要求较高,文件编写所需时间较长,且必然伴随着反复修改。
(2)自下而上的编写方式按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写,这适用于管理基础较好的组织,但如无总体设计方案指导易出现混乱。
(3)从程序文件开始,向两边扩展的编写方式先编写程序文件,再开始手册和基础性文件的编写,实际是从分析活动,确定活动程序开始,将标准的要求与组织实际紧密结合,可缩短文件编写时间。
34,职责分明,语气肯定(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语);结构清晰,文字简明;格式统一,文风一致;不使用软性词如:
积极、认真、努力、建议、加强等,6、编写QMS/OHS/EMS文件的文字要求,35,7、文件的管理控制与文件的标识文件的管理控制ISO9001、OHSAS18001和ISO14001标准对文件的的批准、评审、更改、保存、使用、发放、识别、作废做了明确规定。
a)批准:
文件发布前得到批准,以确保文件充分性与适宜性;b)审核:
必要时对文件充分性和适宜性进行评审、更新并再次批准;c)发放:
有受控标识和分发号,有登记;,36,d)更改:
确保文件的更改和现行修订状态得到识别;e)使用:
确保在使用处可获得适用文件的有关版本;f)标识:
确保文件保持清晰、易于识别;g)识别:
确保外来文件得到识别,并控制其分发;h)作废:
防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。
37,编号、名称;编制、审核、批准;生效日期(发布、实施);受控状态、受控号(分发号);版本号;修订号;页码,页数。
7、文件的管理控制与文件的标识,文件标识的通用内容,38,企业名称代码文件的层次与标准的关联(尽可能)文件的顺序,文件编号中应体现的信息,8、QMS/OHS/EMS文件的编号,39,管理体系手册编号例1:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,/QEOM-2011,企业代号,三标体系手册代号Q-质量、E-环境、O-职业健康安全、M-管理手册,发布年号,40,管理体系手册编号例2:
8、QMS/OHS文件的编号,QB/-201-2011,企业代号,手册代码,标准符号,发布年号,41,管理体系手册编号例3:
8、QMS/OHS文件的编号,/SC-2011,企业代号,手册代码,发布年号,42,程序文件编号例1:
/QEOP-,文件顺序号,程序文件标识符Q-质量、E-环境、O-职业健康安全、P-程序文件,企业名称,标准关联号(也可取消),8、QMS/OHS/EMS文件的编号,43,企业代号,程序文件代码,企业标准符号,文件顺序号,QB/-202-,程序文件编号例2:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,44,企业代号,程序文件代码,文件顺序号,-CX-,程序文件编号例3:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,45,例如:
程序文件编号,/QEOP423-1文件管理控制程序,/QEOP622-1人力资源管理控制程序,/QEOP630-1设备管理控制程序,/QEOP443-1相关方管理控制程序,8、QMS/OHS/EMS文件的编号,/OP446-1交通安全控制程序,/EP446-2污染物排放控制程序,46,作业类文件(三大标准)编号例1:
/WI-,文件顺序号,作业文件类型标识符,企业名称标识符,部门或程序文件号,8、QMS/OHS/EMS文件的编号,47,企业代号,文件代码1-技术标准2、3-管理标准4工作标准,标准符号,文件顺序号,QB/-,作业类文件(三大标准)编号例2:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,48,企业代号,技术性文件代码,文件顺序号,/J,技术类文件编号例3:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,49,企业代号,管理性文件代码,文件顺序号,/G,管理类文件编号例4:
8、QMS/OHS/EMS文件的编号,50,受控文件1:
企业自编文件,有编、审、批;须跟踪更改;各部门建立本部门受控文件清单;归口部门给每个部门指定分发号;归口部门建立企业受控文件清单包括:
企业内编写的管理手册、程序文件、作业类文件(三大标准)。
51,受控文件2:
法律法规和其他要求,用于控制外来文件;包括:
法律、法规、国家、行业及地方标准、管理性文件等;归口部门每年查新后发布一次目录,由使用部门对照目录,保证使用有效版本。
须建立全公司和本部门适用的法律法规和其他要求清单,52,9、QMS/OHS/EMS文件的编制的一般方法,53,QMS/OHS/EMS管理手册的编制,54,QMS/OHS/EMS管理体系手册的作用,QMS/OHS/EMS管理手册是阐述一个组织的方针和描述其管理体系的文件,主要就体系作概括的表述,是体系文件中的主要文件,也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。
它对内是组织内部实施管理的基本法规,为各项管理活动提供统一的标准和共同的行为准则;对外是管理体系的文字表达,提供了质量/职业健康安全/环境管理保证能力的说明,以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力,保证生产活动达到规定的要求。
55,编制QMS/OHS/EMS管理手册目的(2-1),描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求,展示组织管理体系重点解决的问题;总体描述和实施有效的管理体系;提供改进的常规控制,促进管理活动;为审核管理体系提供文件依据;管理体系情况改变时,保证体系及要求的连续性;,56,编制QMS/OHS/EMS管理手册目的(2-2),按管理体系的要求和相应方法培训人员;向组织各级管理者展示组织管理的总框架;向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径;明确各部门的职责与相互关系;对外介绍管理体系;证明其自身质量/职业健康安全/环境管理体系符合标准规定。
57,编制QMS/OHS/EMS管理手册的注意事项(2-1),编写管理手册应遵循指令性、符合性、系统性、协调性、先进性、可行性、可查性等项原则。
管理手册内容即要有系统性,又要避免面面俱到、冗长重复。
即:
系统阐述,突出重点;层次清楚,协调统一;整体优化,切实可行。
58,编制QMS/OHS/EMS管理手册的注意事项(2-2),管理手册在深度和广度上可以不同,取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质,以适应组织的实际需要。
对于中、小型组织可以把管理手册和程序文件合成一套文件。
59,QMS/OHS/EMS管理手册编写工作程序(4-1),1资料收集与分析;需要收集的主要资料包括:
组织机构现状;各部门职责和权限现状(各部门确认的);各部门需要解决的工作接口问题和其他问题;对现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明;对现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。
60,QMS/OHS/EMS管理手册编写工作程序(4-2),资料分析评价现有机构及职能是否完善,列出需完善的职能清单;评价工作接口现状,列出需研究、解决的工作接口问题的清单;评价现有管理文件和作业文件的有效性,提出需增加、调整或作废的文件方案。
61,QMS/OHS/EMS管理手册编写工作程序(4-3),2职能完善和职责、权限的确定;现有部门的职责和权限调查;列出需要调整或补充的职责和权限的清单;提出调整或补充职责和权限的议案;有关部门讨论,提出修改意见;由组织最高管理层研究决定;发布有关明确职责和权限的文件;在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。
62,QMS/OHS/EMS管理手册编写工作程序(4-4),3确定管理手册结构;4落实手册编写的组织工作;5制定编写手册的工作计划。
63,QMS/OHS/EMS管理体系手册的内容,封面目录0.1发布令0.2管理者代表任命书0.3组织概况0.4QMS/OHS/EMS管理体系方针和目标0.5QMS/OHS/EMS管理手册的管理,64,QMS/OHS/EMS管理体系手册的内容,1.手册的适用范围2.引用标准3.术语和定义4.QM/OHS/EMS/EMS管理体系5.管理职责.附录,65,QMS/OHS/EMS管理体系手册各章编写的原则要求(12-1),封面:
QMS/OHS/EMS管理体系手册封面参考格式见下页。
应包括以下内容:
组织名称;手册标题;编写依据的标准版次;手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。
66,QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求(12-2),封面,67,QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求(12-3),0.1发布令:
声明手册是质量管理/职业健康安全/环境管理体系的纲领性文件,是全体员工必须遵守的法则;最高管理者批准发布实施的命令(含最高管理者签字),批准发布日期和实施日期。
68,QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求(12-4),0.2管理者代表的任命书是最高管理者对管理者代表的任命令。
阐明管理者代表的职责和权限。
69,QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求(12-5),0.3组织的概况:
简要描述企业名称、企业规模、企业历史沿革;隶属关系;所有制性质;主要产品情况(产品名称、系列型号、);采用的标准、主要销售地区;企业地址、通讯方式等内容。
70,QMS/OHS/EMS管理体系手册编写的原则要求(12-6),0.4管理方针:
明确提出组织的QM/OHS/EMS管理方针(最高管理者签字)。
管理方针是由最高管理者正式发布的组织总的宗旨和方向,应体现企业特色,体现持续满足顾客、员工和相关方要求的承诺,体现持续改进管理体系的承诺,体现满足法律法规的要求的承诺。
管理目标:
明确提出组织的QM/OHS/EMS管理目标(最高管理者签字)。
管理目标应体现三性:
可测量性、可实现性、具有挑战性。
71,某电业局管理方针以人为本关注生命健康;优质高效满足顾客需要;全面发展遵守国家法规;持续改进建设一流电网。
某烟厂质量方针一丝不苟,支支一流,一箱一包,不优不休宇通客车公司质量方针系心于人,用心于车。
72,提高煤炭品质保顾客满意实施预防为主保职工安全勇担社会责任造绿色矿山恪守国法行规求持续发展,煤矿质量/环境/职业健康安全管理方针,73,企业的“三标”目标指标,产量,产值,成本,产品合格率,顾客满意率,服务承诺指标;安全天数,设备完好率,杜绝人身伤亡、设备重大事故,无火灾、交通;能耗物耗指标,水、气、声、渣排放指标,环保设施的完好率等等。
74,供电企业的目标,供电量,供电可靠率,产值,调电计划完成率,电压合格率、频率、谐波合格率,供电可靠率,线损率,安全天数,设备完好率,杜绝人身、设备、电网重大事故,无火灾、交通、一类障碍
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