国外外贸客户audit验厂准备与流程.ppt
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- 上传时间:2023-10-25
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国外外贸客户audit验厂准备与流程.ppt
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1,国外外贸客户audit验厂准备与流程,2,Audit的定义、目的与步骤,Audit即审计,即按照一定的标准对工厂进行审核或评估,通俗也叫“验厂”。
通过Audit,客户对公司的品质管理体系和企业社会责任标准的了解程度加深,使公司符合客户的标准,客户对公司更加有信心,从而实现订单和销售。
Step1.Audit的前期准备Step2.Audit前一周的准备Step3.Audit进行时Step4.Audit后的Follow-up,1.定义,2.目的,3.步骤(按时间),3,Audit的前期准备,1.尽早向客户要Audit的checklist(验厂清单)。
最好在客户来公司Audit前一个月拿到,发给品质部门,让他们完成Self-assessment(自我评价)。
注意:
自己必须先弄清楚客户的要求,如是否需要递交Evidence?
是否必须英文版本?
要求的完成日期?
准确地传递给品质部门,并及时跟进。
2.尽早向客户要他们的行程安排(Agenda),制作成公司内部Agenda,发给各相关人员,需要跟各相关人员确认以下事宜:
1.到时候用用谁的电脑?
2.哪些人参加?
2.谁主持?
谁讲解公司介绍等等?
3.参观工厂时哪些人必须陪同及参观路线?
(参观时间尽量安排在工作时间,如需延后,提前通知行政部、生产部)4.哪些人陪客户用餐?
5.去哪里吃饭?
4,Audit的前一周的准备,1.与行政部共同制定详细的接待方案,车辆接送A.从机场接客户:
提供客户航班信息给行政部,制作接机牌。
驾驶员联系方式,接机用车辆车牌号。
B.往返酒店与公司:
酒店名称与地址,驾驶员联系方式及车牌号,早上酒店大厅集合时间。
C.往返饭店与公司:
饭店名称与地址,驾驶员联系方式及车牌号D.送客户到机场:
提供客户航班信息给行政部,安排合理的时间送客户去机场。
驾驶员联系方式及车牌号安排客户食宿A.酒店住宿预订。
需告知客户酒店名称、地址、电话、费用,提供预订确认单。
(如果客户来访时间恰逢当地地方盛事,如各类展会会,酒店预订会很紧张,要在客户确认行程后就预订酒店。
)B.午餐及晚宴,提前领导确认好,并预订。
最好了解一下客户所在国家的饮食习惯其他:
制作桌牌、提供滚动欢迎词给行政部、准备纪念品,准备小礼品,5,Audit的前一周的准备,2.与品质部技术部共同探讨客户可能会提到的问题,针对客户已采购、或已经送样品的产品,和技术、品质相关人员讨论有哪些需要注意的问题。
如:
1.目前有哪些量产,送样品,项目前期开发阶段的问题2.之前如果发生过投诉,现在是否已经改进?
3.客户是否提出过特殊要求?
4.客户参观工厂时,哪些是重点,哪些不需要看,哪些不能看?
5.客户可能会提出哪些问题,如何应答?
6.现场文件、SOP的检查。
6,Audit的前一天的准备,3.Audit前一天的准备,着装通知参加会议的人员明天正装出席,男士穿西服打领带,女士穿西服套装。
招待用品通知行政部准备好明天用的茶,咖啡,水果,点心,湿巾等等。
5S通知各部门彻底做好5S工作,以干净整洁的工作环境迎接客户的到来。
如有必要,在客户来的当天早晨再做一次5S。
场地布置1.调试投影仪,调试欢迎词。
2.放置桌牌3.放置Agenda,7,Audit进行时,2.接待,向驾驶员了解客户是否已经从酒店出发,大概几点几分到公司,通知保安提前打开公司的大门,安排领导及相关人员在楼下大厅迎接客户,带领客户到会议室。
1.通知,通知各相关人员在会议室提前集合,带上名片。
不能比客户后到会议室。
通知行政部做好拍照准备工作。
3.交换名片,公司人员依次走到客户面前,问好,交换名片,自我介绍。
4.听公司介绍,认真听双方的公司介绍,做笔记。
有问题要记录下来。
5.工厂参观前的准备,根据客户的身材,在参观前准备好参观服,帽子,口罩。
8,Audit进行时,6.工厂参观,按照之前设计好的路线,带领客户参观工厂。
客户有问题要记录下来。
7.Audit,客户会根据之前发给我们的checklist,一条一条的审计。
8.就餐,临近就餐时间,结合Audit的进度,安排司机在楼下等候接客户与公司人员去饭店用餐。
如果是在公司就餐,必须提前一天通知行政部准备饭菜。
可以提前一天去点菜,也可以就餐前1小时提前去点菜,也可以现场点菜。
点酒水前要询问客户要喝什么,用餐前,询问客户需要刀和叉。
用餐时,不要光顾着吃,要多于客户交流,倒饮料酒水。
随时观察用餐进度,通知司机在用餐接快近尾声时在饭店外面等候。
9,Audit进行时,9.合影留念,一般会选在吃完饭回来或者客户临走前。
地点一般在楼下大厅。
根据需要,提前通知相关人员在楼下大厅集合。
10.赠送纪念品、小礼品,一般会选在工厂参观完回来或者客户临走前。
提前把纪念品小礼品给领导,由领导赠送给客户。
10,Audit后的Follow-up,Audit结束后,客户会根据验厂结果会打分,提出公司需整改改进之处。
品质部根据客户的整改要求,进行整改,提供更多的证据,完善checklist。
要跟踪品质部尽早按时完成整改和改进,以顺利得到客户的认可,早日拿到订单,实现销售。
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