EXCLE培训教程教程.ppt
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1,Excel教程,开始语:
Excel是MicrosoftOffice软件包的组成部分。
按启动Windows应用的方法运行它后,屏幕上就会显示其操作窗口,并且打开一张名为Book1(工作薄1)的电子报表。
(如图所示),标题栏,下拉菜单,工具栏,状态栏,工作表区,列标,行号,公式编辑框,工作表标签,单元格,单元格Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成,这些长方形的“存储单元”即是单元格。
这是Excel最小的最小的单位。
输入的数据就保存在这些单元格中,这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。
列标和行号:
Excel使用字母标识列,从A到IV,共256列,这些字母称为列标;使用数字标识行,从1到65536,共65536行。
每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。
如:
B1,就表示第B列第1行的单元格。
名称框和公式编辑框名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。
利用名称框,用户可以快速定位到相应的名称区域。
公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。
工作表工作表是由单元格组成,在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。
Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表,工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。
可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。
工作薄工作簿是处理和存储数据的文件。
标题栏上显示的是当前工作簿的名字。
Excel默认的工作簿名称为“book1”。
每个工作簿包含多个工作表,默认状态工作薄包含张工作表,但是张工作表往往不能满足用户的需要,所以一个工作簿中可能包含多张工作表,最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。
建立第一份电子报表“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件,每一个工作簿都可以包含多张工作表,因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息;“工作表”就是显示在屏幕上的,由表格组成的一个区域。
此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。
下面将以建立一张员工工资表的操作来说明Excel的一些基本操作:
步骤一、参见右图,单击A1单元格。
工作表提供了一系列的单元格,各单元格也各有一个名称,将光标移至单元格内后,其状态将变成一个十字形。
步骤二、输入“姓名”,参见下图。
按一下键盘上的右方向键,然后输入“年龄”,接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”,使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上,这就选定了当前单元格,从而让您在各单元格中输入文字信息。
步骤四、移动鼠标单击A2单元格,然后参照上面的内容,输入其它单元格中的内容,结果参见下图。
完成上述操作后,“员工工资表”就编制好了,如图所示。
在这一份电子表格中,所包含的员工数目有限,但说明了基本的操作方法。
!
中文Excel关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果,因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令,否则会出现“是否保存”的提示。
插入行,在要插入的行的下方,单击左侧的行号,选择一行单元格,单击右键弹出快捷菜单,选择插入命令,如图,插入列,单击要插入位置后面的列标,选择一列单元格,单击右键弹出快捷菜单,选择插入命令,如图,删除行、列:
在要删除的行或列上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。
设置列宽、行高示例,格式菜单中行高、列宽命令,行、列隐藏,选择多列(或多行)单元格,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令,即可隐藏单元格的列(或行)。
重命名工作表,新的工作表标签,工作表命名,为了便于记忆和查找,可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:
1.选择要改名的工作表,单击“格式工作表重命名”命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。
2.双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。
添加工作表,在工作表标签上单鼠标右键,弹出快捷菜单,然后选择【插入】命令,在弹出的对话框中选择【工作表】即可,在工作表标签上单鼠标右键,弹出快捷菜单,然后选择【删除】命令,删除工作表,移动、复制工作表,在表标签上,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令,弹出对话框,单击“工作簿”下拉列表,可以选择工作表要移动到的位置即可。
如果选择“建立副本”选项,则表示复制工作的操作。
在工作簿内可以进行工作表的位置移动,即单击一个工作表的表标签,然后进行拖动,可以调整工作表的前后排列顺序。
调整工作表显示顺序,拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。
设置单元格的格式与MicrosoftWord一样,在Excel中也能设置文字的格式,而且此格式将表现在最终的电子表格中。
此外,还可以设置其它与数据信息相关的属性,下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明,请先单击左下方的Sheet1标签,返回“员工工资表”。
步骤一、单击行号1,选定此行中的文字内容。
然后右击鼠标器,进入图12所示的快捷菜单,并从中选择“设置单元格格式”命令。
步骤二、进入“单元格格式”对话框后,单击“字体”选项卡。
(如图所示)步骤三、从“字体”窗口中选择一种新的字体后,从“字形”窗口中选择一种字形,接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。
此后,您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色,以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。
单击“确定”按钮后,选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中。
清除所有框线,预览效果,清除或添加左边线,选择边框线的颜色,选择边框线的线型和粗细,所选区域加外框线,内部加表格线,图43边框对话框,设置边框线示例:
边框也可以在标题栏中表示出来如下图,边框的标题栏,文字的粗细、倾斜与下划线,文字的位置,单元格的合并与拆分,设置货币符号步骤一、单击D列号,选定此列中的所有内容,接着右击鼠标右键,然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。
进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡,参见下图。
步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项。
步骤三、设置好“小数位数”与“货币符号”,然后单击“确定”按钮。
加入标题为了加入标题,首先需要在报表将插入一行,以便于书写它,其次还要合并此行中的各列。
步骤一、单击行号1,然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令。
步骤二、单击行号1,确保选定新行,然后右击鼠标进入快捷菜单,接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,参见右图,打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。
步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容,设置好标题的文字字体与大小尺寸。
添加“总计”单元格Excel提供有各种用于计算的函数,其中SUM将用于“总计”,计算指定列中所有数值的和。
请按下列步骤进行操作:
步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格,接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令,参见左图。
在“函数名”列表窗中选定某个函数后,它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方,您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。
操作时,可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数,然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。
步骤二、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数,然后单击“确定”按钮,参见下图。
步骤三、在选定求和范围后,单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮,注:
Excel提供有自动计算功能,如选定“工资额”列中的各单元格后,状态栏中就将显示各项数据记录的总值。
若选定单元格后右击状态栏,然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值等。
制作员工工资图表利用Excel提供的图表功能,可以基于工作表中的数据建立图形表格,这是一种使用图形来描述数据的方法,用于直观地表达各统计值大小差异。
为了制作员工工资图表。
请按下列步骤进行操作:
步骤一、将光标移至A3单元格上。
然后单击它并向下拖动,选定各员工的姓名,并按住键盘上的Ctrl键,将光标移至D3单元格上,向下拖动,选定各员工的工资额后,结束拖动并释放Ctrl键,结果应如右图所示。
步骤二、单击工具箱中的“图表向导”按钮,进入“图表向导”的第一步操作对话框。
注:
若按住“按下不放可查看示例”按钮,“子图形类型”将变成预览窗口,并且显示您所选定的图表类型与电子报表中数据的图表外观。
步骤三、在“图表向导”的第二步操作对话框中,打开“行”单选按钮。
步骤四单击“下一步”按钮后,在“图表选项”对话框的“图表标题”栏中输入“员工工资图表”。
步骤五、单击“下一步”按钮后,在“图表位置”对话框中打开“作为新工作表插入”单选按钮。
最后,单击“完成”按钮,一张工作图表就产生了。
引用工作表外部数据随着大量的数据积累,还需要通过链接或者外部引用来共享其它工作簿或工作表中的数据。
如下例中,AVERAGE工作表函数将计算同一工作簿中Marketing工作表B1:
B10区域内的平均值:
一、什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。
用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算,如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。
例如,SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。
参数参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#N/A的错误值或单元格引用。
给定的参数必须能产生有效的值。
参数也可以是常量、公式或其它函数。
参数不仅仅是常量、公式或函数,还可以是数组、单元格引用。
常量常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值,或由名称所代表的数字或文本值。
例如,日期10/9/96、数字210和文本QuarterlyEarnings都是常量。
公式或由公式得出的数值都不是常量。
函数的结构如下图所示,函数的结构以函数名称开始,后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。
如果函数以公式的形式出现,请在函数名称前面键入等号(=)。
Excel的计算公式,在Excel中,“公式”是在单元格中执行计算的方程式,如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。
在前面的操作中,对工资额的总计就使用了这样的公式,此时若单击显示工资额总计的单元格D9,当它处于选定状态,“编辑栏”中就会显示所使用的公式,如图所示。
只要您记住公式的应用法则,无论在单元格中,还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。
以下是一个公式范例:
如果正确的创建了计算公式,那么在中文Excel2000的默认状态下,其计算值就会显示在单元格中,公式则显示在“编辑栏”中。
如果要使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换,可按下CTRL+组合键(位于键盘左上侧)。
Excel的运算符,1.算术运算符用于完成基本的数学运算,如加法、减法和乘法,连接数字和产生数字结果等。
各算术运算与用途如下表所列。
2.比较运算符用于比较两个值,结果将是一个逻辑值,即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。
与其它的计算机程序语言查类似,这类运算符还用于按条件做下一步运算。
各算术运算符名称与用途如下表所列。
3.文本运算符这实际上是一个文字串联符&,用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。
如North&wind,结果将是Northwind。
4.引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。
如果公式中使用了多个运算符,Excel将按下表所列的顺序进行运算。
如果公式中包含了相同优先级的运算符,例如,同时包含了乘法和除法运算符,则将从左到右进行计算。
如果要修改计算的顺序,可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。
应用计算公式的范例:
1.求和应用=SUM(F6,D7,E7)2.合并“姓”和“名”=D5&E53.按百分比增加=$F$5*(1+5%)4.基于单个条件求和=SUMIF(B3:
B8,20,D3:
D8),数据清单创建数据清单“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行,如前面所建立的“员工工资表”,这张电子报表就包含有这样的数据行,它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。
数据清单中的列是数据库中的字段数据清单中的列标志是数据库中的字段名称数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录使用鼠标器选定单元格区域,Excel会在需要的时候自动建立一份数据清单。
注意:
在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。
也应避免在一张工作表上建立多份数据清单,因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。
使用数据清单,应当注意遵循下列准则:
1.将类型相同的数据项置于同一列中2.使数据清单独立于其它数据在工作表中,数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行,以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时,有利于Excel检测和选定数据清单。
3.将关键数据置于清单的顶部或底部这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。
因为这些数据在Excel筛选数据清单时可能会被隐藏。
4.注意显示行和列在修改数据清单之前,应确保隐藏的行或列也被显示。
因为,如果清单中的行和列没有被显示,那么数据有可能会被删除。
5.避免空行和空列避免在数据清单中随便放置空行和空列,将有利于Excel检测和选定数据清单,因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索,所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格,可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。
编辑数据记录对于数据清单中的数据记录,Excel允许新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录,而且操作简单,只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令,进入下图所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。
查询数据记录要制定一个查询条件,只需单击“条件”按钮,进入如图所示的数据记录单对话框,然后在各字段框中输入查询内容即可。
注意:
在数据记录单中一次最多只能显示32个字段。
排序数据记录在Excel中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。
按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为:
1.数字,顺序是从小数到大数,从负数到正数。
2.文字和包含数字的文字,其顺序是:
0123456789(空格)!
”#$%?
_|ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ。
3.逻辑值,False在True之前。
4.错误值,所有的错误值都是相等的。
5.空白(不是空格)单元格总是排在最后。
递减排序的顺序与递增顺序恰好相反,但空白单元格将排在最后。
日期、时间和汉字也当文字处理,是根据它们内部表示的基础值排序。
排序,排序可以让表格中的数据按某种规则排列,数据间的顺序只有两种:
升序与降序。
对于数值,Excel按数值大小排序;对于文本,Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序,空格将始终被排在最后。
简单排序,最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。
在这个工具栏上有两个用于排序的按钮,图标上有AZ与向下的箭头的按钮,用于按降序方式重排数据。
按钮上标有ZA与向下的箭头的按钮用于递减排序。
升序排列按钮,降序排列按钮,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令,弹出“排序”对话框,如图,注意:
若选定了某一列后来使用以上所示的操作,排序将只发生在这一列中,其它列的数据排列将保持不变,其结果可能会破坏原始记录结构,造成数据错误!
可通过“数据”菜单中的“排序”命令,打开右图所示对话框,对排序条件进行相应设置。
“排序”对话框,可以使用的各选项功能所述如下:
1.主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。
2.次要关键字前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项,就将按次要关键字来排序重复的部分。
3.第三关键字4.有标题行在数据排序时,包含清单的第一行。
5.无标题行在数据排序时,不包含清单的第一行。
注意:
如果排序结果与所预期的不同,说明排序数据的类型有出入。
若想得到最好的结果,就要确保列中所有单元格属于同一数据类型,应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字。
若要将数字以文字方式输入,如邮政编码或产品编号,请在数字之前加上一个省略符号(),如:
610000,或在输入之前把该列格式化为文字,或输成中文符号,如:
610000。
筛选数据Excel提供有两条用于筛选的命令:
“自动筛选”和“高级筛选”。
为了使用“自动筛选”命令,可以按下列步骤进行操作:
步骤一、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。
此后,数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮,如下图所示,自动筛选就将通过它们来进行。
高级筛选数据使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。
为了使用此功能,在工作表的数据清单上方,至少应有三个能用作条件区域的空行,而且数据清单必须有列标。
“条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域,可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据,它包含一个条件标志行,同时至少有一行用来定义搜索条件。
有了条件区域,就可以按下列操作步骤来进行高级筛选:
步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标,将其复制到条件区域中的第一空行里的某个单元格。
步骤二、在条件区域中输入筛选条件,如图所示。
步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令,进入图所示的“高级筛选”对话框。
步骤四、单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后,单击选定条件区域中的条件,然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框,最后单击“确定”按钮,结束操作。
在“高级筛选”对话框中进行操作时,若筛选后要隐藏不符合条件的数据行,并让筛选的结果显示在数据清单中,可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。
若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置,则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮,并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左上角,从而设置复制位置。
页面设置和打印,设置页面,页边距选项卡:
可以对打印表格页边距进行设置。
打印工作表,页眉/页脚选项卡:
可以对打印文件设置页眉、页脚。
打印工作表,我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。
工作表选项卡:
可以设置要打印的区域,默认是全部区域。
如果是多页打印,可以将表头部分设置为“打印标题”,这样便可以在每页出现标题内容。
打印预览和打印,打印预览,有两种方法:
文件菜单下的打印命令,工具栏上的打印按钮,打印工作表,谢谢,
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