教程Word使用教学简单易懂.pptx
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Word2010的使用,2,课程学习内容,Word的基本功能、运行环境,Word的启动和退出文档的创建、打开、输入、保存、保护和打印等基本操作。
文本的选定、插入与删除、复制与移动、查找与替换等基本编辑技术;多窗口和多文档的编辑。
字体格式设置、段落格式设置、文档页面设置和文档分栏等基本排版技术。
表格的创建、修改;表格中数据的输入与编辑;数据的排序和计算。
图形和图片的插入;图形的建立和编辑;文本框的使用。
3,第2章计算机系统,3.1Word2010基础,3.2Word的基本操作,3.3Word的排版技术,3.4Word的表格制作,3.5Word的图文混排功能,3.6本章小结,4,3.1Word2010基础,1.常规方法常规启动Word的过程本质上就是在Windows下运行一个应用程序。
具体步骤如下:
单击屏幕左下角“开始”菜单按钮;执行“开始/所有程序/MicrosoftOffice/MicrosoftWord2010”命令。
3.1.1启动Word(p83),5,3.1Word2010基础,2.快捷方式(p83)快捷方式启动Word有以下几种方式:
方法一:
桌面上如果有Word应用程序图标,双击该图标。
方法二:
在“资源管理器”中找带有图标的文件(即Word文档,文档名后缀为“.docx”或“.doc”),双击该文件。
方法三:
如果Word是最近经常使用的应用程序之一,则在Windows7操作系统下,单击屏幕左下角“开始”菜单按钮后,执行“开始/MicrosoftWord2010”命令。
6,3.1Word2010基础,Word启动后,Word窗口随即出现在屏幕上,同时Word会自动创建一个名为“文档1”的新文档。
Word窗口外观如图3-1所示。
(p84),图3-1Word窗口外观,7,3.1Word2010基础,3.1.2Word窗口及其组成(p84),图3-2Word窗口组成,8,3.1Word2010基础,常见退出Word的方法有以下几种:
方法一:
执行“文件/退出”命令;方法二:
执行“文件/关闭”命令;方法三:
单击标题栏右边“关闭”按钮;方法四:
双击Word窗口左上角的控制按钮;方法五:
单击Word窗口左上角的控制按钮,或右击标题栏,在弹出菜单中选择“关闭”;,3.1.3退出Word(p88),9,3.1Word2010基础(p89),方法六:
单击任务栏中的Word文档按钮,在展开的文档窗口缩略图中,单击“关闭”按钮;方法七:
光标移至任务栏中的Word文档按钮停留片刻,在展开的文档窗口缩略图中,单击“关闭”按钮;方法八:
按快捷键“Alt+F4”。
退出Word操作时,若文档修改尚未保存,则Word将会给出一个对话框,询问是否要保存未保存的文档,若单击“保存”按钮,则保存当前文档后退出;若单击“不保存”按钮,则直接退出Word;若单击“取消”按钮,则取消这次操作,继续工作。
10,3.2Word的基本操作,当启动Word后,它就自动打开一个新的空文档并暂时命名为“文档1”(对应的默认磁盘文件名为doc1.docx)。
如果在编辑文档的过程中需要另外创建一个或多个新文档时,可以用以下方法之一来创建:
方法一:
执行“文件/新建”命令。
方法二:
按组合键Alt+F打开“文件”选项卡,执行“新建”命令(或直接“N”键)。
方法三:
按快捷键Ctrl+N。
3.2.1创建新文档(p89),11,3.2Word的基本操作,打开一个或多个Word文档在资源管理器中,双击带有Word文档图标的文件名是打开Word文档最快捷的方式。
除此之外,打开一个或多个已存在的Word文档,还有下列常用方法:
方法一:
执行“文件/打开”命令方法二:
按快捷键Ctrl+O。
3.2.2打开已存在的文档(p89),12,3.2Word的基本操作,“打开”对话框的使用(p90)如果要打开的文档名不在当前文件夹中,则应利用“打开”对话框来确定文档所在的驱动器和文件夹。
首先,在“打开”对话框左侧的“文件夹树”中,单击所选定的驱动器,则“打开”对话框右侧的“名称”列表框中就列出了该驱动器下包含的文件夹名和文档名;双击打开所选的文件夹,则“名称”列表框中就列出了该文件夹中所包含的文件夹名和文档名。
重复这一操作,直到打开包含有要打开的文档名的文件夹为止。
13,3.2Word的基本操作,打开最近使用过的文档(p90)有两种常用的操作方法:
1)执行“文件/最近所用文件”命令,出现“最近所用文件”命令菜单,如图3-6所示;然后分别单击“最近的位置”和“最近使用的文档”栏目中所需要文件夹和Word文档名,即可打开用户指定的文档。
图3-6“最近所用文件”命令菜单,14,3.2Word的基本操作(p90),2)若当前已存在打开的一个(或多个)Word文档,则鼠标右击任务栏中“已打开Word文档”按钮,此时会弹出一个名为“最近”的列表框,如图3-7所示。
列表框中含有最近使用过的word文档,单击需要打开的文档名,即可打开用户指定的文档。
默认情况下,“最近”列表框中保留10个最近使用过的Word文档名。
图3-7“最近”列表框,15,3.2Word的基本操作,插入点:
在窗口工作区的左上角有一个闪烁着的黑色竖条“|”称为插入点,它表明输入字符将出现的位置。
输入文本时,插入点自动后移。
自动换行:
Word有自动换行的功能,当输入到每行的末尾时不必按Enter键,Word就会自动换行,只有单设一个新段落时才按Enter键。
按Enter键标识一个段落的结束,新段落的开始。
3.2.3输入文本(p92),16,3.2Word的基本操作(p92),中英文输入:
中文Word即可输入汉字,又可输入英文英文单词3种书写格式的转换:
反复按Shift+F3键,会使选定的英文,在“首字母大写”、“全部大写”、“全部小写”3种格式中循环切换。
插入和改写状态:
单击状态栏上“插入”/“改写”或按Insert键,将会在“插入”和“改写”状态之间转换。
17,3.2Word的基本操作,1.“即点即输”(p92)利用“即点即输”功能,可以在文档空白处的任意位置处快速定位插入点和对齐格式设置,输入文字、插入表格、图片和图形等内容。
当将鼠标指针“I”移到特定格式区域时,“即点即输”指针形状发生变化,即在鼠标指针“I”附近(上、下、左、右)出现将要应用的格式图标,表明双击此处将要应用的格式设置,这些格式包括:
左对齐、居中、右对齐、左缩进、左侧或右侧文字环绕。
18,3.2Word的基本操作,2.插入符号(p94)在输入文本时,一些键盘上没有的特殊的符号(如俄、日、希腊文字符,数学符号,图形符号等),除了利用汉字输入法的软件盘外,Word还提供“插入符号”的功能。
插入符号的具体操作步骤如下:
把插入点移至要插入符号的位置(插入点可以用键盘的上、下、左、右箭头键来移动,也可以移动“I”型鼠标指针到选定的位置并左击鼠标);,19,3.2Word的基本操作(p94),执行“插入/符号/符号”命令,在随之出现的列表框,图3-8“符号”对话框,中,上方列出了最近插入过的符号和“其它符号”按钮。
如果需要插入的符号位于列表框中,单击该符号即可;否则,单击“其它符号”按钮,打开如图3-8所示的“符号”对话框。
20,3.2Word的基本操作(p94),在“符号”选项卡“字体”下拉列表中选定适当的字体项(如“普通文本”),在符号列表框中的选定所需插入的符号,再单击“插入”按钮就可将所选择的符号插入到文档的插入点处。
单击“关闭”按钮,关闭“符号”对话框。
21,3.2Word的基本操作,3.插入插入日期和时间(p94)插入日期和时间的具体步骤如下:
将插入点移动到要插入日期和时间的位置处;执行“插入/文本/日期和时间”命令,打开如图3-9所示的“日期和时间”对话框。
图3-9“日期和时间”对话框,22,3.2Word的基本操作(p94),在“语言”下拉列表中选定“中文(中国)”或“英文(美国)”,在“可用格式”列表框中选定所需的格式。
如果选定“自动更新”复选框,则所插入的日期和时间会自动更新,否则保持插入时的日期和时间。
单击“确定”按钮,即可在插入点处插入当前的日期和时间。
23,3.2Word的基本操作,4.插入脚注和尾注(p95)在编写文章时,常常需要对一些从别人的文章中引用的内容、名词或事件加以注释,这称为脚注或尾注。
脚注和尾注的区别是:
脚注是位于每一页面的底端,而尾注是位于文档的结尾处。
插入脚注和尾注的操作步骤如下:
将插入点移到需要插入脚注和尾注的文字之后。
24,3.2Word的基本操作(p95),图3-8“符号”对话框,执行“引用/脚注/脚注和尾注”命令(注:
这个操作可通过单击“引用”选项卡/“脚注”分组中的右下角的“箭头”实现),打开如图3-10所示的“脚注和尾注”对话框。
在对话框中选定“脚注”或“尾注”单选项,设定注释的编号格式、自定义标记、起始编号和编号方式等。
25,3.2Word的基本操作,5.插入另一个文档(p95)利用Word插入文件的功能,可以将几个文档连接成一个文档。
其具体步骤如下:
将插入点移至要插入另一文档的位置;执行“插入/文本/对象/文件中的文字”命令,打开“插入文件”对话框;在“插入文件”对话框中选定所要插入的文档。
选定文档的操作过程与打开文档时的选定文档操作过程类似(见“3.2.2打开已存在的文档”一节),26,3.2Word的基本操作,1.文档的保存1)保存新建文档保存文档的常用方法有如下几种:
方法一:
单击标题栏“保存”按钮。
方法二:
执行“文件/保存”命令。
方法三:
按快捷键Ctrl+S。
3.2.4文档的保存和保护(p96),27,3.2Word的基本操作,2)保存已有的文档(p96)对已有的文件打开和修改后,同样可用上述方法将修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。
此时不再出现“另存为”对话框。
提示:
输入或编辑一个大文档时,最好随时作保存文档的操作,以免计算机的意外故障引起文档内容的丢失。
28,3.2Word的基本操作,3)用另一文档名保存文档(p96)执行“文件/另存为”命令可以把一个正在编辑的文档以另一个不同的名字保存起来,而原来的文件依然存在。
例如:
当前正在编辑的文档名为File.docx,如果既想保存原来的文档File.docx,又想把编辑修改后的文档另存一个名为NewFile.docx的文档,那么就可以使用“另存为”命令。
执行“另存为”命令后,会打开如图3-11所示的“另存为”对话框。
其后的操作与保存新建文档一样。
29,3.2Word的基本操作(p97),图3-11“另存为”对话框,30,3.2Word的基本操作,4)保存多个文档(p97)如果想要一次操作保存多个以编辑修改了的文档,最简便的方法是:
按住Shift键的同时单击“文件”选项卡,这时选项卡的“保存”命令已改变为“全部保存”命令,单击“全部保存”命令就可以实现一次操作保存多个文档。
31,3.2Word的基本操作,2.文档的保护(p97)设置“打开权限密码”(文件-信息-保护文档-用密码加密)或:
在文档存盘前设置了“打开权限密码”后,那么再打开它时,Word首先要核对密码,只有密码正确的情况下才能打开,否则拒绝打开。
设置“打开权限密码”可以通过如下步骤实现:
执行“文件/另存为”命令,打开“另存为”对话框;,32,3.2Word的基本操作(p98),图3-12“常规选项”对话框,在“另存为”对话框中,执行“工具/常规选项”(有的版本无此项)命令,打开如图3-12所示的“常规选项”对话框,输入设定的密码。
单击“确定”按钮,此时会出现一个如图3-13所示的“确认密码”对话框,要求用户再重复键入所设置的密码。
图3-13“确认密码”对话框,33,3.2Word的基本操作(p98),在“确认密码”对话框的文本框中重复键入所设置的密码并单击“确定”按钮。
如果密码核对正确,则返回“另存为”对话框,否则出现“确认密码不符”的警示信息。
此时只能单击“确定”按钮,重新设置密码。
当返回到“另存为”对话框后,单击“保存”按钮即可存盘。
至此,密码设置完成。
当以后再次打开此文档时,会出现“密码”对话框,要求用户键入密码以便核对,如密码正确,则文档打开;否则,文档不予打开。
34,3.2Word的基本操作,2)设置修改权限密码(p99)如果允许别人打开并查看一个文档,但无权修改它,则可以通过设置“修改权限时的密码”实现。
设置修改权限密码的步骤,与设置打开权限密码的操作非常相似,不同的只是将密码键入到“修改文件时密码”的文本框中。
打开文档的情形也很类似,此时“密码”对话框多了一个“只读”按钮,供不知道密码的人以只读方式打开它。
35,3.2Word的基本操作,3)设置文件为“只读”属性(p99)(右击文件属性-设置)或:
将文件设置成为只读文件的方法是:
打开“常规选项”对话框(参见“设置打开权限密码”)单击“建议以只读方式打开文档”复选框。
单击“确定”按钮,返回到“另存为”对话框。
单击“保存”按钮完成只读属性的设置。
36,3.2Word的基本操作,4)对文档中的指定内容进行编辑限制(p99)有时,文档作者认为文档的某些内容比较重要,不允许被更改,但允许阅读或对其进行修订、审阅等操作,这在word中称为“文档保护”。
文档保护操作的具体步骤如下:
选定需要保护的文档内容;单击“审阅/保护/限制编辑”命令,打开“限制格式和编辑”窗格。
37,3.2Word的基本操作(p99-100),在“限制格式和编辑”窗格中,选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框,并在“限制编辑”下拉列表框中从“修订”、“批注”、“填写窗体”和“不允许任何更改(只读)”四个选项中选定一项。
以后,对于这些被保护的文档内容,只能进行上述选定的编辑操作,38,3.2Word的基本操作,1.插入点的移动1)用键盘移动光标可以用键盘上的移动光标键移动插入点(光标)。
表3-1列出了利用键盘移动插入点的几个常用键的功能。
3.2.5基本编辑技术(p100),39,3.2Word的基本操作,表3-1用键盘移动插入点(p100),40,3.2Word的基本操作,2)设置“书签”移动光标(p101)日常生活中的书签用于插在书中某个需要记住的页面处,以便通过书签快速翻到指定的页。
Word提供的书签功能同样具有记忆某个特定位置的功能。
在文档中可以插入多个书签,书签可以出现在文档的任何位置。
插入书签时由用户为书签命名。
41,3.2Word的基本操作,插入/删除书签(p101)插入书签的操作步骤如下:
光标移至要插入书签的位置;执行“插入/链接/书签”命令;在“书签”对话框输入书签名,然后单击“添加”按钮。
若要删除已设置的书签,就在“书签”对话框选择要删除的书签名,单击“删除”按钮。
42,3.2Word的基本操作,光标快速移到书签(p101)用以下方法,可将光标快速移到指定的书签位置:
方法一:
执行“插入/链接/书签”命令,在“书签”对话框的列表中选择要定位的书签名,单击“定位”按钮;方法二:
执行“开始/编辑/替换”命令,打开“查找和替换”对话框中,单击“定位”选项卡,出现图3-15所示的“定位”选项卡窗口,执行“插入/链接/书签”命令;,图3-15“查找和替换”对话框的“定位”选项卡,43,3.2Word的基本操作,方法三(p102):
在“定位目标”列表框中选择“书签”,在“请输入书签名”一栏中选择(或键入)要定位的书签名,单击择“定位”按钮。
用书签不但可以快速定位到指定的位置,也可以用于建立指定位置的超级链接。
44,3.2Word的基本操作,3)选择“定位”命令移动光标(p102)用定位命令可以使光标快速定位到指定的项。
可定位的项有:
页、节、行、书签、批注、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象和标题等。
操作步骤如下:
执行“开始/编辑/替换”命令,打开“查找和替换”对话框,单击“定位”选项卡。
在“定位”选项卡中的“定位目标”列表框中选择定位项。
反复单击“前一处”或“后一处”按钮,光标将依次定位到当前光标之前或之后的对象。
45,3.2Word的基本操作,4)用快速定位按钮定位(p102)用快速定位按钮定位,与用定位命令一样,可以快速定位光标到指定的项。
在垂直滚动条的底部有3个用于快速浏览对象的按钮,单击“选择浏览对象”按钮,弹出图3-16所示的“选择浏览,对象”选项表,单击选定的浏览对象,光标迅速移至当前光标后的最近一个“对象”处。
单击“前一个”或“后一个”按钮,光标则移至当前光标之前或之后的一个“对象”处。
图3-16“选择浏览对象”选项表,46,3.2Word的基本操作,2.文本的选定(p102)1)用鼠标选定文本根据所选定文本区域的不同情况,分别有:
选定任意大小的文本区。
首先将“I”形鼠标指针移动到所要选定文本区的开始处,然后拖动鼠标直到所选定的文本区的最后一个文字并松开鼠标左键,这样,鼠标所拖动过的区域被选定,并以反白形式显示出来。
文本选定区域可以是一个字符或标点,也可以是整篇文档。
如果要取消选定区域,可以用鼠标单击文档的任意位置或按键盘上的箭头键。
47,3.2Word的基本操作(p102),选定大块文本:
首先用鼠标指针单击选定区域的开始处,然后按住Shift键,再配合滚动条将文本翻到选定区域的末尾,再单击选定区域的末尾,则两次单击范围中包括的文本就被选定。
选定矩形区域中的文本:
将鼠标指针移动到所选区域的左上角,按住Alt键,拖动鼠标直到区域的右下角,放开鼠标。
选定一个句子(段落):
按住Ctrl键,将鼠标光标移动到所要选句子的任意处单击一下。
48,3.2Word的基本操作,选定一个段落(p102倒2行):
将鼠标指针移到所要选定段落的任意行处连击三下。
或者将鼠标指针移到所要选定段落左侧选定区,当鼠标指针变成向右上方指的箭头时双击之。
选定一行或多行(p103第1行):
将鼠标“I”形指针移到这一行左端的文档选定区,当鼠标指针变成向右上方指的箭头时,单击一下就可以选定一行文本,如果拖动鼠标,则可选定若干行文本。
选定整个文档p103第3行):
按住Ctrl键,将鼠标指针移到文档左侧的选定区单击一下。
或者将鼠标指针移到文档左侧的选定区并连续快速三击鼠标左键。
或直接按快捷键Ctrl+A选定全文。
49,3.2Word的基本操作,2)用键盘选定文本(p103第6行)当用键盘选定文本时,注意应首先将插入点移到所选文本区的开始处,然后再按如表3-2所示的组合键。
表3-2常用选定文本的组合键,50,3.2Word的基本操作,3)用扩展功能键F8选定文本(p103表格下方)在扩展式模式下,可以用连续按F8键扩大选定范围的方法来选定文本。
如果先将插入点移到某一段落的任意一个中文词(英文单词)中,那么,第一次按F8键,状态栏中出现“扩展式选定”信息项,表示扩展选区方式被打开;第二次按F8键,选定插入点所在位置的中文词/字(或英文单词);,51,3.2Word的基本操作,第三次按F8键,选定插入点所在位置的一个句子;第四次按F8键,选定插入点所在位置的段落;第五次按F8键,选定整个文档。
也就是说,每按一次F8键,选定范围扩大一级。
反之,反复按组合键Shift+F8可以逐级缩小选定范围。
如果需要退出扩展模式,只要按下Esc键即可。
52,3.2Word的基本操作,3.插入与删除文本(p104)1)插入文本在文本的某一位置中插入一段新的文本的操作是非常简单的。
唯一要注意的是:
确认当前文档处在“插入”方式还是“改写”方式。
在插入方式下,只要将插入点移到需要插入文本的位置,输入新文本就可以了。
插入时,插入点右边的字符和文字随着新的文字的输入逐一向右移动。
如在改写方式下,则插入点右边的字符或文字将被新输入的文字或字符所替代。
53,3.2Word的基本操作,2)删除文本(p104)删除一个字符或汉字的最简单的方法是:
将插入点移到此字符或汉字的左边,然后按Delete键;或者将插入点移到此字符或汉字的右边,然后按Backspace键。
删除几行或一大块文本的快速方法是:
首先选定要删除的这块文本,然后按Delete键。
如果删除之后想恢复所删除的文本,那么只要单击自定义快速访问工具栏的“撤销”按钮即可。
54,3.2Word的基本操作,4.移动文本(p104)1)使用剪贴板移动文本选定所要移动的文本;单击“开始/剪贴板”中的“剪切”按钮,此时所选定的文本被剪切掉并保存在剪贴板之中。
将插入点移到文本拟要移动到的新位置。
此新位置可以是在当前文档中,也可以在其它文档中。
单击“开始/剪贴板”中“粘贴”按钮,所选定的文本便移动到指定的新位置上。
(或选文本Ctrl+x-Ctrl+V),55,3.2Word的基本操作,2)使用快捷菜单移动文本(p104倒5行)选定所要移动的文本容;将“I”形鼠标指针移到所选定的文本区,右击鼠标,拉出快捷菜单,此时鼠标指针形状变成指向左上角的箭头。
单击快捷菜单中的“剪切”命令。
再将“I”形鼠标指针移到拟要移动到的新位置上并右击鼠标,拉出快捷菜单;单击快捷菜单中的“粘贴”命令,完成移动操作。
56,3.2Word的基本操作,3)使用鼠标左键拖动文本(p105第5行)选定所要移动的文本;将“I”形鼠标指针移到所选定的文本区,使其变成指向左上角的箭头;按住鼠标左键,此时鼠标指针下方增加一个灰色的矩形,并在箭头处出现一虚竖线段(即插入点),它表明文本要插入的新位置;拖动鼠标指针前的虚插入点到文本拟要移动到的新位置上并松开鼠标左键,这样就完成了文本的移动。
57,3.2Word的基本操作,4)使用鼠标右键拖动文本(p105第14行)选定所要移动的文本;将“I”形鼠标指针移到所选定的文本区,使其变成向左上角指的箭头。
图3-17使用鼠标右键拖动选定文本时的快捷菜单,按住鼠标右键,将虚插入点拖动到文本拟要移动到的新位置上并松开鼠标右键,出现如图3-17所示的快捷菜单。
单击快捷菜单中的“移动到此位置”命令,完成移动。
58,3.2Word的基本操作,5.复制文本(p105)1)使用剪贴板复制文本选定所要复制的文本;单击“开始/剪贴板”中的“复制”按钮,此时所选定文本的副本被临时保存在剪贴板之中。
将插入点移到文本拟要复制到的新位置。
与移动文本操作相同,此新位置也可以在另一个文档中。
单击“开始/剪贴板”中的“粘贴”按钮,则所选定文本的副本被复制到指定的新位置上。
59,3.2Word的基本操作,2)使用快捷菜单复制文本(p105106)使用快捷菜单复制文本的步骤与使用快捷菜单移动文本的操作类似,所不同的是它使用快捷菜单中的“复制”和“粘贴”命令。
60,3.2Word的基本操作,3)使用鼠标左键拖动复制文本(p106)选定所要复制的文本;将“I”形鼠标指针移到所选定的文本区,使其变成向左上角指的箭头;先按住Ctrl键,再按住鼠标左键,此时鼠标指针下方增加一个叠置的灰色的矩形和带“”的矩形,并在箭头处出现一虚竖线段(即插入点),它表明文本要插入的新位置;拖动鼠标指针前的虚插入点到文本需要复制到的新位置上,松开鼠标左键后再松开Ctrl键,就可以将选定的文本复制到新位置上。
61,3.2Word的基本操作,4)使用鼠标右键拖动复制文本(p106)此方法与“3)使用鼠标左键拖动文本”类似,只要将其第(4)步操作改为单击快捷菜单中的“复制到此位置”的命令即可。
62,3.2Word的基本操作,6.查找与替换(p106)1)常规查找文本单击“开始/编辑/替换”按钮,打开“查找和替换”对话框。
单击“查找”选项卡,得到如图3-18所示的“查找,和替换”对话框。
在“查找内容”一栏中键入要查找的文本(如键入“文本”一词)。
图3-18“查找和替换”对话框的“查找”选项卡,63,3.2Word的基本操作(p106),单击“查找下一处”按钮开始查找。
当查找到“文本”一词后,就将该文本移入到窗口工作区内,并反白显示所找到的文本。
如果此时单击“取消按钮”,那么关闭“
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