第五讲销售与应收账款子系统.ppt
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第五讲销售与应收账款子系统.ppt
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第五讲销售与应收账款子系统,1,2023/9/14,第五讲,销售与应收账款子系统,第五讲销售与应收账款子系统,2,2023/9/14,要点:
本系统业务特点和主要设计目标IT环境下业务流程和数据流程常用数据文件结构和作用了解本系统各功能模块的作用和日常操作重点掌握日常处理过程中各单据之间数据传递关系,第五讲销售与应收账款子系统,3,2023/9/14,采购子系统,总账子系统,存货子系统,销售子系统,领导查询系统,其他管理系统,购销存,财务,管理分析,财务及企业管理信息系统,固定资产系统,成本管理,资金管理,应收子系统,应付子系统,工资子系统,报表子系统,财务分析系统,决策支持系统,进销存,第五讲销售与应收账款子系统,4,2023/9/14,内容提要,第一节系统概述第二节处理流程第三节主要代码和数据文件第四节基础设置第五节销售与收款业务日常处理第六节月末结账与统计分析第七节销售收款业务与财务业务一体化策略,第五讲销售与应收账款子系统,5,2023/9/14,第一节销售与应收账款子系统概述,一、范围与特点1.范围:
销货,收回货款,总账子系统,存货子系统,第五讲销售与应收账款子系统,6,2023/9/14,2.涉及主要内容,销售收入的核算销售成本的核算销售费用的核算销售税金的核算应收账款的核算,第五讲销售与应收账款子系统,7,2023/9/14,3.特点,业务频繁、数据量大数据真实性、准确性、实时性要求高业务内容及核算方法比较复杂参与部门多,数据实时性要求高信息加工深度要求高具有资料、档案管理特点(销售合同、商品信息、客户资料)与其他子系统联系紧密,第五讲销售与应收账款子系统,8,2023/9/14,二、系统目标,1.在系统初始化时完成用户自定义功能。
部分数据文件结构字段的自定义工作。
如:
产品目录、部门、人员、客户、合同、单证票据等定义不同的销售方式。
如:
现销、赊销、折扣条件、税率自定义应收账款账龄分析时间段。
第五讲销售与应收账款子系统,9,2023/9/14,2.信息采集方面全面准确地收集销售信息,规范业务流程。
如:
客户、报价、合同、发票、收款单、应收账款等信息3.在信息记录、加工处理方面及时掌握企业销售情况和销售合同的执行情况。
完成日常销售核算与管理。
及时记录、反映和监督赊销货款的收回情况。
第五讲销售与应收账款子系统,10,2023/9/14,4.信息传递、流程管理方面规范流程、实时处理。
5.信息查询和输出方面多角度进行销售和收款分析,提供决策信息。
6.风险控制和预警功能客户信誉、赊销政策、客户经济往来数据记录7.提供与其他子系统之间的数据接口存货、总账子系统,第五讲销售与应收账款子系统,11,2023/9/14,接受客户订单,批准赊销信用,按销售单供货,按销售单装运货物,向客户开具账单,记录销货,办理和记录现金、银行存款收入,办理和记录销货退回、销货折扣与折让,注销坏账,计提坏账准备,第二节销售与应收账款子系统处理流程一、销售与收款循环主要业务活动概述,第五讲销售与应收账款子系统,12,2023/9/14,客户,销售部门,仓库,签约,信用审核部门,销售合同,销货通知单,存货记录,货运部门,发运货物,开具发票,销售发票,现销,销售核算,赊销,现金收入账户,销售账户,应收账款账户,支付货款,会计部门,收款单,二、手工销售业务处理流程回顾,第五讲销售与应收账款子系统,13,2023/9/14,客户资料,收款单据,销售发票,销售合同,输入,输入,输入,输入,更新,记账、核销,自动转账,账务处理子系统,存货子系统,输出,单位成本,出库量,存量,三、计算机销售业务数据处理流程分析,客户文件,收款单文件,销售发票文件,销售合同文件,应收账款文件,销售文件,销售日报、销售汇总表、账龄分析表、资金回笼情况表、销售人员业绩表、客户信息表、,税金附加,第五讲销售与应收账款子系统,14,2023/9/14,第三节销售与应收子系统功能结构,一、销售与收款循环涉及的主要凭据1、客户订货单(价格目录)2、销售单(销售合同)3、发运凭证4、销售发票5、商品价目表,第五讲销售与应收账款子系统,15,2023/9/14,6、出库通知单7、应收账款明细账8、主营业务收入明细账9、折扣与折让明细账10、汇款通知书11、现金、银行存款日记账12、坏账审批表13、客户月末对账单14、转账凭证15、收款凭证,第五讲销售与应收账款子系统,16,2023/9/14,1、产品代码(群码),国家代码地区代码企业类型客户顺序码,xxxxxxxxxx,2、客户代码(群码),类别品种规格序号,xxxxxxxx,二、主要代码,第五讲销售与应收账款子系统,17,2023/9/14,三、数据文件,主数据文件销售发票文件(以发票号建立索引)收款单文件(以收款编号建立索引)出库单文件销售文件(以产品代码建立索引)应收账款文件(以发票号建立索引),第五讲销售与应收账款子系统,18,2023/9/14,辅助数据文件客户档案文件(以客户代码建立索引)销售合同档案文件(以合同代码建立索引)销售计划文件记账凭证文件其他数据文件存放价格政策、结算方式、销售方式、付款条件、税率等基础设置的数据文件,第五讲销售与应收账款子系统,19,2023/9/14,系统设置销售发票文件用于存储企业销售部门开出的所有销售发票,每张发票一条记录,详细反映每一张发票的发生信息,该文件以发票号为索引关键字建立索引文件。
记账销售文件、应收账款文件,更新客户档案文件,1.销售发票文件,第五讲销售与应收账款子系统,20,2023/9/14,1.销售发票文件,销售发票文件的主要字段如下:
发票号合同号开票日期销售方式运单号仓库客户代码计税方式预计收款时间销售部门销售人员结算方式结算单号产品代码摘要计量单位销售数量销售单价销售金额增值税率销项税额制单审核转账记账核销,第五讲销售与应收账款子系统,21,2023/9/14,2.收款单文件,该文件用于存储收款单信息,每张收款单一条记录,提供生成应收账款明细账的收款信息。
记账应收账款文件,更新客户档案文件收款单文件的主要字段如下:
收款单号客户代码收款日期发票号运单号结算单号尚欠金额收款金额交款单位制单审核转账记账核销,此标志标明是否需要与发票核销,第五讲销售与应收账款子系统,22,2023/9/14,3.销售文件,根据销售发票记账生成,存储每笔销售业务详细数据。
文件中每一产品对应一条记录,数据按月存放。
数据由销售发票记账,及存货子系统、总账子系统转来销售文件主要包括以下字段:
产品代码产品名称合同号发票号客户代码摘要销售部门销售人员销售方式结算方式销售数量销售单价销售收入适用税率实收金额销售成本销售毛利销售收入累计销售成本累计销售毛利累计,第五讲销售与应收账款子系统,23,2023/9/14,4.应收账款文件,该文件用于记录每笔赊销业务产生的债权和收回情况。
数据由销售发票文件、收款单文件记账转来应收账款文件主要包括以下字段:
发票号客户代码日期摘要结算单号销售收入应收金额已收金额应收余额应收或预收标记核销标记,第五讲销售与应收账款子系统,24,2023/9/14,四、销售与应收账款子系统总体结构,见下图,第五讲销售与应收账款子系统,25,2023/9/14,销售与收款子系统,基础设置,日常业务处理,自动转账,销售核算与结账,统计与分析输出,系统维护,余额录入,定义结构,客户档案,产品设置,部门人员,付款条件,账龄区间,结算方式,打印格式,其他设置,价格管理,信用管理,单据录入,销售报价单,销售合同,销售发票,收款单,退货单,单据的审核记账,往来核销,坏账处理,定义模版,生成凭证,汇总产品销售收入,结转产品销售成本,结转税金及附加,计算产品销售利润,月末结账,销售分析,应收与收款分析,销售合同执行情况,销售利润汇总表,销售增长分析表,账龄分析表,逾期未收款明细表,资金回笼情况表,收款预测明细表,备份,恢复,权限,口令,帮助,第五讲销售与应收账款子系统,26,2023/9/14,主要的初始设置,初始建账客户资料管理销售部门和销售人员设置交易方式设置结算方式设置付款条件设置税率设置价格政策设置期初余额的输入,注意:
企业的交易方式、结算方式、价格政策等方式有限且有确定的模式,每种方式的业务处理和记账凭证的生成一般需要一个凭证模板与之对应。
第五讲销售与应收账款子系统,27,2023/9/14,第四节基础设置,两项工作:
使用系统前的准备工作和系统初始化,第五讲销售与应收账款子系统,28,2023/9/14,第四节基础设置,一、使用系统前的准备工作在使用该系统前,应对手工的一些基础数据进行规范,包括:
1.整理已有的各类档案,包括客户档案、合同档案、产品(商品)资料等,制定合理的客户、产品编码规则。
第五讲销售与应收账款子系统,29,2023/9/14,2.按发票号的不同,逐笔整理出已有的未核销的往来业务,为初始录入应收账款、预收账款做好准备。
3.制定好发票及收款单据的格式和内容。
4.整理出销售过程中的应交税种和税率,使系统能够自动计算出相应的税额。
第五讲销售与应收账款子系统,30,2023/9/14,5.确定结算方式、销售类型、付款条件、费用项目等内容。
6.确定输出的各类报表的格式。
7.在核算销售利润时,销售费用中的间接费用要分摊到各项产品(商品)中去,应事先制定出费用分摊原则和方式。
第五讲销售与应收账款子系统,31,2023/9/14,二、系统初始化,文件结构定义固定字段与自定义字段客户档案管理通过“客户档案设置”进行相关信息设置,主要有以下几个方面:
1.客户基本信息2.客户联系信息3.客户信用信息4.客户收款信息,第五讲销售与应收账款子系统,32,2023/9/14,销售产品设置1.产品分类2.产品档案销售部门及销售人员设置“设置部门档案、职员档案”付款条件设置往来账龄区间设置结算方式设置,第五讲销售与应收账款子系统,33,2023/9/14,其他初始设置税种、税率定义公式定义打印格式定义凭证模板定义期初余额录入及年初始化录入内容:
尚未开具发票的出库单尚未尚未发货的销售发票尚未办理结算的出库单尚未办理结算的销售发票和收款单,第五讲销售与应收账款子系统,34,2023/9/14,年初始化:
第一次使用系统或每年年初执行年初始化,目的是建立数据库结构框架,为录入原始单据做好数据库结构准备。
如果上年使用了该系统,则执行年初始化的同时,将去年各种期末余额逐笔转至本年年初,即年初余额过账。
第五讲销售与应收账款子系统,35,2023/9/14,第五讲销售与应收账款子系统,36,2023/9/14,第五节销售与收款业务日常处理,销售与收款业务日常处理主要是对销售和收款活动的各个环节进行核算与管理,主要包括日常单据录入、单据审核、记账、往来核销和坏账处理等功能,涵盖销售报价、订货、开票、发货、收款等环节。
第五讲销售与应收账款子系统,37,2023/9/14,准备工作:
一、销售价格管理P160设置价格级别(批发、零售)商品价格管理(价格目录)客户折扣率管理批量折扣率管理,第五讲销售与应收账款子系统,38,2023/9/14,准备工作:
二、客户信用管理(客户档案设置)P162信用控制环节:
销售合同、销售发票、出库单、收款单等控制时点:
单据保存、审核信用额度控制即时提示,超信用审批信用期间管理信用期超期提示,第五讲销售与应收账款子系统,39,2023/9/14,销售报价单的录入(可选环节)销售合同的录入(可选环节)(报价单按钮)销售发票的录入(必选环节)(销售合同、出库单、现结按钮)收款单的录入(销售发票按钮)(注意:
仅限于现销以外的销售业务)退货单录入(参照发票)注:
尽可能使用屏幕菜单提供的按钮功能,日常单据录入,第五讲销售与应收账款子系统,40,2023/9/14,审核1.单张审核2.成批审核记账1.销售发票(更新销售文件、应收账款文件和客户文件)2.收款单(更新应收账款文件和客户文件)3.退货单(更新销售发票文件或销售文件、应收账款文件和客户文件),四、单据的审核、记账,第五讲销售与应收账款子系统,41,2023/9/14,客户资料,收款单据,销售发票,销售合同,输入,输入,输入,输入,更新,记账、核销,自动转账,账务处理子系统,存货子系统,输出,单位成本,出库量,存量,回顾:
计算机销售业务数据处理流程分析,客户文件,收款单文件,销售发票文件,销售合同文件,应收账款文件,销售文件,销售日报、销售汇总表、账龄分析表、资金回笼情况表、销售人员业绩表、客户信息表、,税金附加,第五讲销售与应收账款子系统,42,2023/9/14,五、往来核销(单据管理),往来核销:
是收款单、应收账款与销售发票之间的业务核销,以发票号作为核销号可以一对一、一对多、多对一,是否核销,要在相应文件中设置核销标志功能:
逐笔录入以前年度未核销往来账自动核销手工核销现金折扣处理相关账表查询,第五讲销售与应收账款子系统,43,2023/9/14,六、坏账处理,计提坏账准备1.设置计提坏账准备方法基础设置2.计提坏账准备坏账发生与回收坏账查询,第五讲销售与应收账款子系统,44,2023/9/14,第六节月末结账与统计分析,一、汇总与结账销售收入的汇总(销售文件按产品汇总)销售成本的结转(期末存货子系统转来)销售税金及附加的结转(账务子系统转来)计算销售利润月末结账,第五讲销售与应收账款子系统,45,2023/9/14,二、统计分析,销售合同执行情况销售计划销售利润汇总表销售增长分析表销售分析应收账款账龄分析表应收统计分析逾期未收款明细表资金回笼情况表收款预测明细表,第五讲销售与应收账款子系统,46,2023/9/14,第七节销售收款业务与财务业务一体化策略,一、定义凭证模板主要涉及销售发票、收款单、坏账处理等业务“基础设置初始设置”二、生成记账凭证,第五讲销售与应收账款子系统,47,2023/9/14,一、回顾AIS系统开发周期,总结,系统规划,系统分析,系统运行与维护,系统设计,系统实施,第五讲销售与应收账款子系统,48,2023/9/14,二、各章结构,系统业务需求分析及业务特点(系统规划)IT环境下各系统的数据流程图(系统分析)设计目标,应具备的功能模块(总体设计)系统代码、数据文件设计(详细设计)系统初始化、日常操作、系统维护系统间数据共享一体化建设,第五讲销售与应收账款子系统,49,2023/9/14,1、账务处理子系统,录入,其他子系统,会计报表子系统,三、各子系统数据处理的特点,账簿账簿格式,凭证,报表,第五讲销售与应收账款子系统,50,2023/9/14,2、其他子系统(销售、采购、存货、工资、.),录入,其他子系统,账务处理子系统(接口),三、各子系统数据处理的特点,本系统账表非账簿格式,记账凭证附原始凭证信息,原始凭证附辅助信息,第五讲销售与应收账款子系统,51,2023/9/14,自测题1、销售子系统日常核算原始数据输入包括()A报价单B销售合同C销售发票D收款单E客户档案2、涉及更新客户档案数据的文件包括()A销售合同文件B收款单文件C报价文件D退货文件E发票文件3、销售文件仅是根据销售合同文件记账生成的数据文件,对吗?
4、通过“报价单按钮,可以将报价单相关信息自动传递给销售合同,而且价格数据不准修改。
对吗?
第五讲销售与应收账款子系统,52,2023/9/14,5、执行过“现结按钮的销售合同,在记账时应同时更新销售文件和应收账款文件。
对吗?
6、收款单的输入适用于所有销售业务。
对吗?
7、销售子系统的记账业务应遵守复式记账原理。
8、收款单记账可能涉及更新数据的文件有()。
A应收账款文件B销售文件C销售发票文件D客户档案文件E销售合同文件F销售报价文件9、应缴增值税数据一般应从账务处理系统转来。
10、销售税金及附加数据一般由销售文件计算得出。
第五讲销售与应收账款子系统,53,2023/9/14,11销售与应收子系统中的销售业务日常处理包括:
()A.年初始化B.销售发票录入C.货款结算D.退货处理E.销售订单录入12.销售文件是根据()文件记账生成的数据文件A收款单B销售合同C销售发票D销售报价E应收账款F客户档案13.销售发票文件中的转账标志是用来表明该文件数据是否已记账转入销售文件()14.销售发票文件中的核销标志是用来表明该文件发票销售款项已经全部收回(),第五讲销售与应收账款子系统,54,2023/9/14,名词解释销售文件销售报价单简答题简述销售与应收子系统的主要功能。
简述销售与应收子系统的主要特点和系统目标简述销售与应收子系统常用的数据文件包括哪些?
有哪些作用?
销售合同录入画面中的“报价单”按钮的作用是什么?
第五讲销售与应收账款子系统,55,2023/9/14,第五讲销售与应收账款子系统,56,2023/9/14,
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