行政秘书学-文书处理.pptx
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行政秘书学-文书处理.pptx
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行政秘书学行政秘书学文书处理一、公务文书基础知识公务文书的含义公务文书是机关、团体、企事业单位,在日常生活、工作、学习中,办理公务所使用的,具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字资料。
公务文书的类别公务文书(广义公文)行政公文(狭义的公文)专用文书(合同、答辩状、论证报告)事务文书(计划、总结、调研报告)中共中央办公厅、国务院办公厅2012年颁布的党政机关公文处理工作条例:
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
行政公文
(一)决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(九)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(十)报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(十一)请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十二)批复。
适用于答复下级机关请示事项。
(十三)议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(十四)函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十五)纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体。
事务文书按在决策中的作用分类前决策公文:
工作计划、调研报告、工作研究(理论文章)决策类公文:
讲话稿、会议记录后决策公文:
简报、工作总结、经验材料事务文书的分类公务文书的作用明法传令,指挥工作(指挥管理协调)联系公务,沟通信息(沟通信息的桥梁)宣传教育,引导舆论(总结经验以提高效率)记录记载,以为凭据(史实凭证作用)公务文书的特点明确的工具性直接的实用性客观的真实性极强的法规政策性特定的程式性二、公务文书行文规则一、主题
(一)主题:
标题和主题词就是对主题的概括
(二)主题的要求:
1.切合实际2.注重实效3.单一鲜明
(1)明确写作意图和目的
(2)坚持开门见山、开宗明义公务文书的四要素(三)主题的确定:
“长期积累,偶然得之”。
(1)认真研究全部材料:
(2)深入发掘事物本质:
写人,应抓支配人物语言行动的指导思想;叙事,应着力于探求事件的思想意义;说理,应着眼于事物矛盾的剖析;说明,应抓住事物的特征。
(3)展示崭新的时代精神:
“要选取政治上重要的,为大众所注意的,涉及最迫切问题的主题”。
公务文书的四要素二、材料
(一)材料:
材料是作者为某一写作目的从现实生活中搜集、摄取以及写入文章用以表达主题的一系列事实和适用的理论
(二)要求:
1.紧扣主题2.真实可靠3.典型、恰当(三)材料的获取和选材:
1.日常积累,贵在有恒2.调查访问,态度正确,方法科学3.查阅资料,注意总结公务文书的四要素三、结构
(一)结构:
布局谋篇井然有序、紧密相连,形成有机整体
(二)作用:
有助于主体的表达,增强文章的表现力和说服力(三)要求:
文面格式和结构样式1.符合事物发展的内部规律2.服从并服务于主题表述3.适应不同文种的特点和要求:
文种格式是各文种之间区别的标志公务文书的四要素行政公文标题:
居中,字体略大于正文(2号小标宋),除书名号、顿号外,一般不用标点符号组成:
包括“发文机关+事由+文种”三要素。
形式有:
1规范式:
三部分,即“发文机关事由文种”用于重要、庄重的公务。
(下方可有时间(如决定),这时无主送机关和落款)公文一般结构2灵活式:
(1)两部分:
“发文机关文种”。
“事由文种”。
“转发+始发机关及原通知标题
(2)一部分:
只有“文种”。
常常是不大重要的公务,带周知性公文一般结构事务文书标题论文式标题:
的启示提问式标题:
如何?
为何?
复合式标题:
主、副标题公文一般结构正文包括原由、事项和结尾三部分,字体为3号仿宋。
一、原由情况式:
常用“目前”之类时间状语,简介人物及事迹。
根据式:
常用“根据”;意义式:
议论方式;常用“是”。
目的式:
常用“为了”。
公文一般结构例:
高校章程是高等学校依法自主办学的依据。
目前我校尚未制定章程,为了推进我校依法治校进程,根据高等教育法的有关规定,制定学校章程成为当务之急。
公文一般结构二、事项主题突出陈述准确条理清楚层次明晰公文一般结构写错两个字,巴中市政府官员丢官该不该2008年9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的通知”,由巴中市人民政府办公室主任签批,其中有这样一段内容:
“各县(区)人民政府,市级各部门,市经济开发区商贸园、工业园管委会:
根据四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知安排,2008年中秋节放假三天节假日期间,各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作,遇有重大突发事件发生,要按规定及时报告并妥善处置,确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。
”9月10日,巴中市人民政府办公室工作人员立即重新发布更正后的放假通知。
9月11日,巴中市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”,上任才1个多月的办公室主任被停职反省。
市政府办公室也即刻召开会议,综合科科长、副科长和1名工作人员被免职。
错了两个字,4个人被问责,3个人丢了官。
9月12日,巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了这份问责通报。
三、结尾号召式:
提出希望、发出号召、指明方向总结式:
总结、概括全文内容,点明主题,加深印象说明式:
下行文对与正文内容有关的事项做出交代祈请式:
上行文在报告、请示结尾提出祈使和请求,表明意向期望式:
下行文(公开发文)在结尾处提出要求和希望,敦促受文者采取相应的行动,或提出具体希望公文一般结构语言风格:
平直、朴实、庄重表达要求:
准确、规范、简练、鲜明常用表达方法:
叙述、议论、说明公文语言要求例文:
炎热的夏天就要到了,我们办公室里还没有空调,工作人员难以忍受。
希望你们设备处尽量调拨给我们一台空调,以用来满足我们的紧急需要。
是否能够办到,我们希望你们迅速答复。
例文修改:
炎夏在即,我处尚无空调。
请速调拨配给,以应急需。
可否,盼复。
例句:
我们的文件已送去一个多月,你们为什么迟迟不予回复?
改为:
我单位文件已于月日报送你单位,至今尚未得到回复。
贵校府高庭阔,物实人济,且具宽大为怀,救人之危的美德。
以上区区小事,谅贵校不难解决。
改为:
贵单位物力人力都较充足,希望此事上予以大力援助为盼。
这笔钱怎么解决,你们看着办好了。
改为:
此款由你单位自行解决。
会议时间是午睡以后,地点在宽敞明亮的二楼大会议室改为:
会议时间:
下午3:
00。
会议地点,二楼大会议室公文行文规则数据语言书写要规范、清晰、准确。
具体要做到以下几点:
(1)在同一篇文章中序数数字的体例要统一,不能体例混杂。
(2)表示公元世纪、年代、年、月、日、时刻均需使用阿拉伯数字,而星期则用汉字。
如“21世纪”、“90年代”,“星期五”。
(3)邻近两个数字并列表示概数时,应该用汉字书写,数字与数字之间不能用顿号将其隔开。
如“3、4天”应写成“三四天”,“七、八种”的“七”和“八”之间不能用顿号隔开。
2009年10月8日全国抗震救灾总结表彰大会在北京人民大会堂举行。
中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛在大会上总结了汶川地震抗震救灾的三个历史之最,称其是中国历史上救援速度最快、动员范围最广、投入力量最大的抗震救灾斗争,最大限度地挽救了受灾群众生命,最大限度地减低了灾害造成的损失。
胡锦涛指出,四川汶川特大地震是新中国成立以来破坏性最强、波及范围最广、救灾难度最大的一次地震,震级达里氏8级,最大烈度达11度,余震3万多次,涉及四川、甘肃、陕西、重庆等10个省区市417个县(市、区)、4667个乡(镇)、48810个村庄。
灾区总面积约50万平方公里、受灾群众4625万多人,其中极重灾区、重灾区面积13万平方公里,造成69227名同胞遇难、17923名同胞失踪,需要紧急转移安置受灾群众1510万人,房屋大量倒塌损坏,基础设施大面积损毁,工农业生产遭受重大损失,生态环境遭到严重破坏,直接经济损失8451亿多元,引发的崩塌、滑坡、泥石流、堰塞湖等次生灾害举世罕见。
三、常用公文写作要领行政公文:
请示报告通知函事务文书工作总结工作计划调研报告常用公文下级向上级请求指示、批准的文体。
超出自己权限范围的工作超出自己能力范围的工作超出自己认识范围的工作请示常用公文要领一文一事不得越级行文不得多头请示不得送领导个人不得与报告混用理由要充分,要求要合理语气要委婉,格式要正确请示常用公文要领结构标题:
一般规范二或三部分主送机关:
直接上级正文:
原由+事项+结语落款:
发文机关+发文时间请示常用公文要领正文事由:
说明请示起因,即为什么要请示和请示的缘由(情况、依据、意义、目的)请示事项:
写明请示事项,要叙述清楚、直陈其事、简洁明了,例:
请示批拨资金、物资,须写明金额、品名、规格和数量等结束语:
规范用语:
妥否,请批示。
等等范例请示常用公文要领向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级机关询问时使用的文体。
报告请示报告行文目的向上级请求指示、批准向上级请求指示、批准向上级汇报工作、反映情况向上级汇报工作、反映情况、答复上级的询问、答复上级的询问职权范围职权范围内无权解决,或虽属职权职权范围内无权解决,或虽属职权范围却无力解决范围却无力解决属职权范围内属职权范围内行文时间事前行文事前行文事前、事中、事后均可行文事前、事中、事后均可行文是否批复必须批复必须批复不须批复不须批复篇幅长短一事一请,内容单一,篇幅短小一事一请,内容单一,篇幅短小可一文数事,篇幅较长可一文数事,篇幅较长写作风格请示性写法请示性写法陈述性写法陈述性写法缓急程度时限短,上级不批复不能行动时限短,上级不批复不能行动不必批复,无时限不必批复,无时限结语妥否,请批示。
当否,请批示。
妥否,请批示。
当否,请批示。
以上意见妥否(当否),请批示。
以上意见妥否(当否),请批示。
特此报告。
特此报告。
以上报告如有不妥,请指示以上报告如有不妥,请指示。
常用公文要领报告的结构、内容和写法首部标题主送机关(可以一,也可多)个个文机发关+事由+文种事由+文种正文开头(交待由、目的、意、依据)缘义主体(述明告事)陈说报项结语(特此告、此告、以上报专报报告)请审阅正文引据简明扼要讲清发文背景、缘由或依据。
习惯性过渡用语为“现将有关情况报告如下”主体报告事项部分。
做了什么工作、取得哪些成果、概括基本经验、说明存在问题、提出下来工作意见结语特此报告。
专此报告。
以上报告,请审阅。
范例报告报告范例关于的报告:
为了,根据,我们在期间,进行了工作(总情况,总做法,总步骤,总成果),现将有关情况报告如下:
一.(工作的条件、经过和成效、实绩)(可分条)二.(做法和体会)
(一)
(二)(存在的问题)(今后的打算)特此报告(或:
如有不当,请批复)(公章)年月日用于向特定受文对象通报、传达有关事项,让对象知道或者执行转发性通知发布性通知部署性通知任免性通知事务性通知注意:
不能给上级、给不相隶属机关发通知通知1标题:
(1)灵活式(甚至只有文种);
(2)省略式:
“转发+始发机关及原通知标题”2主送机关:
(一般为普发)3正文:
原由+事项+结语4落款:
发文机关+发文时间通知原由起因由来、背景依据事项突出重点,表达要求,抓住主要内容结语按照执行、参照执行、研究执行要求文字通俗明白,交待清楚通知通知范例关于召开大会的通知:
为了,决定召开会,现将有关事项通知如下:
一、(议题,议程)二、(时间,会期)三、(报道的时间、地点)四、(参加会议的人员)五、(与会人员应做的准备)六、(交通)七、(住宿,收费事项)特此通知(公章)年月日不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项1标题:
灵活(可以不要)2主送机关3正文:
原由+事项+结语(“请予函复”或“特此函告”“专此函达”)4落款:
发文机关+发文时间范例函常用公文要领总结的定义:
对前一阶段工作的回顾、分析、评价,找出经验、教训,得出规律性认识,以指导今后工作的文件。
报告总结文种行政公文事务文书表达只叙述不议论必须议论内容可提建议意见不提建议总结的作用发现规律,提高认识沟通信息,互相借鉴积累经验,提供决策工作总结标题
(1)公文式标题A.完全式完全式合成为:
宏远公司2010年财务工作总结宏远公司宏远公司2010年财务工作总结年财务工作总结时限时限内容内容总结种类总结种类(文文种种)单位单位总结的写作结构及内容B.非完全式非完全式合成为:
2010年财务工作总结2010年财务工作总结年财务工作总结时限时限内容内容总结种类总结种类(文文种种)C.内容内容总结种类总结种类(文文种种)财务财务工作总结工作总结合成为:
财务工作总结
(2)新闻式标题例:
层层抵押承包,人人共担风险新闻式标题新闻式标题双行标题双行标题单行标题单行标题体现主要内容体现主要内容从内容中提取从内容中提取例:
多种渠道集资,积极改造旧城广州市建设经验总结正标题正标题+副标题副标题揭示基本规律揭示基本规律开头:
背景、时段;目的、范围、内容、条件的简单交代主体:
(一)基本情况1、哪些背景?
2、哪些工作?
3、哪些阶段?
总结的写作结构及内容
(二)成绩与经验:
1、成绩是什么?
2、经验是什么?
(1)生成方法性工作经验。
(2)生成观念性思想性工作经验。
(3)生成背景性工作经验。
总结的写作结构及内容(三)问题与教训:
1、问题是什么?
2、问题是为什么?
(1)生成操作性、方法性方面的教训
(2)生成观念性思想性教训(3)生成背景性教训总结的写作结构及内容(四)今后设想措施分析:
1、经验性措施分析2、教训性措施分析3、形势性措施分析4、借鉴性措施分析总结的写作结构及内容三、结尾:
简短不重复,不罗嗦;有力有高度,有激情,有信心;自然符合常情常理,不画蛇添足。
总结的写作结构及内容总结的写作要求“三要”1、要实事求是(看到成绩,也看到不足)2、要突出重点(带有规律性的经验教训)3、要学会撮要(使用篇首和段首撮要)“三忌”1、忌浮夸虚假2、忌流水帐3、忌就事论事总结的写作要求要熟悉工作过程,占有充分材料:
工作的指导思想-背景材料历史材料-现实典型材料对比材料-数字材料群众的认识或评价-产生的效果要总结出带规律性的认识表述上要实事求是,叙谈得当市烟草市烟草专卖局专卖局2007年年法制法制工作总结引言(开头)总结时段2007年,工作条件我局在市委市政府的正确领导下,工作背景按照2007年度全市政府法制工作要点的规定部署了全年的法制工作,工作评价,缺乏!
,总结告知现将本年度我局法制工作总结如下:
二、成绩与经验一、领导带头学法,组织开展法制宣传,加强对员工的法制教育工作经验、做法1二、建立和完善各种制度,做到依法治理工作经验、做法2三、搞好对烟草行政执法质量的评议和案卷的评查,提高行政执法质量工作经验、做法3四、为维护本局利益,积极参加诉讼工作经验、做法4五、给出法律意见,为领导决策提供参考工作经验、做法5六、提高打击烟草领域违法犯罪力度,切实维护消费者利益工作经验、做法6七、依法实施行政许可工作经验、做法7市烟市烟草专卖草专卖局局2007年年法制法制工作总结三、措施与决策明年的工作安排措施决策如下:
1、做好五五普法规划和开局工作;措施决策1依据发扬经验1、2而产生;2、继续完善我局的各项制度,并对已建制度的落实情况进行评估;措施决策2依据发扬经验2而产生;3、做好相关诉讼案件的后续工作;措施决策3依据发扬经验4而产生;4、开展案卷评查,切实提高案卷质量;措施决策4依据发扬经验3而产生;5、加大对烟草行政执法质量评议评查力度。
措施决策5依据发扬经验3而产生;市烟市烟草专卖草专卖局局2007年年法制法制工作总结一、优点:
1、总结了工作成绩;2、概括出工作经验、做法。
3、明年工作的措施决策是依据对去年工作的经验的发扬;4、明年工作安排决策考虑了新的时代背景(五五普法)做出了措施决策反应。
二、问题:
1、开头“引言”中,缺席了工作评价,显得残缺。
2、“主体”部分的工作总结部分,只有成绩没有缺点,显得不够辩证。
3、第5、6、7经验没有在措施决策中体现,是否不重要。
4、明年工作安排决策开拓性不够,新意不够。
工作计划工作计划机关、企事业单位、团体乃至个人预先对今后一定时期的工作活动作出安排的一种常用文书。
一、计划的特点针对性预见性可行性约束性二、计划的分类按性质分:
学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、销售计划等。
按范围分:
国家计划、地区计划、单位计划、个人计划。
按时间分:
周计划、月计划、季计划、年度计划、跨年度计划。
(近期工作叫安排、远期叫设想、规划)按内容分:
综合计划、专题计划。
工作计划环境分析阶段目标时间步骤方案选择计划文件编制计划的要素(主体部分)一、公园建设的目标和任务(略)
(一)公园建设规划的总目标是:
(略)
(二)公园建设规划的具体目标是:
(略)二、实施绿水绿树绿色管理计划,实现管理达到国际一流水平(略)三、加强公园设施建设,服务水平达到国际一流(略)四、实现“绿色奥运”公园发展计划的保障措施
(一)拓宽资金渠道,实行公园建设发展多元化投资(略)
(二)尽快出台我市公园条例,完善公园管理法规体系(略)(三)坚持文化建园的方针,提高公园科学公管理水平(略)条文式条文式制定单位项目有效期限备注计划事项1内容:
责任者目标:
完成时限措施:
奖惩办法2内容:
责任者目标:
完成时限措施:
奖惩办法3内容:
责任者目标:
完成时限措施:
奖惩办法部门负责人承诺表格式表格式对某一事件、某一人物、某一问题,通过深入细致的调查研究之后所写出的真实的反映情况的书面报告。
调研报告的特征:
1、其事实要到第一线去进行调查、了解,感受、掌握第一手材料;2、具有研究性,要探索本质、规律、措施;3、目的是为了全局,为了推广,为了制定政策。
调研报告一、反映情况调研报告:
(一)开头情况/有哪些问题?
(二)中间1、成果/有哪些类型的成果?
2、问题/有哪些类型的问题?
3、本质揭示/原因何在?
背景何在?
(三)结尾建议/怎样应对这些原因、背景?
调研报告二、介绍经验调研报告:
(一)开头成果/有哪些类型的成果?
(二)中间具体做法/有哪些类型的措施、做法?
(三)结尾经验/原因何在?
背景何在?
调研报告三、揭露问题调研报告:
(一)开头问题/有哪些问题?
(二)中间原因/原因何在?
背景何在?
(三)结尾意见或建议/怎样应对这些原因、背景?
调研报告四、揭示是非调研报告
(一)开头事件过程/事件中发生了哪些情节?
(二)中间1、事件性质结论/怎样判断?
2、原因/原因何在?
背景何在?
(三)结尾处理意见/怎样应对这些原因、背景?
调研报告开头部分:
引言,比较具体、讲究。
(一)引言部的结构要素:
1、调研目的简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物等)进行调查2、调研方法调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法3、调研对象调查对象的基本情况、历史背景4、调研结论调查后的结论概说调研报告的结构及内容主体部分:
调研报告的核心、主要部分
(一)基本事实1、概念与内涵2、构成分析、过程分析3、语体特征:
记叙句,说明句
(二)本质揭示1、概念与内涵2、原因分析、背景分析、功能分析3、语体特征:
议论句(三)具体措施1、概念与内涵2、分析结果的集合、生成措施的顺序关系3、语体特征:
议论句调研报告的结构及内容证明申请邀请函其他常用应用文谢谢大家!
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