中华大学资讯管理学系系统开发专题报告.docx
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中华大学资讯管理学系系统开发专题报告
中華大學資訊管理學系系統開發專題報告
中華大學實習旅館管理系統與線上訂房
Chung-HwaUniversity
專題組員:
鍾銘昌、詹雅芳、楊文瑞
指導老師:
周菡苹老師
專題編號:
PRJ-2002-01-XXX
執行期間:
90年2月至91年5月
1.摘要
由於現在資訊快速發展的關係,再加
上服務業目漸受到重視,所以在旅館的管
理上,不能再延用傳統的人工作業方式來
進行,必須採用電腦系統作業來提昇作業
的速度和正確性,並且使得作業流程簡單
化。
中華大學實習旅館為了方便管理房務問題目前已有採用電腦作業,但是僅限於房務作業管理,使得在整體上的管理方面產生了許多的不便和資訊無法即時,因
此期望在短期內可以做到全面電腦化。
所
以我們的系統中針對中華大學實習旅館的需求開發了線上訂房系統、員工管理系統、房務管理系統、庫存管理系統。
2.簡介
在目前社會網際網路的使用已經日漸頻繁,系統Web化已經變成目前的一種趨勢,我們針對實習旅館舊有的人工作業流程電腦化,將此旅館管理系統和線上訂房功能Web化,透過簡單易懂的系統架構來完成此系統,主要是期望可以和客戶之間達到良好的互動效果,另一方面期望能讓管理人員在資料集中管理的情況下,可以完全掌控旅館的運作情形,另一方面,期望使用者可以在系統的輔助下減少許多作業時間和手續。
2.1研製背景
在我們詳細了解實習旅館日常的作業流程和現有的系統功能後,發現在整個旅館的管理上,其中有許多功能依然是採用傳統的人工作業方式,容昜造成在管理上的不便,並且無法將資訊有效的傳送給消費者進而行成良好的互動。
因此本組決定開發一套可以在線上執行的管理系統,讓消費者可以得到更完善的服務,管理者亦可更輕易地掌握旅館的狀況,可達到雙贏的效果。
2.2系統目標
(1)該旅館目前的訂房作業是採用人工作業的方式,因此本專題將訂房的作業模式改為在線上執行,使顧客可以在網路得到最新的旅館訊息,且可以立即進行訂房的動作,再經由系統直接運做,可以避免太多不必要的交涉過程。
而員工亦可減少許多有關訂房的紙上作業,使工作更加的順暢而確實,可增加方便性、減少錯誤的產生、提高效率及減少人力的浪費,進而滿足顧客所需的服務。
(2)對於顧客的消費內容、個人基本資
料及折扣設定…等均做完整的記
錄,便於日後計算、新增、刪除、
修改及查詢的作業,可降低許多人
力成本和減少時間的浪費。
(3)利用員工管理系統來管理旅館所有員工資料,並使用電腦來進行員工排班作業,不僅可便於做人事管理。
另外針對員工薪質方面,也可直接利用系統使用記錄來進行員工薪資的計算。
(4)系統中建立了一個消息公布欄,讓
管理者能隨時更新旅館資料,並且
可在最短的時間內透過網路將訊息
傳送給所有顧客。
(5)系統可以吏有效率和正確的處理各
項資料和表單,並可提供即時資訊
的查詢。
2.3系統效益
(1)將人工管理作業流程電腦化:
將制
式的作業動作改為由電腦系統來
執行,主要是為了減少人工作業所
浪費之時間、減少人事費用的支出
和降低錯誤率,藉以提昇效率。
(2)對客房的資料可快速反應:
對於新
的客房消費資訊或是旅館現況,系
統中的記錄均可隨之快速更新,讓
顧客可以充份了解旅館所提供的
各種服務。
另一方面,可讓使用者
不論在何時看到的客房狀態均是
最新的訊息,進而可確實的達到即
時全面掌控的效果。
(3)減少人力、時間的成本:
因電腦的
工作效率遠優於人力,且可以避免
許多情境狀況,使用電腦系統來管
理旅館事務,使用者只需要輸入正
確之資料,即可達到應有之效果,
大幅的節省人力的開銷與減少作
業時間。
(4)簡單方便的使用者介面:
用最簡單
易懂的使用者介面,讓使用者可輕
易的進行操作此系統,讓此系統之
功能得以完整發揮,進而獲得最大
之成效。
(5)客戶資料保存和更新:
在客戶管理
方面,系統提供對住宿旅客個人資
料的保存及異動即時更新、查詢…
等功能,讓管理者可掌握消費者的
資訊。
3.專題進行方式
當決定專題題目後,我們多次實際去
了解實習旅館目前的營運狀況,並且和其
負責人進行面談和討論,詢問其目前系統
有那些不足和新需求,並詢問有關我們對
系統不明瞭之處,在多次溝通與分析之後
,指導老師即強調此次的系統最大特色是
要做到與顧客之間的即時互動,透過網路
來進行訂房的動作,利用網路所能帶來的
即時資訊所產生的附加價值。
3.1人員配置與職責
人員
工作與職責
鍾銘昌
收集相關的資訊
系統分析
系統設計
程式撰寫
文件製作
詹雅芳
收集相關的資訊
系統分析
介面設計
網頁撰寫
協助文件製作
楊文瑞
收集相關的資訊
系統分析
主要負責程式撰寫
資料庫規格設計
協助文件製作
3.2時程規劃
時間
工作項目
90年3/1~3/10
3/15~4/5
學習及熟悉技術工具
決定主題
選擇使用工具
學習及熟悉各種技術工具的操作
4/8~5/10
系統分析
訪談
了解作業流程
繪製DFD
5/12~6/5
系統設計
繪製系統分析圖
表單設計
製訂資料庫規格
決定系統架構
6/8~6/25
系統改進
修改DFD
準備專題報告文件及投影片
6/30~7/20
介面設計與製作
畫面設計
7/20~7/30
資料庫建構
資料庫建構
各系統的表單修改
8/1~12/31
程式撰寫
系統主架構程式撰寫
房務系統撰寫
員工管理系統撰寫
線上訂房系統撰寫
系統測試
91年1/1~1/10
系統整合
系統間的整合
系統測試
1/10~1/30
完成系統初步文件
期中報告
2/1~3/31
改進系統
改進期中報告的系統缺失
4/1~5/8
文件編纂
系統操作說明
系統文件編纂
線上使用者手冊
管理者技術手冊
5/9~5/15
系統整合測試
系統整合
完成整體架構及測試
5/18
專題期末發表
3.3主要問題與解決之道
(1)初期對現行流程的不熟悉
困難:
由於對旅館營運和作業流程的陌生,
且其對於顧客又可分為多種類型,因不同
的顧客身份而有不同的交易情形,故造成
我們分析上的困難。
解決之道:
在經過了多次的面談和親自進入其旅館了解作業程序之後,再加上指導老
師、黃老師、餐旅系鄭老師與旅館工讀的同學熱情幫助下,才逐漸地明瞭每個作業流程,進而開始系統的分析和設計工作。
(2)實作平台無法掌握
困難:
在剛開始製作專題時我們選擇Windows2000搭配ASP
(ActiveServerPages)來開發專題,但
不知是何種原因,一直不斷地造成我們專
題系統的運作不稳定與不順暢,導致專題
製作上非常地不順利。
解決之道:
在經過不停地問題找尋和故障排除之後,原先系統不穩定的問題依舊存在,在仔細考量之後,我們決定更換原先的平台與軟體,改用Linux7.0加上PHP
(PersonalHomepageProgram)來開發我
們的專題,在更改平台之後一切進行得如
預期般的順利。
(3)員工薪資計算的問題
困難:
由於其員工是屬於計時制,所以必須
針對工讀生值班時數來累計工資,但是在
時數累計上發生了問題,造成薪資的日結
和月結上產生了一些運算上的困擾。
解決之道:
在試過了眾多方法之後,我們決定直
接用使用者登入系統的時數來計算員工薪資,如此不僅可解決薪資計算問題。
另一方面,也可釐清在系統操作責任上的歸屬問題。
3.4系統分析與設計摘要
本系統主要有線上訂房系統、員工管
理系統、庫存管理系統、房務管理系統、
客戶管理系統,各子系統的作業內容分述
如下。
(1)線上訂房系統
包含新增使用者作業、線上訂房作業
、線上退房作業、旅館現況介紹作業、歷
史資料查詢作業,目的在使顧客能夠透過
網路來預訂套房,並讓顧客能夠在充分了
解旅館的資料後,選擇自己較喜歡的套房
模式。
再來是管理者方面,線上訂房是為了
能在第一時間內之即反應目前旅館的訂房情況,讓管理者可以在任何時間、地點都能夠透過網路了解旅館目前的營運狀況。
(2)房務管理系統
包含客房現況管理作業、接待出納作
業,本系統主要提供管理者掌控旅館的現
況,使客房的狀況可保持在最完善的情況
下。
另一方面,針對顧客的住房、退房與
付款作業做管理。
(3)員工管理系統
包含員工資料維護功能、計時員工排
班作業、員工薪資作業。
包括了員工資料
的查詢、修改、設定和薪資的計算等,可
減少許多人工作業帶來的困擾,並提昇對
員工的管理。
(4)庫存管理系統
主要是針對庫存物品的進貨和使用情形做管理。
3.5系統功能與特色
系統主要的功能與特色說明如下:
(1)房務管理系統
讓管理者可以透過系統立即了解旅館所有客房的現況,在使用者方面可針對顧客對客房的需求或狀況做即時的處理,
可提昇客房的品質管理。
(2)訂房作業系統
I.線上訂房作業方面:
可使該旅館的顧客能夠透過網路
向該旅館訂(退)房,但是所有欲線
上訂房的顧客必須先行填寫個人
資料成為會員之後方可進行訂房。
II.旅館資訊查詢及介紹:
顧客可以直接利用網路來了解此
旅館的營運現況、經營方式和相關
的活動。
(3)接持出納系統
I.CHECKIN:
提供顧客在訂房後,只需利用身份
證字號就可完成住房手續,僅需輸
入此一資料就可顯示相關顧客資
料,減少了使用者操作時間。
II.CHECKOUT:
提供顧客在退房時,只需利用房號
就可完成退房手續,僅需輸入此一
資料就可顯示相關顧客資料,減少
了使用者操作時間。
III.其它消費:
是針對顧客住房期間的額外消費
做管理。
(4)庫存記錄
針對庫存物品的進貨、出貨和貨品項
目做紀錄,只要輸入進出貨的日期和貨項
,系統就可以顯示所有庫存物品的相關資
料,可減少管理者操作時間和增加效率。
(5)員工管理系統
此一功能是提供管理者使用,其主要
用以記錄員工個人基本資料,包含新增、
刪除、修改和查詢的功能。
並針對員工對
系統的使用權限做設定。
(6)薪資作業系統
主要是用以排定計時員工上班的時段,並且利用使用者登入系統的時間點來計算員工的實際上班情形和薪資。
可有效的掌控員工的上班情形和系統使用的責任權歸屬。
(7)系統維護
此系統分為最新消息維護、服務項目
維護、客房價格修改、會員優惠修改和長
期住宿優惠維護等項目。
主要是針對各種和旅館經營上有關的訊息和資料的即時設定與更新,這對於旅館的營運上來說是非常重要的。
(8)客戶管理系統
顧客資料備份和整合,此功能主要是
針對顧客的歷史資料做有效的管理,可增
加在顧客管理的方便性,並且提供顧客住
宿資料的查詢。
。
(9)各類報表編製
提供日報表、薪資報表、排班表、存
貨報表、訂房表等,讓管理者可查詢各項
資料。
3.6實作平台與技術
硬體設備
伺服器端
●CPUIntel賽揚566
●128MBSDRAM
●10/100MbitsEthernet網路卡
客戶端
●CPUIntel賽揚566
●128MBSDRAM
●10/100MbitsEthernet網路卡
開發工具與平台
伺服器端
●Linux7.0
●MySQL
●PHP4.0
●Microsoftoffice2000
●Flash5.0
●Photoshop6.0
●HTML
●JavaScript
客戶端
●MicrosoftWindows98、2000
●InternetExplorer5.0
●Microsoftoffice2000
4.主要成果
將原有的人工作業部分(庫存管理、
訂房、員工管理、薪資作業與報表管理)
改為電腦作業,並且將原有的房務管理、
客戶管理與接待出納功能包括在此系統中。
在進行所有功能整合之後,本系統將可以降低在管理上人力的浪費,對旅館經營上來說所需負擔的成本亦相對減少。
和顧客的互動也可利用網路來達成,
提高了旅館資訊的傳遞與增加顧客訂房的方便性。
由於所有相關資料的集中管理,管理
者毋需再翻閱繁複的資料,而且在不限上
線地點的情況下,僅需透過WEB畫面既可
立即清楚明瞭旅館整體的營運情形。
5.評估與展望
5.1預期與實際成效之差異
原本在員工薪資作業上希望能透過
IC卡機和系統之間的連結來完成,但由於
經費不足,沒有足夠的器材可進行,日後
如能增購讀卡機,系統將更加完備。
在旅館簡介上原本計劃要將旅館實景做成3D身歷其境的效果,但是礙於儀器的缺乏和擔心網路上無法呈現預期效果,在考量後決定做成可讓顧客自選視野的瀏覽效果。
5.2未來擴展方向
將統計方面的功能加強,如顧客資料
、消費類型等資料加以統計歸類,可使管
理者更加了解旅館的消費型態和市場區隔,進而提昇旅館的競爭力。
希望可以增加一些附加價值的功能,
如「討論區」、「其它相關訊息」等,因為
這些功能能讓旅館的管理更了解顧客的需
求和消費反應,並且可以提供住宿以外的
資訊服務,藉此來提昇旅館的競爭力。
6.結語
在專題的製作過程中,曾經一度遭遇
無法克服的困難,在幾經討論後決定更換
原定的作業平台後,專題進度才開始正常
進行。
在開發專題的這一年多的時間內,
不僅讓我們的學到了不少,也使我們之間
的情誼更加融洽,對我們來說無疑是一次
最好的磨練和經歷。
7.銘謝
感謝指導老師周菡苹老師在這段時間內所給予我們的指導、期許和勉勵,在周菡苹老師的細心指導下我們的專題才能夠進行得如此順暢,讓我們得以事半功倍,在此致上我們最真摯的謝意。
在系統流程的方面要感謝黃貞芬老師的熱情相助,在百忙中抽空與我們討論相關的流程,幫助我們釐清我們在流程和系統上的觀念。
另一方面,要感謝餐旅系的鄭淑鳳老
師與餐旅系的同學們所給予的幫助,讓我
們更加了解旅館的實際作業流程,為我們
解答了系統開發上的一些困惑。
8.參考文獻
[1]PHP4.0動態網頁徹底研究位元文化
編著文魁資訊股有限公司出版
[2]PHP4網站實作-深底研究篇陳俊宏
著旗標出版股份有限公司
[3]PHPandMySQL徹底研究-網頁資料
庫設計陳俊宏著旗標出版股份有
限公司
[4]MySQL徹底研究劉春成、蔣鐙緯、趙
柏強編譯博碩文化
[5]HTML4.0設計實務施威銘研究室著
旗標出版股份有限公司
[6]JavaScript曹育誠編著天之城出
版
[7]精通PHP4&MySQL動態網頁入門實務
位元文化編著文魁資訊股份有限公
司
[8]SQLServer7.0設計實務施威銘主編
旗標出版股份有限公司
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