工程建设行业标准《建设电子档案元数据标准》征求意见稿.docx
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工程建设行业标准《建设电子档案元数据标准》征求意见稿
工程建设行业标准《建设电子档案元数据标准》征求意见稿
UDC
中华人民共和国行业标准
PCJJ/TXXX-XXXX
建设电子档案元数据标准
(征求意见稿)
Standardformetadataofelectronicconstructionrecords
XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施
中华人民共和国住房和城乡建设部发布
中华人民共和国行业标准
建设电子档案元数据标准
Standardformetadataofelectronicconstructionrecords
CJJ/TXXX,XXXX
JXXX,XXXX
批准部门:
中华人民共和国住房和城乡建设部
施行日期:
XXXX年XX月XX日
前言
根据住房和城乡建设部建标,2008,102号文的要求,标准编制组经过深入的调查研究,认真分析总结国内外科研成果,并结合实践经验,在广泛征求意见的基础上,制定了本标准。
本标准的主要技术内容是:
1.总则;2.术语和代号;3.基本规定;4.元数据总体框架;5.元数据元素定义及描述;附录A至附录F。
本标准由住房和城乡建设部负责管理,由住房和城乡建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释。
执行过程中如有意见或建议,请寄住房和城乡建设部城建档案工作办公室(地址:
北京市海淀区三里河路9号,邮政编码100835)。
本标准主编单位:
住房和城乡建设部城建档案工作办公室
珠海市城市建设档案馆
本标准参编单位:
本标准主要起草人:
目次
1总则...........................................................12术语...........................................................23基本规定.......................................................5
3.1一般要求.................................................5
3.2元数据质量要求............................................54元数据总体框架.................................................7
4.1模型.....................................................7
4.2元数据元素描述规则.......................................11
4.3元数据扩展...............................................115元数据元素定义及描述..........................................13
5.1文件实体................................................13
5.2业务实体................................................22
5.3责任者实体...............................................27
5.4关系实体................................................30附录A建设档案文件层级表........................................33附录B城市建设业务层级表........................................33附录C责任者实体层级表..........................................33附录D关系名称表...............................................34附录E权限类型表...............................................34附录F文件管理事件表............................................34本规范用词说明...................................................37引用标准名录.....................................................38
1总则
1.0.1为加强建设电子档案的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,特制定本标准。
1.0.2本标准适用于建设电子档案的形成、整理、归档、移交、保管、利用等业务环节中元数据的建立、管理和交换;本标准也适用于其它不同载体的城市建设档案。
1.0.3本标准的编制目的在于:
实现建设电子档案全过程管理与监控;实现对文件及相关实体进行标准化描述;实现不同机构、不同系统之间建设电子文件及电子档案信息的互操作;为建设电子档案在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用及长期保存提供统一的元数据。
1.0.4建设电子文件元数据除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。
1
2术语
2.0.1文件Record
机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为证据和情报的信息。
(ISO15489-1:
2001)
2.0.2元数据Metadata
元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的结构化或半结构化数据。
2.0.3元素Element
通过标签、定义、使用目的、使用方法、取值类型及方案等一系列属性描述的元数据中的一个数据单元。
2.0.4子元素Subelement
子元素是对元素的进一步描述,也具有元素的属性。
2.0.5元数据集Metadataschema
规定和描述元数据元素与子元素以及元素间相互关系的框架,规范元数据的语法和结构。
本标准采用可扩展标记语言(XML)建立元数据集。
2.0.6责任者agent
负责或参与文件形成、捕获和(或)文件管理过程的个人、机构或团体。
2.0.7业务Business
业务是责任者的职能、活动或事务。
2.0.8实体Entity
实体是客观存在的有形或无形的事物以及它们之间的联系,也可以是与该事物其相关的一组信息。
实体可表示一个工程项目,也可以表示与该工程项目相关的单位工程;实体可表示一个工程项目的所有文件的集合,也可以表示一个单一文件;实体可表示一个机构,也可以表示机构中的一个人。
本标准主要涉及四个实体:
文件实体、业务实体、责任者实体及关系实体。
见附录A《实体类型表》。
2
2.0.9文件实体RecordEntity
在城市规划、建设工程活动过程中,由团体或个人形成或接收和保存的任何形式或载体的记录信息。
可以是单份文件,也可以是文件的集合。
档案实体是指档案本身(包括单份文件或文件集合体)。
档案实体分为多个层次,见附录A。
2.0.10业务实体Businessentity
业务实体是指城市规划、建设过程中对文件进行处理与管理的一系统活动。
业务实体分为多个层次,见附录B。
2.0.11责任者实体Agententity
责任者实体是指城市规划、建设业务活动中的个人或组织机构。
责任者作为文件的形成和处理者,是业务活动或事务处理活动的实施者。
责任者实体分为多个层次,见附录C。
2.0.12关系实体Relationentity
描述文件、责任者、业务等实体自身和实体间有机联系的信息实体。
2.0.13文件管理单元RecordManagementUnit
文件管理单元是指可被元数据描述的一份或多份文件。
文件管理单元不仅涵盖能由计算机处理的电子文件,也包含传统纸质的文件。
针对建设工程项目的特点,本标准规定文件管理单元以单一文件、复合文件、聚合文件及文件集四种方式存在。
2.0.14单一文件Singledocument
将单份文件作为一个独立的管理单元。
2.0.15复合文件Compounddocument
复合文件是将多份文件作为一个管理单元。
复合文件中的文件可能具有不同的呈现方式或格式。
2.0.16文件聚合Documentaggregation
将多份单一文件构成一个管理单元。
3
2.0.17文件集Documentset
文件集是将所有文件管理单元的集合作为一个管理单元。
2.0.18关系Relationship
关系是业务活动与文件管理活动中涉及的两个或多个实体之间的联系。
建设电子档案具有极强的时空关系,此外责任者与业务的关系也是错综复杂,这些关系构成了电子文件的背景信息。
所以关系是本元数据标准的核心,关系中涉及的全部实体都必须记录与描述,以确保电子文件的真实性、完整性与可靠性。
4
3基本规定
3.1一般要求
3.1.1建设电子档案元数据应能准确记录、描述电子文件的内容、背景、结构、及整个生命周期内管理过程。
3.1.2建设电子档案形成单位应根据本标准的要求,建立和运用建设电子文件归档与管理系统,用元数据记录文件管理活动的过程。
按照《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117规定,实现对建设电子文件的形成、收集与积累、整理、鉴定、归档等业务环节的全过程的管理,并确保电子文件的真实性、可靠性、完整性与有效性。
3.1.3建设电子文件的创建通常由不同的组织机构参与,每一个机构可能使用配有各自特点的元数据集的文件管理系统。
但向城建档案管理机构移交城建电子档案、城建电子档案进行数据采集和交换时应含本标准规定的元数据。
3.1.4城建档案管理部门在接收建设电子档案时应一并接收元数据,验收与移交的程序和要求按照《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117的规定执行。
3.1.5城建档案管理部门应建立相应的业务系统实现对建设电子档案的管理,并在电子档案生命周期内,保证元数据的完整、连续。
3.1.6城建电子档案元数据、元数据实体和元数据的定义应符合本标准的规定,部分元数据元素的值域应符合《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》、《建筑工程资料管理规程》的规定。
3.1.7城建电子档案元数据实行多层级,可针对一个工程(项目)档案建立、也可以对一个系列文件或一份文件建立。
3.1.8元数据可以在数据库中与文件采用封装方式一起存储,或分开存储,或同时以这两种方式进行存储。
3.2元数据质量要求
3.2.1建立元数据时,应保证元数据的质量符合完整性、正确性和逻辑一致性的要求。
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3.2.2城建电子档案进行数据采集、传递、管理、交换、处置和提供利用时,应保证元数据的完整性、正确性、逻辑一致性和连续性。
3.2.3元数据完整性应符合下列要求:
1元数据表中对的约束条件为“必选”的元数据元素、子元素应全部出现;
2当元数据集满足相应的约束条件时,对应元数据中约束条件为“条件必选”的元数据元素、子元素应全部出现;
3元数据的值应完整。
3.2.4元数据正确性应符合下列要求:
1元数据实体和元数据元素的名称、缩写名应正确;
2元数据元素的值应正确。
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4元数据总体框架
4.1模型
4.1.1建设档案元数据模型的建立是以文件连续体理论为基础的,将建设电子档案元数据分为文件实体元数据、责任者实体元数据、业务实体元数据、实体之间的关系实体元数据等四个元数据集,帮助确保文件真实性、完整性和有效性。
主要实体与相互关系见附图4.1.1。
图4.1.1概念模型:
主要实体与相互关系
政策法规
控制
业务
赋予职说明职责执行
责情况整合于
被记录
文件管理业务于执行
执行记录、管理、使用
人(责任者)创建文件
被利用
4.1.2本规范采用多实体与单一实体并存的执行方式,多实体的情况包括:
两实体(如:
文件、责任者)、三实体(如:
文件、责任者、业务,或文件、责任者、关系)、四全部实体(文件、责任者、业务、关系)。
单一实体是将非文件实体全部在文件实体中描述。
采用多实体方法时,必须采用关系实体来描述多个实体间发生的事件,描述或
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记录两个或更多相关联实体间的联接的关系实例、描述发生的事件或行为与其他实体间的关系。
4.1.3城建电子档案元数据由文件实体、业务实体、责任者实体及关系实体等四个实体元数据集构成,实体元数据集由相关的元素和子元素组成。
元数据元素见表4.1.3。
表4.1.3实体与元数据元素总表
实体类别元素子元素
可选子元素名称子元素标签可选性元素名称元素标签性
RecordCateg文件层级必选ory
文件标识码RecordIdentif必选Recordier文件标识Identificat必选文件标识方RecordIdentif必选ion案ierScheme
名称NameWords必选文件名称RecordName必选名称方案NameScheme必选
文件分类方必选RecordClassif
案icationSchem
eRecord
文件分类Classificat必选文件类别名RecordClass文件必选ion称NameRecord
RecordClassEntity文件分类号条件选Number
主题词或SubjectOr可选关键词Keyword
提要Summary可选
附注Annotation可选
语种RecordForm可选
稿本Manuscript可选
载体Medium必选
规格Spec可选
载体编号MediumNumber可选
单位Units必选存储Storage必选QuantityOrLog数量或大小必选icalSize
位置Location必选
格式名称Format条件
8
格式版本FormatVersion可选
应用程序名CreatingAppli可选称cationName
文件开始日RecordStartDa必选
期te文件日期RecordDate必选文件结束日条件RecordEndDate期
权限描述RightsStateme必选
nt权限Rights条件权限类型RightsType必选
权限状态RightsStatus条件
密级SecretClassif必选
ication
SecurityAnd安全控制必选保密期限SecrecyExpiry条件ControlDate
保管期限PreservationP必选
eriod
处置授权DisposalAutho必选
rity
处置分类DisposalClass可选
处置Disposal条件处置行为DisposalActio可选
n
处置实施日DisposalActio可选
期nDate
Integrity算法名称FunctionName可选完整性条件Check算法值MessageDigest可选
Business业务层级必选Category
标识码BusinessIden必选Businesstifier业务标识Identificat必选标识方案BusinessIden条件iontifierSchemeBusinessNam业务业务名称必选eBusiness业务分类号BusinessClas必选EntitysificationIDBusiness
业务分类Classificat必选业务分类方BusinessClas条件ion案sificationSch
eme
Mandate业务依据必选Business特征项CharacterIte业务描述可选必选Descriptionm
9
特征项值CharacterIte必选mValue
特征项值类CharacterIte必选型mValueType
业务开始日BusinessStar必选BusinessDat期tDate业务日期必选e业务结束日BusinessEndD必选
期ate
业务许可内BusinessPerm必选
容issionTextBusiness业务许可可选Permissions业务许可类BusinessPerm必选
型issionType
Business业务位置必选Location
–责任者层AgentCatego必选级ry
责任者标识AgentIdentifi必选
码erAgent责任者标责任者标识AgentIdentifi条件Identificat必选识方案erSchemeion责任者数字签可选DigitalSignature名
责任者名AgenttName必选责任者称Agent责任者职Agent可选Entity能function
责任者许可AgentPermissi必选
内容onText责任者许Agent可选可Permissions责任者许可AgentPermissi必选
类型onType
联系详细内ContactDetails可选
容责任者联Contact可选系方式联系方式类ContactType可选
型
关系标识码RelationshipI必选
dentifierRelationshi
关系标识pIdentifica必选关系标识方RelationshipI条件关系tion案dentifierScheRelationmeshipRelationshiEntity关系名称必选pName
Relationshi关系开始日RelationshipS必选关系日期必选pDate期tartDate
10
关系结束日RelationshipE必选
期ndDate
主实体标识EntityID必选RelatedEnti相关实体必选相关实体标AssignedEntit必ty识yID选
4.2元数据元素描述规则
4.2.1城建电子档案元数据元素的语义构成采用下列属性来描述:
1名称:
元素和子元素的人工可读名称。
2标签:
不占空间的机器处理版本的元素和子元素名称。
3定义:
对元素概念与内涵的说明与描述。
4目的:
只用于对元素的描述中。
指出使用元素及子元素应该实现的目标。
5使用:
描述元素的使用方法。
包括以下几个方面:
1)适用性:
规定元素与子元素可用于哪些实体及层级。
2)使用条件:
对条件性元素和子元素,应规定实际条件,包括依赖其他元素和子元素的规定值。
如使用权限
3)可选性:
规定元素必选、可选、条件必选。
4)可重复性:
说明元素是否可以重复出现。
5)子元素:
说明是否需要用子元素来限定本元素。
如果不需要子元素,就不用在元素中描述。
如果需要子元素,则仅从子元素的名称、标签、可选性、取值类型及取值范围几个方面描述。
6取值:
对元素取值类型与范围的规定。
其中
1)取值类型:
规定元素取值的数据类型。
2)取值范围:
规定元素取值的允许范围,有可能从编码方案中获取。
7注释:
对元素的补充说明。
4.3元数据扩展
4.3.1城建电子档案元数据可以根据需求进行扩展,元数据内容的扩展应符合本标准的规定并应满足下列要求:
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1可以对现有元素的层级或取值进行细化和限定;
2在现有的元素不能描述对象某个特征时,定义新的元素。
宜在本标准定义的实体元数据集下扩展元素与子元素,扩展元素与子元素不能与已有元素和子元素有语义上的重叠。
3扩展元素与子元素应按照本标准所列属性项进行描述。
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5元数据元素定义及描述
5.1文件实体
5.1.1文件层级
名称文件层级标签RecordCategory定义为文件实体指定明确的层级。
将文件实体子层级化。
目的搜索指定文件实体的指定层级。
用于实现基于文件层级的搜索。
可选可重复子元适用性使用条件性性素使用文件实适用于建设电子档案和实体档案的必选否否
体各管理层级
取值类型取值范围取值
字符串参见附录2《文件层级表》。
1文件层级是指文件组合的级次,即文件管理单元,可以是单份文件,也
可以是文件组合:
如复合文件、案卷或项目。
注释2文件层级的选用,取决于组织机构的需求。
文件系统应该设计成具有在
任何层级上捕获元数据的功能,以便于与组织机构的需求相适应。
5.1.2文件标识
名称文件标识标签RecordIdentification定义文件实体的唯一识别。
城市建设规划、建设及管理活动中形成的文件实体的唯一标识、文件管理单元
的唯一标识、工程(项目)档案的唯一标识。
目的用于文件实体定位。
作为访问更多文件实体信息的一个入口。
提供用于标识文件实体的方法或约定的背景信息。
包含可选可重适用性使用条件子元性复性使用素
文件实体城建电子档案的规定、习惯管理对象,必选是是
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如单份文件、案卷、工程(项目)
子元素
取值类名称标签可选性取值范围型
文件标识码RecordIdentifier必选字符串1文(图)号;
2档案号;
3工程(项目)编号。
等
文件标识方案RecordIdentification必选字符串1文件、图纸等制发单
Scheme位的文号、项目号编制
规定;
2档案室档案分类规
定;
3城市建设档案馆分类
规定名。
等
1发文号、图号、档号等,按照原文字和符号著录,档号、文号必
著。
2本元素是可重复的,但使用中推荐将本元素的子元素“文件标识符”
作“档号”使用,使用方式见《城市建设档案著录规范》GB/T50323-2001
中的“档号”。
注释3如果文件实体用以描述单份文件,则著录文件标识号,如果文件实
体用以描述文件组合(案卷),则著录案卷档号;如果文件实体用以
描述工程(项目)则著录工程(项目)级档号或工程(项目)代号、
代码。
4单份文件或文件集合的标识码,在系统中都应具有唯一性。
5.1.3文件名称
名称文件名称标签RecordName定义给指定文件实体的名称或文件的标题。
辅助识别文件实体。
作为用户资源发现文件的访问入口。
目的描述文件的职能或主题。
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