行政机关公文写作常识.docx
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行政机关公文写作常识.docx
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行政机关公文写作常识
行政机关公文写作常识
篇一:
公文写作基本常识
公文写作基本常识
通报等公文,叫普发公文,凡下属机关都是受文机关,也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可彩抄报形式。
主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
三、正文。
这是公文的主体,是叙述公文具体内容的,为公文最重要的部分。
正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。
请示问题应当一文一事,不要一文数事。
四、发文机关。
写在正文的下面偏右处,又称落款。
发文机关一般要写全称。
也可盖印,不写发文机关。
机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。
公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。
发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。
发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难。
发文日期一般以领导人签发的日期为准。
六、主题词。
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方,如“人事任免通知”,“财务管理规定”等,词组之间不使用标点符号,用醒目的黑体字标出,以便分类归档。
七、抄报、抄送单位,是指需要了解此公文内容的有关单位。
送往单位是上级机关列为抄报,是平级或下级机关列为抄送。
抄报、抄送单位名称列于文尾,即公文末页下端。
为了整齐美观,文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间,一般均用上下两条线隔开,主题词印在第一条线上,文件份数印在第二条线下。
八、文件版头。
正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文。
版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”,下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
九、公文编号。
一般包括机关代字、年号、顺序号。
如:
“国发[1997]5号”,代表的是国务院一九九七年第五号发文。
“国发”是国务院的代字,“[1997]”是年号,(年号要使用方括号“[]”),“5号”是发文顺序号。
几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号。
编号的位置:
凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的,放在标题下的右侧方。
编号的作用:
在于统计发文数量,便于公文的管理和查找;在引用公文时,可以作为公文的代号使用。
十、签发人。
许多文件尤其是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件负责。
签发人应排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小。
一般格式为“签发人:
×××”。
十一、机密等级。
机密公文应根据机密程度划分机密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。
机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证机密的安全。
密级的位置:
通常放在公文标题的左上方醒目处。
机密公文还要按份数编上号码,印在文件版头的左上方,以便查对、清退。
十二、紧急程度。
这是对公文送达和输时限的要求,分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。
标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理。
紧急程度的标明,通常也是放在标题左上方的明显处。
十三、阅读范围,根据工作需要和机密程度,有些公文还要明确其发送和阅读范围,通常写在发文日期之下,抄报抄送单位之上偏左的地方,并加上括号。
如:
“(此件发至县团级)”。
行政性、事务性的非机密性公文,下级机关对上级机关的行文,都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。
这是指附属于正文的文字材料,它也是某些公文的重要组成部分。
附件不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。
公文如有附件,应当在正文之后、发文机关之前,注明附件的名称和件数,不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
十五、其他。
公文文字一般从左至可横写、横排。
拟写、誊写公文,一律用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔和铅笔,也不要复写。
公文纸一般用16开,在左侧装订。
公文的行文关系
行文的关系,指的是发文机关与收文机关之间的关系。
注意:
一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。
二、行文常规:
平行或不相隶属的机关之间,应当使用平行文(如函、通知等),
不能使用上行文(如请示、报告等),更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。
三、要分清主送机关和抄送机关。
向上级的请示,不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关。
受双重领导的单位向上级机关的请示,应当根据内容写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时,应当抄送另一个上级机关。
四、要注意党政不分的现象。
党务和政务事宜要分别行文,凡属政府方面的工作,应以政府名义行文;凡属党委方面的工作,应以党委名义行文。
公文写作的基本要求
不同种类的公文,有着不同的具体要求和写作方法,但是,不论哪一种类的公文,都必须做到以下同点:
一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
二、要符合客观实际,符合工作规律。
三、公文的撰写和修改必须及时、迅速,反对拖拉、积压。
四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。
注意几点:
(一)条理要清楚。
公文内容要有主有次,有纲有目,层次分明,中心突出,一目了然。
(二)文字要精炼,篇幅要简短。
(三)遣词用句要准确。
公文要讲究提法、分寸,措词用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。
(四)论理要合符逻辑。
公文的观点要明确,概念要准确,切忌模棱两可,含糊其词,产生岐义,耽误工作。
(五)造句要合符文法,通俗易懂,并注意修辞。
不要随便生造一些难解其意的缩略语,对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。
。
(六)正确使用标点符号。
(七)正确使用顺序号[一、
(一)、1、
(1)]。
五、要符合保密制度的要求。
公文的种类
公文的种类简称文种。
一九八一年二月,国务院办公厅发布的将国家行政机关的公文归纳为九类十五种,即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。
这些文种近视眼行文关系、文件去向,可分为上行文、平行文、下行文:
上行文──下级机关向所属上级机关的发文,如请求、报告。
平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文,如通知、函。
下行文──上级机关对所属下级机关的发文,如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。
请示和报告
一、请示。
请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。
请示与报告的区别:
请示是要求上级机关给予答复的文件,而报告则是不要求答复的文件。
(一)什么事情应该请示?
一般而言,凡向上级请示的问题,应属于以下几种情况:
1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解,有待上级单位明确答复才能办理的事项。
3、工作中发生了新情况,而无章可循,有等上级明确指示才能办理的事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定,有待上级重新指示才能办理的事项。
5、因意见分岐,无法统一,难于工作,有待上级裁决才能办理的事项。
6、有章可循,有法可依,可以开展工作,但因事由重大,为防止工作中失误,需请示上级审核的事项。
7、按上级明文规定,完成一个任务,需报请上级审核的有关事项。
(二)撰写请示需掌握的三个要领:
1、详细、准确地写明请示事由。
不仅应在标题上写清,还要在在正文里写明请示什么问题,为什么要向上级请求。
请示事项要专题专文,以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题的意见,供上级参考。
意见要写得有理有据,必要时可引证有关的现行政策、规定条文。
如本单位意见分岐,要分别陈述不同意见的内容,并加以分析比较,还可提出倾向性的意见,供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级的要求。
包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制,或事态严重,希望上级尽快答复,甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题,否则可能引起什么不良后果;在上级正式批复前,建议上
级同意暂先按什么原则进行工作;等等。
向上级提出上述要求的目的,是为了得到上级及时、准确的批复,但行文中切勿使用要挟的言辞。
二、报告。
报告是陈述性文件。
它的种类很多,按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告;按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。
为了陈述清楚,报告的拟写方式一般可分为四个部分:
一、情况;二、经验;三、问题;四、今后意见。
如果属于自我批评、工作反省的专题报告,也可分为四个部分:
一、情况;二、原因;三、责任;四、处理情况和意见。
通知
通知是一种使用范围较广的文体。
凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜,都可以用通知。
但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、”一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。
这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
一、一般性通知。
在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时,如:
庆祝某个节日,成立、调整、合并、撤销某个机构,启用印章,更正文件差错,请下级机关报送有关材料等,都可使用这种通知。
这种通知,要交待清楚所通知的事项,如何办理,有什么要求等。
二、会议通知。
上级机关要召开比较重要的会议时,一般都要提前通知所属有关单位,这就是会议通知。
这种通知要求写得明确具体,交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。
如果这些事项交待不清,丢三拉四,就可能影响会议的按时召开和正常进行。
三、任免通知。
上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。
这种通知的写法比较简单,一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件,以及任免人员的具体职务即可。
不论哪种类型的通知,都应该注意以下几点:
一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”(即发文机关、事由、文种)的标题,使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。
有些机关简单地使用“通知”作标题,这是不确切的,应尽量避免,更不应提倡。
二、被通知单位就是文件的主送单位,有的通知往往不写被通知单位,这是不妥
篇二:
党政机关公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
(一)定义
公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。
公文贯穿机关管理工作的始终。
我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向乡镇、村安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。
因此,公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。
当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人因为具备较好的文字功底,而被选拔进市、县党委、政府机关工作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。
由此可见,重视公文写作、加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。
(二)分类
1、按照制文机关的种类划分:
党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
今天讲的,重点是行政机关公文。
2、按照行文方向划分:
上行公文、平行公文、下行公文。
草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分:
绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。
4、按照紧急程度划分:
特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
紧急公文的处理,我在后面要专门给大家讲。
5、按照使用范围划分:
通用公文和专用公文。
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。
今天讲的,主要是通用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:
规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13种:
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文:
除规范性公文以外的公文。
常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
(三)机关公文要素
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
(四)公文处理包括哪些工作
公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
*
二、公文写作的共性要求
公文不同于其他文字作品,它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。
(一)确定文种
这是写作公文首先要明确的。
我们在写作公文前,要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个文件材料。
根据写作的背景、目的、受文对象(为什么
要写这个文件;写这个文件要达到什么目的,是安排工作、通报情况,还是解决困难问题;文件是写给哪个部门,是上行、平行还是下行),确定采取哪个文种。
一般说来:
1、要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,选择文种。
比如:
党中央决定在全党(特别是党员领导干部)开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动,这对党的建设来说,是件大事,所以用决定文种;每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上,县政府都要出台一个,这就是个奖惩决定。
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定,适用公告。
比如,要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营,这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益,我们就要事先以各种方式发出公告,告知社会各界。
联合执法队、建设局、交警大队。
要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项,比如停水停电,适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行,或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时,一般印发
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时,选用报告类文种,如工作报告、情况汇报等等。
(在其中,政府工作报告是一个有特指内容的文种,政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况)
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选用。
6、答复下级机关的请求事项,用。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法,一般选用。
8、不相隶属的机关之间,也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间,比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土等市政府部门,商洽问题、询问或答复问题,一般用。
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神,选用。
10、还有一种文种,主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章(如主席令、国务院令),宣布施行重大强制性行政措施(如通缉令),这些法规、规章的制定,要省级以上的国家机关才能制定和通过,因此,在市、县两级,一般不涉及到文种。
以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种,要根据具体情况来确定。
(二)规范写作
公文写作要努力做到“七个规范”:
1、主题规范。
主题是文章所要表达的中心思想。
任何文章都要有主题,公文也不例外。
公文主题的提炼标准,就是集中单一、鲜明显露。
要求一文一事,一个主题,主题鲜明突出。
主张什么,反对什么,要鲜明直接,不能含糊,不能让人产生歧义。
2、使用材料规范。
公文材料的选用标准必须是真实典型,新鲜有力。
所谓真实,就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。
我们分析问题时,所列举的现象,不是假的、人为编造的,也不是偶然现象和个别现象。
所谓典型,就是既是个性特征,又是共性特征。
新鲜有力,就是我们所列举的、分析的问题,、提出的办法,必须是符合当前实际的,必须是有说服力的。
你不能在说今年的工作时,还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法,因为事物总是在发展变化,尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下,如果总是一成不变、不思进取,不思考、不调研,写公文也好、安排工作也好(事实上,写公文也是安排工作的一种方式),都做不到“有的放矢”—即对准目标放剑,一剑中的。
公文的选材标准与文学作品不同,公文强调真实,强调掌握最基础最真实的材料,屏弃想象(合理的推测可以),而想象则是文学作品的核心和灵魂。
3、文章格式规范。
公文普遍的结构格式是:
公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。
为了便于大家理解,我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲,
这里主要讲公文的写作格式,写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。
标题:
公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。
例如:
县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害防治经费的请示,标题就是“绥江县国土资源局关于请求帮助解决地质灾害防治经费的请示”;板栗乡人民政府要向县政府报告一个煤矿安全事故的调查报告,则标题就要写成“板栗乡人民政府关于**煤矿安全事故的调查报告”。
主送机关的写法:
一是只写受文机关的名称,不写领导个人名字(领导特别要求的除外);二是只能写一个主送机关,例如:
市委、市政府,其他需要送达的受文机关采取抄送方式(调查报告因为是知阅性公文,受文单位不特别确定,除了要求有主送机关的,可以不写主送机关);三是用统称或者规范的简称,不能随意写,如市政府、市人民政府都是规范的简称,但不能写成市府;四是行文关系,只能逐级行文,一般不能越级行文(如要上报省政府的文件,一般只能市政府转报),某些经费请示属特殊情况。
正文的写法:
正文是主送机关以下、结束语之前的部分。
正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。
一般是在主送机关之后,先写一段或几句导语,说明写这篇公文的原因、根据或者目的,导入正文。
正文要做到逻辑层次清楚有序,说理简洁准确并力求深刻,用语符合规范。
结尾:
正文写完后,一般要写几句号召的话(一般针对下行文),或者表决心、态度的话(上行文)。
要说“妥否,请批示;要说“以上意见若无不妥,请批转执行;和可以不要结尾,说完就落款结束;讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语;汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。
文字表述规范。
公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂,体现字面意义而非联想意义,讲求陈述性、写实性,而非描绘性、虚拟性。
一般以概述为主,据事说理,言之有物。
不象诗歌、散文、小说等文学作品,需要大肆铺展、渲染,大量的想象,细致的描写,这些,恰恰是写公文所忌讳的。
(比较文学作品语言与公文语言的异同:
同是写一个夜晚发生的一件事,武侠小说写“月黑风高夜,***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入,手起刀落,一剑封吼,杀死了仇家;而公文只写某年某月某日,谁在家中被人杀死,或者谁杀死了仇家。
)所以,很多时候,我们看文学作品很过瘾,看公文则觉得死板、千篇一律,这个跟公文的性质有关系,但是公文同样可以写得很好,好的法规性、政策性公文,充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应,可以做到面面俱到或滴水不漏,好的讲话稿可以写得饱含感情,深刻、精彩。
标点符号使用规范。
该用逗号用逗号,该用句号用句号。
需要慢慢积累琢磨。
要注意:
转发上级或下级文件时,标题一般不用标点符号(有书名号的,取消书名号);此外,标题中不要过多出现“通知”两个字,比如省、市层层转发国务院一个文件的通知,到县级,可直接说转发国务院***文件的通知。
数字和计量单位使用规范。
一般使用阿拉伯数字。
前后要统一,不能一时用大写,一时用小写。
印制规范。
包括印制格式、排版、用纸规格,紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。
目前各单位在印制上比较规范,请大家在制文的过程中,拿单位印制好的文件来参考学习,我只点几个方面的细节:
1印制格式(印制方式):
两种,红头文件和白头文件。
红头就是单位的文件头、简报、信息等,一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、函等文件。
白头就是不冠特定的文件用纸,直接排版印制,一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头印制。
调查报告、对内的工作方案(如单位解放思想大讨论方案)这类文件既可印制成红头,也可印制成白头,视具体情况定。
红头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处,白头文件一般把拟文单位、成文时间放在标题下。
签发:
公文的制作签发程序很严谨,不能谁写谁签都行。
重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发,一般文件由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。
印鉴:
即盖章,也有讲究。
首先是不能盖倒了;其次是要盖在单位落款和成文时间之间,具体有下套、中套两种盖法;联合行文的落款盖印,一般每排平行落两个单位的名称,依次往下排,盖印时不能相互侵占。
现在有很多新成立的机构,需要启用新印章,印鉴的启用也有规范,要持机构成立的批准文件向公安机关申请,雕刻好后,由县政府办行文告知各乡镇各部门后启用,行文宣布启用之前盖的印无效。
成文时间:
领导签发的时间,而不是拟稿的时间和印制时间,印制时间在版记部分专门有一栏,哪天印的就写哪天。
行文层次序数的写法及排版:
目前有些乱。
一个正式的文件材料,除总标题外一般有四个层次,总标题用二号华文中宋字体。
第一个层次,是大标题,一般用三号黑体,写成一、二、三;第二个层次是小标题,用
(一)、
(二)、(三)来表示,三号楷体;第三个层次用阿拉百数字表示,即,可以三号仿宋加粗以醒目;第四个层次用
(1)、
(2)、(3)表示。
三、几种常用公文的
要具体讲怎么写公文很难,通过听讲了以后就能写好公文,基本上是不可能的。
我写了8年公文,要总结经验,头脑里几乎还是空的。
我个人的体会是,要写好公文,除了多了解、多熟悉工作、多写以外,没有别的办法。
在此,也只是和大家作粗浅的交流。
(一)常用规范性公文
1、请示:
如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题,比如资金、政策等,需要上级帮助解决,就得写成请示。
写请示要注意几个问题:
一是只能一事一请,不能在一个请示里夹带多个请示事项,要资金就只写要资金的请示,需要某个政策性决定的,就写成单一的请示。
二是一请一报,一个请示只能报一个主送机关,不能多头报送。
三是一般不越级请示,但特殊情况除外(如经费请示),在实践中本着解决问题的原则,不僵化、不教条。
四是要简短精炼,简洁明了地讲明原因、困难,对请求事项要明确,要多少钱,要什么政策,至于人家怎么批是人家的事,还要讲明你要的钱主要是用
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- 行政机关 公文 写作 常识