公文筐汇总.docx
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公文筐汇总.docx
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公文筐汇总
情境
辽宁省沈阳义顺营养保健食品有限公司以前主要生产中低档次的营养口服液产品。
义顺营养保健食品公司以往一直是传统营销模式。
随着互联网大潮的到来,一瞬营养保健食品有限公司创新经营模式,采取O2O线上与线下营销相结合额营销方式,企业规模迅速扩大。
由原来的单一生产、营销代理制迅速发展至集中档、中高端,和中低端为一体的产品体系,营销方式也更加多样化,营销代理制迅速发展至集中档,中高端和中低端产品为一体的产品体系,营销方式也更加多样化,更显灵活性。
产品年产值由之前的8000万迅速提升至10.5亿元,员工人数由之前的180人迅速增加至800多人,
你(丁广平),是刚刚上任的人力资源部经理,受命于企业转型初期。
职业转型初期在规划、招聘、培训、绩效、薪酬、劳动关系处理等方面均面临着较大的工作量、总经理李庆山非常重视人力资源工作,对你期望值也很高。
你有五位直系下属,分别管理招聘、培训、绩效、薪酬、劳动关系并分管营销、包装、物流公司。
分公司的人力资源部经理的业务指导由你负责。
你要将本部门工作与企业人力资源战略相结合,全力做好相关工作。
现在是2016年11月20日下午2点,你刚刚参加完三天的封闭会议归来,到办公室处理累积下来的电子邮件和电话留言等信息文件,17:
00您还要启程赶往机场,赶赴外地处理一个非常紧急的事情,因此您必须在3个小时内处理好这些文件。
在这个时间段内,没有任何人来打扰您。
好,您现在可以开始工作了,祝您一切顺利!
【公文一】
类别:
电话留言
发件人:
李庆山总经理
收件人:
李广平人力资源部经理
小丁:
现在已经是11月下旬了。
我在前几天召开的各部门经理会上给各位部门经理分配了任务,想让大家回去后对各个部门下属透个信,我有意挑选几十个对计算机比较熟悉的年轻人,想把他们调到新成立的网络直销部。
但大家反馈却出乎我的意料:
大多数人以种种说法表明了自己不愿意去网络直销部的理由。
我猜测这是因为大家对我网络直销的工作理解存在偏误所致。
我希望你在目前应抓实最核心、最急迫的工作:
一方面抓紧外部招聘,选聘有同行业工作经验的管理和技术型人才;另一方面抓紧做好内部招聘。
希望你通过高效招聘和短时实用培训,尽早能将合适人才安置到位。
下周我将再次召开中层管理人员工作会议,将重点商讨和部署相关工作。
我希望在此之前能听到你详细的工作汇报。
李庆山11月18日
答:
1、即刻加快网络直销部人员的招聘选拔工作;
2、网络直销部的员工采取内部招聘和外部招聘两种方式进行层层筛选;
3、成立内部招聘小组,人力资源部执行,各部门配合,选出合适人员;
4、加强人力资源的供给与需求预测,展开招聘市场调查;
5、开展多渠道外部招聘,有针对性的开展招聘工作;
6、通过一系列的培训加强员工能力和技能及沟通能力的培训;
7、设计合理的培训教程进行有针对性的培训;
8、加强员工的责任感培训;
9、开展内部满意度调查,了解不愿参加网络直销部的原因;
10、做好培训效果评估。
【公文二】
类别:
电子邮件
发件人:
孙立博某高校学生就业处处长
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理:
您好!
首先感谢多年来对我校毕业生就业工作的支持。
到目前为止,我们学校已经有30余名毕业生在贵公司各个部门工作了,是贵公司给他们提供了职业生涯机会。
我们学校新的一届毕业生已经开始找工作了,我们学校领导十分重视毕业生就业问题,希望和贵公司联合做一个毕业生招聘专场。
我们可以安排一个可容纳200人左右的小礼堂,并提供各种设备方便贵公司的招聘宣讲,另外还可以准备两个小会议室以便进行招聘面谈。
十分盼望您与我们联系。
孙立博
11月18日
答:
1、请招聘主管沟通各部门负责人,确定招聘人员计划;
2、根据参加招聘部门人员确定场地安排;
3、请示总经理,确保总经理对招聘的同意;
4、在得到总经理的同意后,沟通财务部,落实招聘费用;
5、调查近几年来招聘会的招聘效果;
6、确定招聘人员在招聘期间的工作安排;
7、回复孙处长,确定招聘工作的开展与实施;
8、感谢学校对公司的照顾和优惠,建立长期关系;
9、沟通人力资源部安排招聘人员的车票和住宿问题;
10、如不能参加,致电孙处长,表示对以往合作的感谢。
【公文三】
类别:
便函
发件人:
李菲菲培训主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理:
您好
我们公司近期筹划上市,为了从根本上强化团队管理意识,董事长上个月已选派很有培养潜质、学习能力很强的两名副总经理在参加了企业高端培训。
董事长非常重视这件事。
现在的问题是:
这两名副总经理在参加了为期三天的企业高管培训以后,培训效果并不理想。
董事长与两名副总经理总结了培训效果不理想的原因后,认为以往培训太过注重“术”的层面,而应该从改变内心世界入手,注重道术结合的内动力提升。
于是,董事长决定安排他们参加为期四个多月的、道术结合的企业教练技术培训,每人费用为18000元。
可是刚刚得知,财务部不同意支付培训费用,理由是事先没有上报培训经费预算。
希望您出面协调一下。
李菲菲
11月18日
答:
1、公司的培训要符合企业的战略需要和组织员工的需要;
2、了解培训需求,开展培训需求调查;
3、设计合理的培训课程,有针对性的培训;
4、做好培训效果评估工作;
5、分析培训不理想的原因,学习员工道术相结合的培训方式,加强培训力度;
6、将培训效果评估推广到各部门班组;
7、对于特殊事项申请培训费用,人力资源部去和财务部协调;
8、对于预算费用向总经理汇报;
9、制定好相应的培训计划、费用预算,确保培训如期完成;
10、加强培训计划和培训预算费用管理,避免此类事情再次发生。
【公文四】
类别:
电子邮件
发件人:
刘林林绩效主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
我公司根据上一阶段工作情况,对营销部、行政部等部门采用相同方法进行统一绩效考评,营销部员工都能接受考评结果,但是行政部员工很不满意,他们认为自己平时工作表现不错,但绩效考评所依据的是绩效结果型考评,于是行政部等部门考评的结果就很糟。
在绩效考核过程中,我们采取正态分布的考评方法,我们把员工划分为优、良、中等、合格、不合格级别。
考评结果出来后,行政部员工的工作积极性明显下降,已经考虑调转到其他部门去工作。
为此我们做了说服工作,但是没有效果,我想与您商量一下如何解决这个问题。
刘林林
11月18日
答:
1、任何的绩效考评都应该建立在公平公正公开的基础上进行;
2、认真调查此事,以实事求是的态度改进工作;
3、考核要以符合公司战略标准为前提;
4、在考核中要确定岗位分析工作,考核要有针对性,以smart为考评依据;
5、在考核中注意考核要素所占比重的问题;
6、不同岗位实施不同的考核方案;
7、考核要以战略KPI为导向,BSC系统为核心;
8、加强企业价值观培训,避免员工对工作考核的不满情绪;
9、关于未获得批准之前不能更改考核标准,要加强各部门之间的沟通;
10、如果提出好的合理化建议被采纳的要考核依据企业奖励制度执行。
【公文五】
类别:
电子邮件
发件人:
李延平公司战略发展部主任
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
我们公司创新了经营模式,采取O2O线上与线下相结合的营销方式,企业规模迅速扩大。
公司董事长和总经理都希望利用好良好机遇,进一步拓展公司业务。
基于此我们战略发展部对公司发展做了比较细致的战略分析。
现在我们有了一个初步的设想:
想在公司下设立一家全资子公司,针对公司的企业用户,以电子商务的模式专营印有客户广告的商务礼品,由于有广告客户的广告费,这样既可以让消费者买到货真价廉的物品,还等于开发了一项全新传媒方式,可谓经济效益和客户满意度双赢。
这个想法已经得到董事会支持。
为了谨慎决策,公司计划下星期二下午两点召开一次小型的内部讨论会,董事会成员和公司管理层均会出席。
也请您参加,希望您从人力资源管理的角度提出建议。
李延平
答:
1、企业总体战略上,建议明确实行整体产业发展的一体化战略格局,便于人力资源管理及人才管理综合及前期准备。
2、我们人力资源部根据企业整体战略设想,做好人力资源方面前期战略调研,从人力资源内外部及各国发展史分析等方面做好充分的、科学的论证和准备工作。
3、在具体战略分析方面,我们试图引进波特的竞争五要素理论对企业内外相关因素做出总体分析,中间再加入SWOT模式分析方法,力图较为全面、准确地分析形势。
4、建议在明确产权关系后,对于相关的公司治理结构做出进一步的设计,我们部门将提供人力资源管理方面的资料和建议。
5、建议在明确一系列公司治理结构后,再明确管理体制及集团管控要求。
并建议采取新的事业部的模式开展新的项目推进。
6、建议在企业创新战略的基础上,实施人力资源的投资策略,并设计对应的具体关联的各模块的实施方案。
7、建议采取技术开发的创新模式,以提高与各方面在电子商务方面的创新实力,有力支撑企业整体战略。
8、建议在管理体制方面实施独立型的模式,引进国际人力资源管理新型组织体制,特别是在激励方式等方面。
9、从人力资本方面进一步论证和编制投资与收益的分析整体分析及其方案,准确把握服从于、支持于整体投资的全方位调控,并完整推进人才管理。
10、上述设想和准备,形成分析报告,会前与您部及相关部门做好充分沟通,并希望得到您部门的审查认同后,再行正式会议筹备组。
【公文六】
类别:
电子邮件
发件人:
孙丽招聘主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
我统计了一季度的员工离职情况发现:
工龄五年以上的员工离职率有所增加,其中包括为数不少的中高级技术骨干。
我们公司的专业技术保密性比较强,如果技术人员离职后再就业,很有可能去了同业公司。
事实也证明了这一点。
这对公司而言是双重打击。
目前情况比较严峻,希望您尽快给予明确指示。
孙丽
11月18日
答:
1、指派招聘主管了解部门情况,分析原因,拟定问题解决方案;
2、建立长效留人机制;
3、给有才华有能力的员工有效授权,委以重任,留住人才;
4、培养有潜质的员工,让员工感受到工作的成就感
5、建立企业人才梯队工作;
6、与离职员工面谈,了解离职原因;
7、调查核实薪酬水平对外有无竞争力,是否与企业战略相一致;
8、从战略的角度制定相应的人力资源规划,进行岗位分析做好人岗匹配;
9、建立员工流动的预警机制;
10、做出防止企业人员流失过多的预案;
11、做好员工满意度调查;
12、做好人才储备工作
13、做好员工工作期间保密守则的工作
【公文七】
类别:
电子邮件
发件人:
孔燕劳动关系主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
今天车间主任给我打来电话说,车间新来的合同制车工小王边工作边打电话与女朋友聊天,结果不慎将进口道具报废。
直接经济损失至少10万元。
车间主任请人力资源部对此事作出处理。
根据了解情况属实,但是小王平时工作态度端正,积极肯干,认错态度也很好。
我个人认为,按照劳动守则应当解除与小王的劳动关系。
如果确实需要解除与小王的劳动关系,是否需要提前告诉他并支付经济赔偿金?
孔燕
11月19日
答:
1、公司对员工的处理要依据法律法规处理;
2、尽快查明事情经过,了解具体原因;
3、查阅该员工考核记录,根据员工平时工作表现、是否对公司做出过突出贡献考虑留用问题;
4、辞退员工要按照劳动合同法的要求进行;
5、请相关人员和离职员工面谈解释原因得到离职人员的理解;
6、做好上岗培训工作,防止此类事件的再次发生;
7、按国家有关法律,企业内部规章制度处理该员工;
8、努力追回经济损失;
9、部署安排接替该员工的人员;
10、向总经理汇报。
【公文八】
类别:
便函
发件人:
刘永双精工车间主任
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
精工车间是公司的新技术产品生产集地,最近因为不断引进国外最新技术设备,生产新工艺的更新速度远快于员工的接受能力,因此很多员工感到力不从心,产品质量也屡屡出现问题。
我们近期在技术学习方面邀请了技术部对车间员工进行指导,但因时间仓促和不够系统,工人尚未熟练掌握技术就投入生产,这是导致产品质量不合格的主要原因。
另外,我认为现行的以岗定薪的岗位薪酬制度不能起到鼓励员工学习新技能的作用。
我希望根据精工车间的实际工作需要,在系统实用技能培训以及薪酬制度方面能有了调整。
刘永双
11月19日
答:
1、了解培训需求,做好培训需求调查;
2、设计合理的培训教程进行有针对性的培训;
3、做好培训效果评估;
4、通过一系列的培训加强员工能力和技术能力;
5、企业的薪酬标准要符合企业发展战略与策略;
6、多渠道开展外部薪酬调查;
7、开展员工满意度调查;
8、做好调整薪酬预算准备;
9、加强员工企业文化价值观和认同感的培训;
10、开展岗位分析,为制定薪酬提供依据;
11、调整预算方案向总经理汇报;
【公文九】
类别:
电子邮件
发件人:
刘林林绩效主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
根据公司要求,我们在公司各部门中开展一季度业绩目标完成情况以及二季度业绩目标绩效管理计划的绩效考核。
我们从本月初要求各部门负责人把这项工作在25日前完成并上报,然而我在工作进程检查时发现:
全公司八个部门只有四个部门完成了绩效考核汇总和下一步计划,其他部门至今还没有着手。
我们督促各部门加快工作进度,但是这些部门负责人说员工抵触情绪很大,工作不好开展。
我很着急,想请您过问此事。
刘林林
11月19日
答:
1、指派人员认真分析大部分部门未完成绩效任务的真正原因,并提出书面报告;
2、做好绩效考核宣传工作;
3、争取高层领导的大力支持;
4、做好部门经理的思想工作,使其理解企业的绩效管理制度及目标;
5、做好相关培训工作;
6、对即得经验和方法进行宣传推广;
7、做好相关制度保证工作,在绩效管理制度中明确各部门的责任;
8、对绩效工作的投入和支持,作为中层的一项考核;
9、重申原定计划,督促各部门在25日之前完成任务。
【公文十】
类别:
电子邮件
发件人:
孔燕劳动关系主管
收件人:
丁广平人力资源部经理
丁经理,您好!
包装车间的一名员工员工最近因为加班费问题情绪很大,这种负面情绪已在车间中产生了非常不好的影响。
生产部和人力资源管理部也对此经进行了调查,并上报了主管领导,根据主管领导的批复,对这名员工给予了正式答复。
但是这名员工不同意处理意见,已经向劳动争议仲裁委员会申请仲裁,仲裁委员会已经受理申请,并向我公司发出答辩通知。
应该如何处理,请您指示。
孔燕
11月20日
答:
1、迅速查明事件真相,若属实,报告公司总经理;
2、按国家有关法律,企业内部规章制度进行处理;
3、部署安排接替该员工的人员;
4、在选人用人方面一定要坚持“人品第一”的标准;
5、加强公司有关规章制度;
6、提示下属采取必要措施,不要影响当前工作任务完成;
7、采取必要措施避免组织中其他成员产生不利的影响;
8、组织相关人员,整理材料处理劳动仲裁中出现的问题;
9、做好部门调查工作,确定加班制度是否出现不合理情况;
10、对相关问题进行整改,避免此类事件的再次发生。
2016年5月
【情境】
安途旅汽有限公司(下称安途公司)成立于2000年,隶属于宏大交通集团,目前拥有出租车、小客车、大客车600多辆,营运驾驶员1200多人,管理、技术人员、维修、后勤服务人员等300多人,主要经营出租车、汽车租赁、包车、汽车维修及广告业务等。
公司在总经理之下设立了两个副总经理职位,总经理负责全面工作,直接分管办公室、人力资源部、财务部和发展规划部,运营副总经理分管运营调度中心、出租车一部、出租车二部、出租车三部、汽车租赁业务部、包车业务部,技术副总经理分管技术设备部、广告业务部、汽车维修厂、后勤服务部。
安途公司是一家在当地很有影响力的出租汽车服务公司。
其包车服务靠着合理的价格和良好的服务培育了一批稳定的客户群,发展态势良好。
但是,随着互联网发展和电子商务普及,人人打车、华夏专车等依靠电子信息平台、快捷服务和廉价促销快速挤占了了安途公司的出租车和汽车租赁市场。
其经营面临着越来越大的压力,2014年业务量一度下滑到前年业务量70%左右。
为了能够在新的竞争环境中生存下去,安途公司决定从以下几个方面来实施变革:
首先,继续依靠在当地的知名度和美誉度,进一步拓展包车服务业务,为公司发展获取的经济来源。
其次,公司也要适应社会的发展,引进电子信息平台建设和营运人才,建设多功能的电子信息服务平台,提高出租车服务效率、减少空车行驶的耗费。
第三,考虑到与全国性租车公司的实力差距,取消汽车租赁业务,将汽车租赁业务部转变为专车业务部,依靠信息平台,为客户提供专车服务。
最后,拓展广告业务增加收入,用设备代替人力,减少后勤服务人员,节约人工成本。
您(谢新洲)是安途公司的人力资源部部长,您的直接上级是公司总经理魏鹏。
人力资源部的相关业务您也需要向宏大交通集团的人力资源总监汇报。
您有五位直接下属,分别是招聘配置主管、培训主管、绩效主管、薪酬主管和劳动关系主管。
现在是2016年5月22日下午14:
00,您刚刚参加完3天的封闭会议归来,到办公室处理累积下来的电子邮件和电话留言等信息文件,17:
00您还要赶往机场,赴外地处理一个非常紧急的事情,因此您必须在3个小时内处理好这些文件。
在这3个小时里,没有任何人来打扰您。
好,现在可以开始工作了,祝您一切顺利!
【任务】
请您查阅文件筐中的各种文件,并用如下文件处理列表作为样例,给出您对每个文件的处理思路,并做出书面表述。
具体答题要求是:
1. 请列出处理问题的思路,并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图。
2. 在处理文件的过程中,请认真阅读情境和十个文件的内容,注意文件之间的相互联系。
3. 在处理每个具体文件时,请重点考虑以下内容:
(1) 需要哪些资料;
(2) 需要和哪些部门或人员进行沟通;
(3) 需要您的下属做哪些工作;
(4) 应采取何种具体处理办法;
(5) 您在处理这些问题时的权限和责任。
4. 问题处理可能出现不同的情况,针对不同情况都要给出相应的处理办法。
【公文处理表示例】
处理步骤列表:
(请做出准确、详细的回答)
1、许诺对方三日内给出答复。
2、 联系熟读星城磋商,制定应对方案。
3、 将讨论的方案上报主管领导,等待上级指示。
……
文件的处理列表
【文件一】
类 别:
电子邮件
来件人:
秦风 出租车一部部长
接收人:
谢新洲 人力资源部部长
日 期:
5月21日
谢部长:
最近,我部门不少司机都提出了离职申请。
经了解,人人打车公司由于业务扩展正在大量招聘司机,他们给出的薪酬要高于我公司,而我公司由于业务量下滑,司机收入大幅下降,司机对公司前景缺乏信心,已有10%左右的司机提出离职,还有部分司机处于观望状态,有随时提出离职的可能,此种情况已经影响到我部门的正常运作。
希望您能关注此事,给出一个好的解决办法。
【文件一处理表】
答:
1、指派招聘主管了解部门情况,分析原因,拟定问题解决方案
2、建立长效留人机制
(1)加强企业社会形象宣传,吸引人才
(2)给有才华有能力的员工有效授权,委以重任,留住人才
(3)培养有潜质员工,让员工感受到工作的成就感
(4)营造尊重人才的良好企业文化
(5)建立企业人才梯队计划
3、与离职员工面谈,了解离职原因。
对离职作出快速反应,建立留住人才激励机制。
4、与离职员工所在部门主管面谈,了解其离职原因,调查事实真相,做出相应处理,并建立员工申诉通道
5、对骨干与管理人员离职,代表公司感谢他们做出的贡献,消除负面影响。
6、建议成立的薪酬管理委员会,集中领导整体的薪酬管理政策决策和指导,派薪酬专员调查人人车公司的司机薪酬制度。
与公司薪酬体系对比分析。
7、与秦部长沟通,了解出租车一部业务模式,调整司机绩效分配制度底薪+业绩提成,目标多劳多得在公平基础上,使得公司薪酬具有竞争力。
8、安排培训主管近期给出租车一部司机做企业文化培训,关心员工职业规化、员工心理援助计划,使员工更加关爱企业发展。
9、与秦部长沟通,从老司机团队中公司选拔2名主管,提薪并分派权力,管理司机团队,并阐述公司晋升渠道,给大家公平发展空间。
10、定期培训、设定公司绩效考核管理和淘汰管理制度。
【文件二】
类 别:
电子邮件
来件人:
齐福 汽车租赁业务部部长
接收人:
谢新洲 人力资源部部长
日 期:
5月21日
谢部长:
按照公司计划,汽车租赁业务部将转变职能,转为专业业务部,为有专门需要的客户提供高端的专业服务,同时,收取较高的服务费用。
过去,我部门职能是人事汽车租赁业务,没有营运司机,现在职能转变为专车服务,估计至少需要100名司机才能开展业务,由于服对象是专门客户,对司机的驾驶技术、道路认知、服务态度、服务礼仪都有较高的要求,请人力资源部尽快帮我们解决司机队伍建设问题。
【文件二处理表】
答:
1、回复齐部长,近期人事部对专业业务部100名司机的招聘需求需向总经理汇报,招聘审核通过后,进行如下工作安排。
2、分三批在三个月内完成招聘100名司机的工作需求,安排招聘主管负责此项工作,三个月内配比40,30,30名司机给专业业务部门。
3、人事部负责司机筛选的初部审核(岗位要求、任职资格),专业业务部派出专门考官负责二面,考核司机驾驶技术等业务水平。
通过二轮面试后,由人事部安排相应录用工作。
4、调查分析业务职能转变后对工作岗位任职资格要求,并对企业人员招聘的环境分析
(1)人员招聘的外部环境分析
①技术业务职能的变化
②产品、服务市场状况分析a. 市场状况对用工量的影响。
b. 市场预期对劳动力供给的影响。
c. 市场状况对工资的影响。
③劳动力市场a. 市场的供求关系。
b. 市场的地域环境。
(2)人员招聘的内部环境分析
①组织战略
②岗位性质 a. 岗位的挑战性和职责。
b. 岗位的发展和晋升机会。
③组织内部的政策与实践 a. 人力资源规划。
b. 内部晋升政策。
5、进行企业吸引人才的因素分析(优势)
①良好的组织形象和企业文化;②增强员工工作岗位的成就感;③赋予更多、更大的责任和权限;④提高岗位的稳定性和安全感;⑤保持工作、学习与生活的平衡。
6、分析企业吸引人才的其他途径和方法
①向应聘者介绍企业的真实信息;②利用廉价的“广告”机会;③与职业中介机构保持密切联系;④建立自己的人际关系网;⑤营造尊重人才的氛围;⑥巧妙获取候选人信息。
7、对于因职能转变业务改变造成100名司机团队建设。
(1)符合条件,而又处于相对富余状态的人调往空缺职位。
(2)如果高技术人员出现短缺,应拟定培训和晋升计划,在企业内部无法满足要求时,应拟定外部招聘计划。
(3)如果短缺现象不严重,且本企业的员工又愿延长工作时间,则可以根据《劳动法》等有关法规,制定延长工时适当增加报酬的计划,这只是一种短期应急措施。
(4)提高企业资本技术有机构成,提高工人的劳动生产率,形成机器替代人力资源的格局。
(5)制定聘用非全日制临时用工计划,如返聘已退休者,或聘用小时工等。
(6)制定聘
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