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会展实务.docx
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会展实务
会展实务>>初级实务
1.会展旅游的产生和归属
2.会议业的特点
3.会议业特点
4.会议业定义
5.展览的分类
6.展览业类别
7.展览业特点
8.展览业定义
9.关于会展经济
10.MICE的含义
1.会展旅游的产生和归属
目前,国内会展旅游研究呈现出两种主流倾向,一是用会展业研究取代会展旅游研究,许多论文标题是讲会展旅游,但具体内容却大谈会展业,这是旅游概念泛化的一种表现,这种倾向的基本逻辑是“认为会展业是都市旅游的一部分”;二是重点研究会展活动中的旅游属性,旅2005年美国展览业走势分析(中)游业在会展活动中的作用以及会展旅游的具体运作方式。
通过综合分析搜索到的文章,笔者将国内学术界对会展旅游的界定分为三种类型:
1、从产业表象的角度界定
林翔和李菊霞认为,“鉴于会展活动已成为旅游业的组成部分,用会展旅游业这一名称比会展业更直观。
……在广义角度上,各种性质、各种规模的会议和展览及各种节庆活动都可以纳入会展旅游的范畴。
”谢雨萍等也提出,“国际上通称的会展旅游包括奖励旅游、会议、展览三大块(MICE,即Meeting,Incentives,ConferenceandExhibitions),基本含义是借举办各种类型的会议,……以招徕各方客人洽谈业务、交流沟通和旅游参观访问,为他们提供食、住、行、游、购、娱诸方面的良好服务,刺激他们消费,从而为当地创造经济效益、社会效益和环境效益”。
这些均为宽泛意义上的概念,其实质与上文分析的第二种误区一样,都认为会展业属于旅游业的一部分。
另外,根据会展活动的外在表现形式,也有学者认为旅游业涉及会展活动的行为就是会展旅游。
马艳辉认为,会展旅游就是通过举办各种国际展览会、交易会、招商会,通过会议吸引游客。
许峰也指出,“毫无疑问,会展旅游的概念是一个舶来品,大多数学者都赞同它对应国外发达旅游国家所指出的MICE市场。
”王元珑等持有相同的观点:
会展旅游即指国际上通称的MICE,包括举办各类专业会议、博览、交易活动、文化体育盛事、科技交流、奖励旅游活动在内的综合性旅游形式。
2、从经营行为的角度界定
从企业经营行为的角度对会展旅游进行界定,有利于明确会展旅游操作的微观基础,对旅游企业经营有现实的指导意义。
王云龙对会展旅游的定义是:
会展旅游是指旅游属性结合会展活动特点衍生出来的行为,但不包括旅游业对会展的多元化经营业务。
这一界定的出发点很好,但存在一定的误差,因为一大批旅游企业早已开始从事会展业务,例如,奖励性的会议旅游业务已经成为许多旅行社的一个新的增长点。
王保伦则提出,从狭义的角度,可将会展旅游界定为:
为会议和展览活动的举办提供展会场馆之外的服务,并从中获取一定收益的经济活动。
笔者觉得这也不属于会展旅游,因为这些服务只是会展活动得以顺利开展的基础条件,没有形成完全意义上的旅游产品。
但笔者很赞同王保伦的另一个观点,“我们所提倡的会展旅游不是让旅游企业去举办各种会议和展览,而是让旅游企业发挥行业功能优势,为会展的举行提供外围服务”。
魏小安也持有相似的观点:
“会展旅游严格地说只是会展经济的一个组成部分,是一个总概念和属概念的关系,二者不能划等号。
会展旅游是在会展经济的基础上分一杯羹。
”
3、从旅游方式的角度界定
卞显红和黄震方指出,会展旅游是一项专业性极强,单团规模较大,停留时间较长的旅游方式,也是一项非常有潜力的高消费的专项旅游活动。
国内知名的会展专家应丽君也对会展旅游进行了界定:
会展旅游是由于各种类型的会议、博览、展览等活动举办而产生的一种旅游产品,她还进一步提出“会展旅游是一种新型的主题式专项旅游产品”。
吴远明等认为,会展活动可分为六种类型,这六类会展活动构成了四类旅游产品,即会议旅游、展会旅游、文体旅游、节庆旅游,且每一种产品的参与者和活动特征都不一样。
另外,李云霞分别从旅游需求和旅游供给的角度,对会展旅游进行了界定,提出会展旅游是一种新兴旅游方式(需求角度)和一种新型的旅游产品(供给角度)[17]。
林越英也从相同的两个方面阐述了类似的定义。
综上分析,作者得出一些初步的结论:
(1)会展旅游是随着会展经济发展而出现的一种新型旅游产品形式,其稳步发展需要会展企业和旅游部门的实质性合作;
(2)会展旅游的范畴也可从会展旅游者的角度来界定,主要包括转化为旅游者的会展活动参加者,以及奖励旅游者;(3)会展活动与旅游活动是紧密联系、相互渗透的,但绝不是简单的等同或包容的关系;(4)会展活动和旅游活动有一个共同的基本特征,即服务对象的异地流动性,这为两者在具体运作上的合作提供了基础条件。
2.会议业的特点
随着各种高科技手段在会议活动中的广泛应用,会议的触角所能延伸的范围2005年美国展览业走势分析(中)越来越广,形式也越来越灵活多样,如电视电话会议、视频会议等。
但一般来说,常见的分类标准有以下几种:
1、按照会议的地域范围和影响力,可以将会议分为四个层次,即国际会议、全国会议、地区会议和本地会议。
其中,根据国际大会和会议协会(ICCA)的规定,国际会议的标准是至少有20%的外国与会者,与会人员总数不得少于50名。
由于国际会议在提升举办地形象、促进当地市政建设和经济发展等方面所起的巨大作用,世界上各个国家都在积极争取承办国际会议,平均每一个国际会议的申办国家都在10个以上。
2、按照会议本身的性质,可将会议分成赢利性会议和非赢利性会议两类。
前者主要由专业会议公司或一些赢利性的机构来策划和组织,如常见的企业战略研讨会、营销高峰论坛、行业培训会议等,后者如政府工作会议、协会会议、公司内部会议、非赢利性组织筹办的会议等。
3、按照举办者的性质不同,可以分为协会(如贸易、医药、食品等各种行业和科学技术协会、联谊组织等)会议,公司会议(销售、培训、股东等),政府会议,工会、政治团体、宗教等组织或自筹的会议等类型。
其中,会议市场最主要的客源是协会会议,因为它具有周期稳定、规模大等特点。
“一半以上的协会会议是与贸易展览会相结合举办的……,主要目的在于扩大贸易和行业的发展”(吴克祥、周昕,《酒店会议经营》,辽宁科学技术出版社2001年版,P3-9)。
4、若以行业为划分标准,还可以将会议分成医学、科学、教育、农业、环境等类别。
根据2000年国际大会和会议协会(ICCA)的统计资料,从专业角度上看,全年举办国际会议的比例从高到低依次为医学类(32%)、科学类(13.6%)、工业类(8%)、技术类(7.4%)、教育类(4.7%),接着是农业、社会科学、经济教育、商业管理、生态环保等。
3.会议业特点
a)公司会议特点
i.时间周期timecycle
公司全年都有可能举行会议,一般会议多在每周工作日时间举行.
ii.会议前期准备时间leadtime
公司会议的策划时间相对来说比较难,很少长于一年的,如果是奖励旅游的话,应事先8至12个月就要考虑所要去的目的地,但这与协会使用的前期策划时间相比还短得多.销售年会通常在召开前,要策划8至12个月.绝大多数公司会议前期时间都很短,大型会议准备时间3至6个月.
iii.地理位置location
iv.会址(饭店)类型typesofhotelsforconvention&meetings
一般来说,公司会议策划者使用的饭店类型,首先是市区饭店,然后是度假饭店和郊区饭店.
v.出席情况attendance
根据国际会议组织的,有2210名公司会议策划人员参与的2000年度公司会议市场调查结果表明,大多数会议的参与人数少于500人,只有7%的会议代表人数达标1000人以上.
vi.会议期限lengthofconventions&mettings
绝大多数公司会议是短会,某些会议仅限制在一天,有些会议的会期可长达五天,但三天会期大约是最为普通的,最经常的是客人在会议开始前一天晚上到达,这样在第二天上午,会议就可早点开始.
vii.会议的多次预定reservationforconvention&meetings
对大型公司来讲,一个会议要在全国各地几个地方反复召开,这对饭店连锁公司说是件大好事.公司会议决策者如果需要在几个地方预定会议,只需要将他的要求解释一次,便可让饭店连锁公司在各地的饭店里为他的公司所召开的会议提供相同的服务,为公司会议提供同样的“一地统办”服务.
viii.一次会议,一张支票onemasterbillforoneconventionoronemeeting
一个饭店允许用有一张支票支付所有的服务项目是一种很好的会议结帐方式.这是会议业务的一种需求,许多公司为他们的雇员制服会议期间在饭店的一切费用.
ix.会议业务会带出其他的业务otherbusinessesgeneratedfromconvention&meetingbusiness
接待公司会议可有促销宴会,娱乐,会后旅游,配套活动和酒吧等其他业务的机会.
b)协会会议特点
i.周期和模式cycle&model
大型会议是按照固定的时间周期举行的,虽然有些协会一年召开二次大会,也有些协会每二年召开一次会议,但最通常的是每年一次的年会,全国性组织内以一年为周期的会议有规模小些的一次,二次或者三次的地区性会议作为补充.在美国,大型会议最经常的是星期天开始,开到星期三,或星期四开到星期天,开完结帐离开饭店.
ii.地理限制geographicalrestriction
最近几年,协会对这样严格的规定有些松动,协会负责人打破这种局限性的一种方法是与另外一个省市签署一个互惠协议.上海的分会一年到浙江开会,浙江分会一年到上海来,这样既可对本地经济有好处,又可对协会会员提供一个刺激会议出席率的理想会址.
iii.前期时间leadtime
年会要两至五年,大型会议要35个月,其他类型的协会会议也要8个月到1年的时间
iv.会议饭店类型typesofhotelsortypesoflocations
会议是在不同类型饭店中举行的,会议在何种类型的饭店中举行,要取决于会议的规模,性质和期限.
v.出席是自愿的willingtoattendmeeting
由于协会组织是自愿参加的,协会组织和协会会员之间不存在行政隶属的关系,所以协会不能用命令或强制的方法让协会会员参加协会活动.
vi.会议期限thelengthofmeeting
对于全国性会议活动来讲,协会会议平均期限3至5天,虽然小型活动也许只需要2至3天,研讨会,委员会类似的会议1至2天就行了,绝大多数带有展示活动的会议不少于三天.
vii.价格price
没有一个标准的价格水平,这个价格必须适应你的销售对象,即必须适应协会负责人心中要邀请的会议出席者的情况.
4.会议业定义
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。
作为会展业的重要组成部分,大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。
但目前国内学术界和实业界都存在一个误区,即人们在提起会展经济时,往往忽视会议的重要性,或者把会议看得不及展览会重要。
所谓会议,是指人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动。
一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者(许多时候还有演讲人),其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。
现代会议早已超出了单一的政府会议格局,正朝着多元化方向发展,很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的,如各种高峰论坛、专家培训会议等。
会议的一般操作原理为:
会议的主办者制定举办会议的计划并委托给承办者,承办者(可以是专业会议组织者即PCO、公司的会议与奖励旅行部等)将围绕既定的主题进行精心设计,并在市场上联系会议的买家(即目标与会者,)、相关人员(如政府官员、演讲嘉宾等)以及举办场所,最后自己接待会议,或将业务分包给会务公司。
5.展览的分类
展览的分类考虑两个方面:
一是展览的内容,包括展览的性质、内容、所属行业等;二是展览形式,包括展览规模、时间、地点等。
展览从性格上分,有贸易和消费两种。
贸易性质的展览是为产业即制造业、商业等行业举办的展览,展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易;消费性质的展览基本上都展出消费品,目的主要是直接销售。
展览的性质由展览组织者决定,可以通过参观者的成分反映出来:
对工商业开放的展览是贸易性质的展览,对公众开放的展览是消费性质的展览。
具有贸易和消费两种性质的展览被称作是综合性展览。
经济越不发达的国家,展览的综合性倾向越重;反之,经济越发达的国家,展览的贸易和消费性质分得越清。
展览从内容上分,有综合展览和专业展览两类。
综合展览指包括全行业或数个行业的展览会,也被称作横向型展览会,比如工业展、轻工业展;专业展览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会,比如钟表展。
专业展览会的突出特征之一是常常同时举办讨论会、报告会,用以介绍新产品、新技术等。
展会从规模上分,有国际、国家、地区、地方展,以及单个公司的独家展。
这里的规模是指展出者和参观者所代表的区域规模,而不是展览场地的规模。
不同规模的展览有不同的特色和优势。
展览从时间上划分的标准比较多——定期和不定期:
定期的有一年四次,一年两次、一年一次、两年一次等,不定期展则是视需要而定长期和短期。
长期可以是三个月、半年、甚至常设,短期展是一般不超过一个月。
在发达国家,专业展览会一般是三天。
在英国,一年一次的展览会占展览会总数的3/4。
展览日期受财务预算、订货以及节假日的影响,有旺季、淡季。
根据英国展览业协会的调查,3-6月及9-10是举办展览会的旺季,12-1月以及7-8月为举办展览会的淡季。
大部分展览会是在专用展览场举办的。
展览场馆最简单的是室内场馆和室外场馆。
室内场馆多用于展示常规展品的展览会,比如纺织展、电子展等;室外场馆多用于展示常规展品的展览会,比如纺织展、电子展等,以及展示超大超重展品,比如航空展、矿山设备展。
在几个地方轮流举办的展览会被称作巡回展。
比较特殊的是流动展,即利用飞机、轮船、火车、汽车作为展场的展览会。
6.展览业类别
尽管随着社会分工的深入和展览市场的细分,展览会的类型及举办形式都在不断地分化和演变,但按照不同的标准,展览会仍可以划分成一些基本的类型。
常见的分类方法有以下四种:
1、与会议的划分一样,根据地域范围的大小,可以将展览会分成国际、全国、地区和本地(通常是一个城市)四个层次。
其中,国际性展览会的参展商和观众来自多个国家(在展览业发达国家,著名品牌展览会的国外参展商所占比例一般都在40%以上),如汉诺威工业博览会、汉诺威信息技术展览会(CeBIT)和中国出口商品交易会;本地展览会的规模一般较小,面向的专业观众主要是当地及周边地区的企业或市民,如上海别墅展览会、房展会等;全国性和地区性的展览会则介乎其间。
2、根据展览内容的不同,国际博览会联盟(UFI)将展览会分为三类,即综合性展览会、专业展览会和消费展览会。
其中,综合展涉及多个行业,又称为水平型展览会,如上海工业博览会、杭州西湖博览会等;专业展具有鲜明的主题,主要展出某一行业或同类型的产品,如礼品展、汽车展,又称为垂直型展览会。
一般来说,专业展的规模小于综合展,但在展览业发达国家,大型综合展已基本让位于专业展。
3、按照展览的动机与功能,可以将展览会分为四类,即观赏型——各类美术作品展、珍宝展、民俗风情展等;教育型——各类历史展、宣传展、成就展等;推广型——国家推广型(由国家主管部门主办的各类科技、教育成果展、建设成就展等)、商业推广型(由行业主管部门主办的新材料、新工艺、新产品等成果展,最终刺激社会消费与招徕订购);交易型——展销会、交易会、洽谈会、博览会等。
其中,按照展览性质的不同,交易型展览会又分为贸易型和消费型两种。
具有这两种性质的展览被称作综合性展览会,在会展经济越不发达的国家,展览的综合性倾向越重;反之,展览的贸易和消费性质分得越清楚。
4、按照展览会与电子商务的融合程度,可将其分成实物展览会和网上展览会两大类。
有两点需要指出:
第一,目前国内不少展览会在实地举办的同时也开设了网上交易,只不过网上交易额所占的比例较小,我们仍把这种展览会归入实物展览会。
其次,网上展览是实物展览的有效补充,也是展览业发展的一个必然趋势
7.展览业特点
随着企业全球化和经济一体化的发展,国医展览业发展迅猛异常,对世界经济发展的贡献也随着展览业自身的发展日益增长.在我国,自改革开放以来,展览业也取得了巨大的成就,但与世界展览业发达国家相比,我国的展览业还只是刚刚起步,为了更圆满做好对展览业的管理,开发,销售与服务工作,从而更好地推动我国展览业的健康发展,并使其更好地为我国的改革开放以及我国经济发展服务,我们应该学习,研究和了解下列展览业的发展特点.
(一)国际化程度越来越浓
表现在,海外展商和海外专业观众的不断增加;海外展商参展面积不断增加;国际展会数量不断增加;跨国会展公司加速向国际市场拓展.
(二)规模化程度越来越大具体体现在:
场馆大型化;展会规模化;品牌集约化;企业集团化.
(三)专业化程度越来越强,管理专业化;人才专业化;展会专业化
(四)科技化程度越来越高
主要体现在:
有关科学技术的展览会越来越多;展览会举办手段和设施越来越现代化;网络的参与和其功能的充分发挥,在展览业中广泛应用在网上策划,宣传,招展,交流,服务这些方面中.
(五)展中有会,会中套展
作为会议的一种特殊类型----展览会和其他类型的会议有着紧密的联系,二者形成了你中有我,我中有你,会议促展览,展览推会议的互相依赖,互相促进,不可分割的关系.其已成为国内外展览会的又一大鲜明特点。
8.展览业定义
展示一词(display,即show;placeorspreadoutsothatthereisnodifficultyinseeing.张芳杰:
《牛津现代高级英汉双解词典》第三版,牛津大学出版社,1984年。
)来源于拉丁语的名词diplico和动词diplicare,表示思想、信息的交流或实物产品的展览。
无论是思想/信息交流还是实物展览,两者都以一定规模的公众为主体,以促成思想/信息、产品的供求双方达成共识或协议为最终目标。
由此看来,展览是一种既有市场性又有展示性的经济交换形式(林宁,《展览知识与实务》,经济科学出版社,1999年)。
据美国《大百科全书》,展览会是一种具有一定规模,定期在固定场所举办的,来自不同地区的有组织的商人聚会。
以此概念为基础,笔者对展览会作出如下界定:
展览会是一种具有一定规模和相对固定的举办日期,以展示组织形象或产品为主要形式,以促成参展商和贸易观众之间的交流洽谈为最终目的的中介性活动。
一次展览会的利益主体主要包括主办者、承办者、参展商和专业观众,其主要内容是实物展示,以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。
随着现代科技尤其是信息技术的发展,展览会的组织手段和表现形式都会不断发生变化。
例如,近几年网上展览会取得了长足的发展,并已经成为实物展览会的有效补充,在2003年SARS期间更是受到了众多参展商和贸易观众的亲睐。
9.关于会展经济
1、会议和展览
会展是以城市会议和展览设施为依托,以城市文化和产业结构、消费结构为条件,通过专业化运作主体、市场化运作方式和专业化运作手段,以展览和会议为载体,能够为社会和运作主体带来经济、社会效益的经济经营活动。
在现代社会中,会议和展览日益融合在一起,会中有展,展中带会,司空见惯,密不可分。
经济理论研究的会议和展览一定是带有专业化经营性质和能够为社会和运作主体带来经济效益的经济行为和经营活动。
2、会展行业
以会议展览组织和服务活动为核心的社会群体集合,通过举办各种类型会议、展览和提供各类服务,促进商品、物资、人员、资金、信息流动,从而对社会经济发展产生直接和间接的推动作用,形成一定的行业社会影响和经济效应。
会展行业是一种客观存在,只要有会议展览活动出现,会展行业就必然存在。
3、会展产业
会展产业是会展行业的产业化,涵盖会议和展览策划、营销、组织和服务在内的整个产业链,是会展行业进行市场化、专业化、规模化和国际化运作的结果,是国际社会经济、文化、信息交流日益扩大的产物。
会展产业具有开放性、先进性和广泛性的特征。
4、会展经济
举办会议和展览导致的经济效应总和,包括会展活动运作主体经济收益、会展活动服务提供者经济收益、会展活动扩散效应、会展活动导致的商品、物资、人员、资金、信息流动对经济、社会发展的效应;会展经济是市场经济的产物,属于国民经济中部门经济范畴,同时又是城市经济的组成部分。
作为市场经济的产物,会展经济必须具有符合市场经济规律的经营管理体制、市场运作机制和行业协调规范;作为部门经济,会展经济必须具备较为充分的部门经济理论依据、较为完备的政策体系,以及在整个国民经济中的准确定位和相应的教育人才培养体系;作为城市经济的组成部分,必须纳入城市发展体系和规划,与城市基础设施建设、经济发展水平、历史文化传统、生产和消费结构相协调一致。
这里强调的是以城市而非国家或行政区划为主体进行会展产业发展的规划和协调。
10.MICE的含义
MICE是Meeting,Incentivetravel,Conference和Exhibition四个单词的首写字母的缩写,因此,完整意义上的MICE产业应包括会议业、奖励旅游和展览业。
与国内所提的会展业相比,MICE的涵义要广得多。
在欧洲、美洲国家和地区,无论是理论界还是企业界,一般都没有这个提法(当然也不用“会展业”这个字眼),而是提会议业或展览业。
会展实务>>中级实务
1.会展活动中的营销关系
2.怎样理解会展市场调研
3.展览运作ABC
4.展会组织者
5.会议善后工作
6.会议执行ABC
7.会议前期工作
8会议组织者
1.会展活动中的营销关系
营销主体
营销对象
营销的主要内容
营销目的
会展城市
会议或展览会的组织者
优越的办会/展环境
吸引更多,更高档次的会议或展览会在本城市举办
会议策划/服务公司
会议主办单位/者
大力宣传自己非凡的会议策划和组织能力
争取更多的会议业务
展览公司
政府,参展商,专业观众
强调展览会对当地经济的促进作用,突出展览会能给参展商或专业观众带来的独特利益
争取政府的积极支持,吸引更多的参展商和专业观众,塑造展会品牌
会议中心
会议公司,专业会议组织者PCO
完善的会议设施和优良的配套服务
吸引更多,更高档的会议在本中心举办
展览场馆
展览会的主办者
功能完善的场馆,先进的管理和优质的服务
吸引更多的展览会特别是国际性的品牌展览会
与会者
会议主办者.其他与会者
组织或个人的思想.技术等
让公众理解自己或所在组织的思想,增加互相学习,交流的机会
参展商
专业观众
新产品,新技术,新服务等
吸引更多的专业观众,加强交流,促进销售
相关媒体
会展企业,参展商
媒体在会展活动中的桥梁作用
提高媒体知名度,广告
2.怎样理解会展市场调研
要举办一个大型的会议或展览会,首先必须进行科学的立项策划。
而立项策划的关键在于,在广泛、深入的市场调研的基础上,充分掌握各种市场信息尤其是目标顾客和竞争者的信息,以确保未来的会展项目具有乐观的发展前景。
换句话说,开展市场调研是成功举办一次会议或展览会的基础,主办方对会议或展览会的市场价值的正确选择依赖于科学的市场调研理论、方法和技术。
然而,会展市场调研的内容十分复杂,这种复杂性主要体
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