22档案管理规定.docx
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22档案管理规定.docx
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22档案管理规定
档案管理规定
管理文件
编号
YD-MR-22-2016
实施日期
2016年08月17日
版次
A/0
页数
12
编写
审核
批准
1目的
为加强公司档案管理,逐步实现档案管理规范化、标准化、制度化,更好地为公司生产经营服务,结合公司实际,特制定本规定。
2范围
所有反映公司经营、管理活动,在工作中形成和使用的具有利用、参考、保存价值的文件、资料(包括文字、图表、声像等),包括计划统计、经营销售、技术研发、质量管理、设备、仪器、物资供应、财务管理、劳动工资、培训教育、基建工程、行政管理、党群工作等档案,均纳入公司档案管理。
3职责
3.1行政人力资源部是公司的档案管理部门,负责公司档案的统一管理。
3.2各部门应将纳入公司档案管理范围内的各种文件、资料进行整理、立卷,按要求形成标准的档案,编制移交清单,交行政人力资源部存档。
4定义
无
5.工作流程
5.1档案归档
5.1.1档案类别
公司档案主要包括产品档案、顾客档案、设备档案、基建工程档案、环保安全档案、职业卫生健康档案、合同档案、技术研发档案、经营管理档案、财务档案、人事档案、行政管理档案、党群工作档案等十类档案。
5.1.1.1产品档案:
销售订单、图纸、工艺文件、材料领用单(压力容器用材料)、过程记录、检验记录、产品质量证明文件等。
5.1.1.2顾客档案:
按销售管理规定执行。
5.1.1.3设备档案:
设备采购合同、设备说明书(电子档程序)、设备合格证、保修卡、设备验收单、设备维修记录等原件资料。
5.1.1.3基建工程档案:
立项、批复、工程图纸、项目合同、承建、竣工验收、后期维护等相关资料。
5.1.1.4环保安全档案
a)环境保护档案:
环评报告、环保批复文件、环保验收文件、环境监测报告等资料。
b)安全消防档案:
安全批复文件、安全预评价、安全验收、消防验收文件、消防设施及器材配置、政府安全文件、安全事故报告、安全消防检测记录、应急预案及演练记录、安全隐患整改记录等资料。
5.1.1.5职业卫生健康档案:
职业健康岗位清单、体检表、职业健康设施清单及检测记录、职业病防护设施清单、职业环境检测报告等资料。
5.1.1.6合同档案:
公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等,包括销售合同、采购合同、综合合同等合同原件。
5.1.1.7技术研发档案:
立项报告、研发资料、产品手册、工艺技术文件等相关资料。
5.1.1.8采购档案:
供应商资质复印件、采购合同。
5.1.1.9生产档案:
产品过程记录、生产工票、焊接记录等。
5.1.1.10经营管理档案:
年度生产经营计划及总结、各类年度统计报表等。
5.1.1.11财务档案包括:
会计报表、账本、凭证、各类财务统计报表、出入库凭证(原辅材料、工具设备、半成品、产成品)等相关资料等。
5.1.1.12人事档案
员工基础档案:
人员信息登记表、员工毕业证、学历证、职称证、执业资格证书等复印件、人员体检表、员工入职培训记录、员工三级安全教育卡等相关人事信息。
劳动关系档案:
劳动合同、就业失业登记证、劳动用工备案表、解除或终止劳动合同证明书等劳动关系证明文件。
5.1.1.13行政管理档案
公司资质及相关文件资料报表:
公司资质、政府文件、行政会议记录及决议、个人工作总结计划、印章使用记录、快递回执单、劳资报表、入职通知单、奖惩记录、培训记录、法律文件、公司内刊、公司宣传资料、规章制度、外购管理软件、办公用品管理台帐、办公设备管理台账
车辆档案:
车辆购置发票复印件、机动车登记证书原件及复印件、行驶证复印件、营运证复印件、保险单等各种证件单据,车辆使用手册、车辆保养手册等。
5.1.1.14党群工作档案包括党建类档案及工会类档案。
a)党建类档案包括:
成立党支部报告、上级批复、会议记录、干部任免决定、组织关系及其他材料。
b)工会类档案包括:
成立工会报告、上级批复、会议记录、干部任免决定、组织关系及其他材料。
5.1.3档案收集
5.1.3.1产品档案在工程结束后由质检部收集整理成册60天内完成;顾客档案在由商务部在合同执行完成后收集整理成册60天内完成;技术研发档案由技术部在产品项目结束后收集整理成册30天内完成;基建工程档案由设备动力部在基建项目竣工验收后收集整理成册60天内完成;设备档案由设备动力部在设备验收合格后收集整理成册30天内完成;环保安全档案、职业卫生健康档案由设备动力部负责日常收集整理成册;采购档案由采购部采购合同签订后收集整理30天内完成;生产档案由生产部日常收集整理成册;合同档案、经营管理档案、人事档案、行政管理档案、党群工作档案由行政人力资源部日常收集整理成册;财务档案由财务部按财务管理规定自行归档。
5.1.3.2部门档案由各部门自行收集,分门别类做好日常积累、整理、归档和保管。
5.1.4档案归档
5.1.4.1归档资料必须保持成套性和完整性,规范填写《案卷目录》和《卷内目录》,于次年3月末前向行政人力资源部归档。
5.1.4.2归档资料必须准确反映各项活动的真实内容。
5.1.4.3各部门将应归档的资料按公司归档要求填写《移交清单》,按移交归档程序和时间要求,向档案室移交归档。
5.1.5归档份数
5.1.5.1各类档案归档一份。
5.1.5.2声像、电子版档案归档二份。
5.1.6档案保管期限
5.1.6.1永久保存:
记述和反映公司重要活动和历史面貌,对公司有长远利用价值的档案。
5.1.6.2短期保存(3年):
阶段性工作档案。
5.1.6.3长期保存(30年):
介于永久和短期保存两者之间的档案。
5.2档案的管理与保管
5.2.1存放档案必须有专用柜,排列方法一律从左向右、自上而下。
5.2.2档案室每月进行一次安全检查,检查情况应登记,发现问题当即处理或向行政人力资源部部长反映解决。
5.2.3非档案管理人员,不得进入档案室。
如因工作需要进入档案室的,应由档案管理人员陪同。
5.3档案借阅
5.3.1档案借阅应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。
5.3.2各部门因工作需要在档案室查阅档案或复印案卷内容,须经部门部长签字。
调阅档案且离开档案室者,须经部门部长、行政人力资源部部长审核,主管副总签字,方准予借阅。
5.3.3凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出公司者,需经公司总经理签字,方可调阅或复印。
5.3.4借阅档案,借出时间最长不超过15天,如需延长借阅时间,需要重新履行审批手续。
5.3.5借阅档案的人员,必须保守档案的机密,保证档案的安全,不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复印、转借等。
5.3.6借出后归还的档案,档案管理人员要认真核对、检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况报告行政人力资源部部长。
5.4档案编号
5.4.1档号编号
5.4.1.1产品档案编号:
1+年度+工程号+部门归档编号
5.4.1.2其他档案编号:
(2—13)+年度+部门归档编号
5.5档案保密
5.5.1档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司保密规定,确保档案的安全。
5.5.2档案管理人员对保管的档案内容不得泄露。
5.5.3不得擅自翻印、复印、传抄档案、资料。
5.5.4经鉴定批准销毁的档案、资料,必须送指定地点销毁。
5.5.5发现档案、资料丢失或下落不明,要立即向部门部长反映。
5.6档案利用
5.6.1档案室根据各类档案的不同要求,分别按年度或项目编制必要的目录、卡片等检索工具。
5.6.2归档应按类别专柜保存,并绘制案卷存放标识。
5.6.3应用计算机存贮和检索档案。
5.7档案鉴定销毁
5.7.1档案的鉴定,由档案鉴定小组负责,档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、行政人力资源部组成。
5.7.2鉴定工作每三年进行一次。
5.7.3根据档案保管期限规定,对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。
5.7.4销毁的档案登记造册,报经公司主管领导批准后,由二人在指定地点监销,监销人在销毁登记表上签字并注明年、月、日,归档长期保存。
5.8考核
5.8.1不按规定整理档案,不按期向档案室移交档案,减薪200元。
5.8.2保管不善,造成档案损毁、丢失、伪造、涂改档案,减薪500元,造成重大影响或损失的按《员工手册》处理。
5.8.3擅自抄录、复制档案,泄露档案内容,属于泄露公司商业秘密,按《员工手册》处理。
6形成的文件及记录
6.1档案管理组织机构网络图
6.2移交清单YD-GL-XZB-22-01
6.3档案借阅登记表YD-GL-XZB-22-02
6.4档案销毁登记表YD-GL-XZB-22-03
6.5案卷目录YD-GL-XZB-22-04
6.6卷内目录YD-GL-XZB-22-05
7附则
7.1本管理规定由行政人力资源部负责贯彻实施。
7.2本管理规定执行情况由行政人力资源部负责监督、考核。
大连益多管道有限公司
移交清单
编号:
YD-GL-XZB-22-01
序号
资料名称
移交部门
数量
移交日期
备注
份数
页数
备注:
在移交文字版的同时要求将电子版资料也同时移交,特殊无电子版的图纸除外;另外移交资料的目录及移交清单电子版同时移交。
公司负责人:
移交部门负责人:
接收人:
移交人:
大连益多管道有限公司
档案借阅登记表
编号YD-GL-XZB-22-02
文件资料名称
文件编号
版次
借阅部门
借阅人
借阅日期
归还日期
借阅部门
借阅人
借阅日期
归还日期
大连益多管道有限公司
档案销毁登记表
编号:
YD-GL-XZB-22-03
序号
文件名称
文件编号
版次
收回数量
处置方式
保存处
备注
大连益多管道有限公司
案卷目录
编号:
YD-GL-XZB-22-04
案卷号
题名
年度
页数
期限
备注
大连益多管道有限公司
卷内目录
编号:
YD-GL-XZB-22-05
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
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