固定资产编码规则.docx
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固定资产编码规则
固定资产编码规则(总6页)
xxx(上海)有限公司
司财务字[2013]第04-043号
文件类型
□新拟□修订□补充
分管领导审批
拟定部门
财务部
文件页码
共2页
董事长审批
发布日期
2013-04-21
生效日期
2013-04-21
抄送部门:
总部:
地区:
固定资产及其他资产
编码规则及信息卡粘贴规范要求
一、目的:
为切实加强公司内固定资产的日常管理,确保其身份编码的唯一性和实用性,真正实现账、卡、物及使用人、管理责任人清楚明了、相互对应,特制定本规则及规范要求。
二、适用范围:
公司范围内所有固定资产的编码标识、更改与信息卡(标签)粘贴
三、内容:
(一)职责划分:
固定资产的编码标识、更改与信息卡粘贴统一由公司行政部门全权负责,公司财务部有权核查资产动向与明细。
(二)编码标识与标签制作:
1、编码原则:
讲究系统性、确保唯一性、突出实用性,把握及时性。
2、编码组成:
一级二级三级四级
###—###—####—####
资产流水号,编码4位:
0001-9999
年份月份,编码4位:
1302
资产类型,编码3位:
001
大类名称,编码3位:
DFW(第一位字母G表示固定资产,D表示低耗品)
3、编码要求:
(1)编码标签自张贴于固定资产之日起正式生效,未经行政部门同意,任何人不得私自损毁或变更标签相关内容。
公司范围内任何形式的固定资产异动均须通过行政部门实施完成,其他人无权决定与操作。
(2)由公司行政部门牵头负责,相关财务部门密切配合,每半年对管辖范围内固定资产进行一次全面普查与核对,梳理规整编码,纠正违规行为,对使用性质发生变化的固定资产要重新进行编码,对污损、遗失的标签要及时更换补贴。
(3)确保每项固定资产均有唯一编码与之对应,凡新购配置的固定资产,应在5日内完成编码,调拨异动的固定资产,应在3日内完成编码,弃用报废的固定资产,应在当日内注销编码。
4、固定资产编码分类代码及标签内容按如下规定办理:
一级
二级
三级(年月)
四级
名称
代码
名称
代码
对应资产流水号:
0001-9999
土地、房屋及构建物
FW
土地
001
1301
房屋
002
建筑物
003
运输设备
YS
小轿车
001
商务车
002
行李车
003
大巴车
004
货车
005
DQ
电视
001
电器设备及杂项设施
空调
002
冰箱
003
微波炉
004
饮水机
005
音响
006
风扇
007
吸尘器
008
热水器
009
洗衣机
010
电话机
011
照相机
012
碎纸机
013
咖啡机
014
办公家具用品
BG
大班台(桌+边柜)
001
办公桌
002
长条桌
003
会议桌
004
玻璃圆桌
005
演讲台
006
前台接待桌
007
办公椅
008
沙发
009
茶几
010
衣柜
011
工艺品
012
文件柜
013
保险柜
014
015
016
017
018
计算机等电子设备
JS
电脑(主机、显示器)
001
笔记本
002
IPAD
003
打印机
004
复印机
005
扫描仪
006
投影仪
007
移动硬盘
008
U盘
009
电话交换机
010
路由器
011
网络交换机
012
DVD
013
功放
014
麦克风
015
扩音器
016
017
018
019
020
生产设备
SC
锅炉
001
缝纫机
002
包缝机
003
蒸汽熨斗
004
验布机
005
006
007
008
009
010
(1)一级编码第一位字母为G(固定资产)或D(低值易耗品),第二三位为资产分类前两个汉字汉语拼音第一个字母(大写)组合而成(如上表所示);
(2)二级编码为该资产所属类型数字代码(如上表所示);(3)为资产购买年份月份(例:
2013年2月为1302);(4)四级编码为对应资产流水号(0001-9999)
5、固定资产标签统一按如下式样制作:
XXXX固定资产
物品名称:
型号:
资产编号:
使用单位:
保管责任人:
(三)固定资产信息卡(标签)粘贴要求:
1、标签粘贴范围:
资产分类中土地、房屋、建筑物、运输设备等不适宜粘贴标签的可以不粘贴标签,但在台帐记录中仍需对其进行编码、标识和统计,除此之外其它固定资产原则上均需按规范要求粘贴标签。
2、标签粘贴原则:
根据物品通常摆放位置,从便于观察并易于粘贴、保管的原则出发,按以下顺序选择标签粘贴位置:
(1)能够正面粘贴的,首先选取正面右上角位置粘贴;
(2)正面无处粘贴的,可选择顶部前端位置粘贴;
(3)正面和顶部都无法粘贴的,可选择侧部前上角位置粘贴;
(4)上述位置均无法粘贴的,可粘贴在背面右上角位置;
(5)台式计算机须在显示器、主机上同时粘贴资产标签;笔记本电脑应将标签粘贴在底部不影响机器散热处;
(6)各类车辆标签粘贴在车辆前挡风玻璃内侧右上角;
(7)无法粘贴标签或不适宜粘贴标签的资产,须在《固定资产代码台账》备注栏写明原因。
3、标签粘贴注意事项:
(1)粘贴时应仔细核对资产信息,确保账、物对应相符,避免贴错资产。
(2)标签粘贴务求端正、整齐,位置统一,切实遵循不易磨损并便于查询的原则。
标签应粘贴于表面平坦、醒目且不易磨损的位置,以便随时查看;标签粘贴必须保持平整、光洁,不能弯曲。
(3)标签粘贴前,应对粘贴位置做去油、去污处理。
(4)标签粘贴位置与资产边界之间应保留一定距离,一般以1厘米左右为宜。
(5)设备类标签粘贴原则上应选择在设备醒目不易磨损的外壳之上,若条件允许最好粘贴在设备右侧或右上方,其中:
①计算机类设备,显示器标签贴在背面,主机标签贴在机箱上,且不能被覆盖。
②由多个台件组成的大型设备,凡以“**系统”整体列目建账的(如多媒体音箱系统),其标签粘贴位置应选择在主机或价值高、体积大的设备上。
③粘贴位置为曲面(类似圆柱面)的,标签按曲面中轴方向粘贴。
④资产标签尺寸大于应标识设备的(如数码相机等),则保留标签重要信息(资产编码),其余剪除后再行粘贴。
(6)办公家具类标签粘贴按如下规则办理:
①柜类、架类家具粘贴在柜(架)正面右上角横框处。
②桌类、沙发类家具粘贴在资产侧面上部位置。
③带靠背椅子类家具粘贴在资产后背底部或坐面底部。
④其它类家具视其外形选定不易磨损的位置粘贴。
4、标签粘贴操作程序:
(1)对照设备和台账上的资产编号选取相应的标签,核对标签信息(名称、型号、使用单位等),确保准确无误。
(2)将标签一端撕下,粘贴在规定位置。
(3)抹平标签,避免边、角翘起现象,并用透明胶带对标签进行加固处理。
(四)附则:
1、本规则及规范要求由财务部及行政部负责制定和解释,自正式颁布之日起开始生效。
执行中如有未尽或不妥事项,可以适时进行修改与完善,修改完善后的版本为最新版本,原版本同时作废。
2、本制度实施后,公司范围内其它制度中与此不一致或有所抵触的相关条款一律作废,均以此为准遵照执行。
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