行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政管理制度
工作人员差旅费管理办法
第一章总则
第一条为加强和规范集团工作人员差旅费管理,参照《公司工作人员差旅费管理办法》,本着实事求是、勤俭节约、规范管理、便捷高效的原则,结合集团实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于集团各部门(以下简称各部门)及各所属公司(以下简称所属公司)。
第三条差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
城市间住宿费凭票据报销,伙食补助费和市内交通费实行定额包干。
第四条差旅费中的住宿费、伙食补助费实行属地化管理原则,即工作人员赴外地出差期间,一律执行当地住宿费、伙食补助费标准。
第五条各部门要严格差旅费预算管理,控制差旅费支出规模,从严控制出差人数、天数;严禁无实质内容、无明确公务目的差旅活动;严禁以任何名义和方式变相公款旅游;严禁异地单位间无实质内容的学习交流和考察调研。
第二章交通费
第六条城市间交通费是指工作人员因公到常驻地以外地区出差乘坐汽车、火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
第七条出差人员要按照规定等级乘坐交通工具,凭票报销城市间交通费。
未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。
(一)乘坐飞机要从严控制,不得随意乘坐飞机。
因任务紧急等特殊原因需乘坐飞机的,本人要有书面说明,事前报经集团主要领导审批核准后方可乘坐。
上下级同行出差时,下级可与上级同标准。
(二)连续乘坐火车超过8小时,可购同席卧铺票。
特殊情况经集团领导批准后,可以乘坐软卧,按照软卧车票报销。
第八条在不影响业务、确保安全的前提下,出差人员应当选乘经济便捷的交通工具,订(退)票手续费、打包费等在50元内的可凭票核销。
第九条公司因业务需要,出差至50公里以上地区、公司无法安排车辆需由相关人员自驾车辆解决交通问题的,根据下列标准给予报销并纳入公司交通费核算范围。
具体操作程序如下:
1.自驾人员及乘车人员不享受市内交通费。
2.自驾人员至人力资源部领取派车单,经部门负责人、人力资源部、分管领导审核签字后,此派车单生效。
3.自驾人员将派车单交至人力资源部由人力资源部抄表员记录出车前码表数,并拍照留存,车辆使用完毕后,由人力资源部抄表员再次记录码表数,作为出车里程数存档。
交通补贴标准按1元/公里标准按次报销。
若无派车单或未在出车前记录码表数,不予报销。
4.交通补贴范围:
常住地50公里以外地区。
5.报销票据必须为税务局代开的“有形动产租赁-汽车租赁”发票;过路费据实报销;停车票不列入报销范围。
第十条已根据相关制度报销租车费用人员不得同时报销此项费用。
第三章住宿费
第十一条住宿费是指工作人员因公出差期间入住宾馆(包括酒店、饭店、招待所)发生的房租费用。
第十二条出差人员住宿费核销限额统一执行财政部分省、自治区、直辖市及计划单列市核定的住宿费和伙食费补助标准和辖区内差旅费标准,按出差实际住宿天数计算,超出限额部分由个人承担。
第十三条出差人员应当选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。
无住宿费票据的,一律不予报销住宿费。
第四章伙食补助费
第十四条出差人员的伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,统一执行财政核定的伙食补助费标准,按规定包干使用,不再报销其他相关费用。
第十五条出差人员乘坐火车或长途班车,连续乘车超过8小时的,可凭车票按照自然(日历)天数,每人每天加发50元伙食补助。
第五章市内交通费
第十六条市内交通费是指工作人员因公出差期间单位未派车情况下发生的市内交通费用。
路程在50至100公里城市间的交通费,按市内交通费对待,按照自然天数予以报销。
在不影响业务、确保安全的前提下,出差人员应当选乘公用交通工具(特殊情况下报备后方可乘坐出租车),凭车票80元以内实报实销;超过80元/天,按照80元报销,不再报销其他交通费用;50公里以内城区的不报销市内交通费。
第十七条出差在其他城市的,自到达目的地后参照市内交通费执行(无50公里区域限制),不再报销其他相关费用(包括机场专线客车)。
第六章南疆常驻单位出差
第十八条常驻单位以常驻地为基点,至常驻地城区内和50公里以内地区出差不报销差旅费;50公里以上地区出差按照集团工作人员常驻地以外住宿费、伙食补助标准表执行,交通费按照本管理办法第五章执行。
第十九条常住单位回,不属于出差范围,仅报销来往车费。
第七章报销规定
第二十条工作人员出差前必须按规定填写出差审批单,一般员工出差需经部门负责人、分管领导批准;部门中层人员出差须经分管领导、总经理批准;副总经理及以上高管人员出差须经董事长批准。
第二十一条单次出差发生的所有费用应一次性核销,不得分次报销。
第二十二条到常驻地以外的地区参加会议、培训的,期间执行会议和培训费的相关制度。
按照往返各1天计发伙食补助费和市内交通费,会议和培训期间不发放市内交通费。
第二十三条根据中央和国家机关有关规定,会议费由召开会议单位承担的,不再报销会议(务)等费用;办会单位不承担食宿的,会议期间的住宿费和伙食补助按规定报销;会议通知没有注明费用自理的,一律不予报销伙食补助、住宿费。
第二十四条严禁借培训名义参加公款旅游等活动,如参加常驻地以外地区的培训班统一组织的调研、考察、参观发生费用的,应将单位书面意见及培训通知报集团领导批准。
第二十五条集团内部工作人员因调动工作发生的费用应由调入单位按照差旅费管理规定予以一次性报销,随迁家属和搬迁家具发生的费用由调动人员承担。
第二十六条工作人员趁出差工作之便,就近回家探亲(需附单位探亲审批表),其绕道车、船费扣除出差直线单程车、船费,超支部分由个人承担。
绕道、在家期间不予报销住宿费,不发放伙食补助和市内交通费。
第二十七条工作人员出差结束后应当于20个工作日内办理报销手续。
差旅费报销时应当提供出差审批单、机票、车船票、住宿费发票等票据。
第八章监督问责
第二十八条各部门领导及所属公司主要领导应当加强对本部门(单位)工作人员出差活动和经费报销的内控管理,对本部门(单位)出差审批制度、差旅费预算及规模控制负责,相关负责人、财务人员等对差旅费报销进行审核把关,确保票据来源合法,内容真实、完整、合规。
对未经批准擅自出差、不按规定开支和报销差旅费的人员进行严肃处理。
第二十九条集团财务部、人力资源部对各部门工作人员差旅费管理和使用情况进行监督检查。
主要包括:
(一)差旅审批制度是否健全,出差活动是否按规定履行审批手续;
(二)差旅费开支范围和标准是否符合规定;
(三)差旅费报销是否符合规定;
(四)是否向下级单位、企业或其他单位转嫁差旅费;
(五)差旅费管理和使用的其他情况。
第三十条出差人员应当严格按规定开支差旅费,费用由所在单位承担,不得向权属单位或者有业务关联其他单位转嫁。
第三十一条出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求,不得在出差期间接受违反规定用公款支付宴请、游览和非工作需要的参观,不得接受礼品、礼金、有价证券和土特产品等。
第三十二条违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关单位和人员的责任:
(一)无出差审批制度或出差审批控制不严的;
(二)虚报冒领差旅费的;
(三)擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准的;
(四)不按规定报销差旅费的;
(五)转嫁差旅费的;
(六)其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的,由集团财务部会同有关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报批评。
对直接负责的人员和相关责任人,给予行政处分。
对于严重违纪的行为,纪检监察部门按照党纪政纪予以处理。
行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。
第九章附则
第三十三条本办法所指出差人员,均含汽车驾驶员。
驾驶员行车未出城区的,按每人每天30元标准发放补贴。
驾驶员出差审批单由分管领导或部门领导签字后,作为报销差费的依据。
第三十四条各部门报销差旅费应由部门领导在年度预算内合理安排,不能挤占其他费用,不得将差旅费延迟到次年报销。
第三十五条集团所属公司按照本制度,结合本公司实际情况,制定本企业具体的差旅费管理办法;也可以参照集团办法执行,但是相关标准的上限不能超过本办法的规定,所属公司所制定的办法须报集团核定后执行。
第三十六条本办法由集团财务部负责解释。
公司印章管理制度
第一章总则
第一条为进一步加强公司印章管理,维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性,保障公司的正常利益和工作的顺利开展,特制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司各部门及所属各子公司。
第二章印章种类
第三条印章种类及使用范围
(一)法人章:
刻有法人代表姓名的印章,主要用于必须加盖法人章的凭证和法律文书。
(二)公司章:
刻有“***公司”及“合同专用章”字样的印章,法律效力代表公司。
(三)业务专用章:
如财务专用章等,此类印章法律效力仅限于本业务范围。
(四)私章:
未经公司批准,任何人员不得在工作中使用私章。
第三章印章的刻制
第四条印章刻制的申请程序
(一)部门负责人提出书面请示交公司党群工作部;
(二)公司党群工作部审核后将请示呈公司领导审批;
(三)请示经批准后,公司党群工作部根据申请部门印章刻制的具体要求统一请购。
第五条印章的领取
(一)各部门人员到公司党群工作部领取印章时,须在《印章保管登记表》(上登记;
(二)印章领取前,党群工作部确定印章符合原定要求,获取印章印模,并将印模存档。
(三)领取者将印章交部门(公司)负责人,部门(公司)负责人确认印章无误后将其交指定人员保管并做好登记。
第四章印章管理
第六条印章保管
所有印章均须指定专人进行妥善保管并定期保养。
印章保管人员离岗或分工调整的,须做好印章交接工作,并填写《印章交接单》。
经公司总经理授权由本公司党群工作部专人或其授权人负责公司行政公章的保管工作,监督行政公章的保管使用工作;
各种业务专用章由主管该项业务的人员或其指定负责人保管。
如:
由公司党群工作部专人负责本公司合同专用章的保管使用工作;由会计负责本公司财务专用章的保管使用工作;由出纳负责本公司法定代表人私章的保管使用工作。
公司公章及合同章实行一人一锁管理;
印章管理人要树立高度的责任心,坚持原则,工作细致,严格执行本制度,确保印章保管和使用的安全,确保不出现印章使用混乱的现象。
不得擅自将印章转交他人代管。
保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。
未经主管领导同意,不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
印章原则上不允许带出公司,对确需将印章带出使用的,应在填写《印章使用审批单》时载明事项,并填写《印章外出借用申请单》,经公司相关领导同意后,方可携带使用。
第七条用印范围
(一)所有印章均应明确确定其用印范围,以便印章保管人员正确用印。
(二)业务专用章用印范围由专管该项业务的负责人或其授权人确定。
(三)公司行政公章使用范围:
1.以公司名义发出的对内与对外公文、公函,上报政府机关的材料、报表等各类文件;
2.以公司名义签章的证明、委托书、公证书等;
3.以公司名义签章的经营性协议、合同等;
4.以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借据、借款申请书等;
5.以公司名义办理的延缓工程周期、减缓(减免)各类税费等申请性材料;
6.其他经公司法人代表审批同意签章的。
(四)董事长(总经理)私章用印范围由董事长(总经理)或其授权人确定。
(五)不得在与公司业务无关的任何证明或担保上盖章。
第八条印章使用
(一)公司行政印章、合同专用印章使用审批手续
1.公司各部门因公务需加盖公司行政印章的,经办人须填写印章使用审批单,经分管领导签署意见,报总经理审批后方可使用。
2.合同专用印章须经公司法定代表人审批或签署授权委托书后使用,未经总经理签字不得使用。
3.公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的,由员工写出书面申请,经部门负责人签字,报分管领导审核,由总经理审批后方可盖章。
4.综党群工作部必须将盖章的文件原件存档保管,在特殊情况下确实无法留存原件的要以复印件存档。
5.对过期或作废的文件,必须交回党群工作部统一销毁。
(二)财务专用章使用审批手续
1.财务使用的常规性、一般性的表格、证明、函件,如规范性的各类报表等,由财务部负责人审核后,报总经理同意后方可盖章,并做用章登记。
2.对过期或作废的文件,必须交回财务室统一销毁。
第九条印章停用
(一)印章在停用之日应向有关单位发文通知,将停用印章送缴公司党群工作部销毁或交档案室封存,并在《印章保管登记表》中注明“停用日期”。
(二)印章丢失时,印章保管部门应立即向公司党群工作部报失并公告作废。
第五章附则
第十条本制度解释权、监督执行权归公司党群工作部。
第十一条本制度自印发之日起正式执行,原相关规定自行废止。
公司文件收发管理制度
第一章总则
一、为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司文件管理工作,使之规范化和提升效能化,特制定本制度。
二、集团公司文件是传达集团公司的方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
因此,必须认真做好文件管理,有效为公司发展服务。
三、党群工作部是公司公文处理工作的管理部门,负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作,对各部门及所属子公司的公文处理进行检查指导和监督管理。
公司全体人员都应努力提高文件质量和执行处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
公司文件由集团及公司领导研议后统一发放、传递、用印、保管和立卷归档,子公司由负责人指定人员进行文件管理相关事宜。
第二章文件分类
一、规定发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。
二、决定、决议对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
三、通知转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。
四、通报表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
五、请示、报告向上级请求批示与批准,用“请示”。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
六、批复答复请示事项用“批复”。
七、函商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”。
八、会议纪要传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。
第三章文件格式
一、公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)、印发部门和时间等部份组成。
二、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
三、紧急程度分为“特急”、“急件”。
四、公文标题应准确、简要概括文件的主要内容。
五、发文字号包括代号、年号、顺序号。
六、公司发文代号为“司发〔xxxx〕xx号”文,如:
发〔2018〕5号。
内发文件对全公司具有效力,对外发文应表公司的整体意志。
七、公文内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
八、发文单位必须注明全称。
九、多页文件应标明页码。
十、文件须经盖章或签字方为有效。
十一、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。
力避随意发文。
发文由党群工作部统一编号。
第四章收文
一、所有外单位来文均由党群工作部专人收办,并统一拆封、编号、登记,及时报领导签批并送相关部门处理。
二、收文办理程序:
党群工作部登记、分发→领导签批→各部门承办→党群工作部催办→立卷→归档→销毁。
三、收文需详细填写文件审批笺:
公司收文:
《文件批阅单》
一份收文单只对应一份公文。
四、收文件时间分定为:
重大文件或重要文件当日内回复,一般文件2日内回复,普通文件3-5日内回复。
五、收文件执行结果须在要求时限内上报集团及上级管理公司。
第五章办文
一、办文由收文公司党群工作部安排执行。
二、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由相应部门负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全、保密,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由各单位指定专人保管、立卷归档。
第六章发文
一、发文办理程序:
(一)公司内部发文:
经办人拟稿→部门经理审核(签字)→主管副总经理核准(签字)→总经理签字→董事长签字→党群工作部统一编号→打印→盖章→发文(包括纸质版或电子版)→备案
(二)公司对外发文:
经办人拟稿→部门经理审核→主管副总经理核准→总经理审批并签发→党群工作部统一编号→打印→盖章→发文→备案
二、发文需详细填写文件审批笺:
公司发文:
《公司发文单》
一份发文单只对应一份草拟公文。
有关领导因出差或其他原因无法签发的急件,应电话请示有关签发人后,按照董事长、总经理、副总经理的顺序,分别由后者先代为签发,在有关签发人回来后进行补签。
经集团公司领导审批签发的文件,经办人员要在1个工作日内发出。
文件付印前,应由经办人员负责校对,并由部门经理进行复核。
第七章其它
一、时限要求:
特急:
限4个工作时内完成。
急件:
限8个工作时内完成。
各部门和所属子公司在收到集团公司或上级公司的行文时,当日内务必领取完毕,并呈报单位领导安排执行。
文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
本制度自印发之日起执行,公司党群工作部负责解释。
公司证照使用和管理规范制度
第一章总则
第一条为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理,避免因管理不善给公司带来的风险,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度。
第二条本办法适用于集团公司各部门及所属各子公司,公司下属的子公司参照执行。
第三条公司总经理授权党群工作部负责公司的证照资料(原件、电子档以及复印件)的管理工作,领取、发放、回收证照,监督证照的保管和使用。
公司的证照包括但不限于营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证及企业各类其他证件的原件、电子档及复印件等。
第二章证照资料的领取和保管
第四条公司的证照资料由各部门专人依职权领取并保管。
公司证照均要填写《证照备案登记表》;各负责领取证照的人员,均须将证照资料(原件、复印件、电子档)交由公司党群工作部办公室存档。
第五条证照资料必须由党群工作部指定专人负责,妥善保管,非按照本规定程序不得转借他人。
第六条公司建立证照领用保管卡,记录专人领取和归还证照情况。
第七条证照资料保管人员离岗或分工调整的,须做好证照资料交接工作,并填写《证照资料交接单》。
第三章证照资料的使用管理
第八条因工作需要借阅、借用、复印证件资料,须到办公室填写《公司证件使用申请单》,写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等,经部门主管审批,总经理签批确认后,可到党群工作部办理相应手续;
第九条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务证照,无须经上述程序。
第十条党群工作部仅凭总经理签批的申请单办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人员提出的任何要求,均不予受理;
第十一条凡借阅、借用证照资料,必须在申请期限内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与第八条相同,但最长不得超过15天;
第十二条使用证照复印件的,保管人必须在证照复印件上注明使用用途、使用证照复印件的有效期。
第十三条公司证照不得丢失、损坏。
如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续;
第十四条不许擅自使用公司的证照进行各种担保;
第四章证照的年审、续期、变更
第十五条证照的年审、续期、变更,应当由相关部门依据国家政策的相关规定及时办理,如:
行政类证照(如工商营业执照、组织机构代码证等)由党群工作部负责办理,财务类证照(如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等)由财务部门负责办理,其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、续期等手续,证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。
第五章相关责任
第十六条任何人员必须严格依照本制度规定程序使用证照,未经本制度规定的程序,不得擅自使用。
第十七条证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录,确保证件数量的准确性,对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认,证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任;
第十八条证件借阅人负责借阅期间的文件保管,确保公司证件的完整性和整洁性,使用完毕后应及时归档。
借阅后不得将证件转借其他人使用。
第十九条违反本制度的规定,给公司造成损失的,由违纪当事人予以赔偿,并由公司对违纪者予以处罚,造成严重损失或情节严重的,移送有关司法机关处理。
第六章附则
第二十条本制度自印发之日起执行
第二十一条本制度的解释权归公司党群工作部。
公司合同管理制度
第一章总 则
第一条为规范公司(以下简称:
公司)合同管理工作,防范与控制合同风险,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公司法》等国家现行法律、法规、规章,结合集团公司生产经营实际,做到签约有约束、履行有监督、奖罚有依据,切实维护公司的合法权益,特制定本办法。
第二条凡以公司名义对外发生的一切经济活动,应当签订合同。
订立合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第三条本制度所包括的合同是:
大宗生产材料购买、施工、租赁等方面的合同,不包括劳动合同。
第四条合同均应采用书面形式,对外签订的合同应使用国家规定的标准文本,无标准文本的应该使用公司起草的合同文本。
有关合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
有关合同的抵押、担保以及附属合同均应采用书面形式作为合同的组成部分。
第五条本制度所称合同管理是指公司实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。
第六条公司合同管理实行“归口管理、分级把关、分工负责”的合同管理体制。
遵循“事先审核、统一管理”的原则。
严格按下列原则履行:
(一)依法签订合同,保证合同的合法性;
(二)切实履行合同,提高合同的履约率;
(三)有效监控合同,保证资料的完整性;
(四)及时处理合同纠纷,维护公司的合法权益。
第七条凡公司合同都必须通过法律顾问审核,公司法律顾问对合同的合法性、规范性负责。
第八条本制度适用于集团公司各部门及所属子公司在经营管理活动中所签订合同的管理。
第九条合同管理人员和委托代理人应当具备下列条件:
(一)具有完全的民事行为能力;
(二)遵纪守法、作风正派、廉洁自律、具有良好的职业道德;
(三)具有相应的业务工作能力;
(四)具有一定的法律素质;
(五)其他应当具备的条件。
第十条任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。
第二章合同管理部门、人员及其职责
第十一条合同管理根据内容性质的不同由各归口部门分别管理,设立合同管理员,指定专人负责,并定期向部门领导报告工作情况,受部门领导的业务指导和监督检查。
第十二条公司各合同管理部门按所定职责在分管领导的指导下开展工作。
第十三条合同管理部门负责管理本部门业务范围内与合同管理有关的工作,其主要职责是:
(一)负责起草本部门
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