西南科技大学教学秘书使用手册.docx
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西南科技大学教学秘书使用手册
青岛易通研究生信息管理系统
使用说明书
(V4.0)
用户类型:
□研究生院(处、部)管理人员
■学院研究生秘书
□导师任课教师
□学生
系统操作:
■B/S结构□C/S结构
二〇一四年八月
版权所有:
青岛易通诚信软件有限公司—研究生秘书—
目录
第二章学籍管理47
一.导入学生信息47
1.导入excel数据47
2.导入DBF录取库(以学历硕士为例)47
二.更改或新增学生信息48
三.学籍异动管理48
四.学生违纪管理49
五.导师管理49
1.导入导师信息49
2.导师信息更换49
六.数字迎新50
1.设定学生报到信息50
2.报到证件信息审核50
七.学生照片信息维护50
1.导入学籍照片50
2.导入学位照片50
3.审核学籍/学位照片50
八.欠费信息管理51
1.欠费学生信息管理51
2.欠费详细信息查询51
九.奖学金管理52
1.奖学金分类设置52
2.设定奖学金类别标准52
3.设定奖学金院系名额53
4.奖学金分配管理53
十.组织管理54
1.学生政治面貌管理54
2.支部成员信息管理54
3.支部小组信息管理54
十一.统计报表导出55
1.学籍信息导出55
第三章培养管理56
一.制定培养方案56
1.制定培养方案56
2.审核培养方案57
3.培养方案调入57
4.学制方案年度设定58
二.课程排课管理59
1.课程开课59
2.课程排课59
(1)添加上课班级59
(2)添加任课教师60
(3)添加学生61
(4)安排上课时间62
(5)安排上课地点63
(6)导入排课课程64
三.课程选课管理64
1.设定选课时间64
2.开放课表65
3.网选条件设定65
4.检查选课适用情况66
5.审核已排课课程67
四.教学评价管理67
1.设定评教指标67
2.教学评价信息管理67
五.考务信息管理68
1.辅助信息设置68
(1)添加学期考试考场信息68
(2)添加考试时间68
(3)考生须知说明69
(4)监考须知说明69
2.班级考试69
(1)情况一:
排课班级考试69
(2)情况二:
课程班级考试70
第四章成绩管理73
一.教师录入成绩73
1.管理端审核教师提交的考核信息73
(1)班级考试情况审核73
(2)教师提交考核信息审核73
2.管理端设定成绩计算方法74
3.设定教师录成绩入时间74
二.查看班级成绩录入进度75
三.成绩审核75
第五章毕业管理76
一.论文开题76
1.开题报告申请要求76
2.开题申请开放76
3.给予开题结果成绩77
4.给予开题报告是否通过的结果78
(1)直接给予开题报告结果78
(2)未提交开题报告信息学生给予结果78
5.审核开题结果79
二.论文网上评审80
1.维护评审单位信息80
2.设定论文评审指标80
3.论文评审开放81
4.审核评审申请81
5.网上评审使用说明82
6.审定评审份数及安排方式82
7.评审论文编号83
8.设定评审单位、评审方式83
9.设定论文开评日期84
10.设定网选论文84
11.评审成绩信息管理85
12.给予论文评审结果85
13.审核评审结果信息85
三.论文答辩管理86
1.设定答辩申请要求86
2.开放答辩申请86
3.审核答辩申请信息86
4.公示答辩信息86
5.答辩分组87
(1)设定答辩时间年度87
(2)管理答辩小组信息87
(3)添加答辩小组成员87
(4)学生答辩小组分配88
(5)设定论文答辩秘书88
6.答辩结果89
(1)答辩秘书89
(2)系统管理员89
四.毕业综合管理90
1.毕业日期设定90
2.毕业信息设定90
3.毕业证书证号91
第六章学位管理92
一.设定当前年度批次92
二.学位申请信息要求92
三.开放学位申请93
四.审核学位申请信息93
五.学位委员会管理94
1.分学委员会信息管理94
2.校学委员会信息管理95
五.学生分会管理95
1.设定分会会议95
2.设定学生上分会96
3.记录分会表决结果96
4.设定分会讨论结果96
六.学生校会管理97
1.设定校会会议97
2.设定学生上校会97
3.记录校会表决结果98
4.设定校会讨论结果98
七.学位综合信息管理99
1.设定学位授予日期99
2.编排学位证书编号99
3.审核学位授予结果100
八.学位信息上报100
第七章密码管理101
一.个人密码修改101
二.查询和修改教师学生密码101
1.学生密码信息查询101
2.教师密码信息查询101
第八章工具管理102
一.提取系统数据102
二.图片转PDF工具102
第二章学籍管理
一.导入学生信息
1.导入excel数据
操作菜单:
学生-导入数据-导入excel数据
操作说明:
通过Excel表格批量导入学生数据1.点击“输出名单”按钮,输出学生数据导入表格,按照表格要求整理学生数据,导入数据。
2.检查学生数据无误后,通过“查询学生”或“选中学生”,点击“导入系统”按钮,将学生数据导入系统。
2.导入DBF录取库(以学历硕士为例)
操作菜单:
学生-导入数据-导入DBF数据-学历硕士数据导入
操作说明:
通过DBF表格导入学生数据,将从国家信息库中导出的学生DBF信息表格导入系统。
二.更改或新增学生信息
操作菜单:
学生-学籍管理-信息管理-学历硕士信息管理
操作说明:
点击右上角“新增”按钮,可在弹出的对话框内新增一个学生信息。
然后学生姓名后对应的“编辑”按钮,可查看并修改学生的基本信息;点击“删除”按钮,可删除该学生信息。
三.学籍异动管理
操作菜单:
学生-综合管理-学籍异动-学籍异动信息管理
操作说明:
点击新增按钮,可新增一个异动学生信息,点击学生姓名后编辑按钮,可对异动学生信息进行编辑修改等。
点击导出“excel”或者“DBF”格式可用于存档。
四.学生违纪管理
操作菜单:
学生-综合管理-违纪管理-学生违纪信息管理
操作说明:
操作参考“学籍异动”
五.导师管理
1.导入导师信息
操作菜单:
学生-综合管理-导师管理-导入导师信息管理
操作说明:
点击“输出表格”输出学生导师安排表格。
按照表格要求整理好相关信息后将表格导入系统。
2.导师信息更换
操作菜单:
学生-综合管理-导师管理-导师信息更换管理
操作说明:
将系统内的学生已安排导师更换为另外一名导师。
选中要更换导师的学生,点击“选择”按钮选择要更换的导师。
然后点击“导师更换”按钮。
可点击导出按钮,导出查询到的信息。
六.数字迎新
1.设定学生报到信息
操作菜单:
学生-综合管理-数字迎新-学生是否报到管理
操作说明:
如果学生报到可以设定为通过。
可以点击“选中”进行单个设定,也可以点击“查询”按钮,进行批量设定通过。
2.报到证件信息审核
操作菜单:
学生-综合管理-数字迎新-报到证件信息审核
操作说明:
如果学生报到证件验证后,可以设定为通过。
可以点击“选中”进行单个设定,也可以点击“查询”按钮,进行批量设定通过。
七.学生照片信息维护
1.导入学籍照片
操作菜单:
学生-其他管理-照片管理-学籍照片信息管理
操作说明:
(1)点击“浏览”按钮,找到学生学籍照片压缩文件,选择“照片文件名关键字”后,点击“导入照片”系统即可自动将照片与学生一一对应。
(2)或是点击“选择文件”按钮,通过网盘导入的方式将网盘上的学生学籍照片导入系统。
(3)点击学生姓名后对应的“查看”按钮,可查看学生学籍照片信息;点击“删除”按钮,可删除学生学籍照片。
(4)点击“检查照片”按钮,检查照片有无错误。
2.导入学位照片
操作菜单:
学生-其他管理-照片管理-学位照片信息管理
操作说明:
参考“学籍照片信息管理”
3.审核学籍/学位照片
操作菜单:
学生-其他管理-照片管理-学籍照片信息审核
操作菜单:
学生-其他管理-照片管理-学位照片信息审核
操作说明:
对学生或者管理员上传的学籍照片信息进行审核。
点击“审核”按钮,可对该学生的学籍照片进行审核;点击“删除”按钮,可删除该学生上传的学籍照片信息。
也可通过“查询学生”或“选中学生”对学生的照片进行批量审核和查看。
八.欠费信息管理
1.欠费学生信息管理
操作菜单:
学生-其他管理-欠费管理-欠费学生信息管理
操作说明:
新增欠费学生,并可对欠费信息进行修改和删除。
还可设定该学生还款信息。
可以通过excel表格,直接导入数据或者输入学号,点击新增按钮设置相关信息。
如果点击右侧还款,请到“欠费详细信息管理”处查询还款信息。
2.欠费详细信息查询
操作菜单:
学生-其他管理-欠费管理-欠费详细信息查询
操作说明:
同“欠费学生信息管理”如果学生已经还款,需要设定“已还”,不要直接删除欠款信息。
若想删除,需要设置“已还”保存之后,再删除学生还款信息。
直接删除后,学生会出现已经还款,但是系统中查询不到学生还款或者欠款信息,若设置验证欠费信息,学生有可能不能登系统的状况。
九.奖学金管理
1.奖学金分类设置
操作菜单:
学生-奖学金管理-奖学金分类设置
操作说明:
在下面方框内输入奖学金分类代码及分类名称后,点击“新增”按钮,点击分类名称后对应的“编辑”按钮,可对奖学金类别进行修改;点击“删除”按钮,可删除该类别标准。
2.设定奖学金类别标准
操作菜单:
学生-奖学金管理-奖学金类别标准
操作说明:
新增一个奖学金类别信息,可供院系进行选择,需要根据奖学金分类分别设置相关奖学金信息。
3.设定奖学金院系名额
操作菜单:
学生-奖学金管理-奖学金院系名额
操作说明:
需要根据奖学金分类,分别设定相关信息直接新增
4.奖学金分配管理
操作菜单:
学生-奖学金管理-奖学金分配管理
操作说明:
点击“新增”按钮,可新增一个学生奖学金分配信息。
也可点击“数据格式”按钮,导出奖学金分配表格,整理好后导入系统即可。
在查询栏内输入查询条件,查找到符合查询条件的学生信息。
点击学生姓名后对应的“编辑”按钮,可修改奖学金分类及奖学金名称信息;点击“删除”按钮,可删除该奖学金分配信息。
也可通过“查询学生”或“选中学生”批量删除奖学金分配信息。
十.组织管理
1.学生政治面貌管理
操作菜单:
学生-组织管理-学生政治面貌管理。
操作说明:
对学生政治面貌信息进行修改和删除,并可导出。
点击学生姓名后对应的“编辑”按钮,可对学生政治面貌信息进行修改;点击“删除”按钮,可删除该学生的政治面貌信息。
2.支部成员信息管理
操作菜单:
学生-组织管理-支部成员信息管理
操作说明:
新增党支部信息,并可对支部进行修改、删除和为支部添加支部成员。
点击新增按钮,可以直接添加党支部信息。
点击“导出”,可以直接导出查询到的支部信息。
3.支部小组信息管理
操作菜单:
学生-组织管理-支部小组信息管理
操作说明:
可以完善信息,点击新增按钮,新增支部小组信息并可以进行添加小组成员。
十一.统计报表导出
1.学籍信息导出
操作菜单:
学生-统计报表-学籍信息导出管理
操作说明:
可以根据不同的字段,导出相应字段的数据。
导出字段信息设定不要操作,如有不全字段请联系技术人员进行添加。
第三章培养管理
一.制定培养方案
1.制定培养方案
操作菜单:
培养-培养信息管理-培养方案管理-学历硕士培养方案。
操作说明:
(1)点击“重新提取”按钮,提取系统内录入需要制定培养方案的最新专业信息。
点击专业名称后对应的“编辑方案信息”按钮,可对培养方案基本信息进行修改;点击“删除”按钮,可删除该专业信息。
(2)编辑课程信息:
点击“编辑课程信息”按钮,可对培养方案内的课程信息进行添加、删除和分组。
在左上角输入课程编号,点击“课程添加”按钮,单独添加一门课程;也可点击“批量添加”按钮,批量添加课程信息。
(3)添加完课程后,在课程名称后对应的属性栏内对课程进行调整。
在“必选”框内打“√”意味着该课程为学生必选课程,学生不得放弃选择。
在“学期”栏后的“可选”框内打“√”,意味着学生在提交培养计划的时候可自己调整该门课程的选修学期。
(4)点击课程名称后对应的“删除”按钮,可在培养方案中删除该门课程;点击“编辑”按钮可设定课程属性。
修改完成后,点击课程名称后对应的“保存”按钮。
选中培养方案中划分为同一组的学生,在其前面的方框内打“√”,在下面的分组描述中,选择改组要求学生选择的课程门数及组号,点击“组合成组”按钮。
取消分组操作相同。
分完组之后,点击右上角“保存”按钮。
退出后,点击前一页面的专业名称,可查看分组显示情况。
(5)可以通过“输出方案”或“输出课程”按照要求完善数据后,直接导入系统,无论进行哪些操作都要看好年度。
2.审核培养方案
操作菜单:
培养-培养信息管理-培养方案管理-培养方案审核管理
操作说明:
通过“查询方案”或“选中方案”对培养方案进行批量审核或批量撤销。
,对已制定完成的培养方案进行审核,已审核的培养方案不可再修改。
若要修改需先撤销对该方案的审核。
3.培养方案调入
操作菜单:
培养-培养信息管理-培养方案管理-往年培养方案调入
操作说明:
(1)实现不同年度培养方案之间的互相调用,若本年度培养方案相对以往年度修改不大,可实现将往年培养方案调入当前年度,节省重新制定培养方案所要花费的时间。
(2)在左上角选择原有年度培养方案作为调出方案;下方选择目标年度作为调入年度。
在右边选择框内选择需要调入的专业,在选中的专业名称前方框内打“√”点击“调入”按钮,即可实现原有年度选中培养方案对当前年度的覆盖。
4.学制方案年度设定
操作菜单:
培养-培养信息管理-培养方案管理-学制方案年度管理
操作说明:
按照条件,分别设定学生的学制和培养方案年度。
如果学生没有学制,在后来的毕业学位模块无法走通,比如开题申请,需要按照学生的学制来开放专业。
二.课程排课管理
1.课程开课
操作菜单:
培养-课务信息管理-其他管理-课程开课设置管理
操作说明:
1.如果在特定学期没有开课信息,可以点击“季节、计划、方案”按照年度然后设置开课。
年度只是相对于培养方案(一般是新生还没来得及制定培养计划)
2.课程开课季节、适用的学生类别需要在课程库里面设置,一般在把课程导入系统时已经设置好了:
检查位置(系统-基础数据管理-基本数据-课程信息维护管理)
3、可以直接添加课程编号,进行设置开课信息
2.课程排课
(1)添加上课班级
学生排课管理,以学历生为例:
按课程分班,安排教师,学生,上课周次,上课地点等。
在新学期结束后,排下一学期课程,需要先设定学期开始时间和学期截止时间,关系到排课周次的准确性。
操作菜单:
培养-课务管理-排课管理-学历硕士排课管理
操作说明:
系统管理员可以点击“
”添加班级
提示:
班级名称是自动按专业生成的,系统管理员也可以修改班级的名称;同时还能指定该班级的总人数,对班级人数进行限制;还可以限定是否允许网上选课,以及允许网上选课的人数。
(2)添加任课教师
A.点击班级名称“”可以选择任课教师,添加教师
B.点击教师后面的“设定”然后点击按钮“
”按钮,进行添加任课教师,建议不要直接输入上课教师,最好是从教师库中选择“任课教师”,这样所选教师以后就可以使用查询课表和以后成绩的录入功能。
C.任课教师已经选定,可以设定任课教师是否主讲教师,是否可以录入成绩。
(3)添加学生
A.可以选择添加学生,若出现下种原因可以是因为人工安排人数小于所选择的人数。
修改一下人工安排人数。
(人工安排人数+允许网选人数=总人数)
B.人工安排学生:
添加学生可以以excel文档的格式进行导入也可以逐条添加(若以excel导入,首先应该按照格式整理好,方可导入)(如果不需要手工添加,可以设定好让学生进行选课)
(4)安排上课时间
A.点击按钮“
”安排上课时间和上课地点,安排时间(可以安排连续、单周、双周)根据需要自己选择不连续的时间。
点击“
”选择上课地点
B.如果是多个任课教师上课,可以分别选择上课周次,然后保存;然后点击“
”选择上课地点,,上课地点不一样,就不要选择所有周相同。
(5)安排上课地点
选择教室的时候,可以直接输入,可以查询系统中已经录入的教室,可以选择单一教室。
最好是不要直接输入教室,可以从教室库中选择,就可以验证上课教室是否有冲突的上课时间。
(6)导入排课课程
操作菜单:
培养-课务信息管理-排课管理-学历硕士排课管理
操作说明:
可以通过“排课导出”后按照要求完善数据,然后再点击“排课导入”,直接导入系统,也是最简便,快速的方法。
三.课程选课管理
1.设定选课时间
操作菜单:
培养-课务信息管理-控制管理-课程选课时间设定
操作说明:
可以单个设定选课时间,也可以点击“查询班级”,设定开始、结束选课时间,点击批量设定。
2.开放课表
操作菜单:
培养-课务信息管理-控制管理-排课课表开放管理
操作说明:
可以进行批量开放已排课的课表,只有开放课表,学生查询排课,教师查看课表。
3.网选条件设定
操作菜单:
培养-课务信息管理-控制管理-网上选课条件设定
操作说明:
如果以上条件都设定好,开关选择“是”,学生在登录系统后自动校验选课条件,比如开放:
在校限选学分为20分,学生在选课的时候超过20学分将不能继续选课。
以上条件都可以在控制管理模块完善数据。
4.检查选课适用情况
(1)检查所排好课程适用学生类别、是否允许选课、选课人数是否设定
操作菜单:
培养-课务信息管理-排课管理-学历硕士排课管理
操作说明:
需要检查学生是否“允许网选”,网选人数是否设定准确,适用学生“学生类别”是否设定,如果不设定将适合课程库中设定好的所有学生类别。
特殊情况:
有的学生不能选课
A:
检查学生选课人数是否选满
B:
检查此门课程是否适用此种类别的学生,如果适合选课但在排课页面找不到学生类别,需到课程库中设置:
操作菜单:
系统-基础数据管理-基本数据-课程信息维护管理
操作说明:
点击右侧编辑按钮,选中适用学生然后点击右上角“保存”,返回排课页面就可以选择。
5.审核已排课课程
操作菜单:
培养-课务信息管理-控制管理-已排课程审核管理
操作说明:
审核之后和排课有关信息将不能更改,如需更改,需要撤销审核。
四.教学评价管理
1.设定评教指标
操作菜单:
培养-教学评价管理-评教综合管理-教学评价指标设定
操作说明:
在左上角选择评定指标适用的人员:
“学生”或“专家”。
在右边方框内输入编号及评教内容信息后,点击“新增”按钮。
点击评教内容名称后对应的“编辑”按钮,可修改评教内容基本信息;点击“删除”按钮,可删除该评教内容。
单击左边评教内容名称,在右边的方框内填写该评教内容下的评定指标信息。
2.教学评价信息管理
操作菜单:
培养-教学评价管理-评教综合管理-教学评价信息管理
操作说明:
设置教学评价教师信息并设定教学评价开始及结束时间,只能在该时间段内进行评教。
点击“信息提取”按钮,提取教学评价教师信息。
点击教师姓名后对应的“编辑”按钮,可设定该教师评教开始及结束时间、评教状态等信息。
点击“删除”按钮,可删除该教师信息。
也可通过“查询”或“选中”对教师评教基本信息进行批量设置。
点击“导出”按钮,导出查询到的信息。
如果设定为必评,学生在登录系统时,必须评教,不评价不能进行其他页面的操作。
五.考务信息管理
1.辅助信息设置
(1)添加学期考试考场信息
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-学期考试考场管理
操作说明:
点击新增按钮“
”直接添加考试考场名称,还可以直接“提取教室”,提取到的数据是教室库中的所有数据。
(2)添加考试时间
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-考试时间设定管理
操作说明:
直接添加考试时间信息。
(3)考生须知说明
操作菜单:
培养-考务信息管理-综合管理-学期考试考生须知
操作说明:
直接在页面中编辑考生注意事项或者其他信息,完善后务必点击保存“
”
(4)监考须知说明
操作菜单:
培养-考务信息管理-综合管理-学期考试监考须知
操作说明:
同(3)
2.班级考试
(1)情况一:
排课班级考试
1)班级考试情况管理
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试情况-班级考试情况管理
操作说明:
排课结束后,系统自动过度所排课程为考试班级,在此可以设定考试方式、考试信息,考试日期等。
2)排课班级考试管理
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试情况-排课班级考试管理
操作说明:
点击“提取”后,将直接提取所有的排课班级信息,选择下方“查询”按钮可以批量设定考试时间,只有提取考试班级,才能进行打印考试标签,如果想数据准确的话,只能提取一次。
多次提取后在综合管理中关于按照排课班级考试信息将不准确。
3)考试标签打印
操作菜单:
培养-考务信息管理-综合管理-班级考试标签打印
操作说明:
选中班级后,点击“汇总”打印出汇总表,点打印出座签、袋签等其他数据。
此数据是按照学号顺序编排的,不能更改考试座号。
(2)情况二:
课程班级考试
1)转换成课程班级
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-排课班级考试管理
操作说明:
管理员(“提取”排课班级)设定考试时间、监考老师、考试地点、考试周、然后转换成课程考试。
只有转换成课程班级,才能进行拆分考场。
2)课程考试信息管理
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-课程考试信息管理
操作说明:
管理员在此可以设置考试日期,考场名称,考试地点,监考老师(如果考生人数大于考成容量,选中考场名称,设定考场人数,进行分解考场。
如果是有相同的考场信息,可以进行合并考场。
批量设定考试时间等)然后在安排相应的信息。
3)编排学生考试座号
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-课程考试信息管理
操作说明:
管理员可以点击“考场名称”下面的班级,然后进行编排学生座号(随机、、、、、)
4)考试信息审核
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试管理-考试信息审核管理
操作说明:
只有审核之后,在学生端口才能看到学期考试信息
5)考试标签打印
操作菜单:
培养-考务信息管理-综合管理-课程考试标签打印
操作说明:
选中考试班级,管理员点击“座签”可以进行座签打印等
第四章成绩管理
一.教师录入成绩
教师录入的成绩是原始成绩,没有核算的成绩,录入系统设定好成绩计算方法,系统就会自动计算成绩
1.管理端审核教师提交的考核信息
(1)班级考试情况审核
操作菜单:
培养-考务信息管理-考试情况-班级考试情况审核
操作说明:
教师提交的课程考试审核信息,管理员审核之后将不能修改。
(2)教师提交考核信息审核
操作菜单:
成绩-综合管理-教师提交成绩计算审核
操作说明:
点击“查询”,可以批量审核或撤销教师提交的成绩计算方法。
备注:
以上两步,只要有一种审核,教师端“课程考核
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