石化企业基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设.docx
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石化企业基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设.docx
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石化企业基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设
石化企业基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设
中国石油化工股份有限公司九江分公司(以下简称九江石化),其前身为中国石化集团公司九江石油化工总厂。
2000年,根据中国石化整体重组改制的战略部署,九江石化总厂的主业部分(生产经营性资产)全部划入集团公司上市部分,组建了九江石化。
九江石化是江西省境内唯一的大型石油化工企业,拥有650万吨/年原油加工能力、52万吨/年尿素、30万吨/年合成氨和10万吨/年聚丙烯生产能力及相应配套的公用工程。
“江海”牌系列产品有30多个品种、60多个牌号。
一、基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设背景
九江石化作为中国石化的一员,具有重视管理的优良传统。
在20世纪90年代始,九江石化不仅先后建立了质量管理,计量检测和企业标准等3个国家标准认证的管理体系,同时按照中国石化集团公司要求,先后建立HSE(安全环境和健康)、内部控制、“三基”(基层建设、基础工作、基本功训练)等多个管理系统和ERP、MES、LIMS等多个专业化信息系统。
但是,站在九江石化全局看,还存在如下问题,制约着企业整体管理水平的进一步提高。
首先,多标准体系并行运作存在缺陷。
一是多标准体系共同要素的交叉重叠,形成一个体系、一本手册、一套制度,造成管理的重复和浪费,不能实现资源的合理利用;二是已建立的专业体系注重于本专业目标,并由某一专业处室组织实施,专业核心要素以外的管理过程,管理要求,难以在这些专业处室组织下深入开展,制度上的“群龙戏珠”,使管理工作面临着许多困惑和难点;三是因为各个标准体系目标的单一性,造成相同要素或过程在不同体系中描述得深浅不一,要求不一,甚至产生冲突,在制度和执行中容易出现“两张皮”、甚至“多张皮”现象,四是由于体系多,相应产生的检查、审核也多,基层单位疲于应付。
其次,标准体系与非标准体系之间也存在管理差异。
一方面标准体系与非标准体系之间,从管理理念、思想和方法,到体现各自管理思想和方法的制度格式都存在差异,企业管理缺乏相对统一的、基本的管理理念、思想和方法,另一方面,在实践中非标准体系内的专业管理不同程度地存在凭借经验、主观意志进行管理的现象,管理发展不平衡,形成体系内要求“严”、体系外要求“松”的格局,影响了企业整体管理效率的提高此外,非标准体系的专业管理理念、思想和方法也亟待改进和更新。
最后,多标准体系的关注焦点或目标的集合,并不能代表企业整体的目标或体现企业存在的价值。
九江石化作为国有控股企业的一个单位,其关注焦点或目标应包括相应的经济责任、社会责任和政治责任,而各标准体系所要求的顾客满意度、安全、环境等等仅仅是企业要关注的部分具体的重点内容,并不能代表企业的整体目标和要求;其次,各标准体系都有各自的关注焦点或目标,而各标准体系之外的其他专业管理又缺乏各自明确的关注焦点,最后,各标准体系分别建立了方针、目标,而忽视了与企业总的方针、目标的层级关系等等,忽略了企业总的方针,目标的宣传和贯彻。
2006年九江石化根据中国石化集团的试点要求,开始了ISO9000族标准的一体化管理体系构建与实施工程,以企业为整体,对生产经营管理的所有活动实施全方位的一体化管理整合,探索石化企业构建特色管理模式的道路,提升企业整体竞争能力。
二、基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设内涵和主要做法
九江石化融合6个方面的国家级体系标准(质量管理、环境管理、职业健康安全管理、危险品化学品从业单位安全标准化规范,测量管理、企业标准体系)、4个中国石化标准(包括HSE、内控、三基、以ERP为核心的IT控制)以及企业党群工作在内的各专项管理要求,将IS09000族标准的管理原则、思想和方法,应用到企业的全部管理活动和过程之中,同时关注环境,职业健康安全、党群等活动的特殊要求,从识别顾客及其它相关方(出资人、政府及相关部门,社区、周边群众,供应商、内部员工等,下同)要求出发,通过梳理、整合、优化内部管理资源和P(策划),D(实施),c(检查)、A(改进)的闭环管理来持续改进提高各具体活动和过程效率和效果,不断提升企业持续满足顾客及其它相关方的要求的能力,从而为企业赢得持续生存和发展壮大的空间。
主要做法是
(一)明确构建目标,确立实施原则
1、明确整合目标
九江石化明确一体化管理体系整合的目标是运用ISO9000确定的科学管理思想和方法,按照“横向到边、纵向到底”的原则,整合构建为一个统一的管理体系,用一套制度文本支撑全方位管理,对内满足协调优化、促进管理上水平、提高效率和效果的需要,对外证实企业具有持续保持提供满足顾客及其它相关方要求的能力,并为石化企业构建特色管理模式探索一条有效的途径。
2、确立构建原则
九江石化确立一体化管理体系构建的原则是共性兼容、个性互补,继承创新、融合优化。
所谓“共性兼容”,将其相同或相似的要求整合到一个统一的体系中,如文件和记录控制、内部审核、管理评审、方针目标管理等在多个子体系中都要求,必须在整合体系中合并,由一个部门归口管理,提高综合管理的广度。
所谓“个性互补”,是把不同子体系及其它活动和过程中的个性要求或特殊作用的要素,如党群工作、风险识别和控制管理、财务管理、内部治安保卫,在整合体系中予以单独保留,确保能同时满足不同方面的要求。
所谓“继承”创新,就是必须分析,提炼既有的成熟经验和典型做法,对有效的管理制度、方法全面继承,不足的加以改进,无效或不适宜的坚决摒弃;积极运用先进管理理念和方法,更新观念,创新模式,完善机制。
所谓“融合优化”,就是组织一体化管理体系的各个要素目标各不相同,必须依据其内在的联系确定其顺序和相互关系,用一条主线有机串联各个要求,明确相互间的接口,合理分配职责权限,从而实现资源共享,提高有效性和效率。
3、制定实施计划
根据上述目标,九江石化制定构建实施基于ISO9000族标准的一体化管理体系的总体统筹计划和7个阶段工作计划,明确各阶段的具体目标、任务和责任,以确保各项工作的有序开展。
(二)开展初始评审,确认管理状态
1、识别要求
国有控股企业作为市场竞争的主体除承担应有的经济责任、社会责任外,还需要承担巩固执政党基础地位的政治责任。
九江石化制定识别法律法规和上级组织要求的专项方案,明确按照“谁主管,谁负责”责任分工原则,通过包括网络、出版社、书店、图书馆,上级组织等途径,识别企业生产经营管理中包括党群工作在内的所有要求。
对识别出的要求,分门别类组织相关人员对应遵守的具体条款进行确认,登记造册,并将文本录入体系文件e系统,供员工查阅。
成果创新过程中,九江石化共识别出应该遵守的法律法规和其它要求达1277项之多。
2、评价风险
基于行业特点,石化企业生产经营管理的风险随处存在,尤其是环境、安全和职业卫生的风险较为密集,必须予以识别和控制。
九江石化制定风险识别评价方案,对存在风险进行系统的评价,共识别出重大危险源52处,重大风险18个,重要环境因素的29个。
根据识别评价结果,制定管理方案18个,应对突发事故(事件)的应急预案27个。
3、确认管理状态
九江石化通过组织各部门各单位清理企业原有控制文件、职责权限、资源保障、运行记录的方式掌握企业的运行状态,对照法律法规及其它要求,评价其符合性,并对于评价结果进行标识,为下阶段的整合做好准备。
(三)确定模式框架,梳理固化流程
1、确定体系模式和框架
经过反复讨论和比较,九江石化确定在企业质量管理中实行多年、接受认同度高、融合性好、扩展性强的GB/T19001的过程模式为一体化管理体系的模式。
在此基础上,按照“共性兼容、个性互补”的原则,将环境、职业健康安全、测量、党群、内控、标准化、“三基”等企业生产经营管理其它予过程或要素有机纳入该模式之中,并确定其在一体化管理体系中的角色和地位,搭建适宜的体系框架。
例如,党群工作过程与行政工作过程共同构成体系的管理过程,将党群工作过程定位于“贯彻党的路线、方针、政策、开展”。
思想政治工作,对行政任务的完成提供人力资源的保证和进行监督。
确立了党群工作在体系中的地位和作用。
同时,编制《各体系标准与一体化管理体系条款对照表》,便于查对各体系标准条款在一体化管理体系中的位置。
2、确定机构职责权限
九江石化在重新梳理企业所有管理流程的基础上以价值创造、管理增值、改善短板为导向,对机构、职责以及人员进行适度的调整,涉及9个方面、32项职能以确保确定的流程、调整后的人员适应新的管理要求。
例如,通过建立计划部门牵头全流程负责总体统筹控制和投资可研,上报审批、计划下达、建设管理、项目后评价等环节单流程控制各司其职的管理体制,促进投资控制机制的有效形成。
针对原HSE体系中完善承包商管理程序等,将所有承包商纳入管理对象,拓宽了管理范围;确定监察部门为承包商管理的总牵头单位和其它具体责任单位,实现集中有序管理i对承包商的准入、选择、培训、监督、考核等环节全面进行控制,延长控制链;在注重于质量、进度和财务控制的同时,关注安全、环保、廉政、治安等所有相关内容,提高了管理要求。
3 确定主要文件及文件的层次结构
确定一体化管理体系文件由1本手册、47个程序文件和2553个三级文件,以及1314个记录组成,不仅按属性划分为管理性文件、技术性文件和工作标准,按其内在联系整合成一个科学的有机整体,发挥纲举目张作用,还按层次划分为“手册一程序文件一作业文件一记录”以确立文件间的指导关系。
其中,手册亦即体系框架的展开描述,作为体系的纲领性文件,主要界定体系范围、定义术语、表述管理方针、管理总要求、主过程及子过程的相互作用及主要的职能划分,以及指明具体过程执行的程序文件或三级文件;程序文件规定主要活动过程的实现途径,17个程序文件除质量、环境、职业健康安全,测量、HSE等认证需要的内容外,还增加了党组织建设及干部管理、宣传思想工作、纪检监察、工会、共青团、合同管理及法律风险防范。
内部审计,全面预(决)算、治安保卫、信访稳定、内部控制、消防气防、信息管理等重要内容,覆盖了企业内部管理的所有方面。
4、形成文件固化成果
体系文件按照PDCA循环和5W1H的理念进行编写,奠定精细化管理的基础,提高文件的可执行性;统一文件体例,增加流程图,提高规范性和可读性;扩充单个文件的内涵,精简文件的数量,文件总数减少了168个,记录总数减少989个。
例如,针对产品销售环节质量管理体系标准关注识别并满足顾客需求,内部控制重点关注顾客信用,价格管理、发货控制、货款回收等财务风险,HSE重点关注发运环节安全风险,产品的环境影响等,九江石化将其融合在一个文件之中,既减少了文件记录数量,丰富了文件的内涵,又方便了销售部门操作执行,提高了管理效率。
(四)建立信息系统,提供支撑平台
策划建立一体化管理体系文件管理平台,对文件、法规、记录、表单四个方面的内容进行e化管理。
同时,将优化后的部分控制要求固化在ERP等信息系统之中,实现物流、资金流、信息流的“三流合一”,提高控制的可靠性和信息传递的效率,支持管理体系的有效运转。
1 文件管理
通过对文件从起草、审核、批准、发布、传阅、作废和保留全过程的电子化管理,按不同方式生成需要的各类清单,提高文件管理的效率,体现了节约环保的理念。
2 法规管理
通过对法律法规及其它要求的识别(含适用款及适用部门),确认、下发、传阅、转阅、更新、作废、合规性评价、合规性报告填报等环节全过程的电子化管理,按不同的方式生成需要的各类清单,提高法规管理的效率,方便适用法规及其它要求的检索和查阅。
3 记录管理
通过对各单位各项活动或过程所生成的各类记录进行分类、提交,审核、保存等功能,建立一个内涵丰富,自动化程度高的内部管理资料库,既方便数据的查找,又为数据分析提供丰富可信的基本信息。
4 表单管理
通过对有固定格式表格的填写内容、流转程序等进行e化管理,既可随时调出直接使用,又可灵活设置每一步的传送方向,还可修改后使用,可替代部分小型的项目管理,利于为企业节约大量的资源。
(五)发动全员参与,突破运行瓶颈
1 以领导作用为关键点,破除运行阻力
一是领导班子在构建一个什么样的体系、职责权限调整,资源提供等重大问题上决策果断,表明了坚强的决心和魄力;二是责成职能部门主要领导负责相关过程的识别、文件的策划和宣贯,促进职能部门负责人对分管工作要求的熟悉程度和统筹策划能力的提升;三是将是否获得内审员资格、一体化学习考试成绩作为提拔、任用副科级以上干部的基本条件,强化业务骨干和领导干部执行意愿。
2 以理念教育为切入点,提高全员的认识
狠抓两个关键要点:
不仅要吸收ISO9000族标准的管理理念、思想和方法以及其它相关标准体系的特别要素要求,实现增值;更重要的是实现员工尤其是各级管理者的管理理念、思想和方法的更新。
实施基于ISO9000族标准的一体化管理体系的过程,亦是借鉴国际所公认ISO9000族标准管理理念、思想和方法,提升企业整体管理水平的过程。
九江石化利用媒体、会议、培训班、文件等形式,广泛开展系列培训,从而促使员工尤其是各级管理者加深了对专业管理要求的理解,提高在本专业管理吸收和运用各标准体系要素的能力和效果,加深对实施基于ISO9000族标准的一体化管理体系理解和认识。
3 以分类施教为着力点,提高相关人员的执行能力
实施基于ISO9000族标准的一体化管理体系。
应遵循相关标准体系的基本要求,尤其是GB/T19001的原则和方法。
九江石化在公司层面先后开展过程识别,法律法规及其它要求识别与合规性评价,危险源辩识与风险评价、环境因素识别与环境影响评价、测量过程识别与不确定度评定,文件编写、文件管理系统操作等专题培训等等。
3个层次、11个类别的专业培训先后共培训5500余人次,提高人员的能力意识,奠定体系整合运行的物质基础。
(六)强化监督考核,持续改进完善
1 统一检查标准和形式,体现检查考核的公平性
九江石化根据基层单位和职能部门的不同特点建立检查评价标准,统一各类检查结果的考核要求,基本解决基层单位检查评价标准繁杂、职能部门检查标准缺乏的问题。
将内部审核、岗检、“三基”、内控以及其它综合性检查评价活动融合为一体,实现检查结果互认,不再“各敲各的锣,各唱各的调”,既减少重复检查,又减轻基层负担。
2 借助外部检查东风,发现改进深层次问题
外部检查包括第三方认证审核、中国石化总部组织的各类检查等。
九江石化重视外部的各类检查,毫无保留地提供检查所需要的一切证据。
对于检查提出的问题,不回避、不强调客观理由,认真组织分析原因,采取针对性措施,对措施落实情况及有效性。
进行跟踪验证,实现闭环管理。
3 完善考核手段,强化制度约束力
强化对机关处室的考核,建立基层单位参与检查评价的机制,开展“机关满意处室”评价,做到“自上而下”与“自下而上”相结合。
改进对基层单位的考核措施,在装置运行和安全生产管理考核上,推行累加计分奖励办法;在安全生产管理上,各单位从零开始,在无事故状态下,按月累加计分,按分值予以奖励,发生一次事故,则该单位安全分值归零,重新开始计分。
加大单项奖励力度,向重点工作、中心任务、突出业绩方面倾斜,做到“奖在关键处,罚在关口上”。
九江石化在加强制度宣贯培训的基础上,严格奖惩考核。
2008年,九江石化先后对违反分公司《禁烟区禁烟管理规定》的8名干部和员工分别做出了免职或下岗处理。
通过严格考核,强化了基于ISO9000族标准的一体化管理体系文件的约束力。
三、基于ISO9000族标准的一体化管理体系建设效果
基于ISO9000族标准的一体化管理体系自2008年6月1日运行以来,产生了以下几方面的效果。
(一)实现了管理理念、思想和方法的更新
通过构建与实施基于ISO9000族标准的一体化管理体系,不仅解决了多体系并行运作中存在的“群龙戏珠”,“多张皮”,基层单位疲于应付问题,而且使公司综合管理部门和专业管理部门各自的优势得到充分的发挥。
企业呈现出和谐发展的新局面,科学化管理水平有了明显的提高。
(二)促进了企业经济效益的显着提高
体系实施前月份与体系实施后经济责任制考核情况对比表明,一体化管理体系实施后月平均不符合次数比之前下降了13.4%,各项管理活动或过程有了明显改进。
2009年1~8月份,九江石化主要技术经济指标完成情况明显好于上年同期。
2009年1~8月份主要经济技术指标在中国石化35家炼化企业中的排名由2008年年底的第23位上升至第18位。
2009年1~8月份与同规模同能力5家企业相比排名升至笫3位。
(三))取得了良好的社会效益
一是提高了党群工作水平,畅通了干部群众的沟通渠道,进一步融洽了企业的干群关系,干部群众“心稳了、气顺了,心齐了”,从2007年开始,连续2年实现了上访率为零。
二是环境和职业健康安全管理水平得到了进一步提高。
安全事故(事件)发生率明显降低,2008年实施体系以来未发生上报集团公司一般及以上事故,周边居民对环境的抱怨或投诉为零。
三是与供应商、承包商建立了互利的供方关系,通过提高对承包商、供应商提供的服务和产品的要求,促进了承包商、供应商内部管理水平的提升,双方合作基础更稳固,互利共赢机制更健全。
四是证实了全方位一体化管理整合的可行性,先后通过了多个认证机构对GB/T19022、GB/T19002、GB/T24001、GB/T28001、Q/SHS0001,3(HsE)的审核认证和中国石化集团对内部控制、“三基”工作的检查认可,对中国石化集团公司推行“一套制度文本支持多个管理体系”形成了示范带动效应。
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