信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书.docx
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信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书.docx
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信安之星iSecStar打印管理系统技术白皮书
信安之星iSecStar打印管理系统
技术白皮书
南京信安宝信息科技有限公司
信安之星系列产品与解决方案
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目录
一、打印管理概述3
二、产品系统概述6
三、系统功能介绍10
四、系统特性说明18
五、安装与部署20
六、支持与服务23
七、南京信安宝信息科技有限公司简介24
一、打印管理概述
1,传统打印现状
随着现代办公条件与设备的快速提升与发展,打印、复印、扫描等文印事务与日常工作日趋紧密,文印量越来越大,文印设备、耗材、维护的成本不断上升,文印信息安全,机密信息的打印管理,都迫切的出现在管理层面前,而人工的传统管理模式又无法适应高度信息化、网络化、智能化的现代移动办公管理形势,专业而先进的文印管理系统是急需、必备的现代办公管理工具。
在日常的办公中,文印是一件平常却必不可少的工作,但如果这个环节不顺畅,以致频繁发生故障,将直接影响到办公效率,甚至或给工作带来损失。
有的用户,非常看重打印效果和打印成本——一方面对打印的质量要求苛求,另一方面对打印成本控制得也很严格,希望用尽可能经济的成本实现最佳的表现效果,从而确立在商务客户心目中的专业形象,创造更多的商业机会。
有的用户,尤其是一些管理松散的单位,员工利用单位的打印资源打印私用资料的风气让人瞠目结舌,打印比如小说杂志、时事新闻、私人照片、电子书等私用资料现象严重。
据一家全球主流打印机厂商调查,办公室内的打印成本浪费率高达40%,大部分为打印与工作无关的私用资料,还有一些则是不负责任的打印浪费,私自打印的资料远多于工作需要所打印的资料,浪费程度可见一斑。
计划、标书、配方、图纸、报价单、客户资料、管理数据、核心机密等,是一个单位最重要的数据,有些单位可能安装入侵检测系统来防止一些外部的威胁,但是很多的数据泄漏其实是来自企业内部的,有些员工任意将重要资料打印带出公司,可能导致的损失是无法用金钱来衡量的。
大家都知道,单位里的很多文印事务或多或少的存在打印浪费的习惯和现象。
以业务部为例:
业务员经常要打印一些产品宣传资料、报价单、合同、订单等文件给客户,往往资料整理完毕没有经过仔细校对就直接打印了,打印完后经常会发现其中的某些内容、格式、字体、排版等不完善,一但给出去,如果其中的内容不严密、格式不美观,可能会给企业造成重大损失或者会影响企业的形象,所以只能重新校正内容后再进行二次打印,可是打印出来后经常还会发生第一次打印的问题,还需要修改校正后再打印,如此,本来在打印前经过仔细审核校对后,只需要打印一次就可以了,但结果往往会打印3到5次,甚至更多!
大家可以想象这种不良的打印习惯给单位造成的浪费有多大!
重要企事业单位每天的打印量十分巨大,有时候打印队列十分的长,但是突然有紧急文件打印,这时就只能等待排队,严重影响了工作效率,甚至耽误了重要的订单!
而在队列的中的打印任务甚至有可能只是一些员工私自打印的资料,这些都是目前企业打印管理不合理造成的。
打印资源的消耗上,以我们一个客户为例,企业有20台各型打印机,平均每台设备每月5000张的文印量,一年的纸张消耗量在120万张,墨盒墨粉的消耗同样巨大,还有设备维修维护,管理人员疲惫不堪,成本费用消耗巨大,而且还在逐年的增加,在我们给出分析报告及方案后,用户看到了大量的资源浪费,成本与管理失控的严重问题,认识到打印管理系统的重要作用与价值。
2,打印管理三大问题总结
1)、成本控制与资源浪费问题
●打印机每天忙个不停,纸张、油墨、设备损耗等费用巨大,处于完全失控状态。
●随意打印问题普遍而严重,不论是否需要先打印再说,导致大量无人认领的打印文档大量堆积,浪费现象十分严重。
●使用单位设备文印非工作资料现象严重,如:
打印下载的电子书籍、小说、新闻,帮朋友等外部人员文印资料,等等,大量的私人文印占用耗费了公用资源,影响正常工作,极大增加单位及部门开支。
●文印设备处于共享等随意使用状态,即造成耗材成本的极大浪费,又导致设备过度损耗,频繁的缺墨,维修,故障等,时常影响正常工作内必需急需的文印需要。
●无管控的文印,耗费纸张、油墨或墨粉、电力等,与当前低碳、环保的大趋势不符合。
2)、机密信息安全防护问题
●单位的特殊性质及不断的发展,积累了大量的核心机密数据,但随意的打印与带出导致了严重的信息安全漏洞。
●对于机密数据的打印,是谁打印的,打印了什么文档,打印的时间、地点、机器、打印机设备等,没有详细的记录与管理。
●全部或重要部门、个人的打印内容没有备份存储,要能提供快照备份,甚至原始文档备份,存档备查或文档恢复。
●传统打印都是直接打印输出纸张,但机密数据容易泄密,人还没有到打印机旁打印资料就输出了,或者有事忙碌,或者忘记,不能立即赶到打印设备位置,事后发现重要资料丢失或信息泄密等。
●对于内部资料,需要有水印、页眉的等打印技术来加强安全性。
●没有专业打印管理系统的情况下,日常的共享等打印,会在连接的机器上存留打印的文档数据,容易导致泄密。
●传统的网络打印,数据在网络中的传输是明文的,对于机密文件的打印有很大的安全隐患。
●另外,现在大文档的打印比较常见,容易导致网络阻塞,或因网络不稳定导致打印中断,一个文档有时频繁多次打印才能成功,即浪费又耗时。
而专业打印系统提供打印压缩与传输控制,打印提交快速简单稳定。
3)、企业管理方面的问题
●打印设备如果缺乏管理导致频繁故障,极大影响日常工作与效率,甚至给工作带来严重损失。
●管理上,成本控制,费用节省,是任何单位的核心管理内容,而无管控的文印导致的浪费是巨大。
以多年的经验估算,全单位的文印设备,按100台文印设备计,一年纸张的耗费一般在300万~1200万之间,这么多纸张的运输是以卡车计的,其它耗材消耗及设备维护费也是巨大的,费用成本控制是必须的。
●管理上,文印报表是最基础的管理信息工具:
按部门统计:
全单位、部门、个人等。
按周期统计:
天、周、月、季度、年度等。
按类别统计:
打印、复印、扫描等。
●安全管理上,打印内容的审计,全部、或重要部门、或个人的打印需要备份存档,以备特殊事件的追查。
●安全管理上,打印资料的安全保密,需要专业打印复印扫描的管理系统,支持私密打印(跟随打印),添加水印、页眉等打印功能。
●文印设备的科学管理,可以对文印设备进行调度,指定打印设备与打印部门及人的对应关系,避免局部打印设备的过度疲劳、或过度闲置使用,可以合理管理高中低端打印机的配置使用。
●文印管理的云服务的应用,漫游打印是云服务的直观体现,能实现:
科学、高效、保密、移动等打印效果,是国际化的最新技术与趋势。
●考虑文印是日常工作中十分频繁的事务,量比较大,时间的随时性,手工管理是无法实现的,需要自动的、全天候的、用户无感知的、智能安全的打印管理系统来实现。
●管理制度的建立与完善,在建设实施先进的文印管理系统后,各种技术层面的管理、统计、安全、控制等能全面即时的到位,同时辅助必要的管理制度,及时的公布执行,对管理员、使用者、维护员都有一个明确的指南和约定,确保系统管理作用的有效发挥及稳定运行。
3,解决方案
信安之星打印管理系统,是专用于解决以上所有问题的最专业的打印管理系统,提供面向打印复印扫描管理的最全面的整体解决方案,是国内技术最先进功能最全面的第一品牌,详细系统介绍见下面说明。
二、产品系统说明
1,产品概述
信安之星(iSecStar)打印管理系统,是面向网络打印、复印、扫描等文印事务管理的,基于云技术与服务的综合文印管理系统,系统完全解决了共享打印管理模式的种种弊端,无网络、文档格式、软件、系统等限制,满足信息与办公移动化发展的需要,系统不仅实现文印事务的记录与审计,更融入科学管理和信息安全两大思想,实现统计与成本控制、科学管理、信息安全三位一体的管理功能,让用户打印更便利,让打印设备使用更合理,让管理于无形却更节省更安全更轻松。
系统支持各种现有网络环境:
办公室、多部门、楼宇、企业网、专网及互联网,用户通过漫游打印服务在任意网络位置提交打印任务,云服务可以立即执行打印,也可以等用户到任意打印服务点启动打印、守候并取走资料,即私密打印与跟随打印,配合全程文档加密、压缩、传输控制等,实现极高的私密打印安全;提供特有的自助终端智能打印、刷卡打印等更多模式,无人值守,用户体验感好,支持水印、页眉等高级功能,支持审批打印、配额、计费等高端应用,支持打印内容监控、短消息、邮件通知与预警机制,支持AD、第三方系统、卡系统的对接认证,支持普通打印机、多功能一体机(MFP)设备,提供丰富的统计报表,功能十分全面,实施部署简单,运行稳定可靠。
2,系统主要功能模块:
◆基础平台◆文印记录
◆打印控制◆打印策略
◆打印模式◆打印备份
◆复印管理◆扫描管理
◆打印监控◆预警提醒
◆配额管理◆补助管理
◆计费管理◆打印审批
◆水印打印◆页眉页脚
◆查询统计◆报表中心
◆系统日志◆项目打印
◆安全控制◆数据库管理
◆数据接口◆WEB服务
◆辅助工具◆管理员管理
◆无人值守◆客户端
◆数据维护◆系统架构
3,系统架构拓扑图
4,产品著作权
5,用户操作流程图-打印、复印、扫描
三、系统功能介绍
分类
功能
管理简述
一、基础平台
部门管理
部门的创建、删除,信息编辑,设置部门的配额、费率等,设置部门对应的打印管理策略。
用户管理
用户的创建、删除,信息编辑,密码修改,设置用户的配额,账户余额管理,用户的禁用与启用管理,设置用户对应的打印管理策略。
用户辅助管理
用户查询,刷新,导出。
用户类型管理
用户类型的创建、编辑、删除,查询,刷新,费率设置等。
系统首页显示设置
管理员与用户登录界面信息设置,自定义显示的单位或系统名称,字体,颜色等。
系统默认参数
设置系统默认的打印管理策略,费率等。
二、文印记录
打印记录
真实详细记录每次打印事件的用户名、计算机名、打印机名、打印时间、打印字节数、打印页数、纸张大小、色彩、文档名、文档内容、打印费用等信息。
复印记录
真实详细记录每次复印事件的用户名、时间、打印机名、色彩、纸张大小、费率、复印数量、总计金额等。
扫描记录
真实详细记录每次扫描事件的用户名、时间、打印机名、色彩、扫描文件大小、扫描文档、费率、总计金额等。
三、打印控制
按部门用户管理
可以按部门、用户、用户类型进行打印控制,可以设置系统默认、部门、用户的打印管理策略。
按打印机控制
可以设置打印站点打印机的打印管理策略,可以设置开放的时间,可以设置有权使用的部门与用户,直接打印模式的启用,打印、复印、扫描的启动,彩色打印、双面打印、手工报警的启动,费率设置等。
其它打印控制内容
打印张数、文档大小、多个文档打印总计大小控制,是否启用打印审核流程,及人工审核、自动审核控制,单双面打印控制,文档类型及名称过滤控制,水印、页眉、页脚打印控制等。
四、打印策略
打印策略内容
打印纸张数量、文档大小、多次总计大小控制。
文档类型及关键词过滤,补助设置,水印、页眉、页脚设置,打印审批流程设置,包括启用流程及人工、自动审批,预警提醒设置,包括启用提醒,邮件、手机短信提醒设置,打印文档保存设置,包括删除、归档、加密等。
打印策略使用
打印策略使用对象:
系统默认策略,部门策略,用户策略,打印机策略等。
五、打印模式
直接打印
用户提交打印时选择直接打印,系统直接把用户大打印任务输出到打印点并启动打印机立即打印。
漫游打印
用户可以在系统网络的任意接入点提交打印,没有终端计算机、位置、区域限制,系统根据用户及对应打印策略调度管理打印任务。
跟随打印/私密打印
用户提交打印时不选择直接打印,打印文档被传输存储到系统服务器上,用户在需要的时候选择打印点及打印机,在现场刷卡,或输入用户名、密码,启动打印,守候在打印机旁,完成后取走打印资料。
重复打印
用户可以查看已经打印的文档记录,可以选择重新提交打印。
预约打印
对于大型文档的打印,复杂图纸,印刷品的打印,可以使用预约打印功能,预约打印可以指定打印机,可以让文档提前传输到打印点本地,确保打印品质、节省打印时间。
六、打印备份
打印文档备份
所有打印文档自动备份到系统服务器上。
快照备份
打印文档内容以快照的方式备份到服务器。
原文档备份
打印文档以原始文档的方式备份到服务器。
备份管理
已打印文档备份保留时间,未打印文档的备份保留时间,备份文档的下载,删除等管理。
七、复印管理
自助复印
用户可以到打印点自助操作进行复印,收费按系统策略的设定执行。
复印控制
复印功能预先锁定,用户可以用户名/密码、刷卡等方式进行身份认证,通过的开放复印功能,完成后恢复锁定。
事件记录
复印事件被详实的记录到系统中,管理员、用户可以登录系统进行查询。
八、扫描管理
自助扫描
用户可以到打印点自助操作进行扫描,收费按系统策略的设定执行,可以按扫描文件的大小进行合理收费。
扫描控制
扫描功能预先锁定,用户可以用户名/密码、刷卡等方式进行身份认证,通过的开放扫描功能,完成后恢复锁定。
扫描下载
扫描文件被自动上传到服务器上,用户可以登录到系统的WEB页面中查看和下载扫描文件。
事件记录
扫描事件被详实的记录到系统中,管理员、用户可以登录系统进行查询。
九、打印监控
文档类型监控
管理员可以设定禁止打印的文档类型。
文档名字监控
管理员可以设定包含敏感关键词的文档名禁止打印。
文档内容监控
管理员可以设定:
文档内容中包含敏感关键词的禁止打印。
十、预警提醒
设备故障提醒
系统自动检测设备的故障及类型,向管理员预警提醒。
耗材不足提醒
系统自动检测耗材不足信息,向管理员预警提醒。
打印点用户手工预警
在配置自助终端的情况,用户在打印点遇到特殊情况,可以手工向系统预警。
邮件与手机短信提醒
管理员可以配置使用邮件,或者使用手机短信提醒方式。
十一、配额管理
配额的使用
可以设置用户、部门的打印配额,限制打印数量。
配额的管理
配额可以按天、周、月自动发放。
十二、补助管理
补助的使用
可以给用户、部门发放补助资金,用户可以使用补助免费打印、复印、扫描。
补助的管理
补助可以按天、周、月、季度自动发放。
十三、计费管理
费率设置
可以设置打印点打印机对应的费率,可以设置打印、复印、扫描的费率,可以设置纸张大小、色彩、双面打印等费率。
帐号充值
提供用户帐号的充值管理。
刷卡消费
与一卡通系统对接扣费,不使用现金操作,统一财务核算。
记录报表
提供详实的消费记录,提供各种报表功能。
十四、打印审批
打印审批流程
提交打印后,进入审批流程,得到审批通过了,可以继续打印,否则不能打印退回。
审批策略
可以设置:
是否激活审批,不审批、自动审批、人工审批。
审批的使用
可以设置系统默认审批策略,部门、用户审批策略,差异化、细分化管理。
十五、水印打印
加水印
在打印内容上自动加水印。
水印内容设定
可以自定义水印文字内容。
水印策略
可以通过系统策略设置到部门、用户、打印点打印机等。
十六、页眉页脚打印
添加页眉页脚
在打印内容上自动添加页眉页脚内容。
内容设定
选择添加:
用户名、机器名、IP地址,可以自定义添加内容。
管理策略
可以通过系统策略设置到部门、用户、打印点打印机等。
十七、查询统计
主要查询
已打印文档查询,已提交但未打印文档查询,复印查询,扫描查询。
辅助查询
费率查询,一卡通操作查询,管理员操作查询,补助查询,资金查询,用户查询等。
十八、报表中心
报表项目
排名报表、充值报表、耗材报表、收入报表、一卡通转账报表。
图表项目
排名图表、充值图表、耗材图表、收入图表、一卡通转账图表。
报表订阅
管理员可以订阅各种规格的报表,定期发送到管理员邮箱。
十九、系统日志
日志项目
预警提醒日志,打印日志,复印日志,扫描日志,操作日志,一卡通操作日志,补助日志,金额日志等。
二十、项目打印
项目管理
创建、编辑、删除项目。
项目设置
设置项目组成员,设置打印配额。
按项目管理打印
用户打印时可以选择所属项目,按项目进行统计核算打印成本。
二十一、安全控制
打印数据安全
用户提交打印后,系统自动进行压缩、加密、传输控制,确保数据安全。
服务器存储安全
在服务器上,系统内部自动进行打印文档的存储管理,支持存储加密。
打印安全控制
输出到打印点打印机,动态解密解压,不留存中间文档和痕迹,确保数据安全。
辅助安全控制
配合使用打印监控和打印审计安全管理。
二十二、数据库管理
数据库支持
支持MSSQL2000以上版本,MSDE/MSSQLEXPRESS,MYSQL,ORACLE。
数据库连接保护
数据库不接受客户端的连接与访问,只提供服务器对服务器的安全访问,安全性高。
数据库备份
提供高效、灵活、安全的备份工具。
管理员可以选择天、周、月的具体时间进行数据库的自动备份。
提供备份日志功能。
数据库还原
提供数据库管理工具,可以进行数据库的还原和初始化操作。
二十三、数据接口
用户系统的导入
支持AD域用户的导入同步;
支持AD域计算机用户的导入;
支持网络计算机用户大导入;
支持通过文件导入用户;
系统数据的导出
系统数据导出到EXCEL表;
各报表、查询、日志、用户等可查询内容的数据导出。
与一卡通及第三方系统
对接
与校园一卡通系统对接,用户同步,认证与计费,与其它OA等系统的用户同步。
二十四、WEB服务
WEB服务系统
基于B/S架构的WEB服务体系,提供WEB页面的管理、查询、下载等。
管理员WEB服务
访问WEB服务首页,登录;
对系统进行远程管理配置;
对打印点打印机进行远程管理配置;
全系统功能内容的查询与管理。
用户WEB服务
访问WEB服务首页,登录;
个人打印、复印、扫描记录的查询管理;
充值、消费记录查询;
扫描文档下载;
打印点打印机信息查询。
二十五、辅助工具
系统提供的辅助工具
数据库备份工具
数据同步工具
打印数据备份工具
配置数据库连接
打印站点配置
服务器管理器
配置打印站点服务器连接
配置服务器数据库连接
添加打印点向导
邮件发送工具
二十六、管理员管理
管理员用户的管理
创建、删除,信息编辑,密码修改。
管理员权限设置
设置管理员的权限,可以访问管理的功能。
二十七、无人值守
计算机终端管理模式
打印机连接打印点的管理计算机,计算机作为管理终端可以管理多台打印机,提供自助终端操作界面,可以管理普通打印机与多功能一体机(MFP)。
触摸屏自助终端
在打印点提供触摸屏自助终端,操控自如,用户体验感好,控制管理连接的普通打印机与多功能一体机(MFP)。
刷卡终端管理模式
通过控制器、刷卡器管理打印机,可以管理普通打印机与多功能一体机(MFP)。
无终端网络管理模式
系统中心服务器直接管理网络打印机。
二十八、客户端
登录WEB服务系统
用户登录WEB服务系统,进行个人操作的查询与管理,下载扫描文件,打印作业管理。
本地未提交作业管理
本地未提交打印作业的删除、提交等。
提交打印选项
在用户原打印操作中,弹出打印提示窗口,提示打印方式、项目、打印站点选择等。
配置网络
设置系统中心服务器地址。
二十九、系统维护
日志的自动清理
可以设置日志自动清理的时间,以免数据过大导致系统故障,节省管理员操作时间。
打印文档的保存
可以设置已打印文档保存时间,已提交到服务器但没有打印的文档保存时间。
提供辅助管理工具
提供丰富的管理工具,方便管理员对系统的管理维护。
三十、系统架构
分布式安全架构
提供中心服务器、数据库服务、WEB服务,可以分布式安装,也可以安装在一台机器上,支持多打印点多打印机管理。
支持网络与系统
支持各种网络,由于采用云服务技术,非局域网共享技术,无网段、VLAN等网络架构限制,支持无线网络,支持x86及x64系统,支持Windows、Linux、NC、Android、虚拟环境等。
文档支持
无文档格式限制,无文档编辑软件限制,通用的云服务系统。
四、系统特性说明
系统特性
描述
分布式构架
系统包括中心服务、WEB服务、数据库服务、打印站点管理程序、客户端虚拟打印机程序,服务器支持分布式实施部署,简单灵活,安全性高。
系统采用B/S管理模式。
系统提供WEB管理服务进行系统管理、配置、查询,WEB模式管理远程方便快速。
大型应用支持
系统架构先进性能好,支持大数量用户的并发打印服务。
自动网络恢复
对于异常网络中断情况,系统在网络恢复后自动恢复连接与管理。
传输安全
系统对于网络数据传输均采用了加密,保证了数据传输的安全性。
数据压缩
系统的所有数据传输均应用了高效数据缩算法,极大节省网络带宽,适合大型网络、网络负载较重的网络应用。
通信协议
客户端、打印管理机、服务器通信采用TCP协议进行常规通信。
系统不发送任何ARP包、广播包,不影响任何网络应用。
数据备份安全
提供数据备份工具,支持异地备份,数据安全性高,防灾可恢复性好。
设备支持
支持普通打印机设备,支持高速高端多功能一体打印机。
与其它卡系统对接
支持众多一卡通品牌,与员工卡等系统进行无缝对接,提供手机卡、条码扫描设备等特殊系统的定制对接服务。
系统升级
客户端自动差异化更新与升级。
多种管理模式
漫游打印、跟随打印、私密打印、直接打印、预约打印,审批打印、打印配额、打印监控,支持自建账户与AD等多种认证或计费模式。
环境与系统支持
系统支持现有用户网络无需改造和额外配置,系统支持X86以及X64操作系统,系统兼容性好。
五、安装与部署
◆服务器
服务器是安装系统服务程序接入企业网络进行总控的中心管理服务器,中心服务器可以是一台专业的服务器,也可以是普通的PC机,性能配置完全可以按照客户需要进行调整,数据库服务器可以分布式安装在专用数据库服务器上,也可以同中心服务器安装在一起。
WEB服务器可以是独立的服务器,也可以和中心服务器安装在一起。
建议服务器放置到能提供稳定运行环境与网络性能良好的适当网络位置上。
数据库服务器:
硬件需求:
CPU:
Pentium
800及以上
内存:
512M及以上
网卡:
10M/100M
软件需求:
操作系统:
WindowsServer2003、Server2008
数据库:
支持MicrosoftSQLServer2000、
MicrosoftSQLServer2005以及MicrosoftSQLServer2008
数据库补丁:
MicrosoftSQLServer2000ServicesPack4
支持32位及X64系统
中心服务器:
硬件需求:
CPU:
Pentium
800及以上
内存:
512M及以上
网卡:
10M
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