档案管理办法.docx
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档案管理办法
中华老字号开发有限公司档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强公司档案管理工作,提高档案管理水平,使之制度化、规范化,更好地为公司的正常运转和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《中国老字号集团公司档案管理办法》等规定,特制定本办法。
第二条档案工作是公司管理工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。
第三条公司的档案,是指公司在生产、经营、管理和进行基本建设活动时形成的对国家、社会、企业有利用价值和保存价值的各种文件资料(包括不同的载体形式)。
第四条该办法仅适用于本公司。
第二章档案管理体制
第五条档案管理工作涉及生产、经营、建设等各项活动,涉及党、政、群各个部门,公司将档案管理工作列入公司发展规划,由总经理直接管理。
第六条公司档案管理工作归口总经理工作部。
设专门的档
案资料存放室,并配备一名专职档案人员,负责本公司档案管理具体工作。
第七条档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,根据档案管理工作的需要建立健全档案工作各项规章制度。
档案工作人员要遵纪守法,忠于职守,熟悉和了解公司的各项管理活动。
第八条档案工作主要负责人应具备中级及以上专业技术职务水平和工作能力。
第九条档案管理人员享受专业技术管理人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第三章文件材料的形成和归档
第十条公司文件材料的形成、积累,应纳入到生产、经营、基建等各项活动的工作计划和管理程序;纳入到各部室的职责范围和有关人员的职责中。
第十一条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门归档,任何部门和个人不得据为己有。
第十二条对归档文件材料的基本要求
(一)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备;
(二)归档的文件材料应为原件;
(三)重要的电子文件,应另外形成纸质文件材料归档保存。
归档的文件材料如不符合上述要求,档案工作人员有权要求有关人员进行重新整理和补充。
第十三条对归档文件的质量要求
(一)归档文件应全面系统地反映公司的历史面貌;
(二)一份文件、一个事由其内容应完整无缺,已破损的文件予以托被、修复。
(三)应永久、长期保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档。
(四)整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
第十四条归档工作要求
(一)各部室在各项管理工作中形成的文件材料,须在每年一月份与七月份之前,分两次将应归档的文件材料向公司档案室归档;
(二)基建工程或其他技术项目,在任务完成或告一段落时,将应归档的文件材料向档案室归档;
(三)主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档;
(四)科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统的,不能通过鉴定、验收;
(五)新购重要设备仪器到货,有关职能部门应会同档案部门检查验收文件材料,并及时归档;
(六)工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料,应按照文件归档范围的要求向档案室归档。
第十五条各类文件材料归档份数一般为一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
第十六条专职档案工作人员要对公司各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导和监督。
第四章文书归档文件材料的整理方法
第十七条本章所称归档文件专指文书归档文件。
(一)归档文件:
公司在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
(二)件:
归档文件整理的单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,签报及有领导批示或有处理结果的文件处理单为一件,正文与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,动态信息、简报等材料一期为一件,来文与复文可为一件。
(三)归档文件整理:
将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之成为有序化的过程。
第十八条整理方法
(一)分类:
将归档文件按某些特征分别归类。
归档文件的分类按照年度、机构(问题)、保管期限进行分类,并保持分类方案的稳定。
凡内设机构比较健全、职责分工比较明确的,采用年度——机构——保管期限分类法;内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的,采用年度——问题——保管期限分类法。
一个全宗内应采用统一的分类方案。
按年度分类:
将归档的文件按其形成的年度分类。
对计划、总结、统计等归入文件签发的年度;请示与批复等来往文件,归入文件的批复年度;跨年度形成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入闭幕年度。
按机构分类:
将归档文件按其形成或承办的机构分类。
涉及部门形成的归档文件,归入承办部门或综合部门。
按问题分类:
将归档文件按其内容所反映的问题进行分类,依据电力企业档案分类规则设置类目。
按保管期限分类:
将归档文件按划定的保管期限分类。
(二)排列:
归档文件以件为单位,按照事由结合时间、重要程度排列。
在一份文件中,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,其他文本在后。
会议文件、统计报表、刊物、简报、处理信访及审计、纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。
(三)装订:
归档文件要按件装订。
采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用左上角装订的,应将左、上侧对齐。
(四)编号:
归档文件要逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容,文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件题名后加盖归档章。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。
1.全宗号:
集团公司给立档编制的代号。
2.年度:
文件形成年度。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2004。
3.保管期限:
归档文件保管期限的简称或代码。
即永久、长期、短期。
4.类别:
作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.件号:
归档文件的排列顺序号。
在同一年度、同一类别内,按保管期限分别从“1”开始编制顺序号。
6.页数:
每一份归档文件的页数。
(五)编目:
归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。
1.归档文件应逐件编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。
多家单位联合发文的,只对本单位的编目,无本单位的只对第一责任者编目。
1)件号:
填写归档文件的排列顺序号。
2)责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
3)题名:
文件标题。
没有题名或题名不能客观反映文件内容的,要自拟题名,题名字数不宜超过50字,自拟题名外加“[]”号。
会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要内容。
4)日期:
文件的成文日期。
以八位阿拉伯数字标注年月日,“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”,如“19990802”。
5)页数:
登记每一件归档文件的实际页数。
文件中有图文的页面为一页,空白页不计。
6)备注:
注释文件需要说明的情况。
2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm<长×宽〉。
3.归档文件目录按年度装订成册,并编制封面。
归档文件目录封面设置全宗名称、年度等项目。
全宗名称即立档的名称,应使用全称或是规范化简称。
归档文件目录要编制目录索引,至于目录前面,其内容包括:
类别、保管期限、起止件号、所在页数、备注等项。
(六)装盒:
将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊等项目。
1.档案盒:
外形尺寸为310mm×220mm<长×宽>,盒脊厚度可以根据需要分别设置为20mm、30mm和40mm。
2.档案盒盒脊设置全宗名称(选择项)、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。
起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。
盒号为档案盒的排列顺序号。
3.档案盒采用337克以上无酸纸制作。
(七)归档文件整理说明:
归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。
主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同类别与保管期限归档件的数量,该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写各类归档文件的整理人、检查人。
“年度归档文件整理说明”填写完毕后置于归档文件目录册封面后,同时放入全宗盒中。
1.整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
2.检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
第五章档案的分类管理
第十九条选择对归档文件材料进行系统整理的分类方法,要符合国家有关标准和规范的要求。
公司依据《电力工业企业档案分类规则》进行分类。
声像、照片或其他非纸质载体形式的档案,采用与纸质档案统一分类编号的办法。
第二十条在工作中形成的电子文件,应由归档部室负责刻录到光盘后归档,统一管理。
第二十一条档案工作人员根据需要编制档案总目录、档案分类目录、文书目录和专题目录。
第六章档案的保管
第二十二条接收档案要认真验收并办理交接手续。
第二十三条存放档案要有专用柜,排架方法要科学和便于利用。
第二十四条已经归档的文件材料不得修改,底图除外。
修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜。
第二十五条存放胶片、照片、磁带等要用特制的硫酸纸底片袋、密封盒和影集等,按编号顺序排列在胶片柜内。
胶片库房应设置在没有有害气体和物理性污染的地段。
在条件允许的条件,对不同保管要求的档案材料分别保管。
第二十六条要定期对库藏档案进行清理、核对工作,做到账、物相符。
对破损或载体变质的档案要及时进行修复。
库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时,要查明原因并保存记录。
第二十七条档案库房的一般要求
库存档案必须有专门的库房,并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;档案库房温度、湿度要符合国家有关的规定和要求。
第七章图纸的修改、补充
第二十八条图纸的修改、补充要求。
(一)修改已归档的图纸要有主管领导签批的通知单;
(二)修改内容较少时,可直接在图面“杠改”或“刮
改”,并在修改处标注“修改标记”及在备考表中说明。
(三)修改内容较多时应另出新图代替原图纸作废,图纸列入原图纸目录,并注明所代替的原图图号和在备考表中说明,废图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。
(四)已归档图纸作废并由新图代替时,应重新编制保管,并且注明原保管编号和在备考表中说明;废图纸标注新的保管编号后,根据需要另行保管。
第八章档案鉴定与销毁
第二十九条档案保管期限分永久、长期(16—50年)和短期(15年以下)三种。
确定保管期限的基本原则是:
(一)有长远利用价值的档案应永久保存;
(二)在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(三)凡是介于两种保存期限之间的档案,其保管期限一律从长。
第三十条保管期限的日常鉴定工作由档案管理部门负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。
第三十一条库存档案的定期鉴定由鉴定小组进行。
公司成立由主管副总经理、工程部专业技术人员和档案工作人员组成的档案鉴定小组,负责定期组织库存档案的鉴定工作。
对已到保管期和超过保管期的档案进行直接鉴定,写出鉴定报告,在保管备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。
第三十二条档案销毁必须严格、严肃、慎重。
销毁前要编制清册,提出销毁报告,经主管领导审批后方可销毁。
销毁档案时要严格执行保密规定,销毁清册要永久保存。
第九章档案的借阅、利用
第三十三条建立档案借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。
第三十四条查考、借阅档案,均须办理登记手续,爱护档案,不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。
如发现损坏、丢失和泄密,应追究当事者责任。
第三十五条工作人员调动、离退休时,必须向档案室交还所借阅的档案。
第十章档案管理奖惩
第三十六条对在档案管理工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。
第三十七条应建立档案工作责任追究制,对于因工作
失误或工作人员失职,使档案材料或档案管理工作遭受损害、损失的直接责任人给予批评和处分。
后果严重的,追究负责人的领导责任。
第十一章附则
第三十八条人事档案的管理按照中共中央组织部的有关规定执行。
第三十九条会计档案的管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第四十条本办法由中华老字号开发有限公司总经理工作部负责解释。
第四十一条本办法自发布之日起实施。
附件:
中华老字号开发有限公司文件材料归档范围
附件:
中华老字号开发有限公司
文件资料归档范围
为了完整、系统地保存本公司在各项工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、大事记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案,提高归档文件材料的质量,积累门类齐全、结构合理的档案史料,更好的为所负责的工程项目建设和公司的各项工作储备有价值的资料,参考《中国老字号集团公司文件材料归档范围》,确定了本公司文件资料归档的范围,具体如下。
一、归档的文件材料的范围:
凡是反映公司工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
(一)上级单位的文件材料:
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;
2.上级单位颁发的属于主管业务并执行的文件,以及普法的、非本公司或本部门主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
3.上级领导对工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊
保存价值的声像资料;
4.代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;
5.上级单位转发的文件(包括报纸、刊物转载);
(二)本公司的文件材料:
1.本公司党支部会议、总经理办公会议、司务会议及专业会议记录、纪要的文件材料,召开的工作会议和专业会议资料;
2.本公司颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;
3.本公司的签报(请示)与上级机关的批复文件;
4.本公司及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;
5.本公司反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
6.本公司的各种统计报表和统计分析资料;
7.本公司在工作中形成的财务报表、凭证、账簿、审计、监察等文件材料;
8.本公司内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
9.内容重要的人民来信、来访材料,领导指示和调查所形成的报告材料;
10.领导在公务活动中所形成的重要信件、电报、电话记录,从外单位带回来的与本公司有关的未经秘书处理登记的文件材料;
11.本公司在工程项目建设中的各类设计成果,各级政府部门的批文,项目建设中形成的有关区域变化、解决纠纷、征用土地、移民管理、工程施工、竣工等文件、照片、录音、录像资料以及公司直接管理的生产、建设项目的科技文件材料;
12.本公司成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;
13.本公司制定的工作条例、章程、制度等材料;
14.本公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的事物和展览照片、录音、录像等文件材料;
15.本公司(包括上报)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、职工名册、报表,纪律检查,职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、转业、评残、抚恤、死亡等工作,及职工奖惩等文件材料;
16.本公司办理的干部的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;
17.本公司财产、物资等交换的凭证、清册以及各类器材的使用资料;
18.本公司编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版的定稿、样本;
19.本公司与有关单位签订的各种合同、协议书、委托书等文件材料;
20.本公司与外国机构、公司签订的协议、合同、备忘录和参加国际会议的有关文件及本单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
(三)同级单位和非隶属单位的文件材料:
1.同级单位和非隶属单位颁发的非主管业务但需要执行的法规性文件;
2.有关业务部门对本公司工作检查形成的重要文件;
3.同级单位和非隶属单位与本公司联系、协商工作的重要来往文件。
二、不归档文件材料的范围:
(一)上级单位的文件材料:
1.上级单位任免、奖惩非本公司工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;
2.上级单位发来供工作参考的抄件;
3.上级单位征求意见的未定稿文件。
(二)本公司的文件材料:
1.重份文件;
2.无查考价值的事务性、临时性文件;
3.未经会议讨论、领导审阅、签发和未生效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外),打印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
4.从正式文件、电子邮件、电报上摘录的供工作参阅的非证明的材料;
5.无特殊保存价值的信封或信件;
6.各部门互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
7.本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料;
8.为参考目的从各方面收集的文件材料。
(三)同级单位和非隶属单位的文件材料:
1.参加同级单位召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料;
2.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
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