关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法.docx
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关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法
关于后勤物资采购及农场物资销售的管理办法
一一一 总则
第一条:
为规范管理公司后勤及农场物资采购、销售、配送和消耗,
满足公司生活及创收需要,控制采购成本,增加创效收入,结合公司
目前的实际运营情况,特制定本办法。
第二条:
本办法所指的后勤及农场物资包括公司所有食堂生活物资、
农场种子饲料、农场种养殖产品、邦矿医院药品及日用消耗品。
第三条:
本办法适用于后勤所有物资的采购及销售。
一一一 各部门/单位职责
第四条:
综合管理部是该管理办法的归口部门,负责《关于后勤物资
采购及农场物资销售的管理办法》的制定、修订和实施;负责监督汇总
审核该管理办法涉及的统计报表,监督采购流程;负责寻找销售市场,
利用农场及后勤库存物资,按照创收创效管理办法,为公司增加副业
收入。
第五条:
综合管理部后勤人员是该管理办法的执行者,负责统计后
勤物资的采购量和消耗量,统计农场种养殖产品的出产量、消耗量及
销售量;负责采购食堂食材物资,农场种子饲料,医院药品及生活日
用品。
第六条:
生产运营部商务人员负责监督采购价格,同时配合采购人
员,了解并及时提供市场信息。
第七条:
计划财务部负责销售、采购款项的审核/制定和收支。
第八条:
矿山分公司和物流分公司总负责人须对各自管辖区域(区域
划分为港口和矿山)的后勤设备设施、人员、安全进行监督、管理,针
对工作地点的分散性,后勤人员的工作岗位和责任划分由综合管理部
负责,工作状态及工作效果由分公司区域总负责人负责;分公司和综
合部共同管理其区域内的后勤事务。
第九条:
综合管理部须对整个过程进行定期检查,发现问题及时
处理。
对违反本办法的行为进行考核。
第十条:
各部门分公司或个人不得擅自采购后勤物资,只有获得
相关部门及中利联现场第一负责人的同意批示后,方能按批示意见采
购。
第十一条:
没有接到公司第一负责人批示前,各单位和部门严禁将
后勤物资及农产品用作他用或转交他们/外单位。
一一一 计划、采购、配送及出入库管理细则
第十二条:
后勤统计人员负责物资采购计划的管理,负责详细统计
食堂、农场、医院的物资出入库情况,并形成报表,每周及每月向综合
管理部报送周报(每周五 10:
00 前)和月报(月报每月 28 号)。
第十三条:
物资计划
计划统一归口至采购出纳会计员,各食堂厨师负责提前采购日两
天报食材采购计划;农场管理员负责提前采购日两天报送饲料采购计
划及农产品预计出产计划;邦矿医院办公室主任须提前两天报送药品
采购计划;日用品按需申报采购。
第十四条:
采购时间及周期
采购时间固定为每周二或周五:
蔬菜类每周采购一次;肉类半月
采购一次;大米、油、调料及农场饲料医院药品每月采购一次;农场猪
饲料依据市场供应量和价格而定;生活日用品采购时间固定为周二或
周五。
第十五条:
外销配送时间
所销售的农产品或食堂库存物资的配送时间固定为每周二和周
五。
第十六条:
采购人员
采购员由采购出纳员和采购会计员组成,采购时,两人同时外出
按批示执行采购任务,出纳员负责据实付钱、保管发票,会计员负责
据实记账(账目一次一核,须由两人共同签字确认)。
当有人回国探亲
或休病假时,由综合部现场负责人请示公司领导并经同意后指定其他
责任心强的人暂时顶替。
第十七条:
后勤统计员职责
1. 负责统计农场种养殖产品的产量、消耗量;
2. 负责统计食堂日常食材的消耗量、入库量;
3. 负责统计后勤仓库的物资出库量、入库量及库存量;
4. 负责统计采购物资的采购量、入库量、库存量;
以上统计数据均须做好台账记录,并形成周报、月报,定时发送
给综合管理部现场第一负责人。
第十八条:
采购程序
1. 按照第十三条规定,厨师、农场管理员、医院办公室主任(利
籍)提前采购日两天填写物资填写采购计划审批单单,农场饲料提前
一周报采购计划,采购人员负责对照相应的库存数据对该计划进行初
次审核,并注明上次采购价格及预计费用,并在其所报送的采购员共
同在计划审批单上签字确认后,将该计划单交给采购人员;(医院药品
采购计划由中方医务人员审核并签字)。
2. 采购人员负责对照相应的库存数据对该计划进行初次审核,
审核无误后在该计划单上签字,同时采购员负责向归口管理部门、财
务部及公司领导请示采购,审核完批复同意后,方可执行。
3. 执行采购时,须采购出纳员和采购会计员同时在场,互相监
督,一个管钱,一个管账,工作互相独立;同时了解对比采购物的市场
价格,保质比价采购。
。
第十九条:
配送及出入库管理
1.
1. 采购完毕后,采购员须及时将所采购的物资等配送至相应地
点(:
日用品配送至后勤库房由库房管理负责人签收并办理入库手续),
;食堂物资由厨师签收,入后勤食材仓库,;医院药品由医院办公室主
任(利籍)签收,入医院药房;其他由各区域制指定的后勤负责人签收,
接收人须清点数量或称重并如实填写采购物资配送单等记录单据,同
时与采购/配送人员共同签字确认。
2. 采购员负责整理采购请示审批单、物资配送入库单及相应发
票等按审批流程到财务报销所发生的采购费用。
3. 物资出库按照现有程序办理。
第二十条:
物资出库:
食堂食材出库,鸡精等调料,大米油,日
用蔬菜肉类?
第二十条:
后勤库存物资、农产品外销
1. 后勤库存物资、农产品外销程序按照创收创效管理办法相关
条款执行。
2. 后勤统计农场管理员员须每周周四向统计员综合部报农场种
养殖产品预计产量,以便统筹销售。
3. 后勤统计员负责根据农场种养殖产品预计产量及公司预计自
用量,预估农产品可销售量,每周周总结上向综合管理部报送下周农
产品可销售量及清单,综合管理部及生产运营部商务人员负责积极开
拓市场,寻找销路。
4. 根据利国市场价格及销售结算的便利性,农场农产品定价为:
辣椒 4 美元/kg;其他蔬菜 2 美元/kg,生猪 5.5 美元/kg。
若市场价格发
生较大变化,或农场出产其他较高价值产品,届时再依据市场组织相
关人员开会讨论定价。
5. 综合管理部负责每月月末做好统计并将销售额的 10%用于
奖励与该项创收业务相关的人员。
一一一
一一一 罚则
第二十一条:
个人原因导致采购计划落实不全,对公司员工生活有
影响的,视情节严重情况,考核 100-2000 元人民币。
第二十二条:
个人原因导致采购物品丢失,由采购人员负责全额赔
偿。
第二十三条:
台账记录不全,考核 100 元/项。
第二十四条:
采购员对采购手续的完整性负责,手续不全,财务有权
不予报销,采购人员自行为此负责。
第二十五条:
对以公谋私,弄虚作假的行为,一经发现,除赔偿公司
所受损失外,公司将追究其法律责任并严厉处置。
第二十六条:
严禁将后勤物资、农场种养殖产品及其他后勤财产私
自用于他处、自用或赠与他人(含外单位),否则,考核 5000 元/次并
按物资原价值赔偿公司损失。
第二十七条:
库存物资盘亏,按照盘亏金额大小,考核库房管理及统
计负责人 100-5000 元,并按盘亏物资原值赔偿公司损失。
附表 1 中利联后勤物资采购计划审批单
附表 2中利联采购物资配送、入库单
综合管理部
2016 年 2 月 25 日
附表 1物资采购计划单
使用地:
食堂(工
)/
使用周期:
周
项目库存量需采购量备注
计划人:
厨师或计划当事人签字日期:
物资采购计划单
使用地:
食堂(工
)/
使用周期:
周
项目库存量需采购量备注
计划人:
日期:
附(件)表二中利联后勤物资采购请示
公司领导:
因属地人员生活需要,保证公司前方资产守护、创收创效工作的正常开展,须采购如下后勤物资:
采购项目 总库存量 本期采购量分配地上期采购价预计费用备注
合计美元
统计员:
妥否,请批示。
综合管理部
年月日
采购项目
数量
产品规格
接收人
实际称重或清点量
接收时间
备 注
附表 3 中利联采购物资配送(入库)单
外销项目
配送量
实际外销量
外销单价
金额小计
付款状态
接收单位
接收人签字
备注
附表 4 中利联外销物资配送交接单
中利联采购员(兼外销配送):
日期:
项 目
数 量
配送至
实际称重
接收人
日 期
附表 5 农场种养殖产品出库台账
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- 关于 后勤 物资 采购 农场 销售 管理办法