怎样做个好秘书.docx
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怎样做个好秘书
怎样做个好秘书
身为秘书,在工作中应注意的问题:
1与上司关系的处理:
秘书地位的特殊性,很多时候会尴尬。
因此,要与上司成为朋友,但不能亲密无间,太随便,或是轻视上司,这是根本性的错误;不可涉及到上司的私生活,最好的方法是保持中庸之道,既不引人注目,又不默默无闻,让他感到你的存在,但非无所不在。
体谅上司的劳苦,分担他的压力。
要观察细致,尽可能考虑周到。
不急于表功。
要把功劳让给上司,表面上他可能会谦虚一番,私下底他会对你存有好感。
不忙着提建议。
你的建议都表明对上司目前工作运作的不满,所以要选择好时间场合,才会有助于问题的解决。
不依靠上司,要保持工作积极态度,主动帮助、辅佐上司,要有相应的独立性。
2.与工作人员关系协调:
要和同事们和平共处,不搞派系。
在工作角色上,大家是平等的。
要有合作精神,主动帮助同事,消除隔阂,创造和睦的工作气氛。
要宽容体谅他人,不强求别人。
不同的人能力素质不同,要善待世事。
要勇于承担责任。
这一点很重要,工作中难免有错误,“心底无私天地宽”,有了问题能勇于承认错误和承担责任,反而会得到别人的原谅和敬重。
此外,秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面,不能简单敷衍了
培养秘书口头报告能力
秘书人员的口头报告能力,是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。
迅速、简洁、准确的口头报告,有利于领导及时掌握情况,迅速作出决策。
培养秘书人员的口头报告能力,要从以下细节着于:
一、精心过滤,区别处理、区别对待、慎重处理,以免干扰领导的正常工作,甚至给领导造成被动。
二、弄清原委,力求准确。
视信息的真实性、完善性为生命,按时间、地点、人物、事、经过、结果六要素调查了解,构建完善的信息。
三、打好腹稿,简明扼要。
说话要讲究层次,抓住主要事实;语言要精炼,不能重复;客观陈述,不搀杂个人观点,以免影响领导独立思考。
四、举止沉稳,口齿清晰。
无论大事小事、难事易事、急事缓事,都要做到举止沉稳,语调节器平和,口齿清晰,不卑不亢。
五、把握时机,灵活对待。
在人员较多的场合,一般应注意保密,宣向领导个别报告。
领导情绪不好时,要尽量做到语言平实、平铺直述,以免引起领导情绪波动,影响对事情的正确答复或处理。
不是特别急的事情,还可缓一步报告。
领导正在讲话或聚精会神地处理某一文,一般不要立即报告。
秘书日常工作程序
起提前到达上班地点
↓
负责本人及领导办公场所卫生清洁
↓
领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
↓
分拆信、分送报纸
↓
领导到达时
↓
提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程
↓
督办重要事项,急事急办
↓
进行正常事务工作
↓
接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文领导随
并记录并校对收发传真处理催办叫服务
↓
领导临时交办的其他任务
↓
下班时间向领导征询需办事项
↓
确定是否陪领导或在家加班
↓
检查文、锁具、电器、电源情况后下班
领导发火时秘书如何对待
秘书宝典十招
1、有些事要想到领导前边
秘书工作者知识结构的组成
于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面:
基础知识、专业知识、相关知识
一、基础知识
秘书工作者知识的第一个层次,是秘书工作者必备的知识和前提条。
秘书工作者的知识面要广,基础知识要扎实。
为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。
1科学文化知识
基础知识的基础,包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高,重视历史知识的学习,可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2马列主义理论知识
哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习,才能提高理论修养。
3政策法规知识
这是作为秘书工作者必备的知识,包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识,特别要注重后者的学习。
因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是秘书工作者知识结构的核心或者是主体,也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1理论知识,是秘书学和秘书工作总体的理论知识,是秘书工作者胜任本职工作的重要前提,总的理论,
也是秘书工作的基本理论知识,秘书指导思想。
分门别类的理论,包括文书处理,信息处理,信息调研和秘书实务的理论。
2业务知识,秘书工作中各个环节的操作常识,基本技能,操作规范,的起草等。
3行业知识,秘书工作者所在机关的行业的基本知识。
三相关知识
秘书工作者的辅助知识,它包括以下几个方面的知识。
1新的学科知识,社会科学和自然科学,是相关知识中的一个重要内容,包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2管理学知识,行政管理,领导科学,决策等方面的知识。
3社会交往知识,社会关系学,公共关系学,人际关系学等,以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力,信息沟通能力。
4心理学知识。
四社会知识
国际知识,当前国际的基本问题,世界格局,政治,经济,军事,思想,科技,文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识,国情,民情,民俗,民风等。
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